Microsoft Planner Experten in Deutschland

• Mitwirkung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen
• Prüfung eingehender Rechnungen auf formelle und sachliche Richtigkeit
• Buchung von Eingangsrechnungen
• Ansprechpartner für interne Abteilungen in buchhalterischen Fragen
• Anlage und Pflege von Kreditorenstammdaten
• Bearbeitung offener Posten
• Übernahme weiterer buchhaltungsbezogener Sonderaufgaben
• Betreuung des funktionsbezogenen Postfachs
• Durchführung von Zahlungsläufen

Schulung und Wissenstransfer – Kreditorenbuchhaltung:

Zusätzlich zu den oben genannten Aufgaben war ich für die Schulung und den Wissenstransfer von 8 Mitarbeitenden eines externen Dienstleisters in Indien verantwortlich, die die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung übernahmen:

• Durchführung strukturierter Schulungen und praxisnaher Anleitung entlang des gesamten Kreditorenprozesses
• Schulung der Mitarbeitenden in der Prüfung und Buchung eingehender Rechnungen, einschließlich formaler und sachlicher Prüfungen
• Vermittlung von Kenntnissen im Bereich Kreditorenstammdatenpflege, Bearbeitung offener Posten und Durchführung von Zahlungsläufen
• Schulung im Umgang mit dem Funktionspostfach sowie in der effektiven Kommunikation mit internen Fachabteilungen
• Vermittlung von buchhalterischen Abläufen, Kontrollen und unternehmensspezifischen Anforderungen im Bereich Kreditorenbuchhaltung
• Durchführung von „Training on the Job“ anhand praxisnaher Buchungsfälle und realer Geschäftsvorfälle
• Unterstützung des Teams bei der eigenständigen Durchführung der Kreditorenprozesse sowie bei der Klärung buchhalterischer Fragestellungen
• Überprüfung der Qualität und Richtigkeit der Arbeitsergebnisse sowie kontinuierliches Feedback und Coaching
• Unterstützung bei der Übertragung der Kreditorenbuchhaltungsprozesse auf den externen Dienstleister und Sicherstellung eines strukturierten Wissenstransfers und einer geordneten Prozessübergabe
• Mitwirkung bei der reibungslosen Transition durch Dokumentation von Prozessen, Klärung von Verantwortlichkeiten und Sicherstellung einer einheitlichen Anwendung der buchhalterischen Vorgaben

Software: JDE, ELO, SAP Concur

Deutschlandweit tätiger Dienstleister für Arbeitsmedizin, Arbeitssicherheit und Gesundheitsmanagement mit Fokus auf Prävention, Gesundheit und digitale Transformation.

• Rolle: Verantwortlich für den Aufbau und die Weiterentwicklung eines professionellen Projektportfoliomanagements im Bereich Digitale Transformation & Daten. Steuerung und Begleitung strategischer IT- und Transformationsprojekte sowie Unterstützung bei der Einführung und Etablierung von Projektmanagement-Standards, Methoden und Governance-Strukturen.

Schwerpunkte:

• Aufbau und Weiterentwicklung des IT-Projektportfoliomanagements
• Analyse und Strukturierung fachlicher und technischer Anforderungen
• Steuerung und Koordination bereichsübergreifender IT-Initiativen
• Stakeholder-Management auf Fachbereichs-, Management- und Dienstleisterebene
• Einführung und Weiterentwicklung von Projektmanagement-Methoden und Werkzeugen (u. a. Jira, Confluence, MS Planner)
• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Zielbildern und Umsetzungskonzepten im Kontext der digitalen Transformation
• Steuerung und Koordination von Transformations-, Digitalisierungs- und Organisationsprojekten
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Managementunterlagen für Führungsgremien
• Durchführung von Workshops und Stakeholder-Management mit Fachbereichen und IT-Teams
• Definition von Anforderungen für Dashboards, Reporting und KPI-Steuerung
• Mitarbeit im Projekt Wissenskompass (Anforderungsanalyse und MVP-Konzeption)
• Analyse und Bewertung von AI-Unterstützungsmöglichkeiten im Knowledge Management
• Untersuchung von AI-Use-Cases zur Verbesserung von Wissensbereitstellung und -nutzung
• Berücksichtigung von AI-Anforderungen im Rahmen der Konzeption des Wissenskompasses
• Abstimmung mit strategischen Fachbereichen zur Weiterentwicklung von Projektmanagement-Standards
• Einführung, Konfiguration und Schulung von Microsoft Planner zur Unterstützung des Projekt- und Aufgabenmanagements
• Durchführung von Anwenderschulungen und Begleitung von Mitarbeitenden bei der Einführung neuer Arbeitsweisen und Tools

