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Unterstützung bei Kalenderpflege, E-Mail-Management, Reiseplanung, Meeting-Vorbereitung und vertraulichen Admin-Aufgaben. Finden Sie geprüfte freiberufliche persönliche Assistenzen mit den richtigen Sprachkenntnissen, Business-Etikette und Verfügbarkeit – schnell und präzise.
Über die Rolle
Was sie übernehmen
Eine persönliche Assistenz hält die tägliche Arbeit organisiert und ruhig. Das kann E-Mail-Sichtung, Kalenderpflege, Reisebuchungen, Meeting-Vorbereitung, Mitschriften, Nachfassen, Spesenverfolgung und das Verfassen klarer Korrespondenz bedeuten. In vielen Unternehmen unterstützt dieselbe Person auch eine Executive Assistant oder Office Managerin bzw. einen Office Manager bei vertraulichen Admin-Aufgaben und der Koordination zwischen Teams.
Typische Ergebnisse
- Strukturierte Kalender mit klaren Prioritäten und ohne Doppelbuchungen
- Saubere Reisepläne, Tagesordnungen und Meeting-Unterlagen
- Zuverlässiges Nachfassen bei E-Mails, Aufgaben und Fristen
- Gut geordnete Unterlagen für Spesen, Kontakte und Dokumente
- Reibungslose tägliche Unterstützung für Führungskräfte, Gründer oder Teams
Eine starke persönliche Assistenz ist genau, diskret und proaktiv. Sie wartet nicht bei jeder kleinen Aufgabe auf Anweisungen. Sie erkennt Lücken, schützt Fokuszeiten und hält die Kommunikation in Gang.
Kernkompetenzen
Die besten Kandidatinnen und Kandidaten verbinden Servicegedanken mit starker Organisation. Sie gehen sorgfältig mit sensiblen Informationen um, schreiben klar und bleiben ruhig, wenn sich Pläne ändern.
- Kalender- und E-Mail-Management
- Reise- und Eventkoordination
- Sehr gutes schriftliches und mündliches Englisch; Deutsch ist in Deutschland oft wichtig
- Sicherer Umgang mit Outlook, Google Workspace, Microsoft 365 und gemeinsamen Task-Tools
- Schneller Wechsel zwischen Admin, Koordination und persönlicher Unterstützung
Wann man sie einsetzt
Unternehmen beauftragen eine freiberufliche persönliche Assistenz, wenn die Arbeitslast steigt, eine wichtige Person vorübergehend Unterstützung braucht oder während Urlaub oder Übergang eine Lücke entsteht. Das passt auch gut für Gründer, Berater und vielbeschäftigte Führungsteams, die flexible Hilfe brauchen, ohne eine feste Stelle zu schaffen.
In Deutschland ist freiberufliche Unterstützung oft besonders sinnvoll für internationale Teams, hybride Büros und Unternehmen, die jemanden brauchen, der sicher mit lokalen und globalen Stakeholdern arbeiten kann.
Was gut ist
Eine starke persönliche Assistenz ist vertrauenswürdig, organisiert und leicht zu briefen. Sie hält Informationen strukturiert, antwortet schnell ohne Details zu verlieren und sorgt dafür, dass nichts Wichtiges untergeht.
- Versteht Prioritäten, bevor die Arbeit beginnt
- Kommuniziert klar und mit Feingefühl
- Geht sorgfältig mit vertraulichen Themen um
- Arbeitet eigenständig und stellt kluge Fragen
- Passt zum Tempo und Ton des Teams
Häufige Einsatzmodelle
Manche Kunden brauchen Unterstützung vor Ort für Meetings, Reisetage oder die direkte Abstimmung mit der Führung. Andere arbeiten komplett remote, vor allem für E-Mail-Management, Terminplanung, Recherche und Dokumentenvorbereitung. Eine gute persönliche Assistenz kann beides leisten, wenn Prozesse und Zugänge gut eingerichtet sind.
Freiberufliche persönliche Assistenzen sind oft die bessere Wahl als eine Festanstellung, wenn der Bedarf flexibel, projektbezogen oder an eine bestimmte Führungskraft oder Saison gebunden ist. Sie können schnell starten, sich an den Umfang anpassen und sich auf die Aufgaben konzentrieren, die am meisten Zeit sparen.
Lerne FRATCH Persönliche Assistenzen kennen
Miriam Perez Garcia
Executive Assistant | Projektkoordination | Business Operations
Letzte Position:
Fleet Manager bei Designflooring GmbH & mFlor International B.V.
