Finde in wenigen Minuten die perfekten Projektassistenten in Deutschland aus über 15.000 Lebensläufen – mit der Kraft von KI.
Finde freiberufliche Projektunterstützung für Planung, Meeting-Vorbereitung, Aufgabenverfolgung, Statusberichte, Dokumentenpflege und Nachverfolgung von Stakeholdern. Für PMO-Support, Projektkoordination und Delivery-Arbeit auf Deutsch oder Englisch bringt dich FRATCH schnell mit geprüften, verfügbaren Freelancern zusammen.
Über die Rolle
Projektunterstützung
Projektassistenten halten die Delivery-Arbeit organisiert. Sie bereiten Meetings vor, pflegen Aufgabenlisten, verfolgen offene Punkte nach und halten Dokumente aktuell. In vielen Unternehmen sind sie das Bindeglied zwischen Projektleitung, Team und externen Partnern.
- Meeting-Agenda, Notizen und Nachverfolgung
- Aufgabenverfolgung und Erinnerung an Fristen
- Status-Updates und Projektdokumentation
- Abstimmung zwischen Teams und Dienstleistern
Typischer Umfang
Ein starker Projektassistent arbeitet in PMO-, Projektkoordination- oder Projektunterstützungsrollen. Er oder sie kümmert sich um Terminplanung, Onboarding-Unterlagen, Dateiablagen und einfache Berichte. In Deutschland werden sie oft in internationale Teams geholt, in denen klare schriftliche Kommunikation auf Deutsch und Englisch wichtig ist.
Sie ersetzen nicht die Projektleitung. Sie machen die Projektleitung schneller, strukturierter und besser informiert.
Fähigkeiten und Tools
Gute Projektassistenten sind strukturiert, ruhig und zuverlässig. Sie können mit gemeinsamen Laufwerken, Task-Boards, Kalendern und Präsentationstools arbeiten. Sie wissen, wie man Informationen sauber hält und Entscheidungen nachvollziehbar macht.
- Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint
- Jira, Confluence, Asana, Trello, Monday.com
- Protokolle, RAID-Logs, Statusberichte und Tracker
- Klare Kommunikation mit internen Teams und Lieferanten
Wann man sie beauftragt
Unternehmen holen einen freiberuflichen Projektassistenten dazu, wenn ein Projekt sofort mehr Ordnung braucht. Das ist häufig bei Launches, Systemumstellungen, Reorganisationen, Audits und Phasen mit zu viel Abstimmungsaufwand für das Kernteam der Fall.
Freiberufliche Unterstützung ist auch sinnvoll, wenn der Personalbestand eingefroren ist, die Auslastung nur vorübergehend hoch ist oder ein Team nach dem Weggang einer Person kurzfristig Verstärkung braucht.
Was starke Profile leisten
Die besten Projektassistenten sind proaktiv, ohne sich in den Vordergrund zu drängen. Sie erkennen fehlende Details früh, stellen die richtigen Fragen und halten die Nachverfolgung in Bewegung. Sie können eine Projektleitung unterstützen, ohne Unruhe hineinzubringen.
Ein guter Projektkoordinator oder Projektassistent hält Fristen sichtbar, dokumentiert Entscheidungen klar und stellt sicher, dass alle wissen, was als Nächstes passiert.
Arbeiten in Deutschland
Bei Projekten in Deutschland zählen Zuverlässigkeit und Genauigkeit. Viele Kunden möchten jemanden, der für Meetings oder Workshops vor Ort arbeiten kann, während die Nachbereitung oft remote erledigt werden kann. In größeren Organisationen sitzt die Rolle oft nah an PMO, Operations oder Change-Teams.
Die besten Freelancer passen sich schnell an lokale Arbeitsweisen, kurze Entscheidungswege und gemischte Projektteams an.
Lerne FRATCH Projektassistenten kennen
Diana Höhne
Virtuelle Assistentin Backoffice & Projektmanagement
Letzte Position:
Projektassistenz bei Julia Leppin
Projektkoordination für die Entwicklung einer automatisierten Team-Performance-Analyse auf Basis von WordPress und Gravity Forms. Verantwortung für die Abstimmung zwischen Kundin, Design und Technik, die Definition der Anforderungen, die Steuerung der Umsetzung, die Qualitätssicherung der Inhalte sowie die Begleitung von Tests und Go-Live bis zur erfolgreichen Fertigstellung des digitalen Analyse- und Reporting-Tools.
