Finden Sie in wenigen Minuten die perfekten Verwaltungsassistenten in Deutschland aus 15.000 Lebensläufen mit der Kraft von KI
Decken Sie Posteingangsbearbeitung, Kalenderverwaltung, Reisebuchungen, Dokumentenformatierung, Unterstützung bei der Rechnungsstellung und Meeting-Vorbereitung mit einem **Verwaltungsassistenten** ab, der zu Ihrem Arbeitsablauf passt. Erhalten Sie schnell und präzise passende geprüfte Freelancer mit Verfügbarkeit.
Über die Rolle
Tägliche Unterstützung
Ein Verwaltungsassistent hält die tägliche Arbeit am Laufen. Er kümmert sich um Posteingänge, Kalender, Reisepläne, Besprechungsnotizen, Dokumente, Ablage und Nachfassaufgaben, die Teams oft ausbremsen. In vielen Unternehmen überschneidet sich die Rolle je nach Bedarf auch mit der Arbeit als Büroassistent, Sekretär oder Executive Assistant, wenn der Bedarf breit und praktisch ist.
Typische Aufgaben
- Termine, Kalender und die Koordination von Besprechungen verwalten
- Dokumente, Briefe, Vorlagen und Präsentationen vorbereiten
- Rechnungen, Ausgaben und einfache Dateneingaben nachverfolgen
- Reisen, Räume und Abläufe für Besucher organisieren
- Die interne Kommunikation und das Nachfassen bei Lieferanten oder Kunden unterstützen
Gute Verwaltungsassistenten arbeiten strukturiert und sorgfältig. Sie halten Informationen ordentlich, erkennen fehlende Details und wissen, wann sie ein Problem eskalieren sollten, statt zu raten.
Fähigkeiten und Tools
Gute Kandidaten arbeiten zuverlässig mit Microsoft Office oder Google Workspace, geteilten Kalendern, PDF-Bearbeitung und gängigen Kommunikationstools. Sie sollten klare E-Mails schreiben, vertrauliche Informationen diskret behandeln und ruhig bleiben, wenn sich Prioritäten ändern. Wenn Ihr Team CRM-Systeme, Ticketing-Tools oder Dokumentenmanagement-Software nutzt, sollte sich ein fähiger Verwaltungsassistent schnell einarbeiten.
Wann man jemanden hinzuzieht
Unternehmen stellen freiberufliche administrative Unterstützung meist ein, wenn die Arbeitslast steigt, ein Teammitglied ausfällt oder ein Projekt kurzfristig Struktur braucht. Das ist in Deutschland häufig bei Beratungsteams, KMU, internationalen Büros und wachsenden Abteilungen der Fall, die eine Abstimmung auf Englisch und Deutsch brauchen. Ein Freelancer ist auch nützlich, wenn Sie für einen bestimmten Zeitraum Hilfe vor Ort oder Remote-Unterstützung für wiederkehrende Büroaufgaben benötigen.
Woran gute Arbeit erkennbar ist
Ein starker Verwaltungsassistent ist nicht nur organisiert. Er ist zuverlässig, diskret, reaktionsschnell und kann mit wenig Aufsicht arbeiten.
- Befolgt Anweisungen sorgfältig und stellt kluge Fragen
- Schützt vertrauliche Geschäftsinformationen
- Hält die Kommunikation klar und professionell
- Arbeitet präzise bei Namen, Daten und Dokumenten
- Passt sich an verschiedene Teams, Vorgesetzte und Arbeitsabläufe an
Die Rolle richtig einordnen
Bevor Sie einstellen, legen Sie fest, ob Sie einen allgemeinen Verwaltungsassistenten, einen Büroassistenten, einen persönlichen Assistenten oder einen Executive Assistant brauchen. Die beste Wahl hängt davon ab, wie viel Koordination, Abstimmung mit Beteiligten und Unterstützung bei Entscheidungen die Stelle erfordert. Für viele Unternehmen ist ein freiberuflicher Verwaltungsassistent der schnellste Weg, verlässliche Unterstützung zu bekommen, ohne einen langen Einstellungsprozess.