- Verwaltung und Optimierung des europäischen Firmenfahrzeugparks.
- Koordination von Leasingverträgen, Fahrzeuganschaffungen, Wartungsplänen und Lieferantenbeziehungen.
- Überwachung der flottenbezogenen Budgets und Umsetzung von Maßnahmen zur Kostenkontrolle.
- Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben in mehreren Rechtsräumen.
Marie-Theres Hufnagel
Executive Assistant für den Geschäftsführer
Letzte Position:
Executive Assistant für den Geschäftsführer bei Hausverwaltung Hufnagel
- Finanzverwaltung, Zahlungsabwicklung und Unterstützung in der Buchhaltung
- Vertragskoordination, Kommunikation mit Stakeholdern und operatives Geschäft
- Unterstützung der Geschäftsführung und Prozessmanagement
Phylis Zühl
Freiberuflich-Prof. Vorstandsassistenz
Letzte Position:
Freiberuflich-Büroleitung des Präsidiums der DGKL bei Gesellschaft für Klinische Chemie und Laboratoriumsmedizin
Sabine Haas
Interim Managerin Marketing / Vertrieb sowie Freelance Executive Assistant
Letzte Position:
Interim-Key-Account-Managerin bei Haleon / Glaxo Smith Kline
Heike Strigel
Projektmanagerin & Beraterin
Letzte Position:
Assistentin des Vorstands bei Kreisseniorenrat d. Rhein-Neckar-Kreises e.V.
- Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (z. B. Kreis-Seniorentag mit über 80 Ausstellern, Vortragsreihen)
- Enge Zusammenarbeit mit dem Vorstand bei Projekt- und Veranstaltungsorganisation
- Pressearbeit und Erstellung von Informationsmaterialien
- Mitwirkung beim Website-Relaunch (WordPress), Logo- und Markenentwicklung
- Organisation und technische Begleitung digitaler Events, Teilnahme am DigitalPakt Alter 2025
- Administrative Unterstützung und Büroorganisation
Anske Peters
Assistentin des Vorstands
Letzte Position:
Assistentin des Vorstands bei Angst+Pfister Group
- Steigerung der täglichen operativen Effizienz des CEO um 30 % durch strukturierte Unterstützung und proaktives Management.
- Koordination komplexer Termine über mehrere Zeitzonen hinweg, um eine reibungslose Planung und optimale Zeitnutzung sicherzustellen.
- Durchführung von Workshops und internationalen Veranstaltungen, wodurch das Engagement der Stakeholder um 25 % erhöht wurde.
- Organisation globaler Reisevorbereitungen, einschließlich Visaanträgen und Unterkünften, wodurch reisebedingte Probleme um 20 % reduziert wurden.
- Führung von drei Empfangsmitarbeiterinnen, was die Teamleistung steigerte und den Kundenservice verbesserte.
- Finanzplanung und strategische Prognosen für wichtige Kunden, die zu einer Steigerung der Kundenbindung um 10 % beitrugen.
Susann Seidler
Virtuelle persönliche Assistentin
Letzte Position:
Virtual Personal Assistant bei Selbstständig
Eigenständiges Mail- und Kalendermanagement der Geschäftsführer-Accounts
Erstellung von Agenden, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen für Gremiensitzungen (Geschäftsführung, Aufsichtsrat, …)
Führen von Protokollen und Tasklisten inkl. proaktivem Tracking
Unterstützung im Recruiting, Bearbeitung der Inbox für Bewerbungen, Vorqualifizierung, Terminierung von Vorstellungsgesprächen inkl. Onboarding
Buchung von Agenturen, Dienstleistern inklusive Angebotserstellung und Abrechnung
Arbeit mit CRM-Systemen – vollständiger Workflow von Datenerfassung, Kundenansprache, Terminvereinbarung bis zum Abschluss
Inhaltliche und administrative Aktualisierung von Webseiteninhalten und Firmenprofilen
Abwicklung und Abrechnung von Versicherungsthemen/Schnittstelle zu Maklern und Versicherungen
Erstellen von Spesenabrechnungen und internen Weiterbelastungen, Prüfung von Zeitnachweisen
Vergabe von Zugriffsberechtigungen für IT-Tools, Buchung neuer Lizenzen
Beratung und Aufbau oder Vereinheitlichung von internen Prozessen (Büroabläufe, On- und Offboarding, …)
Pflege von Datenbanken über diverse Plattformen
Vorbereitende Buchhaltung, Unterstützung im Accounting (Datev Unternehmen Online)
Rechnungsstellung inklusive Mahnwesen
Fuhrparkmanagement
Aufbau eines funktionierenden Office Managements