Janine Schmid
Freelance Business Operations & Executive Support
Letzte Position:
Virtuelle Assistenz der Geschäftsführung / Business Administration bei TBN – Technische Beratung
- Steuerung des operativen Backoffice
- Abwicklung des Angebots- und Rechnungswesens
- Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung
- Koordination von Terminen und operativen Abstimmungen
- Schnittstellenmanagement zwischen Geschäftsleitung, Kunden und externen Partnern
- Strukturierung administrativer Abläufe im Tagesgeschäft
Durch die Übernahme operativer Backoffice-Aufgaben entsteht eine spürbare Entlastung der Geschäftsführung. Administrative Prozesse laufen strukturierter, verlässlicher und effizienter, wodurch mehr Zeit für Kunden, Projekte und unternehmerische Entscheidungen frei wird.
Martin Moser
Testautomatisierung Börsenhandelssoftware
Letzte Position:
Testautomatisierung Börsenhandelssoftware bei Martin Moser IT Consulting GmbH
- Aufbau GUI Test Framework für Tester und Entwickler um GUI Tests einfach erstellen zu können
- Implementierung automatisierte GUI Tests mit QF-Test für Börsenhandelssoftware sowie Vergleiche von PDF Dateien
- Erstellung Vergleichsläufe zwischen unterschiedlichen Versionen
Eingesetzte Technologien: QF-Test, Java, Jython
Roland Rathmann
Unterstützung im laufenden Projekt
Letzte Position:
Unterstützung im laufenden Projekt bei Automobilzulieferer
- Schließung des Safety Cases
- Erzeugung von aussagekräftigen Traceability-Matrizen und gezielte Testerweiterung
- Requirement-Übertragung in andere Datenbank-Systeme
- Strukturierung der Requirements, Bewertung und Vollständigkeit inklusive Aufstellung neuer Testcases anhand von Use Case basierter Teststrategien und den Ergebnissen interner Traceability-Matrizen
- Teilautomatisierung von Aufgaben im Rahmen eines Requirement Assessment Tools
- Tools und Sprachen: MS Teams, reqIF, Enterprise Architect, Codebeamer, proprietäre Tools zur Erzeugung und Bewertung von Traceability-Matrizen (Größenordnung 1000 x 1000)
Cornelia Nikolaidis
Projekt Assistentin im Bereich Business Services
Letzte Position:
Projekt Assistentin im Bereich Business Services bei MVV Energie AG
- Dokumentation von Projektterminen und Meilensteinen sowie Überwachung von Projektaufgaben
- Hilfe bei der Planung von Aktivitäten und der Erfassung relevanter Daten
- Aufrechterhaltung eines Überblicks über alle laufenden Projekte
- Optimierung der Ressourcennutzung und frühzeitige Identifikation von potenziellen Konflikten oder Problemen
- Entwicklung und Pflege eines standardisierten Berichtssystems in Zusammenarbeit mit dem Projektmanagement
- Regelmäßige Berichterstattung über den Projektfortschritt, Risiken und Leistung der Projekte
Deepthi Nair
Projektkoordinator/PMO
Letzte Position:
Projektkoordinator/PMO bei Mercedes Benz AG
- Durchführung der Budgetplanung im Rahmen der Portfolioplanung mit Blick auf den Homologation Integrated Digitalized Agile Release Train
- Umfassende Unterstützung im agilen Umfeld des Agile Release Trains, z. B. bei der PI-Planungsvorbereitung und im Projekt-Rollout
- Verantwortlich für die administrative Steuerung und Priorisierung von UI/UX-Anforderungen
- Erstellung von Entscheidungs- und Kommunikationsunterlagen.