Lerne FRATCH Verwaltungsassistenten kennen
Diana Höhne
Virtuelle Assistentin Backoffice & Projektmanagement
Letzte Position:
Projektassistenz bei Julia Leppin
Projektkoordination für die Entwicklung einer automatisierten Team-Performance-Analyse auf Basis von WordPress und Gravity Forms. Verantwortung für die Abstimmung zwischen Kundin, Design und Technik, die Definition der Anforderungen, die Steuerung der Umsetzung, die Qualitätssicherung der Inhalte sowie die Begleitung von Tests und Go-Live bis zur erfolgreichen Fertigstellung des digitalen Analyse- und Reporting-Tools.
Janine Schmid
Freelance Business Operations & Executive Support
Letzte Position:
Virtuelle Assistenz der Geschäftsführung / Business Administration bei TBN – Technische Beratung
- Steuerung des operativen Backoffice
- Abwicklung des Angebots- und Rechnungswesens
- Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung
- Koordination von Terminen und operativen Abstimmungen
- Schnittstellenmanagement zwischen Geschäftsleitung, Kunden und externen Partnern
- Strukturierung administrativer Abläufe im Tagesgeschäft
Durch die Übernahme operativer Backoffice-Aufgaben entsteht eine spürbare Entlastung der Geschäftsführung. Administrative Prozesse laufen strukturierter, verlässlicher und effizienter, wodurch mehr Zeit für Kunden, Projekte und unternehmerische Entscheidungen frei wird.
Orkun Kaplan
Teamassistent
Letzte Position:
Teamassistent bei JLL
- Erstellung von Reports, Präsentationen und Management-Auswertungen in Deutsch und Englisch
- Pflege und Analyse von CRM-Daten (Leasing Business Program) als Grundlage für Vertrieb, Reporting und Projektsteuerung, inkl. Einsatz KI-gestützter Tools zur Auswertung.
- Strukturierung von Vertrags- und Dokumentenmanagementprozessen (inkl. KYC/Compliance) und Sicherstellung einer zuverlässigen, termingerechten Zuarbeit für interne und internationale Stakeholder.
Roman Passarge
Interim Administrativer Vorstand
Letzte Position:
Interim Administrativer Vorstand bei Leibniz-IRS
- Jahresabschluss
- Rechnungswesen, Controlling, Budget
- Personalwesen & Personalentwicklung
- Alle rechtlichen Fragestellungen
- Verträge
- IT & Digitalisierung
- Vorbereitung und LP1 große Baumassnahme (15 Mio. Projektvolumen, Variantenplanung, Raumkonzept, Ausschreibung und Vergabe LP1)
Elisabeth Faust
Selbständige Office Assistenz
Letzte Position:
Selbständige Office Assistenz bei Elisabeth Faust Office Management
- Vorstands- und Geschäftsführungsassistenz
- Interim-Assistenz
- Persönliche Assistenz, Privatsekretärin und virtuelle Assistenz
- PMO - Projekt Management Office
- (Back-)Office Management- und Optimierung
- Veranstaltungsorganisation
- Travel Management
Mariam Ghadimi
BWL-Studentin mit Schwerpunkt Personalmanagement und Marketing
Letzte Position:
Marketingmanagerin & Teamassistentin bei TLC GmbH Tax
- Gesamtverantwortung für Konzeption, Aufbau und Weiterentwicklung der digitalen Lernmodule der afileon Lernakademie
- Strategische Steuerung sämtlicher Social-Media-Kanäle – von der Content-Strategie bis zur zielgruppenspezifischen Umsetzung
- Vertrauensposition als rechte Hand der Geschäftsführung bei operativen und unternehmensweiten Initiativen
- Ganzheitliches Eventmanagement für Seminare, Workshops und Firmenevents – von Konzeption bis Erfolgskontrolle
- Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Fachabteilungen, Mandanten und externen Partnern
Sandra Schustek
Selbständig als Virtuelle Assistenz
Letzte Position:
Selbständig als Virtuelle Assistenz bei Schustek – Digital Services GbR
Fokus: Backoffice-Organisation, Projektmanagement, Kundenmanagement, Human Resources Management, Datenpflege und Dokumentenmanagement
Veronika Jaschke
Virtuelle Assistentin und Übersetzerin
Letzte Position:
Virtuelle Assistentin und Übersetzerin bei Selbstständig
- Bürotätigkeiten vor Ort in Tübingen und Reutlingen in unterschiedlichen Fachbereichen
- Zusammenarbeit aus der Ferne mit einem Schreibbüro und einer Marketingagentur sowie projektbezogene Kooperation mit zwei verschiedenen Übersetzungsagenturen und vielem mehr
Muhammad Bilal
Assistant Manager – ADC-Support & Betrieb
Letzte Position:
Assistant Manager – ADC-Support & Betrieb bei Habib Bank Limited
- Leitung eines 5-köpfigen Teams zur Implementierung mobiler Banking-Lösungen für über 500.000 Nutzer und Steigerung der Serviceeffizienz um 30 %.
