Alexander N.-Senior IT-Projekt- & Rollout-Manager · 10+ Jahre Erfahrung

Konzeption und Umsetzung einer DSGVO-konformen hybriden Organisation auf Holdingebene, in der spezialisierte KI-Agenten und automatisierte Abläufe mit den Mitarbeitenden zusammenarbeiten. Umsetzung im Rahmen der Weiterbildung MBAI® (Masterclass Business with AI, Leaders of AI) in den Unternehmensbereichen Executive Office, Business Development, Marketing, Vertrieb und Personalwesen. Als nächster Schritt folgt die Überführung in den Regelbetrieb aller operativen Gesellschaften.

• Geschäftsprozesse je Unternehmensbereich analysiert und Einsatzfelder für KI mithilfe eines strukturierten Anwendungsfall-Prozesses priorisiert
• Agentenarchitektur nach dem Prinzip „ein Agent, eine klar abgegrenzte Aufgabe“ konzipiert: spezialisierte Assistenten je Bereich, koordiniert durch einen KI-Teamleiter
• KI-Assistenten und Agenten mit Microsoft Copilot (Prompts, Agenten, Workflows, Automatisierungen) für Executive Office, Business Development, Marketing und Vertrieb aufgebaut und in bestehende Microsoft-365-Abläufe eingebunden
• Wiederkehrende Abläufe als automatisierte Workflows mit klar definierten Übergabepunkten zwischen Mensch und Agent umgesetzt
• DSGVO-konforme Leitplanken definiert: Datenklassifizierung, Verarbeitung personenbezogener und Kundendaten ausschließlich auf EU-Hosting, Freigabe- und Kontrollpunkte durch Menschen
• Interne KI-Richtlinie und Governance-Regeln für Nutzung, Verantwortlichkeiten und Qualitätssicherung von KI-Ergebnissen TISAX-konform erarbeitet
• Rollout der hybriden Organisation von der Holding in den Regelbetrieb aller operativen Gesellschaften vorbereitet
• Erkenntnisse in ein wiederverwendbares Anamnese- und Beratungsframework für die Einführung von KI-Agentenstrukturen bei Kunden überführt

Technologien / Methoden: Agentic Workflows, Prompt Engineering, Microsoft 365 / Copilot, Claude, ChatGPT, Workflow-Automatisierung, DSGVO, AI Governance, Change Management

Eigenständige Konzeption und operative Umsetzung der TISAX Level 2 Zertifizierung der Foxy Consulting GmbH — von Richtlinien über Vertragswesen, IT-Konfiguration und Audit-Vorbereitung bis zum erfolgreichen Abschluss mit dreijährigem TISAX-Label.

• DCO-Framework von secjur (cloudbasiertes Datenschutz- und Compliance-Tool) als Grundlage übernommen und für Foxy Consulting angepasst
• Vollständigen Richtlinienkatalog (Informations-, Zugriffs-, Lieferanten-, Notfallmanagement) konzipiert und umgesetzt
• Gesamtes Vertragswesen TISAX-konform aufgesetzt (Geheimhaltung, Auftragsverarbeitung, Lieferantenklauseln)
• Checklisten für alle TISAX-relevanten Prozesse erstellt und eingeführt
• IT-Konfiguration gemäß Richtlinien umgesetzt (Endpoint-Security, Zugriffsmanagement, Backup, Notfallvorsorge)
• Risikoanalyse und Schutzbedarfsanalyse für alle Geschäftsprozesse verantwortet
• Audit-Vorbereitung, ENX-Portal-Registrierung und Korrekturmaßnahmenplan eigenständig gesteuert
• TISAX Level 2 erfolgreich auditiert — dreijähriges Label erreicht

Technologien / Methoden: TISAX Level 2, VDA ISA, secjur DCO, Richtlinien- und Vertragswesen, IT-Konfiguration, Risikomanagement

Transformation einer stark analog geprägten mittelständischen Organisation der Sportbranche hin zu standardisierten, automatisierten und KI-gestützten Kernprozessen. Aufdeckung von Missständen in bestehenden Prozessen, schrittweise Standardisierung, Automatisierung und Digitalisierung — mit dem Ziel, menschliche Fehler zu reduzieren und Prozesse zu beschleunigen. Zwei Optimierungsbereiche: Abrechnungs- und Liquiditätsprozesse mit KI-Unterstützung (Microsoft Copilot) sowie die nachhaltige Sicherstellung des internen Informationsflusses zwischen operativen Beratern über eine zentrale Plattform mit Wissensdatenbank und Aufgabenplanung (EnsKAI). Ergebnis: Höhere Prozessgeschwindigkeit, geringere Opportunitäts- und Ausfallkosten.

