BPMN Experten in München

AI-Telefonassistent-Plattform

Claude Code, Google AI Studio, Python, LLM / Voice-AI, PostgreSQL

• Konzeption und Hands-on-Entwicklung einer KI-gestützten Telefonassistenten-Plattform (Voice-AI / LLM) – von der Idee über die Architektur bis zum MVP/Produkt.
• Aufbau agentischer Workflows und vollständiger Automatisierungen mit Claude Code und Google AI Studio.
• Darüber hinaus KI-gestützte Delivery in Kundenmandaten: Claude Code für Governance-Dokumentation, Anforderungsentwürfe und Automationen.

Teilprojektleitung im agilen IT-Umfeld

Führung eines Softwareentwicklungsteams (10 Mitarbeiter)

• Leitung eines Softwareentwicklungsteams mit 10 Mitarbeitern
• Budgetverantwortung ca. 3 Mio. Euro pro Jahr
• Führung von Mitarbeiter- und Vorstellungsgesprächen
• Verantwortung für die Ressourcenplanung (Budget und Mitarbeiter)
• Digitalisierung einer Weboberfläche
• Regelmäßige Berichterstattung an Kunden und Stakeholder (C-Level)
• Produktmanagement: Produktstrategien entwickeln und umsetzen; Anforderungen definieren, um die Produktentwicklung zu steuern
• Produktentwicklung & kontinuierliches Testen effizient gestalten, Feedback- und Compliance-Punkte schnell berücksichtigen
• Enge Zusammenarbeit mit Stakeholdern & verschiedenen Teams, um Anforderungen zu verstehen, Prioritäten festzulegen, den Rollout zu gewährleisten und die Benutzerfreundlichkeit zu steigern
• Projekterfahrung in einem energiewirtschaftlichen Unternehmen, einschließlich der Funktionsweise von Energiemärkten, den Grundlagen der Energieerzeugung und -verteilung sowie den aktuellen Herausforderungen und Entwicklungen in der Branche
• Projekterfahrung im Bahnwesen - darunter die Struktur und der Betrieb von Bahnsystemen.
• Projekterfahrung innerhalb des 16,7-Hz-Bahnstrom-Bereichs inkl. Kenntnisse der regulatorischen Prozesse
• Formulierung des Teilprojektauftrags und des Projektsteckbriefs nach dem Projektstandard gemeinsam mit der Projektleitung
• Steuerung der Leistungserbringung gemäß Projektauftrag
• Planung und Steuerung personeller Ressourcen inklusive Budgetplanung für das Teilprojekt
• Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit der Teilprojektbeteiligten, z. B. durch Beantragung von Zugängen und Dokumenten für das Teilprojektteam
• Planung und Steuerung für das jeweilige Teilprojekt (Time, Scope, Budget) inklusive der Erstellung der notwendigen Dokumente
• Abstimmung mit dem Fachbereich und Product Owners zur Planung des Teilprojekt-Scopes und der entsprechenden Implikationen
• Durchführung der Meilensteinplanung gemäß dem vereinbarten Vorgehensmodell
• Aufwandsschätzung und Unterstützung des Teilprojektcontrollings sowie des Gesamtprojektcontrollings bei der Vorschau und Planung
• Berichterstattung des Teilprojektstatus (gem. Statusfolienvorlage) inkl. Fortschritt (gem. Fortschrittsmessung)
• Analyse, Vorbereitung und Adressierung von Handlungs- und Entscheidungsbedarfen
• Eskalation von Teilprojektanliegen an die Projektleitung
• Erstellung und Steuerung von Change Requests (CR)
• Qualitätsbewertung der erbrachten Aufgabenpakete aus Projektmanagement-Perspektive (Time, Scope und Budget)
• Umsetzungssteuerung der übergreifenden Vorgaben und Anforderungen im Teilprojekt. Dabei unterstützen die Querschnittsfunktionen auf fachlicher und technischer Seite.
• Identifikation, Steuerung, Dokumentation und Kommunikation von Chancen, Risiken und Abhängigkeiten im Teilprojekt und teilprojektübergreifend
• Unterstützung der Projektleitung bei der Erstellung des Gesamtprojektplans und der Gesamtstatusberichte
• Vorbereitung und Steuerung der Inbetriebnahme inkl. der erforderlichen Dokumente und Schutzbedarfsfeststellung

Scrum Masterin im agilen IT-Umfeld zur Unterstützung eines Softwareentwicklungsteams im Fullstack-Bereich (7 Leute)