Sonja Kimball
PMO – Projektassistenz
Letzte Position:
PMO – Projektassistenz bei Quarzwerke GmbH / Amberger Kaolinwerke
- Projektarbeit zur Detailplanung eines Werksneubaus
- Kostenermittlung Detailplanung
- Kontrolle Projektfortschritt
- Erstellen und Anpassen von Terminplänen in MS Project
- Bereitstellung verlässlicher Projektdaten
- Administrative und operative Beratung Projektleiter und -team
- Moderieren von Team- und Regelmeetings
- Dokumentation und Ablage im SharePoint
- Erstellen von Banfen in SAP R/3 und SAP S/4 HANA
- Budgetverteilung und -überwachung in SAP R/3 und SAP S/4 HANA
Fritz Rathjen
Konzepterstellung und Projektbegleitung für eine VoIP-UCC Telekommunikationslösung
Letzte Position:
Konzepterstellung und Projektbegleitung für eine VoIP-UCC Telekommunikationslösung bei Bundesweiter Augenklinik Verbund
- IST-Analyse der bestehenden heterogenen Telekommunikationsinfrastruktur (128 Standorte)
- Anforderungsanalyse Call Center Lösung und VoIP/Unified Collaboration and Communication Services
- Erstellung eines Lösungsvorschlages und eines Fach-Konzeptes
- Ausschreibung der neuen Leistungen
- Vertragsverhandlungen
- Betreuung in der Pilotphase
Connect And Consult Service Gmbh
Kaufmännische Bau- und Projektbegleitung
Letzte Position:
Connect and Consult Service GmbH
Begleitung von Projekten von Leistungsverzeichnissen über Mengenermittlungen bis zu Abrechnungen und Kostenprognosen – alles übersichtlich dokumentiert.
Einsatz von iTWO und Excel für maximale Transparenz, Effizienz und volle Kontrolle über Kosten.
Verbindung von fachlichem Know-how in Kostenverfolgung, AVA-Software und Projektsteuerung mit praxisnaher Umsetzung.
Unterstützung der Kunden, um jederzeit volle Übersicht und Sicherheit über ihre Projekte zu gewährleisten.
Abrechnungs- und Kostenmanagement.
Vertrags- und Nachtragsmanagement.
Büro- und Abrechnungsservice.
Transparente Gestaltung von Projekten, sodass Kosten, Fortschritt und Leistungen jederzeit im Blick sind.
Nutzung klarer Strukturen und effizienter Abläufe, um Projekte zuverlässig zum Erfolg zu bringen.
Strukturierte und professionelle Betreuung von Projekten.
Schaffung von Klarheit in Abläufen und aktive Unterstützung aller Beteiligten bei der Umsetzung.
Beitrag zum Erfolg und zur Termintreue jedes Projekts.
Verena Ruhland
Projektassistenz
Letzte Position:
Projektassistenz
- 3 Jahre Erfahrung als Projektassistenz
Stephanie Gedeon
Koordinatorin für Kundenbeziehungen
Letzte Position:
IT Project Support / Release & Test Coordination (externe Beraterin) bei E.ON Energie Deutschland GmbH
Schwerpunkte:
- Unterstützung des Releasemanagements durch Erstellung von Reportings und Management-Präsentationen
- Aufbau, Pflege und Überwachung von Dashboards (inkl. Filterpflege und Aktualisierung)
- Planung, Moderation und Nachbereitung regelmäßiger Release- und Update-Meetings
- Enge Abstimmung mit Product Ownern zur Sicherstellung transparenter Release-Informationen
- Überwachung, Test und Qualitätssicherung automatisierter Microsoft-Teams-Benachrichtigungen in Zusammenarbeit mit internen IT-Spezialisten
- Erstellung, Aktualisierung und Pflege von Projekt- und Prozessdokumentationen in Confluence
- Mitwirkung an Feedback-Gesprächen zur Bewertung von Test-Ressourcen; teilweise Protokollführung
- Konzeptionelle Mitarbeit an einem Dashboard zur Steuerung von Testanfragen und Budgetübersicht
- Sammlung und Ausarbeitung von Ideen für den Aufbau einer internen Trainingsakademie
- Erstellung eines Schulungskonzepts für Tosca
- Teilnahme an Tosca-Fachmeetings zur inhaltlichen Abstimmung und Qualitätssicherung des Schulungskonzepts
Methoden & Tools: Jira, Confluence, Tosca, Power BI, Microsoft Teams, SharePoint, Miro, Excalidraw Whiteboard, Outlook
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Projektassistenten – Statistiken
Typische Erfahrung
20 Jahre
Durchschnittliche Projektdauer
2,4 Jahre
Zertifizierungen pro Freelancer
2
Häufigste Fachbereiche
Projektmanagement, Qualitätssicherung, Informationstechnologie (IT)
Häufigste Branchen
Informationstechnologie (IT), Gesundheitswesen, Automotive
Häufigste Sprachen
Deutsch, Englisch, Spanisch
Bachelor-Abschluss oder höher
67%
Master-Abschluss oder höher
33%
Doktortitel
17%
Gehalts- / Tagessatzverteilung
Das Diagramm zeigt, wie sich die Tagessätze der Freelancer in dieser Rolle verteilen, basierend auf aktuellen Verträgen auf unserer Plattform. Jeder Balken deckt eine Tagessatzspanne ab – seine Höhe zeigt, wie viele Freelancer innerhalb dieser Spanne abrechnen. Die tatsächlichen Tagessätze können je nach Dienstalter, Erfahrung, Fachkenntnissen, Projektkomplexität und Auftragsdauer variieren.