• Missstände in bestehenden Prozessen systematisch aufgedeckt und transparent gemacht
• Kernprozesse standardisiert und schrittweise automatisiert — Schwerpunkt auf Abrechnung, Liquiditätsplanung und Vertragsmanagement
• KI-Ebene (Microsoft Copilot) zur Unterstützung der Abrechnungs- und Vertragsverfolgungsprozesse eingeführt
• Transparenz über Abrechnungszeiträume geschaffen — Backoffice mit klaren Auslösern versorgt, wann was abgerechnet werden muss
• Liquiditätsplanung aufgebaut — prognostizierte Geldeingänge, auslaufende Verträge und Auszahlungstermine für Beraterpartner zusammengeführt
• Menschliche Fehler durch Digitalisierung systematisch reduziert
• Technische Anforderungen in enger Abstimmung mit Buchhaltung und externen Entwicklungspartnern festgelegt
• Internen Informationsfluss zwischen operativen Beratern über die Plattform EnsKAI nachhaltig sichergestellt — Spielerbetreuung, Vereinsanforderungsmanagement und Kontaktmanagement zusammengeführt, Wissensdatenbank aufgebaut, Aufgaben planbar gemacht
• Marktrecherche und Vorverhandlungen für eine bedarfsgerechte EnsKAI-Lösung durchgeführt
• Dashboards zur Überwachung fälliger Zahlungseingänge und -ausgänge erstellt und gepflegt

Technologien / Methoden: Agiles Projektmanagement, UML, SAFe (Entwicklung), Microsoft Copilot, EnsKAI, Prozessstandardisierung & Automatisierung

Implementierung der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) in Leasing- und Finanzierungsprozesse des deutschen Handels für Privat- und Geschäftskunden. Vorbereitung und Umsetzung von Pilot- und Massenrollout sowie organisatorische Transformation von dezentralen zu zentralen Rolloutstrukturen. Onboarding und operative Steuerung der ausgelagerten Serviceleistungen — externe Dienstleister für Trainings-Delivery, Support-Prozesse und Nutzer-Kommunikation.

• PMO-Prozesse für Planung, Statusverfolgung, Reporting und Gremienvorbereitung in Personalunion mit der Rollout-Verantwortung umgesetzt
• Zentrales Rollout-Framework zur Ablösung dezentraler Rolloutstrukturen konzipiert und etabliert
• Einführungs-, Schulungs-, Support- und Kommunikationskonzepte für die digitale Signatur konzipiert, etabliert und kontinuierlich gepflegt
• Rolloutwellen ausgeplant — KPI-basiertes Reporting und Dashboards für quantitativen und qualitativen Fortschritt etabliert
• Externe Dienstleister für Trainings-Delivery, Support und Nutzer-Kommunikation onboarded und operativ gesteuert; Support- und Betriebsprozesse mit dem Dienstleister-Netzwerk etabliert und in den Regelbetrieb überführt
• Rolloutteam (Trainer, Vertrieb, Backoffice) onboarded und für Pilot- sowie Massenrollout befähigt
• Eskalations- und Rechtsklärungsprozesse mit dem Kunden definiert und gesteuert — Nutzeranforderungen und Beschwerden adressatengerecht aufbereitet
• Vereinbarungen, fachliche Freigaben und technische Freischaltungen vorqualifiziert, dokumentiert und archiviert
• Regelmäßige Stakeholder-Meetings zur Prozessoptimierung und Risiko-Steuerung verantwortet; Handlungsempfehlungen für Management abgeleitet
• Datenschutz-Anforderungen in Steuerungs- und Eskalationsprozessen durchgängig sichergestellt — Schnittstelle zu Konzern-Datenschutz und Compliance bei der Verarbeitung personenbezogener Kunden- und Vertragsdaten (Privat- und Geschäftskunden)

Tech / Methoden: Kanban (Projektleitung), Scrum (Rollout), Wasserfall (Entwicklung), Jira, Confluence

Alleinverantwortliche Konzeption, Planung und Steuerung des globalen Rollouts der zentralen Authentifizierungsplattform im Sales und After Sales an über 180 Importeure sowie Befähigung und Steuerung des anschließenden Händler-Rollouts in den Märkten. Onboarding und operative Steuerung der ausgelagerten Serviceleistungen — sowohl externe Dienstleister (marktseitiger Support, Trainings-Delivery, Kommunikations-Kanäle) als auch interne zentrale Konzern-Dienstleister (Backoffice, IT-Betrieb, 2nd-Level-Support). Globale Reisetätigkeit zur direkten Steuerung internationaler Teams — u. a. Vor-Ort-Koordination des asiatischen Teams in Singapur.