• Enge Zusammenarbeit mit Stakeholdern & verschiedenen Teams, um Anforderungen zu verstehen, Prioritäten festzulegen, den Rollout zu gewährleisten und die Benutzerfreundlichkeit zu steigern
• Einführung der ausgewählten Scrum-Methode, inklusive der erforderlichen Events, Meetings, Artefakte (Product Backlog, Sprint Backlog, Burndown Charts), Metriken sowie die Durchführung der erforderlichen Trainings im agilen IT-Umfeld
• Vorbereitung von Scrum-Events wie Daily, Retrospektiven, Review, Sprint-Planning, Estimation und Refinement (agile Arbeitsweise)
• Moderation von Retroperspektiven und Beseitigung von Hindernissen, um Team und Produkt voranzubringen
• Aufbereitung von Maßnahmen und Retros via Whiteboard und Figma
• Anwendung und Verbesserung von agilen Methoden wie Kanban, Scrum, SAFe oder Scrum of Scrum
• Nachverfolgen der "Definition of Done" und "Definition of Ready" für alle Arbeitsergebnisse des Entwicklerteams
• Beratung zum Informationsfluss und zu Kommunikationsverbesserungen zwischen Product Owner und Projektteam
• Erfahrung mit Automatisierung, Validierung wie Pflichtfeldprüfung, Benachrichtigungsfunktionen, Erstellung von Filtern, Boards und Reports via JQL und Aufsetzen der Cycle Time
• Verwendung von Jira & Confluence
• Aufsetzen einer Fortschrittsmessung für das Projektmanagement, um Team-Plan- und Team-Ist-Kapazitäten sowie tatsächliche Aufwände für User-Stories transparent abzubilden
• Messung des Teamfortschritts: Erstellung der Team-KPIs: "Velocity", "Burn-Down-Chart", "Throughput", "Kosten", "Quality", "Scope"
• Auswertung agiler Metriken, Prozessmanagement und Prozessmodellierungsmethoden (BPMN, EPK, UML)
• Kommunikations- und Moderations-Know-how
• Methodenkompetenz in Konfliktgesprächen unter Beweis gestellt

• Analyse betroffener Geschäftsprozesse unter Berücksichtigung zahlreicher Stakeholder
• Schnittstellen-Analyse, Architektur- und Systementwurf
• Vermitteln und Koordinieren verschiedener Teilprojekte und Schnittstellenpartner
• Erstellen von Epics und User Stories, Pflege des Backlogs, Workshops und Review-Präsentationen
• Implementierungsbetreuung zwischen Fachbereichen und Entwicklung
• Testmanagement inklusive Strategie- und Vorgehensdefinition
• Testfalldefinition, Durchführung und Freigabe
• Teamübergreifende Organisation von Integrations- und Abnahmetests
• Betreuung der Testumgebungen
• Technologien und Tools: Java, Angular, Kubectl, REST, AWS SNS/SQS, Kafka, S4/HANA, Bruno

• Unternehmer: Entwicklung eines Konzepts und eines 3D-Druck-optimierten Designs für ein Triggerpunkt-Massagegerät „TriggaBuddy“, Urkunde deutsches Gebrauchsmuster
• Beratungsleistungen in den Bereichen Business Analysis, Transformation, innovative Geschäfts- und Arbeitsstrukturen, Geschäftsfeldentwicklung
• Referenzprojekte als Business Analyst:
• E.ON – Einführung eines neuen Produktmanagement-IT-Systems
• E.ON – End-to-End-Prozessmanagement zur Produkteinführung (Idea-to-Market, im agilen Umfeld)
• korero GmbH – Erstellung eines nicht-funktionalen Lastenhefts
• Findos – Marktanalyse für eine Investorenübernahme
• Co.met GmbH – Geschäftsmodell, Organisationsstruktur, Prozesse
• Transformation in Richtung Nachhaltigkeit basierend auf BMW-Erfahrung
• Einführung und Optimierung agiler Arbeitsweisen bei E.ON und Co.met GmbH
• Geschäftsfeldentwicklung: Leitung Finanzen bei Olao Health im Bereich BGM; Projektleitung Stromnetz Hamburg „Produkt für Drittkundengeschäft“
• Trainer für Einsteigerschulung JIRA/Confluence (E.ON) und „Einstieg in den Einkauf" (BMW)