- Zusammenarbeit mit Anbietern zur Aktualisierung von CRM-Systemen, was technische Fehler um 25 % reduzierte.
- Durchführung von Marktanalysen zur Identifikation von Fintech-Trends und Beeinflussung der Filialstrategien.
Saskia Hagendorf
Autorin & Fachautorin
Letzte Position:
Autorin & Fachautorin
- Regelmäßige Fachbeiträge für working@office und weitere Fachpublikationen zu Themen wie Assistenzrolle, virtuelle Zusammenarbeit, KI in der Assistenz, New Work und Selbstmanagement.
- Mitautorinnen-Beiträge in Büchern wie Chefsache Assistenz, Bullshit Bingo und Digitales Management und Marketing.
Jana Kohler
Freiberuflerin & virtuelle Assistentin
Letzte Position:
Freiberuflerin & virtuelle Assistentin bei Selbstständig
- Grafik- und Mediendesign
- Projektmanagement
- SEO Optimierung / SEO Content
- Webseitengestaltung / Webseitenprogrammierung / Webseitenpflege
Christiane Sanders
Freelancerin Kundenservice
Letzte Position:
Freelancerin Kundenservice bei Sternglas GmbH
- Selbstständige Einarbeitung und tägliche Anwendung in eine Vielzahl von Tools, darunter das CRM-Tool Trengo, das ERP-System Xentral, das Shopsystem Shopify, DHL Express und das DHL Geschäftskundenportal, Slack als virtuelles Office, das Retourenportal Bretums sowie das hauseigene Programm des Logistikdienstleisters
- Beantwortung eingehender Kundenanfragen per E-Mail, WhatsApp und Chat sowie Bearbeitung von Reklamationen und Problemlösung bei Klärfällen auf Deutsch und Englisch
- Beantwortung aller Fragen rund um Produkte, Bestell- und Versandprozess sowie Erstellung von Retourenlabels
- Übernahme des Support-Telefons während der Servicezeiten und Bearbeitung aller telefonischen Anliegen
Silke Stein
Personal Assistant, Privatassistentin, Assistentin, Sekretärin, PMO, kfm. Freelancerin, Office Manager, Virtuelle Assistenz
Letzte Position:
Silke Stein | Gründerin bei DIGITAL WORKERS
Digital Workers ist ein Unternehmen, das sich auf Workshops und andere Dienstleistungen im Bereich digitale Technologie und Automatisierung spezialisiert. Wir bieten verschiedene Schulungsprogramme und Workshops an, die Einzelpersonen und Unternehmen dabei unterstützen, ihre digitalen Fähigkeiten zu verbessern und ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Unser Team erfahrener Profis setzt sich dafür ein, unseren Kunden hochwertige Schulungen und Unterstützung zu bieten. Egal, ob Sie neue digitale Kompetenzen erlernen, Ihr bestehendes Wissen erweitern oder Automatisierungslösungen in Ihrem Unternehmen umsetzen möchten – Digital Workers liefert Ihnen das Know-how und die Beratung, die Sie benötigen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über unsere Leistungen zu erfahren und wie wir Ihnen dabei helfen können, Ihre digitalen Ziele zu erreichen.