• Erhebung von Informationen
• Erstellung von Wellenkonzepten für den Rollout
• Koordinationen von Mitarbeitern
• Kontrolle und Steuerung von Maßnahmen
• Projektleitung inkl. Analysen & Reporting an den Vorstand
• Erstellung von Anleitungen und Pflichtenheften
• Schulung von Floorwalker
• Rollout Begleitung vor Ort
• VIP Betreuung
• Einführung SharePoint

• Business Analyse des Segments Instant Win Games (wirtschaftlich, IT Landschaft, Organisation, Kunden)
• Gap Analyse und daraus resultierende Anforderungen, Projektplanung, Meilensteinplanung, Stakeholdermanagement, Risikoanalyse, Projektdokumentation, Play-Books
• Erfolgreicher Aufbau von Vertriebsaktivitäten und Vertriebsprozessen für Instant Win-Games

• Berate Unternehmen bei der Integration von KI in Projekt- und Programmmanagementpraktiken und erziele messbare Produktivitätssteigerungen
• Entwickelte und implementierte einen KI-Agenten, um die Projektkommunikation, Transparenz und Qualität der Berichterstattung zu verbessern

Einheitliches ITSM-Framework

• Definition eines konzernweiten ITSM-Zielbildes
• Einführung einer einheitlichen Service-Struktur über alle Fachbereiche

SLA- und OLA-Management

• Aufbau eines standardisierten SLA-Frameworks
• Definition von Serviceklassen (Business Critical, Standard, Low Priority)
• Einführung von OLAs zwischen internen Teams
• Aufbau eines aussagekräftigen SLA-Reportings
• Definition von KPI- und Service-Dashboards für Fachbereiche

Service Portfolio Management

• Definition von Servicebeschreibungen
• Ggf. Vorbereitung einer möglichen Kosten- und Leistungsverrechnung

Ticketing & Prozesse

• Incident Management
• Einheitliche Ticketkategorien
• Standardisierte Priorisierung
• Eskalationsmatrix
• Automatisierungen
• Self-Service-Optimierung

Request Fulfillment

• Servicekatalog über alle Fachbereiche
• Genehmigungsworkflows

Problem Management

• Einführung von Root-Cause-Analysen
• Known-Error-Datenbank
• Problem-Review-Prozess

Vollständiges Asset-Management-Konzept

• Hardware-Lifecycle-Management
• Software-Lifecycle-Management
• Leasing-Lifecycle
• Mobile-Device-Lifecycle
• Monitor-Lifecycle
• Telefon-Lifecycle

Prozesse

• Beschaffung
• Wareneingang
• Inventarisierung
• Zuweisung
• Rückgabe
• Entsorgung
• Leasing-Rückführung Ziel: Single Source of Truth für alle Assets

CMDB-Design

• Definition aller Configuration Items:
• Workplace
• Notebooks
• Monitore
• Mobiltelefone
• Drucker

Infrastruktur

• Server
• Firewalls
• Switches
• WLAN
• Storage
• Backup-Systeme

Cloud

• Azure-Ressourcen
• Microsoft 365
• SaaS-Dienste

Beziehungen

• User ↔ Asset
• Asset ↔ Service
• Service ↔ Infrastruktur
• Standort ↔ Asset
• Ziel: Vollständige Service-Abhängigkeiten sichtbar machen

Software Asset & Lizenz Management

• Lizenzmanagement-Konzept
• Lizenzbilanzierung
• Compliance-Reporting
• Microsoft-Lizenzmanagement
• Adobe-Lizenzmanagement
• SaaS-Management
• Vertragsmanagement
• Renewal-Management

Schnittstellen & Automatisierung Bestehende Systeme

• Workday
• Joiner
• Mover
• Leaver

TESMA

• Leasingdaten
• Vertragsdaten

Matrix42

• Asset-Synchronisation
• Benutzersynchronisation

Active Directory / Entra ID

• User Management

Microsoft 365

• Lizenzzuweisung
• Gruppenmanagement

Dormakaba

• Zutrittsprozesse

• Lifecycle Services

Monitoring-Plattformen

• PRTG
• Palo Alto
• Cisco

Reporting & KPI Framework

• Definition eines Management-Dashboards
• KPIs
• Ticketvolumen
• SLA-Erfüllung
• MTTR
• Erstlösungsquote
• Asset Accuracy
• Lizenz-Compliance
• Change Success Rate
• Service Availability
• Automatisierungsgrad

Netzwerk-Redesign-Begleitung

• Governance
• Begleitung des Netzwerk-Redesigns aus ITSM-Sicht
• Definition betroffener Services
• Change-Management-Struktur
• Kommunikationskonzept