• Arbeite direkt mit C-Level-Führungskräften (CEO, CAIO, CTO) an Architektur, OKR-Strategie und der teamübergreifenden Priorisierung der Roadmap und übersetze strategische Ziele in strukturierte Engineering-Anforderungen.
• Habe technische Schulden im gesamten Unternehmen gemeinsam mit dem C-Level sichtbar gemacht und eine priorisierte Remediation-Strategie mit definiert, mit dem Ziel, Schuldenabbau und Feature-Delivery sinnvoll auszubalancieren.
• Habe Code Reviews und technische Standards im Team geleitet und eine Mentor-First-Kultur mit zweiseitigem Feedback gefördert — durch Pairing an komplexen Pipeline-Themen und Unterstützung jüngerer Engineers bei asynchronen Architekturmustern.
• Habe die Kern-Processing-Pipeline des AI Companions von synchron auf asynchron mit einer Queue-basierten Worker-Architektur umgebaut, horizontale Skalierung ermöglicht und die Upload-Verarbeitungszeit um ~4x verkürzt (von ~22s auf 5–10s) bei gleichzeitig besserer Antwortgenauigkeit.
• Habe einen AI-gestützten Workflow für Document Intelligence entworfen mit automatischer Multi-Document-Klassifizierung, Zusammenfassungen pro Dokument und Relevanz-Guardrails für die Patientenreise.
• Habe ein einheitliches Patient-Memory-System aufgebaut (kurz- und langfristiger Kontext), das das Dokumentenarchiv und den Chatbot zu einer einzigen bidirektionalen, kontextbewussten Plattform verbindet.

Verfeinerung von Epics und User Stories, um eine stärkere Automatisierung der CRM-Nutzung zu erreichen. Testen eines neuen Rabattsystems.

• Unterstützung der Programmsteuerung: Mithilfe bei der Pflege von Planung und Ressourcenauslastung und Sicherstellung der Einhaltung von Umfang, Qualität und Zeitrahmen
• Meeting- und Kommunikationsstrategie: unterstützte die Organisation von Lenkungsausschüssen, Arbeitsgruppen und All-Hands-Meetings; bereitete Unterlagen vor, führte Protokolle und koordinierte die Logistik
• Projektberichterstattung und -koordination: arbeitete mit Projektleitern an umfassenden Lieferberichten und stellte eine effektive Kommunikation auf allen Ebenen sicher
• Überwachung der Ergebnisse: kontrollierte Projektlieferungen, um Programmanforderungen zu erfüllen
• Koordination von Veränderungsinitiativen: unterstützte die Bewertung von Änderungsfolgen im integrierten Programmmanagementplan
• Projektmanagement-Zertifikate: geschult in Prince2, IPMA, zertifizierter Scrum Master und Product Owner
• Problemlösung: erkannte proaktiv Probleme und löste sie effizient
• Analytische und organisatorische Fähigkeiten: zeigte starke analytische Kompetenz und außergewöhnliches Organisationstalent in strukturierten und unstrukturierten Umgebungen

• Sparring von Objekt- und Clusterleitern zu Team-Koordination, Priorisierung und Kundenkommunikation

• Weiterentwickeln der Kennzahlen und Ableiten von Maßnahmen

• Vergleich der Standorte und Übertragen von Best-Practice-Prozessen

• Koordination eines standortübergreifenden Energy Performance Managements mit dem Ziel von nachhaltigen Einsparungen bei Strom-, Wasser- und Heizenergie-Verbräuchen

• Nachhaltig stabilisierte operative Team-Performance und erhöhte Kundenzufriedenheit, gemessen am Rückgang von Störmeldungen und Eskalationsthemen

• Fokussiertere Steuerung von Lieferanten und Nachunternehmern mit hoher Transparenz bei Terminierung und Liefererfüllung

• Ermittlung der Gebäude mit den höchsten Energieverbräuchen pro Nettogrundfläche und Ableitung von standortübergreifenden Maßnahmen

Aufgaben & Ergebnisse:

• Maßnahmen zur verbesserten Management-Steuerung während eines Restrukturierungsprogramms (ca. 80 Beteiligte) ausgearbeitet
• PMO-Setup zur Durchsetzung von Transparenz, Reporting und datengetriebenen Entscheidungen
• Integrations-Template zur Überführung von Team-Silos (Software, Field-Installation, Supply Chain) in eine übergreifende Projektstruktur mit schlanken Tracking-Systemen zu Timeline, Fortschritt und KPIs
• Technologien / Methoden: PMO-Setup, KPI-Tracking, Projektorganisation, Jira, Confluence

• Analyse, Abstimmung und Modellierung von Business-Prozessen (BPMN 2.0) für das Programm 'The New Retail' für die Bereiche 'Invoicing', 'Tax', 'Customs' und 'Accounting'
• Nachverfolgung von User Stories und deren Auswirkung auf Prozesse
• Ansprechpartner für die Vorbereitung der Toolmigration von Symbio nach Signavio für die genannten Bereiche
• PowerUser nach Einführung von Signavio, Ansprechpartner und Coach für die weiteren Prozessmodellierer*innen

Kunde: Openry GmbH

E-Commerce-Plattform zur weltweiten Vermarktung hochwertiger italienischer Kunstprodukte. Mehrere europäische Shops sind bereits aktiv und asiatische Märkte stehen bald an. Meine Rolle als Agiler Projektmanager ist es, das gesamte Team auf Kunden- und technischer Seite (Offshore) zu führen, inklusive strategischer Beratung, in einem Continuous-Delivery-Ansatz. Als Projekt in einem kleinen Unternehmen sind die Budgetmanagement-Aspekte besonders herausfordernd, um maximalen Geschäftswert bei minimalem Mehraufwand zu liefern. Technologien: Magento 2, M2E Pro, Linux, Apache, MySQL, PHP (LAMP), Stripe