Durchschnittssätze für Projektassistenten & Seniority-Verteilung
Die Tagessätze basieren auf aktuellen Verträgen und enthalten keinen FRATCH-Aufschlag.
Der durchschnittliche Tagessatz ist der Mittelwert aller Tagessätze aus aktuellen Verträgen vergleichbarer Freelancer auf unserer Plattform.
Der Median-Tagessatz ist der mittlere Wert aller Tagessätze – die Hälfte der vergleichbaren Freelancer verlangt weniger, die andere Hälfte mehr. Anders als der Durchschnitt wird er von Ausreißern kaum beeinflusst.
Die tatsächlichen Tagessätze können je nach Dienstalter, Erfahrung, Fachkenntnissen, Projektkomplexität und Auftragsdauer variieren.
Häufig gestellte Fragen
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Ein Projektassistent unterstützt den täglichen Ablauf eines Projekts. Er oder sie bereitet Meetings vor, aktualisiert Tracker, verfolgt offene Aufgaben nach und hält Dokumente und Statusberichte in Ordnung. Die Rolle dreht sich um Koordination, Klarheit und darum, die Delivery-Arbeit am Laufen zu halten.
Eine starke Organisation ist die Grundlage. Ein guter Projektassistent braucht außerdem eine klare Schreibweise, sorgfältige Nachverfolgung und Sicherheit im Umgang mit Tools wie Excel, Outlook, Teams, Jira oder SharePoint. Wenn das Projekt international ist, sind Deutsch- und Englischkenntnisse oft ebenfalls wichtig.
Ein Projektmanager verantwortet Delivery und Entscheidungen. Ein Projektassistent unterstützt die Umsetzung, indem er Informationen strukturiert und das Team auf Kurs hält. Im Vergleich zu einem PMO-Analysten ist die Arbeit meist praktischer und operativer, mit direkterer Unterstützung für Meetings, Dokumente und Nachverfolgung.
Freiberufliche Unterstützung passt gut, wenn der Bedarf an ein bestimmtes Projekt, eine intensive Phase oder eine kurzfristige Lücke gebunden ist. Sie funktioniert auch gut, wenn ein Team schnell Hilfe braucht und keinen langen Einstellungsprozess möchte. Wenn die Arbeitslast dauerhaft und breit ist, kann eine Festanstellung besser sein.
Typische Ergebnisse sind Meeting-Notizen, Aufgabenlisten, Status-Updates, Tracker und saubere Projektordner. Manche Projektassistenten helfen auch bei Präsentationen, sammeln Inputs von Stakeholdern und pflegen die grundlegende Projektdokumentation. Die Arbeit sollte Projektinformationen leicht auffindbar und vertrauenswürdig machen.
Beides ist möglich. Viele Aufgaben lassen sich remote erledigen, vor allem Reporting, Terminplanung und Dokumentation. Vor-Ort-Zeit ist nützlich für Workshops, Stakeholder-Meetings oder Projekte, bei denen der Kunde in Deutschland eng abgestimmt arbeiten möchte.
Achte auf praktische Beispiele statt auf vage Aussagen. Ein starker Projektassistent kann erklären, wie er mit Fristen, Nachverfolgung und konkurrierenden Prioritäten umgegangen ist, und sollte, wenn möglich, saubere, strukturierte Arbeitsproben zeigen. Gutes Urteilsvermögen, Zuverlässigkeit und ruhige Kommunikation sind genauso wichtig wie Tool-Kenntnisse.
Erwarte eine Rolle, die von Details, Reaktionsschnelligkeit und Verlässlichkeit lebt. Kunden möchten oft jemanden, der schnell einsteigen, die Projektstruktur zügig lernen und mit unterschiedlichen Persönlichkeiten arbeiten kann. Die besten Aufträge sind für Menschen geeignet, die organisiert, diskret und angenehm in der Zusammenarbeit sind.
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Philipp Thomaschewski
FRATCH CEO