CMDB-Integration

• Aufnahme aller Netzwerkkomponenten
• Service Mapping
• Abhängigkeitsanalyse

Validierung von Dokumentation und Knowledgebase-Artikeln

• Netzwerkdokumentation
• Betriebsdokumentation
• Standard Changes

Monitoring & Event Management

• Zielbild
• Zentrales Monitoring-Konzept
• Event-Management-Prozess
• Alarmierungsstrategie
• Eskalationsmodell

Systeme

• Cisco

• Palo Alto

• Fortinet

• Rubrik

• Veeam

• Matrix42

• Azure

• Microsoft 365 Automatisierung

• Ticketgenerierung aus Monitoring

• Eskalationen

• Standardmaßnahmen

Audit, Compliance & Informationssicherheit

• ISO-27001-Beratung
• TISAX-Beratung
• NIS2-Vorbereitung - Beratung
• Auditfähige Prozesse
• Dokumentationsstruktur
• Nachweisführung in Matrix42

Roadmap

• 12-Monats-Roadmap
• Priorisierung aller Maßnahmen
• Quick Wins
• Mittelfristige Projekte
• Langfristiges Zielbild
• Dokumentation

Umstellung von Exchange 2016 auf Exchange 2019 und Exchange Online sowie Einführung einer Backup-Lösung und einer Archivierungslösung. Ziel war die sichere, gesetzeskonforme und leistungsfähige Modernisierung der E-Mail- und Archivierungsinfrastruktur.

Aufgaben als IT-PROJEKTLEITER: Gesamtprojektleitung und operative Steuerung / Sicherstellung der Einhaltung von Kosten und Ressourcen / Sicherstellung der Erreichung der Projektziele / Sicherstellung der Einhaltung regulatorischer Anforderungen und Compliance-Richtlinien, einschließlich ISMS, ITIL und Datenschutzvorgaben / Vorbereitung und Durchführung von Managementberichten für Projektauftraggeber und Projektausschuss / Koordination interdisziplinärer Teams aus den Bereichen Exchange, Netzwerk, Datenschutz und IT-Security / Planung und Durchführung der Systemumstellung von Exchange 2016 auf Exchange 2019 / Planung und Durchführung der Systemumstellung von Exchange 2019 auf Exchange Online / Planung und Einführung einer Backup-Lösung für Exchange Online / Koordination einer EU-weiten Ausschreibung für eine Archivierungslösung einschließlich Markterkundung bei möglichen Anbietern / Planung und Einführung einer Archivierungslösung für Exchange Online / Koordination und Erstellung der im Projektkontext notwendigen BAS-Anzeigen / Koordination und Abstimmung mit Stakeholdern (zum Beispiel Fachbereichen, externen Dienstleistern und Lieferanten) zur Definition der Anforderungen und deren Umsetzung

Technisches Umfeld: MS Exchange 2016, MS Exchange 2019, MS Exchange Online, MSOffice, MS Planner, MS Powerpoint, MS Project, MS Teams, CodeTwo, Hornet Security

• Strategische Beratung der Leitung Brand in Markenstrategie und Change-Prozessen
• Analyse bestehender Prozesse, Ressourcen und Schnittstellen innerhalb des Teams sowie zu internen und externen Stakeholdern
• Entwicklung und Umsetzung von Handlungsempfehlungen zur Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung
• Projektmanagement und Change-Management zur erfolgreichen Implementierung von Maßnahmen
• Steuerung und Auswahl externer Dienstleister zur Sicherstellung reibungsloser Umsetzung
• Optimierung interner Prozesse und Schnittstellen durch fundierte Analysen und Handlungsempfehlungen
• Effektive Beschleunigung von Entscheidungs- und Steuerungsprozessen im Brand Management
• Erfolgreiche Steuerung externer Dienstleister und Agenturen für effizientere Abläufe und höhere Qualität

• Projektbasierte Tätigkeiten in den Bereichen Marketing-Automation, Prozessoptimierung und Content.
• Operative Einsätze vor Ort in vollständig englischsprachigen Teams.
• Fokus auf selbstorganisierte Arbeit, wechselnde Einsatzorte, schnelle Einarbeitung und hohe Eigenverantwortung.
• Remote-Projekte u. a. für Spartan Race Australia & DMC Europe.

