PMO-Berater in Deutschland

Prozessarchitekt und Transformationstreiber für unternehmensweite Exzellenzinitiativen (Vakanzüberbrückung) Aufbau und Steuerung eines unternehmensweiten Prozess- und Governance-Rahmens zur Stärkung von Struktur, Führung und Wirksamkeit in einem international wachsenden Familienunternehmen. Verantwortung für das globale Prozesshaus, die End-to-End- Governance, die Prozessrollenarchitektur sowie die Weiterentwicklung des integrierten Managementsystems – inklusive internationaler Implementierung (Rumänien, USA).

Scope:

• Leitung der Abteilung Business Excellence mit 6 MA und fachliche Führung von 20+ Process Ownern
• Aufbau eines globalen Prozess-Betriebssystems (Architektur, Rollen, Governance, Global-Local-Logik)
• Entwicklung eines gruppenweiten Steuerungs- und KPI-Systems für Prozesse (Transparenz, KPIs, Reifegrad)
• Einführung von Mechanismen zur Wirksamkeit im Tagesgeschäft (Rollenbefähigung, Communities, Feedback)
• Governance-und Rollen-Framework für neue Produktionsstandorte Rumänien und USA (Mandate, Rollen, Entscheidungslogik)
• Stabilisierung und Weiterentwicklung des integrierten Managementsystems (IMS)

Nachhaltige Ergebnisse:

• Globales Prozess-Betriebssystem etabliert - Struktur, Rollen, Governance und Global-Local-Regeln als verbindlicher Rahmen definiert und im Managementsystem verankert — Grundlage für konsistente Steuerung und Skalierbarkeit.
• End-to-End-Prozessverantwortung gestärkt - Process-Owner-Rollen global definiert, qualifiziert und in Communities of Practice verankert — erstmals klare Ownership-Strukturen über alle Standorte hinweg.
• KPI- und Steuerungslogik für Prozesse aufgebaut - Einheitliches KPI-System, Reifegradmodell und Reporting-Prinzipien entwickelt — Basis für faktenbasierte Entscheidungen, Priorisierung und Transparenz im gesamten Unternehmen.
• Wirksamkeit im Tagesgeschäft erhöht - Enablement-Architektur, Onboarding-Mechaniken, Jour-Fixe-Formate und Feedbackschleifen eingeführt — Prozesssystem wird im Alltag angewendet und kontinuierlich verbessert.
• Governance-Framework für neuen Standort implementiert - Mandate, Rollen, Entscheidungswege und Eskalationslogik für den neuen Produktionsstandort Rumänien entwickelt — klare Struktur für Aufbau, Steuerung und Integration.

• Als SME für eine Regierungsbehörde in Dubai ausgewählt, vier PPM-Plattformen hinsichtlich technischer Eignung und Liefer-Risiko verglichen sowie das Target Operating Model und strategische Benchmarks entwickelt.
• Ein Projekt zur operativen Optimierung für einen leistungsbasierten Straßenwartungsvertrag geleitet, zwei Berater gesteuert und eine Verbesserung von 10 % gegenüber den Vertrags-KPIs erreicht.
• Die Umsetzung einer Smart-City-Implementierung als Projektmanager der Beratungsfirma geleitet, den spezialisierten Lösungskonsultanten und den Asset Owner vor Ort koordiniert und die Projekt-Governance sowie das Reporting verantwortet.

• Gesamtverantwortung für die erfolgreiche Implementierung und kontinuierliche Optimierung von Mediatool für die strategische Mediaplanung (offline & online).
• Entwicklung und Verwaltung effizienter Onboarding-, Konfigurations- und Support-Prozesse für internationale Stakeholder-Teams.
• Leitung von API-Integrationen zur Anbindung externer Systeme (z. B. für Ergebnistracking und Leistungsanalyse).
• Beratung der Fachbereiche zur Nutzung und Weiterentwicklung des Tools, einschließlich Workshop-Design, Schulungen und Wissenstransfer.
• Aufbau und Pflege eines umfassenden PMO-Trackings für alle Aufgaben, Meilensteine und Ergebnisse.
• Priorisierung und Dokumentation von Anforderungen, Change Requests und Bugs in Jira, mit transparenter Kommunikation über Confluence.
• Systematische Auswertung von Nutzerfeedback zur Ableitung datengetriebener Optimierungsmaßnahmen.
• Verantwortlich für den monatlichen Mediatool-Newsletter, einschließlich der Erstellung von Inhalten für Anwender und Führungskräfte.

