BPMN-Experten in Düsseldorf

Projekt: Einführung gesetzeskonformer elektronischer Ausgangsrechnungen in Deutschland in SAP für einen internationalen Technologiekonzern.

• Projektmanagement: Planung, Steuerung und Reporting des Rollouts der Ausgangsrechnungen in allen betroffenen Geschäftsbereichen, einschließlich Budget- und Ressourcenkoordination.
• UAT: Strukturierter Benutzerakzeptanztest mit Key Usern je Geschäftsbereich, Testfällen für jedes Rechnungsszenario und konsolidierten Testergebnissen als Entscheidungsgrundlage.
• Fehlermanagement: Übergabe und Nachverfolgung von Fehlern in Jira, einschließlich der Prüfung erstellter Rechnungen anhand der gesetzlichen Schemata.
• Cutover, Go-live und Hypercare: Bereitschaftsprüfungen und Cutover-Planung im Einklang mit den gesetzlichen Fristen, Koordination des Go-live und Stabilisierung während des Hypercare.
• Stakeholdermanagement und Reporting: Abstimmung mit Finance, Tax, den Fachbereichen und der IT, Erstellung von Statusberichten und Entscheidungsvorlagen sowie konsequente Nachverfolgung offener Punkte.
• Change Management und Dokumentation: Vermittlung von Prozessänderungen an die Fachbereiche, Befähigung der Key User sowie Erstellung von Prozess- und Compliance-Dokumentation zur Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit und Audit-Bereitschaft.

Projektumfang: Unterstützung beim Aufbau, der Weiterentwicklung und kontinuierlichen Verbesserung von Projektmanagement- und Supportprozessen durch die Modernisierung von Governance, Prozessen, Dokumentation, Ergebnistracking, Trainingsinhalten und toolgestützten Arbeitsweisen in einem komplexen Energieprojektumfeld.

Wichtige Beiträge

• Unterstützung beim Aufbau und bei der Weiterentwicklung der PMO-Abteilung, einschließlich Governance-Strukturen, operativer Rahmenbedingungen, Projektmanagementprozessen, Vorlagen und Mechanismen zur Nachverfolgung von Ergebnissen.
• Durchführung einer Ist-Analyse bestehender Prozesse und ihrer Dokumentation, einschließlich Prozessinventar, Schnittstellenanalyse, Problemidentifikation sowie Erstellung von Visualisierungen und Whitepapers zur Verbesserung des gemeinsamen Verständnisses.
• Überprüfung und Verbesserung von Projektmanagement-Dokumentation, Vorlagen und Arbeitsanweisungen, einschließlich Unterstützung bei einer zentralen Projekt-Dokumentenliste zur Stärkung von Standardisierung und Kontrolle.
• Konzeption und Unterstützung bei der Einführung eines Lessons-Learned-Prozesses und des zugehörigen Systems bzw. der Anwendung, einschließlich Pilotvorbereitung, Koordination und Implementierungsunterstützung.
• Modellierung und Unterstützung bei der Einführung eines neuen Ressourcenmanagementprozesses in Verbindung mit der Einführung eines Ressourcenplanungstools.
• Leitung und Unterstützung bei der Einführung agiler Arbeitsweisen und von Atlassian-Tools, einschließlich Jira- und Confluence-Team-Boards, Plänen/Roadmaps, Dashboards, Sprintplanung und Retrospektiven.
• Tätigkeit als Key User für die kontinuierliche Verbesserung der Nutzung von PMO-Tools und der Zusammenarbeit.
• Entwicklung von Trainingscurricula, Anleitungsvideos, Begleitmaterialien und PMO-Open-Doors-Sessions zur Verbesserung des Kompetenztransfers und als regelmäßiges Forum für Updates und Informationsaustausch.
• Entwicklung eines Konzepts für eine Kompetenzmatrix und Unterstützung bei der Einführung als Grundlage für strukturiertes Kompetenzmanagement und die Analyse des Trainingsbedarfs.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Abteilungsoffsites, der Einführung eines neuen Integrated Management System (IMS), der Erstellung einer SharePoint-basierten PMO-Website und der Integration der Abteilung nach einer Umstrukturierung.