• Unterstützung bei der Einführung des CMS Pimcore sowie Support-Unterstützung und Partner-Management für die bestehende Anwendungslandschaft.
• Know how-Transfer zur bestehenden Anwendungslandschaft.
• Beratung von Stakeholdern zur Neuimplementierung.
• Unterstützung bei der Datenmodellierung für Pimcore.
• Konzepte und Begleitung Datenmigrationen von Salesforce nach Pimcore mittels ESB.
• Erzeugen von User Storys.
• 3rd Level Support für geschäftskritische Prozesse.
• Technologien: Salesforce Marketing-, Sales- und Service Cloud, Talend ESB, Pimcore Shopware, ERP-System Move, DB2, MySQL, MS Office, MS Visio, Jira, Confluence.

Projektinhalt: Der Einsatz von „Generative Pretrained Transformer“-Technologien (GPT) wird in den kommenden Jahren die Arbeitswelt massiv verändern. Das ITZBund entwickelt hierfür einen Basisdienst, welcher durch seine 200 Kunden genutzt werden kann. Dieser Basisdienst wird als On-Premise- und Cloud-Variante angeboten. Gestartet in 12/23 konnten bereits ab 05/24 für mehrere Behörden und Bundesministerien erfolgreich Produktivsysteme (auf Basis MVP) ausgerollt und betrieben werden.

Projektkennzahlen:

• Budget in 2024 ca. 20 Mio. €
• ca. 70 Personen im engeren Projektkontext
• regelmäßiger (indirekter) Kontakt zu ca. 80 Personen im weiteren Projektumfeld

Meine Haupttätigkeiten:

• Gesamtverantwortlicher externer Projektleiter
• Projektdefinitionsphase/Projekteinrichtung und Aufsetzen der Projektorganisation
• Strategische und operative Projektplanung sowie Ausgestaltung und laufende Anpassungen des Projekts
• Laufende Abstimmungen mit Projekteigner und Stakeholdern im ITZBund
• Laufende Abstimmungen mit Teilprojektleitern, agilen Rollen und weiteren Projektmitarbeitern
• Verantwortung für Projektcontrolling, Qualitätsmanagement, Risikomanagement und Change-Management
• Verantwortung für die Bereitstellung des Basisdienstes in On-Premise- und Cloud-Umgebung und dessen laufende Weiterentwicklung
• Planung und Leitung mehrerer Hypercare-Phasen
• Zusammenarbeit und laufende Abstimmung mit einem Partnerprojekt eines Bundesministeriums und Bereitstellung eines MVP
• Abstimmung mit den agilen Teams
• Abstimmung mit Betrieb, Release und Deployment
• Verantwortung für die Umsetzung erster Kundenprojekte
• Verantwortung für die Erstellung einer KI-Governance
• Sicherstellung der Barrierefreiheit (BITV)
• Verantwortung für den Aufbau eines Teilprojekts für Marketingaktivitäten
• Unterstützung beim Aufbau eines effizienten Angebotsprozesses
• Stakeholdermanagement

Vorgehensmethode:

• V-Modell XT ITZBund
• Scrum

Eingesetzte Werkzeuge:

• Microsoft Office, Skype, MS Project, Confluence, Jira, Sharepoint, Miro

Als Solution-Architekt für Agentic AI in der KFZ-Schadensabwicklung leitete ich weltweite Kundenimplementierungen, einschließlich Lösungsdesign und -detaillierung, Mandantenfähigkeit, Prozessabläufe, Integration mit Drittanbieterlösungen und Lokalisierungsanforderungen.

• Architekturanalyse: Durchführung einer detaillierten Analyse der Geschäftsanforderungen, Verwaltung der Anforderungen und Erstellung ausführlicher Spezifikationen.
• Definition von Services: Entwicklung umfassender technischer Definitionen für Services und Integrationsverträge.
• KI-Prozessmanagement: Automatisierung des KI-Prozessmanagements mit Fokus auf Analyse, Optimierung und kontinuierliche Verbesserung.
• Anforderungsaufnahme: Durchführung von Sessions zur Anforderungsaufnahme und Analyse von Geschäftsprozessen zur Identifizierung von Optimierungspotenzialen.
• Agile Zusammenarbeit: Einsatz agiler Methoden und enge Abstimmung mit Stakeholdern zur Gewährleistung von Ausrichtung und Flexibilität.
• Technischer Support: Unterstützung des Senior Managements bei technischen Analysen und Beurteilungen der Umsetzbarkeit.