Real Estate Photography – Assistenz für die Geschäftsführung
Agentur für Management Coaching – Assistenz für die Geschäftsführung
Software Entwickler AI – Assistenz für die Geschäftsführung
Ministerium für Klimaschutz, Umwelt, Energie und Mobilität – Assistenz für die Projektleitung Digitalisierung/IT
IT Consulting Unternehmen – Assistenz für die Geschäftsführung
Executive Search – Assistenz für die Geschäftsführung
Mittelständische Kanzlei Bereich Wirtschaftsrecht – Assistenz für die Geschäftsführung
Agentur für Software Entwickler – Assistenz der Geschäftsführung
Design-Leuchten Hersteller – Assistenz der Geschäftsführung
Strategie- und Corporate Finance Beratung – Executive Assistant
Deutsche Bahn Tochtergesellschaft – Assistenz der Geschäftsführung
Executive Search Company – Assistenz der Geschäftsführung
Markus Stachel
Assistenz des Vorstandsvorsitzenden
Letzte Position:
Helmut Müller Automotive GmbH
- Erprobungsorganisation für die europäische Automobilindustrie
- Transportmanagement und Bereitstellung von Testingsolutions
Silke Stein
Personal Assistant, Privatassistentin, Assistentin, Sekretärin, PMO, kfm. Freelancerin, Office Manager, Virtuelle Assistenz
Letzte Position:
Silke Stein | Gründerin bei DIGITAL WORKERS
Digital Workers ist ein Unternehmen, das sich auf Workshops und andere Dienstleistungen im Bereich digitale Technologie und Automatisierung spezialisiert. Wir bieten verschiedene Schulungsprogramme und Workshops an, die Einzelpersonen und Unternehmen dabei unterstützen, ihre digitalen Fähigkeiten zu verbessern und ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Unser Team erfahrener Profis setzt sich dafür ein, unseren Kunden hochwertige Schulungen und Unterstützung zu bieten. Egal, ob Sie neue digitale Kompetenzen erlernen, Ihr bestehendes Wissen erweitern oder Automatisierungslösungen in Ihrem Unternehmen umsetzen möchten – Digital Workers liefert Ihnen das Know-how und die Beratung, die Sie benötigen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über unsere Leistungen zu erfahren und wie wir Ihnen dabei helfen können, Ihre digitalen Ziele zu erreichen.
Denana Manov
Persönliche Assistentin der Geschäftsführung
Letzte Position:
Persönliche Assistentin der Geschäftsführung
- Organisation und Koordination von Terminen und Geschäftsabläufen
- Unterstützung in administrativen und operativen Aufgaben
- Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern
- Planung und Begleitung interner Projekte
Michael Herrmann
Assistent der GF
Letzte Position:
Assistent der GF bei Immobilien Service HM
- Gestaltung der Prozesse und Vorlagen
- Unternehmenssteuerung
- EDV-Administration
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Persönliche Assistenzen – Statistiken
Aggregiert aus den beruflichen Profilen passender Freelancer.
Berufserfahrung
23 Jahre
Positionsdauer
3,7 Jahre
Positionen pro Freelancer
8
Häufigste Fachbereiche
Betrieb, Projektmanagement, Personalwesen
Häufigste Branchen
Professionelle Dienstleistungen, Lebensmittel und Getränke, Fertigung
Fokus der Zertifizierungen
Personalwesen, Betrieb, Finanzen
Bachelor-Abschluss oder höher
63%
Master-Abschluss oder höher
38%
Zertifizierungen pro Freelancer
2
Häufigste Sprachen
Deutsch, Englisch, Spanisch
Sprechen zwei oder mehr Sprachen
100%
Tagessatzverteilung
Das Diagramm zeigt, wie sich die Tagessätze der Freelancer in dieser Rolle verteilen, basierend auf aktuellen Verträgen auf unserer Plattform. Jeder Balken deckt eine Tagessatzspanne ab – seine Höhe zeigt, wie viele Freelancer innerhalb dieser Spanne abrechnen. Die tatsächlichen Tagessätze können je nach Dienstalter, Erfahrung, Fachkenntnissen, Projektkomplexität und Auftragsdauer variieren.
Durchschnittssätze für Persönliche Assistenzen & Seniority-Verteilung
Die Tagessätze basieren auf aktuellen Verträgen und enthalten keinen FRATCH-Aufschlag.
Der durchschnittliche Tagessatz ist der Mittelwert aller Tagessätze aus aktuellen Verträgen vergleichbarer Freelancer auf unserer Plattform.