Ergebnisse / Geschäftswirkung

• Verbesserte Projektmanagement- und PMO-Struktur, Prozesse und deren Dokumentation
• Mehr Transparenz und Standardisierung bei Prozessen, Dokumentation, Governance-Routinen und der Nachverfolgung von Projektergebnissen.
• Verbesserter Informationsfluss und Wissenstransfer durch SharePoint-basierte Kommunikation, PMO-Foren, Trainingscurricula und Anleitungsvideos.
• Gestärkte Lessons Learned, Ressourcenplanung, agile Zusammenarbeit, Kompetenzmanagement und Integration der Abteilung nach der Umstrukturierung.

Das eigene IT-Ticketing-Tool des Kunden wird auf das zentrale Konzerntool migriert. Kritische Elemente sind der Produktshop, das operationale Framework, die ITIL-Prozesse sowie das Assetmanagement. Hier gilt es sicherzustellen, dass die Strategie hinsichtlich Service- und Supportmodel mit dem neuen Tool funktioniert und damit der IT-Betrieb reibungslos fortgeführt werden kann. Nachfolgend gilt es, Prozesse für das neu gebildete Core-Team zu erarbeiten und zu etablieren.

• IST-Analyse / Schwachstellenanalyse der aktuellen Prozesse und des Tool-Setup
• GAP-Analyse des aktuellen sowie zukünftigen Operating- und Servicemodels
• Analyse des Businessbedarfs
• Bewertung und Umsetzung der identifizierten GAPs
• Etablierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses
• Risikomanagement
• Hypercare & Begleitung im operativen Betrieb
• Etablierung von Prozessen für neu gebildetes Core-Team
• Stakeholdermanagement

• KI-gestützte Analysen & Reporting: Leitung eines 2-köpfigen BI-Teams und Einsatz prädiktiver Analysen und Automatisierung, um komplexe Geschäftsanforderungen in zukunftsorientierte Erkenntnisse, Empfehlungen und Finanzberichte zu übersetzen.
• Fortgeschrittene Datenvisualisierung: Entwicklung und Pflege von über 25 wirkungsvollen Power BI/Tableau-Dashboards zur unternehmensweiten Überwachung von KPIs und Trends, strukturiert für prädiktives und automatisiertes Reporting.
• Web Analytics & Erkenntnisse: Verantwortung für GA4-Tracking und -Analysen, wodurch durch eine tiefere Analyse der Customer Journey 15% mehr Conversion-Erkenntnisse gewonnen wurden.
• Optimierung von Datenpipelines: Zusammenarbeit mit Data Engineers bei der Neugestaltung und Automatisierung von Datenpipeline-Workflows, wodurch der manuelle Reporting-Aufwand um 20% gesenkt und gleichzeitig Datenqualität und Systemverfügbarkeit gewährleistet wurden.

• Beratung zu CRM-Prozessen und Funktionen
• KI-Infusion-Workshops zur Einführung von KI-Anwendungen für kritische Geschäftsprozesse
• Prototyping – Vibe Coding mit Lovable
• Entwicklung mehrerer Apps für das globale Bid Management im CPQ-, Salesforce- und SAP-4-Hana-Umfeld
• Anforderungs- und Prozessmanagement
• Einführung eines neuen Data-Governance-Modells
• KI-Infusion – Unterstützung der Apps und Geschäftsprozesse durch KI-Anwendungen
• Portfoliomanagement für KI-Ideen: Identifikation und Auswahl von KI-Projekten im Bid Management
• Prototyping von KI-Projekten mit Lovable.dev
• Aufbau einer KI-Datenbasis in Snowflake
• Blueprint für verschiedene Geschäftsbereiche und globaler Rollout
• Ein agiler Ansatz nach dem Prinzip „Prototyp zuerst“ mit Design Thinking und Vibe Coding zur Erstellung von Prototypen für alle Anwendungen
• Vortrag auf einer globalen Konferenz zum Einsatz von KI im Geschäftsbereich und zur Validierung von Ideen mit Design Thinking & Vibe Coding
• KI-Infusion-Workshops auf globalen Konferenzen zum Prototyping von Ideen mit den Business-Stakeholdern

• Unterstützung bei der Transition zum Provider
• Qualitätssicherung bei der Erstellung von Betriebshandbüchern
• Operative Leistungssteuerung des Providers

KI-Strategie & Enablement für KMU Unternehmensberatung – KMU (z.B. Marketing-Boutique, IT & Office Services)

Konzeption und Durchführung strukturierter KI-Einführungs- und Strategieworkshops für kleine und mittelständische Unternehmen. Ergebnis: Praxisnahe KI-Standortbestimmung, priorisierte Use-Case-Liste und Management-Entscheidungsvorlage als Grundlage für die nächsten Schritte der KI-Entwicklung im Unternehmen.