Dina Büscher
Praktikum im Bereich Konzernverantwortung
Letzte Position:
Praktikum im Bereich Konzernverantwortung bei Deutsche Telekom
- Realisierung eines Projekts zur Erfassung des Stromverbrauchs
- Unterstützung bei der Berechnung der Scope-3-Emissionen
Piroska Hildebrandt
Virtuelle Assistentin
Letzte Position:
Virtuelle Assistentin bei Virtuelle Assistentin
- Textkreation, Lektorat, Konzept
- SEO (On-/Off-Page)
- Dokumentenerstellung & -management
- Organisation
- Kundensupport (Telefon, E-Mail, Chat)
Entdecke mehr als 15.000 Top-Freelancer
Verwaltungsassistenten – Statistiken
Aggregiert aus den beruflichen Profilen passender Freelancer.
Berufserfahrung
18 Jahre
Positionsdauer
3,1 Jahre
Positionen pro Freelancer
8
Häufigste Fachbereiche
Betrieb, Kundendienst, Marketing
Häufigste Branchen
Professionelle Dienstleistungen, Informationstechnologie (IT), Tourismus und Gastgewerbe
Fokus der Zertifizierungen
Personalwesen, Betrieb, Informationstechnologie (IT)
Bachelor-Abschluss oder höher
79%
Master-Abschluss oder höher
43%
Doktortitel
14%
Zertifizierungen pro Freelancer
2
Häufigste Sprachen
Deutsch, Englisch, Französisch
Sprechen zwei oder mehr Sprachen
100%
Tagessatzverteilung
Das Diagramm zeigt, wie sich die Tagessätze der Freelancer in dieser Rolle verteilen, basierend auf aktuellen Verträgen auf unserer Plattform. Jeder Balken deckt eine Tagessatzspanne ab – seine Höhe zeigt, wie viele Freelancer innerhalb dieser Spanne abrechnen. Die tatsächlichen Tagessätze können je nach Dienstalter, Erfahrung, Fachkenntnissen, Projektkomplexität und Auftragsdauer variieren.
Durchschnittssätze für Verwaltungsassistenten & Seniority-Verteilung
Die Tagessätze basieren auf aktuellen Verträgen und enthalten keinen FRATCH-Aufschlag.
Der durchschnittliche Tagessatz ist der Mittelwert aller Tagessätze aus aktuellen Verträgen vergleichbarer Freelancer auf unserer Plattform.
Der Median-Tagessatz ist der mittlere Wert aller Tagessätze – die Hälfte der vergleichbaren Freelancer verlangt weniger, die andere Hälfte mehr. Anders als der Durchschnitt wird er von Ausreißern kaum beeinflusst.
Die tatsächlichen Tagessätze können je nach Dienstalter, Erfahrung, Fachkenntnissen, Projektkomplexität und Auftragsdauer variieren.
Häufig gestellte Fragen
Fragen? Sieh dir unseren kurzen Leitfaden zu FRATCH an
Ein Verwaltungsassistent unterstützt die praktische Arbeit, die ein Büro am Laufen hält. Dazu gehören meist Kalenderverwaltung, E-Mail-Bearbeitung, Dokumentenerstellung, Reisebuchungen, Unterstützung bei Besprechungen und einfache Abstimmungen mit Lieferanten oder Kollegen. In manchen Teams umfasst der Aufgabenbereich auch Büroassistenten-Aufgaben wie Ablage, das Aufräumen des Posteingangs und Dateneingabe.
Ein freiberuflicher Verwaltungsassistent ist sinnvoll, wenn Sie schnell Unterstützung brauchen, nur für einen klar begrenzten Zeitraum oder bei einem Lastspitzen. Er ist auch eine gute Wahl für Projekte, Elternzeitvertretungen, Onboarding-Phasen oder Teams, die noch keine Vollzeitstelle brauchen. Sie gewinnen Flexibilität, ohne sich langfristig an eine feste Stellenanzahl zu binden.