• Aufbau und Governance eines PMO für komplexe Entwicklungs- und Transformationsprogramme
• Programm- und Projektmanagement in hochkomplexen technischen Umgebungen (Hardware, Software und Systemintegration)
• Agiles Coaching und Skalierung (SAFe, Scrum) – von der Einführung des Frameworks bis zum operativen Rollout
• Rollen als Scrum Master und Product Owner in abteilungsübergreifenden, internationalen Teams
• Risikomanagement, Stakeholder- und Backlog-Management mit JIRA, Confluence und MS Project Verfügbar für: PMO-Leiter, Programmmanager, Projektmanager, Agile Coach, Scrum Master, Product Owner, Technischer Programmmanager

• Analyse von Geschäftsherausforderungen mit ca. 20% Aufwand, um ca. 80% Ergebnis zu erzielen, und Gewährleistung klarer Prioritäten, Strukturen und umsetzbarer Empfehlungen für schnelle, messbare Ergebnisse.
• Ganzheitliche Transformation, Kundenfokus, Go-to-Market-Strategie und KPI-gesteuerte Performance vorantreiben.
• Als vertrauenswürdiger C-Level-Berater und Sparringspartner agieren, um Strategie in messbare Ergebnisse umzuwandeln.
• CEOs, Gründer und Führungsteams in Unternehmen jeder Größe dabei unterstützen, Wachstum und Rentabilität zu stärken.

• Planung des Migrationsvorgehens vom alten auf das neue ZEWIS-System
• Konfiguration der Module (Basismodul, Projekterfassung, Montageabrechnung etc.)
• Einrichtung von Schnittstellen und Datenübernahmen
• Koordination des Rollouts und Abstimmung mit Fachbereichen
• Unterstützung des Teams beim Go-Live sowie Troubleshooting
• Qualitätssicherung und Abnahmevorbereitung
• Dokumentation aller Schritte für einen reibungslosen Betrieb

• Leitung und Koordination komplexer, bereichsübergreifender Projekte in LiDAR- und Softwareentwicklungsumgebungen.
• Erstellung und Pflege kritischer Projektpläne, Überwachung von Arbeitspaketen, Verfolgung von Projekt-Baselines und Steuerung des Meilensteinfortschritts über Gantt-Pläne.
• Sicherstellung eines belastbaren Project Controls durch detaillierte Projektprognosen, Kostenanalysen, Auslastungsplanung und Ressourcenverfolgung.
• Monitoring und Reporting der zentralen KPIs zu Kosten, Terminen, Qualität und Lieferperformance, um die Ausrichtung an den Unternehmenszielen sicherzustellen.
• Entwicklung und Präsentation von Executive Dashboards, Management-Reports und Steering-Committee-Präsentationen für das Senior Management.
• Förderung einer reibungslosen Kommunikation und Abstimmung zwischen R&D, Qualität, Einkauf, Produktion, Finance und internationalen Stakeholdern.
• Proaktive Identifikation von Risiken, Pflege umfassender Risikoregister und Mitwirkung an Maßnahmen zur Risikominimierung sowie Eskalationsprozessen.
• Koordination von Engineering Change Requests und Bewertung ihrer Auswirkungen auf Umfang, Termine, Ressourcen und Budgets der Projekte.
• Steigerung der Effizienz durch KI-gestützte Prozessverbesserungen mit LEA Suite, strukturierter Prompt-Erstellung, Workflow-Automatisierung und automatisierter Meeting-Dokumentation.

PMO-Unterstützung bei einem führenden europäischen Großhändler für Photovoltaik, Stromspeicher und Ladestationen. Schwerpunkt auf der Optimierung und dem Neuaufbau von IT-Service-Management-Prozessen in Jira.

• Überarbeitung bestehender Jira-Workflows für IT Service Management (Helpdesk)
• Aufbau neuer Jira-Service-Management-Projekte, u. a. für einen Incident-Response-Prozess: Workflow-Anpassung, Frontend-Gestaltung und vollständige Prozesserarbeitung
• Globale Administration für Jira-Service-Management-Projekte sowie Organisations-Administration
• Aufbau neuer Spaces für verschiedene Service Desks innerhalb des Unternehmens
• Unterstützung bei Meetings inkl. Protokollierung und Nachverfolgung
• KPI-Tracking für IT-Service-Management-Prozesse (Ticketdurchlaufzeiten, SLA-Einhaltung, Backlog-Entwicklung) mit transparentem Stakeholder-Reporting
• Umsetzung des operativen Projektplans