Tätigkeiten

• Bedarfsanalyse und individuelle Vorbereitung der Beratungsformate
• Moderation strukturierter KI-Standortbestimmung inkl. Vision, Mission und Zielbild
• Identifikation und Priorisierung relevanter KI-Use-Cases und Handlungsfelder
• Erstellung von Management-Entscheidungsvorlagen und Roadmaps
• Sensibilisierung für Chancen, Risiken und Erfolgsfaktoren der KI-Einführung
• Begleitung erster Kunden durch KI-gestützte Automatisierungsszenarien
• Begleitung von Menschen und Teams im Veränderungsprozess der KI-Einführung (CM)

Methoden / Tools / Technologien

Methoden:

• KI-Standortbestimmung & Use-Case-Analyse
• Workshop-Moderation / Facilitation
• Requirement Management
• Change Management (PROSCI)

Tools:

• Generative KI-Tools (z. B. ChatGPT, Claude)
• Automatisierungs-/KI-Coding-Tools (z.B. n8n, Claude Code, Visual Studio, Antigravity)

Technologien:

• Prompt Engineering
• KI-Workflow-Automatisierung

• DORA-Beratung und Systemoptimierung
• Prozessanalyse bestehender fachlicher und technisch komplexer Geschäftsprozesse
• Analyse der einzelnen Geschäftsprozesse in den betreffenden Fachbereichen Trading, Back Office, Settlement, Custodian Bank
• Schnittstelle zwischen den Fachbereichen und der IT, um Anforderungen verstehen und definieren zu können
• Erstellung eines Fachkonzepts inkl. Anpassungen und Implementierung von Software-Applikationen und deren Schnittstellen zu den Systemen
• Erstellung einer Entscheidungsvorlage für den Vorstand zur Genehmigung des Projekts
• Aufsetzen und Durchführung von Projektmeetings mit den relevanten Stakeholdern und deren Dokumentation
• Enge Zusammenarbeit mit den Stakeholdern
• Koordination und Steuerung der Analyse
• Erstellung und Planung von Ressourcen und Budget
• Onboarding großer Banken (Asien und Osteuropa) für das Depot B
• Migration von Depotbeständen (Volumen um die 70-100 Mio. EUR)

• Entwicklung eines IT-Governance- und Governance-Frameworks angelehnt an DORA-Anforderungen
• Koordinierung und Schulung externer Dienstleister
• Optimierung von Finanzprozessen und Performance-Optimierung

• Support und Beratung bei der Integration von SAP ECC in ein SAP S/4HANA-System, Abschaffung alter Systeme, Implementierung und Prozessoptimierung im neuen harmonisierten System
• Projektimplementierung von S/4HANA Cloud Private & Public Sales & Services mit SAP SCM/OTC/MM/LE/CS/PS, S/4HANA-Cloud, CPI, BTP, EDI, IDOC, ABAP, User-Exit, SolMan, ITIL, SAP Cloud AL
• Customizing und Optimierung in OTC und MM, inklusive Konditionspflege, Belegarten- und Positionstyp-Erweiterung, Integration mit FI/CO, Lieferplan-Konfiguration, Materialstamm- und Einkaufsinfosatz-Pflege, Freigabeverfahren, Nachrichtensteuerung und Stammdatenqualität
• Sicherstellung der Integration von PTP mit FI/CO, SD und WM, Prozessanalyse und Effizienzsteigerung für die S/4HANA-Umgebung
• Prozessmodellierung in Signavio, Workshops und Schulungen
• 2nd- & 3rd-Level-Support in OTC, MM, CS, PS, C4C Sales & Services, GTS und MDG: Incident- und Change-Tickets, Machbarkeitsanalysen, Service Management, Embedded Analytics, Customizing, Tests, Dokumentation, Schulung, Debugging, IDOC/EDI-Monitoring
• SAP S/4HANA Migration: Datenmigration, Systemharmonisierung, globale Rollouts und Template-Entwicklung
• ABAP-Entwicklung und Optimierung: Reports, Dialogprogramme, User-Exits, IDOC/EDI-Monitoring