Evaluierung und Auswahl einer neuen Endpoint-Management-Plattform für eine Umgebung mit ca. 50.000 Clients. Unterstützung eines Produktionsunternehmens bei der Evaluierung einer zukünftigen Endpoint-Management-Plattform zur möglichen Ablösung der bestehenden Client-Management-Lösung. Durchführung eines strukturierten Software-Auswahlprozesses inklusive Proof of Concept sowie Vorbereitung der Entscheidungsgrundlagen für das Enterprise Architecture Board (EAM). Ausarbeitung der technischen Anforderungen und Bewertungskriterien sowie Erstellung einer Shortlist möglicher Lösungen (Tanium, Baramundi, Microsoft Intune / MECM). Planung und Begleitung des technischen Proof of Concept sowie Bewertung der Architektur- und Betriebsaspekte der verschiedenen Plattformen. Zusätzlich Evaluierung von Werkzeugen für die Migration bestehender Softwarepakete aus der Ivanti-DSM-Umgebung. Vergleich und Test von IDERI Move und PACE zur automatisierten Überführung der bestehenden Paketstruktur in die neue Plattform, mit dem Ziel, den Migrationsaufwand deutlich zu reduzieren. Unterstützung bei der Auswahl der benötigten Tanium-Module sowie Vorbereitung der Entscheidungsunterlagen für das Enterprise Architecture Board.

Tools: Tanium, Baramundi, Microsoft Intune, Microsoft MECM, Ivanti DSM, IDERI Move, Pace, Windows 10, Windows 11, Windows Server. VDI

• Analyse der Geschäftssituation: stagnierende Umsätze, geringer Anteil wiederkehrender Kunden, sehr hohe Besucherzahl bei geringer Konversionsrate, kein Anstieg des durchschnittlichen Bestellwerts, keine Kundensegmentierung oder Zielgruppenansprache, Performance-Marketing-Ansatz gewinnt nicht die richtigen Kunden
• Beratung zu Vertriebs- und Marketingstrategien sowie Verbesserung der Abläufe; Beratung als agiler Coach mit Einbindung wichtiger Geschäftsstrategien unter Verwendung von Scrum und Kanban
• Erfassung zentraler Anforderungen und Ableitung von User Stories für die Entwicklung durch den E-Shop-Product-Owner sowie für die Kundendatenanalyse
• Entwicklung eines umfassenden 360-Grad-Kundendatenmodells mit Shopify und Amazon; Implementierung von Datenfeeds aus mehr als 10 Systemen (Klaviyo, Typeform)
• Entwicklung aussagekräftiger Ad-hoc-Datenanalysen zu Aspekten des Kundenverhaltens von Triple Whale unter Verwendung gängiger E-Commerce-KPIs wie AOV, Google Analytics, Churn-, Konversions- und Abbruchraten beim Checkout, ROAS, CPA, CPC; Tools: SQL, Power Query
• Ableitung einer klaren und datengestützten Kundensegmentierung und Zielgruppenansprache; ETL-Prozesse und Power BI
• Einführung und Versorgung einer neuen Content-Agentur mit Kundenerkenntnissen über GraphQL und Postman; Verbesserung von Botschaften, Häufigkeit und Zielgruppe; Microsoft Planner
• Bereitstellung glasklarer Datenbelege zur Steuerung des neuen Performance-Marketing-Ansatzes
• Entwicklung eines Standardreportings für Geschäftsabläufe

• Organisationsentwicklung im Bereich MarTech & Marketing Automation
• Analyse der bestehenden Abläufe im Bereich (Umfragen, Aufnahme der Prozesse) als Grundlage für die Auswahl des Work Management Tools
• Evaluation, Implementierung und Einführung eines neuen Work Management Tools
• Erstellen digitaler Workflows & Prozesse
• Projektleitung und technische Verantwortung für digitale Projekte
• Entwicklung und Durchführung von Workshops, Schulungen & Webinaren für interne und externe Stakeholder

Montage und Inbetriebnahme pharmazeutischer Abfüllanlagen; drei Vial-Linien bis zum bestandenen FAT und eine Syringe-Linie bis zum bestandenen SAT begleitet.

• Rollenwechsel vom Business Analyst zum Projektmanager: Steuerung statt Erhebung.
• Make-or-Buy-Entscheidung herbeigeführt und der Konzern-IT-Leitung vorgelegt.
• Fachliche Zuarbeit zur Vertragsverhandlung des Einkaufs, anschließend sprintbasierte Steuerung des Partners.
• Low-Code-Plattform OutSystems gegen den gesamten Anforderungskatalog evaluiert.
• Anforderungskatalog nach Jira überführt: zehn Epics, über 140 Vorgänge, Akzeptanzkriterien in Gegeben-Wenn-Dann-Notation.
• Drei Implementierungspartner bewertet.
• Umsetzung läuft sprintweise auf Basis des übergebenen Backlogs.

Methoden und Vorgehensmodelle: Make-or-Buy-Bewertung, User Stories mit Gherkin, Sprint-Steuerung, Migrationskonzeption

Enterprise-Systeme: OutSystems, SAP S/4HANA, PCM, Snowflake, IBM Planning Analytics (TM1), Jira

Technologien und Tools: Python, Microsoft Excel, Claude (Anthropic API)