SAP Signavio Experten in München

• Unterstützung der Programmsteuerung: Mithilfe bei der Pflege von Planung und Ressourcenauslastung und Sicherstellung der Einhaltung von Umfang, Qualität und Zeitrahmen
• Meeting- und Kommunikationsstrategie: unterstützte die Organisation von Lenkungsausschüssen, Arbeitsgruppen und All-Hands-Meetings; bereitete Unterlagen vor, führte Protokolle und koordinierte die Logistik
• Projektberichterstattung und -koordination: arbeitete mit Projektleitern an umfassenden Lieferberichten und stellte eine effektive Kommunikation auf allen Ebenen sicher
• Überwachung der Ergebnisse: kontrollierte Projektlieferungen, um Programmanforderungen zu erfüllen
• Koordination von Veränderungsinitiativen: unterstützte die Bewertung von Änderungsfolgen im integrierten Programmmanagementplan
• Projektmanagement-Zertifikate: geschult in Prince2, IPMA, zertifizierter Scrum Master und Product Owner
• Problemlösung: erkannte proaktiv Probleme und löste sie effizient
• Analytische und organisatorische Fähigkeiten: zeigte starke analytische Kompetenz und außergewöhnliches Organisationstalent in strukturierten und unstrukturierten Umgebungen

• Sparring von Objekt- und Clusterleitern zu Team-Koordination, Priorisierung und Kundenkommunikation

• Weiterentwickeln der Kennzahlen und Ableiten von Maßnahmen

• Vergleich der Standorte und Übertragen von Best-Practice-Prozessen

• Koordination eines standortübergreifenden Energy Performance Managements mit dem Ziel von nachhaltigen Einsparungen bei Strom-, Wasser- und Heizenergie-Verbräuchen

• Nachhaltig stabilisierte operative Team-Performance und erhöhte Kundenzufriedenheit, gemessen am Rückgang von Störmeldungen und Eskalationsthemen

• Fokussiertere Steuerung von Lieferanten und Nachunternehmern mit hoher Transparenz bei Terminierung und Liefererfüllung

• Ermittlung der Gebäude mit den höchsten Energieverbräuchen pro Nettogrundfläche und Ableitung von standortübergreifenden Maßnahmen

• Analyse, Abstimmung und Modellierung von Business-Prozessen (BPMN 2.0) für das Programm 'The New Retail' für die Bereiche 'Invoicing', 'Tax', 'Customs' und 'Accounting'
• Nachverfolgung von User Stories und deren Auswirkung auf Prozesse
• Ansprechpartner für die Vorbereitung der Toolmigration von Symbio nach Signavio für die genannten Bereiche
• PowerUser nach Einführung von Signavio, Ansprechpartner und Coach für die weiteren Prozessmodellierer*innen

Projektinhalt: Der Einsatz von „Generative Pretrained Transformer“-Technologien (GPT) wird in den kommenden Jahren die Arbeitswelt massiv verändern. Das ITZBund entwickelt hierfür einen Basisdienst, welcher durch seine 200 Kunden genutzt werden kann. Dieser Basisdienst wird als On-Premise- und Cloud-Variante angeboten. Gestartet in 12/23 konnten bereits ab 05/24 für mehrere Behörden und Bundesministerien erfolgreich Produktivsysteme (auf Basis MVP) ausgerollt und betrieben werden.

Projektkennzahlen:

• Budget in 2024 ca. 20 Mio. €
• ca. 70 Personen im engeren Projektkontext
• regelmäßiger (indirekter) Kontakt zu ca. 80 Personen im weiteren Projektumfeld

Meine Haupttätigkeiten:

• Gesamtverantwortlicher externer Projektleiter
• Projektdefinitionsphase/Projekteinrichtung und Aufsetzen der Projektorganisation
• Strategische und operative Projektplanung sowie Ausgestaltung und laufende Anpassungen des Projekts
• Laufende Abstimmungen mit Projekteigner und Stakeholdern im ITZBund
• Laufende Abstimmungen mit Teilprojektleitern, agilen Rollen und weiteren Projektmitarbeitern
• Verantwortung für Projektcontrolling, Qualitätsmanagement, Risikomanagement und Change-Management
• Verantwortung für die Bereitstellung des Basisdienstes in On-Premise- und Cloud-Umgebung und dessen laufende Weiterentwicklung
• Planung und Leitung mehrerer Hypercare-Phasen
• Zusammenarbeit und laufende Abstimmung mit einem Partnerprojekt eines Bundesministeriums und Bereitstellung eines MVP
• Abstimmung mit den agilen Teams
• Abstimmung mit Betrieb, Release und Deployment
• Verantwortung für die Umsetzung erster Kundenprojekte
• Verantwortung für die Erstellung einer KI-Governance
• Sicherstellung der Barrierefreiheit (BITV)
• Verantwortung für den Aufbau eines Teilprojekts für Marketingaktivitäten
• Unterstützung beim Aufbau eines effizienten Angebotsprozesses
• Stakeholdermanagement