• PMO-Prozesse für Planung, Statusverfolgung, Reporting und Gremienvorbereitung in Personalunion mit der Rollout-Verantwortung umgesetzt
• Globalen Rollout der zentralen Authentifizierungsplattform an 180+ Importeure alleinverantwortlich gesteuert — End-to-End von Rolloutplanung über Welleneinteilung bis Live-Betrieb
• Onboarding externer Dienstleister (marktseitiger Support, Trainings-Delivery, Kommunikations-Kanäle) sowie interner zentraler Konzern-Dienstleister (Backoffice, IT-Betrieb, 2nd-Level-Support) über die gesamte Delivery-Kette hinweg verantwortet
• Support- und Betriebsprozesse zwischen externen und zentralen Dienstleistern konzipiert, etabliert und operativ gesteuert — inklusive Rollen- und Verantwortungsklärung, SLA- und Eskalationsstrukturen
• Globales Train-The-Trainer-Rolloutkonzept entwickelt und implementiert; dienstleisterübergreifendes Rolloutteam onboarded
• Kommunikations- und Trainingsmaterialien konzipiert und umgesetzt
• Testfälle, UATs und Rolloutwellen geplant; User Stories für die KPI-basierte Reporting- und Dashboard-WebApp erstellt und abgenommen
• Eskalations- und Rechtsklärungsprozesse mit Dienstleistern und Märkten koordiniert; Nutzeranforderungen adressatengerecht aufbereitet
• Vereinbarungen, fachliche Freigaben und technische Freischaltungen dokumentiert und archiviert
• Regelbetrieb und operative Dienstleister-Steuerung nach dem Rollout in die Linienorganisation überführt
• Stakeholder-Regelmeetings verantwortet; Rolloutfortschritt im Management-Reporting ausgewertet und Handlungsempfehlungen für Top-Management abgeleitet

Tech / Methoden: Meilensteintrendanalyse, ROAM Risk Management, Scrum (Entwicklung), Train-The-Trainer, Jira, Confluence

Aufbau einer eigenen Coaching- und Employer-Branding-Marke in Braunschweig mit Fokus auf Kommunikationscoachings (Teambuilding, Führungskräfte-Mentoring) und Employer-Branding-Beratung im Kontext Fachkräftemangel. Unternehmen dabei unterstützt, ihre Identität zu schärfen, klar zu verbalisieren und nach innen wie außen glaubwürdig zu kommunizieren — mit dem Ziel, Fluktuation zu reduzieren, passgenaue Bewerber zu identifizieren und belastbare Leistungsversprechen für die Kundenakquise zu verankern.

• Kommunikationscoachings für Teams und Führungskräfte konzipiert und durchgeführt — Schwerpunkt Teambuilding und Führungskräfte-Mentoring
• Employer-Branding-Beratung im Kontext Fachkräftemangel geleistet — Unternehmen bei der Schärfung und Verbalisierung ihres Identitäts-Verständnisses begleitet
• Markenkommunikation nach außen entwickelt — Leistungsversprechen und Arbeitgeberidentität glaubwürdig in den Markt getragen
• Inneres Alignment zwischen Unternehmensidentität und Mitarbeitern hergestellt — Ziel: reduzierte Fluktuation, passgenauere Bewerbungen, fundierte Kundenakquise
• Eigene Marke und Kundenakquise eigenverantwortlich aufgebaut

Tech / Methoden: Coaching, Employer Branding, Markenkommunikation, Workshop-Moderation, Identitäts- und Wertearbeit

BGM-Pilotprojekt für toom Baumarkt GmbH (REWE-Konzerntochter) — Konzeption, Bestandsaufnahme und Erstellung eines Maßnahmenkatalogs als Basis für bundesweiten Rollout.

• BGM-Konzept für toom Baumarkt GmbH erarbeitet und umgesetzt
• Mitarbeiterbefragung zur Bestandsaufnahme in den Märkten konzipiert, durchgeführt und detailliert ausgewertet
• Ausführlichen BGF-Maßnahmenkatalog für toom Baumärkte als Basis für bundesweiten Rollout erstellt
• Gesundheitswoche in den toom Baumärkten organisiert und betreut
• Termin- und Stakeholder-Koordination mit externen Partnern verantwortet
• Projekt auf Marktleitersitzungen und ASA-Sitzung vorgestellt
• Datenerhebung durch externe Anrufe sowie Evaluation der Gesundheitswoche durchgeführt

Tech / Methoden: BGM- & BGF-Methodik, Mitarbeiterbefragung, Stakeholder-Koordination, Evaluation