Umfeld: Jira, Jira Service Management, Confluence, Microsoft Teams

• Unterstützung der Programmsteuerung: Mithilfe bei der Pflege von Planung und Ressourcenauslastung und Sicherstellung der Einhaltung von Umfang, Qualität und Zeitrahmen
• Meeting- und Kommunikationsstrategie: unterstützte die Organisation von Lenkungsausschüssen, Arbeitsgruppen und All-Hands-Meetings; bereitete Unterlagen vor, führte Protokolle und koordinierte die Logistik
• Projektberichterstattung und -koordination: arbeitete mit Projektleitern an umfassenden Lieferberichten und stellte eine effektive Kommunikation auf allen Ebenen sicher
• Überwachung der Ergebnisse: kontrollierte Projektlieferungen, um Programmanforderungen zu erfüllen
• Koordination von Veränderungsinitiativen: unterstützte die Bewertung von Änderungsfolgen im integrierten Programmmanagementplan
• Projektmanagement-Zertifikate: geschult in Prince2, IPMA, zertifizierter Scrum Master und Product Owner
• Problemlösung: erkannte proaktiv Probleme und löste sie effizient
• Analytische und organisatorische Fähigkeiten: zeigte starke analytische Kompetenz und außergewöhnliches Organisationstalent in strukturierten und unstrukturierten Umgebungen

• Verantwortlich als Projektleiter für mehrere Einführungsprojekte, einschließlich Aufbau von Prozessen und Abläufen
• Vorantreiben des bestehenden Geschäfts

• Leitung der Datenmigration von ImageMaster zu SharePoint unter Einhaltung strenger Datensicherheitsstandards
• Entwicklung eines optimierten Prozesskonzepts zur Effizienzsteigerung
• Erstellung und Steuerung eines detaillierten Projektplans mit MS Project, inklusive Meilenstein- und Ressourcenmanagement
• Koordination aller Stakeholder und Erstellung von Governance-Dokumentationen bis zum Go-Live
• Verwendung des SAP Project System zur Projektsteuerung
• Führung eines Teams von 4 Personen

• Betreuung von Automotive-Projekten einschließlich Verlagerung von Serienprojekten in Schwesterwerke nach Rumänien und Südafrika
• Ist-Analyse durchgeführt und notwendige Maßnahmen definiert
• Projektaktivitäten geplant, koordiniert und gesteuert
• Kommunikation auf Englisch und Deutsch über Schnittstellen hinweg und im Reporting
• Ergebnisse dokumentiert und Prozessänderungen koordiniert
• Projekt-, Ablauf- und Terminpläne erstellt
• Umsetzungsthemen regelmäßig mit dem Kunden abgestimmt (Porsche, Bentley, Audi usw.)

• Entwicklung und Implementierung des Projektmanagementprozesses im Unternehmen
• Einführung und Schulung der Organisation im Projektmanagement
• Sicherstellung von Kommunikation und Reporting
• Erstellung von Prozessen, Abläufen und Vorlagendokumenten
• Interimsprojektleitung für den Produktentwicklungsprozess und die Produktion von Bikes
• Business-Case-Analyse von Lieferanten und Herbeiführung von Entscheidungen
• Prioritäten setzen und Projekte ins Ziel bringen
• Lieferantenmanagement, Taskforce und Steigerung der Outputmenge bei Zulieferern in Portugal
• Übergabe an die Organisation, sodass Projektmanagement in Zukunft selbstständig gelebt wird
• Mitarbeitercoaching und -entwicklung

Projekt: Beratung & Konzeption Programmatic Print / Spenderkommunikation Tätigkeiten:

• Analyse bestehender Print-Werbemittel und Spenderkommunikation
• Entwicklung eines neuen Dankebrief- und Dialogmarketing-Konzepts
• Beratung zur emotionalen und zielgruppengerechten Ansprache von Spender:innen
• Konzeption eines kanalübergreifenden On- und Offline-Marketing-Mix
• Abstimmung von Print-, E-Mail- und CRM-Kommunikation im Zuge neuer Marketingprozesse
• Unterstützung bei der Einführung neuer Kommunikationsabläufe rund um die künftige E-Mail-Software
• Erstellung von Briefing-Unterlagen und Kampagnenansätzen für verschiedene Zielgruppen
• Recherche, Auswahl und Steuerung geeigneter Druck- und Produktionsdienstleister
• Beratung zu Personalisierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten im Programmatic Print-Umfeld

Technische Umsetzung:

• Abstimmung von Print- und Digitalprozessen
• Steuerung externer Dienstleister und Druckprovider
• Unterstützung bei der Integration neuer Marketing- und Kommunikationsprozesse

Reporting:

• Analyse bestehender Response-Mechaniken
• Bewertung von Optimierungspotenzialen in der Spenderkommunikation
• Empfehlungen zur Verbesserung von Wirkung, Personalisierung und Effizienz Märkte: Deutschland [link]