Vorgehensmethode:

• V-Modell XT ITZBund
• Scrum

Eingesetzte Werkzeuge:

• Microsoft Office, Skype, MS Project, Confluence, Jira, Sharepoint, Miro

• Entwicklung der Organisation, Stellenbeschreibungen, Prozesse und Systeme des Controllings zur Optimierung der Aktivitäten.
• Harmonisierung der ERP-Software im Konzernbereich von IT-Beschaffung, Planungsdaten, Controlling und Reporting.
• Gestaltung der Basis für ein agiles und modernes IT-Controllingsystem.
• Aufsetzen von Budgetplänen und Unterstützung bei Stammdaten und Planung.
• Überwachung und Validierung von Projekten im PM-Tool Sciforma, inklusive OPEX und CAPEX gemäß gesetzlichen Anforderungen und Konzernrichtlinien.
• Durchführung von PMO-Supportaufgaben, einschließlich Protokollen, Präsentationen und Berichten.
• Tools: SAP FI/CO, SAP MM, SAP PPM, PM-Tool Sciforma, MS Office 365.

• Insourcing einer systemkritischen IT-Applikation zur Einhaltung von regulatorischen Vorgaben im Zahlungsverkehr
• Ausarbeitung von Projektplänen, Kostenschätzungen und Zeitplänen für die Projektphasen
• Aufnahme und Dokumentation von Prozessen
• Identifikation von kritischen Pfaden in Prozessen
• Vorbereitung von Managementunterlagen und Gremien
• Vorgehensmodell: Wasserfall-Projektmanagement, Risiko- und Kontrollbewertungen
• Tech & Tools: Projektmanagement-Software

• Spezifikation von Business Intelligence und KPIs sowie Erstellung eines Playbooks für 35 europäische Unternehmen.

• Roll-out einer europaweiten Remarketing-Plattform für Gebrauchtwagen zur Zentralisierung des Absatzvolumens und Harmonisierung der Geschäftsprozesse
• Verantwortlich für das komplette Projektmanagement, Durchführung der Prozessanalyse und Steuerung der IT-Entwicklung
• Enge bereichsübergreifende Zusammenarbeit und Sicherstellung der Stakeholder-Kommunikation
• Aufbau einer Management-Task-Force
• Technologien: Celonis & UiPath
• Ergebnis: Steigerung des Handelsvolumens um über 500 Mio. EUR p.a. und Integration zweier Schlüsselmärkte

Streamline – Einführung von S/4 HANA Utilities in Kooperation mit Accenture

• Beratung und Coaching der Programmleitung (OPL)

• Planung und Unterstützung in der Durchführung aller organisatorischen und systemtechnischen Aktivitäten zur Umstellung von SAP IS-U auf SAP S/4 HANA Utilities

• Kommunikation und Abstimmung mit den beteiligten Stakeholdern und Gremien (Kernteam, Programmleitung, Lenkungskreis)

• Projekt- und Prozessmanagement

• Coaching der Streamleads im Hautprojekt

• Anforderungsmanagement zur Schnittstellenanbindung der Umsysteme (Non-SAP-Systemen)

• Risikomanagement

• Ressourcen und Kapazitätsplanung

• Beratung der bestehenden Migrations-, Tests-, Schnittstellen/Umsystem- und Schulungsteams

• Beratung in der Steuerung des Cut-Over der SAP-Systeme

• Planung und Steuerung inkl. notwendiger Post-Migrationsaktivitäten (z. B. Verifikation, Dokumentation, Nachbesserungen)

• Team-Coaching & Servant Leadership: Unterstützung eines oder mehrerer Scrum Teams als Coach, Facilitator und Servant Leader

• Förderung von Selbstorganisation, Eigenverantwortung und kontinuierlicher Verbesserung

• Moderation und kontinuierliche Verbesserung von Scrum-Events (Daily, Planning, Review, Retrospective)

• Sicherstellung der Einhaltung von Scrum-Werten, Prinzipien und Praktiken

• Identifikation und aktives Management von Impediments, um die Produktivität des Teams zu sichern

• Zusammenarbeit mit Product Ownern, Agile Coaches und Führungskräften zur Lösung struktureller Hürden

• Unterstützung bei der agilen Skalierung in Bereichen wie SAFe, LeSS oder Nexus

• Mitgestaltung von agilen Transitionen im Rahmen der Digitalstrategie der MVV

• Aufbau eines agilen Denkens in der Organisation durch Trainings, Workshops und aktives Vorleben agiler Prinzipien

• Zusammenarbeit mit anderen Scrum Mastern und Agile Coaches im unternehmensweiten Agile Chapter

• IT Systeme: ERP: SAP IS-U, SAP S/4 HANA Utilities