• Leitung des globalen HRIS-Transformationsprogramms (16 Ländereinheiten): Programm-Setup, PMO, Phasenplanung, Statusberichte und Steuerung bis auf Partner-/SteerCo-Ebene
• Aufbau eines HR-Readiness-Assessment-Frameworks (6 Dimensionen, gewichtetes Scoring) als Entscheidungsgrundlage für Implementierungs- und KI-Reifegrad — vom Vorstand als Projektergebnis mandatiert
• HR-Prozessarchitektur: Analyse von 80+ Level-3-Prozessen und 87 ISO-Prozessdokumentationen über 13 Ländercluster; Gap-Analyse und Harmonisierungs-Roadmap
• Konzeption agentischer KI-HR-Prozesse (Hiring, Onboarding, Probezeit-Management) auf SAP S/4HANA Private Cloud und ServiceNow — Human-in-the-Loop-Design, Prozess-Screening nach Agentic-Potenzial, Entscheidungsvorlage auf Partner-Ebene
• HRIS-Marktanalyse: Vendor-Screening, Kriterienframework und Bewertungslogik für die Systemauswahl
• HR Target Operating Model: Organisationsanalyse, Archetypen-Framework (9 Dimensionen), Governance-Design für eine globale HR-Funktion
• Self-Assessment-Instrumente und Workshop-Formate für 16 Länder-HR-Teams inkl. Nomination- und Stakeholder-Management; SharePoint-Projekthub und Kommunikationsarchitektur
• KI-gestütztes Beratungs-Delivery: eigenes Claude-basiertes Arbeitsmodell für Analyse, Dokumentenerstellung und Projektsteuerung — ein Berater liefert Programm-Output

• Prozessoptimierung, Prozessdesign
• Business-Partnering, Zielbild
• Teambildung
• Workflow-Design
• Budget, MEC
• SAP S/4HANA, Board

Das Projekt ATLAS der Helaba verfolgt das Ziel, zentrale Systeme zu modernisieren und zukunftssicher zu gestalten. Im Rahmen des Teilprojekts wird das bestehende Legacy-System für den internationalen Zahlungsverkehr abgelöst und durch eine moderne, webbasierte Applikation ersetzt.

• Analyse fachlicher und technischer Anforderungen
• Analyse und Optimierung von fachlichen Prozessen
• Prozessmodellierung
• Vorbereitung und Moderation von Workshops
• Definition Projektscope und Priorisierung der Anforderungen
• Geschäftsprozessmanagement (Analyse, Modellierung und Optimierung)
• Spezifikation von User Stories
• Konzeption Fach- und Berechtigungskonzept
• Test und Abnahme
• Design von MockUps in Figma
• Erstellung des UI/UX Style-Guides für Webapplikationen Vorgehensweise: Scrum (agil) Technologien: Jira, Confluence, MS Teams, Conceptboard, Java, Vaadin, Figma

• Ganzheitliche Produktverantwortung aus Businesssicht: Anforderungsanalyse, UX-Konzeption, Produktstrategie und Go-to-Market umgesetzt ohne eigenes Dev-Team durch konsequent KI-gestützte Entwicklung (Claude Code / Anthropic)
• Technische Differenzierung: KRITIS-taugliches Air-Gapped-Deployment (Windows/NSIS), GDT-Schnittstelle für die PVS-Anbindung, DATEV-LODAS-Export für Lohnbuchhaltung
• Steuerung Pilotbetrieb mit externem Erstkunden (Arztpraxis Dormagen): strukturierte Anforderungsaufnahme, Testbegleitung, Fehleranalyse und Release-Steuerung
• Entwicklung Rollout- und Vertriebsstrategie für den Markteintritt im Segment niedergelassene Ärzte und kleine MVZ
• Entwicklungsprinzip Mensch-in-der-Schleife: Business-Entscheidung → KI-Implementierung → manueller Review → Abnahme → Release – jeder Sprint dokumentiert in Jira (TIME-Projekt), jede Änderung durch Co-Authored-Commits nachvollziehbar
• Produktergebnis: Tauri/Rust-Desktop mit GDT-Watcher, Multi-Tier-Modell (Starter/Professional/Enterprise), Cloud-Mirror auf Hetzner/Traefik, vollständiges ISMS-Framework nach ISO 27001 und BSI-Grundschutz als Produktgrundlage
• Direkte Methodenvalidierung für die Testmanager-Rolle: praktische Erfahrung mit Qualitätssicherung KI-generierter Produkte aus Anwenderperspektive, Review-Gate-Disziplin, Release-Freigabe unter DSGVO und EU AI Act