Ein starker Verwaltungsassistent ist organisiert, sorgfältig und angenehm in der Zusammenarbeit. Achten Sie auf klare schriftliche Kommunikation, gutes Zeitmanagement, Sicherheit mit Microsoft Office oder Google Workspace und einen ruhigen Umgang mit Veränderungen. Diskretion ist ebenfalls wichtig, besonders wenn der Assistent mit internen Plänen, Kundendaten oder dokumenten zur Gehaltsabrechnung arbeitet.
Ein Verwaltungsassistent konzentriert sich meist auf breitere Bürounterstützung und Routinekoordination. Ein Executive Assistant arbeitet enger mit einer leitenden Person zusammen und übernimmt oft komplexere Terminplanung, Kontakt mit Stakeholdern und Unterstützung bei Entscheidungen. Die beiden Rollen können sich überschneiden, aber das Profil des Executive Assistant ist normalerweise senioriger und enger an eine Person gebunden.
Beide Modelle funktionieren, je nach Aufgaben. Ein Verwaltungsassistent kann E-Mails, Terminplanung, Dokumentenarbeit und Abstimmungen remote erledigen, während Besucherbetreuung, Post oder Büroorganisation eine Präsenz vor Ort erfordern können. In Deutschland nutzen viele Unternehmen ein Hybridmodell, damit der Assistent sowohl digitale als auch persönliche Aufgaben unterstützen kann.
Achten Sie genau auf Genauigkeit, Vertraulichkeit und den Kommunikationsstil. Bei einem Büroassistenten oder Sekretär sollten Sie fragen, wie er konkurrierende Prioritäten handhabt, wie er mit unklaren Anfragen umgeht und welche Tools er täglich nutzt. Eine gute Antwort ist konkret, praxisnah und basiert auf echter Büroarbeit statt auf allgemeinen Aussagen.
Die meiste Arbeit eines Verwaltungsassistenten basiert auf Microsoft Office oder Google Workspace, geteilten Kalendern, E-Mail-Tools und PDF-Bearbeitungssoftware. Je nach Unternehmen können auch CRM-Systeme, Ausgaben-Tools oder Dokumentenmanagement-Plattformen wichtig sein. Der genaue Tool-Stack ist weniger entscheidend als die Fähigkeit, schnell zu lernen und Informationen sauber zu halten.
Prüfen Sie, wie gut die Person unklare Anweisungen in einen klaren Ablauf umsetzt. Ein starker Verwaltungsassistent gibt strukturierte Updates, erkennt fehlende Details, schützt sensible Informationen und erledigt Aufgaben, ohne ständig erinnert werden zu müssen. Gute Arbeitsproben, ein praxisnahes Gespräch und eine kurze Testaufgabe zeigen den Unterschied meist schnell.
Der durchschnittliche Stundensatz für Verwaltungsassistenten in Deutschland liegt bei 76 €, was einem Tagessatz von etwa 605 € bei einem 8-Stunden-Tag entspricht.
Von den Freelancern, die als Verwaltungsassistenten in Deutschland arbeiten, haben 79% mindestens einen Bachelor-Abschluss, 43% mindestens einen Master-Abschluss und 14% einen Doktortitel.
Freelancer, die als Verwaltungsassistenten in Deutschland arbeiten, haben im Durchschnitt 18 Jahre Berufserfahrung; ein einzelnes Projekt dauert typischerweise etwa 3,1 Jahre.
Die häufigsten Sprachen unter Freelancern, die als Verwaltungsassistenten in Deutschland arbeiten, sind Deutsch (100%), Englisch (100%) und Französisch (33%).
Die häufigsten Industrien unter Freelancern, die als Verwaltungsassistenten in Deutschland arbeiten, sind Professionelle Dienstleistungen (89%), Informationstechnologie (IT) (56%) und Tourismus und Gastgewerbe (39%).
Die häufigsten Bereiche unter Freelancern, die als Verwaltungsassistenten in Deutschland arbeiten, sind Betrieb (100%), Kundendienst (83%) und Marketing (72%).
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Philipp Thomaschewski
FRATCH CEO