Der Median-Tagessatz ist der mittlere Wert aller Tagessätze – die Hälfte der vergleichbaren Freelancer verlangt weniger, die andere Hälfte mehr. Anders als der Durchschnitt wird er von Ausreißern kaum beeinflusst.
Die tatsächlichen Tagessätze können je nach Dienstalter, Erfahrung, Fachkenntnissen, Projektkomplexität und Auftragsdauer variieren.
Häufig gestellte Fragen
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Eine persönliche Assistenz unterstützt die tägliche Organisation für eine Person oder eine kleine Führungsgruppe. Typische Aufgaben sind Kalenderverwaltung, Reisebuchungen, E-Mail-Bearbeitung, Meeting-Vorbereitung, Nachfassen und sorgfältige Admin-Unterstützung. In manchen Unternehmen überschneidet sich die Rolle mit einer Executive Assistant, der Schwerpunkt ist aber meist persönlicher und operativer.
Achten Sie auf starke Organisation, klare Kommunikation, Diskretion und die Fähigkeit, unter Druck Prioritäten zu setzen. Eine gute persönliche Assistenz sollte Tools wie Outlook oder Google Workspace sicher bedienen und Informationen ordentlich und aktuell halten. In Deutschland können Deutschkenntnisse sehr wichtig sein, besonders für lokale Kontakte, Reisen und Admin-Aufgaben.
Eine persönliche Assistenz ist meist näher an den täglichen Bedürfnissen einer einzelnen Person, während eine Executive Assistant Führungskräfte eher strategisch unterstützt. Eine Office Managerin oder ein Office Manager ist breiter aufgestellt und kann Büroabläufe, Dienstleister und Einrichtungen verantworten. In der Praxis überschneiden sich die Titel oft, daher zählt der Umfang mehr als die Bezeichnung.
Freiberufliche Unterstützung ist sinnvoll, wenn der Bedarf vorübergehend, wechselnd oder an ein bestimmtes Projekt, eine Auszeit oder einen Führungswechsel gebunden ist. Sie hilft auch, wenn eine Gründerin oder ein Manager schnell Entlastung braucht, aber keine Vollzeitkraft benötigt. Eine freiberufliche persönliche Assistenz kann schnell einspringen und sich auf die Aufgaben konzentrieren, die am meisten Reibung entfernen.
Beides kann funktionieren, je nach Aufgaben. Eine persönliche Assistenz kann Terminplanung, E-Mail-Arbeit, Recherche und Dokumentenvorbereitung remote erledigen, während Unterstützung vor Ort oft besser für persönliche Meetings, Reisetage oder die direkte Abstimmung mit der Führung ist. Viele Kunden nutzen ein hybrides Modell.
Klären Sie, welche Person oder welches Team unterstützt wird, welche Aufgaben zum Umfang gehören und wie der Zugriff auf Kalender, E-Mail und Reisesysteme geregelt ist. Hilfreich ist auch, Erwartungen an Reaktionszeiten, Vertraulichkeitsregeln und die Frage festzulegen, ob die Arbeit hauptsächlich remote oder vor Ort stattfindet. Je konkreter das Briefing, desto besser der Fit.
Eine starke PA schafft schnell Ordnung, schützt Fokuszeiten und zieht Aufgaben zuverlässig durch, ohne hinterhergefragt werden zu müssen. Sie sollten saubere Terminplanung, genaue Notizen, gutes Urteilsvermögen und einen ruhigen Umgang mit Änderungen sehen. Der beste Test ist, ob die Person schon in der ersten Woche Reibung für die Führungskraft reduziert.
Nicht immer, aber es hilft, wenn die Rolle in einem vielbeschäftigten Bereich wie Beratung, Tech, Finance oder internationalem Business angesiedelt ist. Eine persönliche Assistenz braucht für jede Aufgabe nicht tiefes Fachwissen, sollte aber das Tempo, die Fachsprache und den Kommunikationsstil des Unternehmens verstehen. Gutes Urteilsvermögen und Anpassungsfähigkeit sind oft wichtiger als eine lange Branchenliste.
Der durchschnittliche Stundensatz für Persönliche Assistenzen in Deutschland liegt bei 83 €, was einem Tagessatz von etwa 662 € bei einem 8-Stunden-Tag entspricht.
Von den Freelancern, die als Persönliche Assistenzen in Deutschland arbeiten, haben 63% mindestens einen Bachelor-Abschluss und 38% mindestens einen Master-Abschluss.
Freelancer, die als Persönliche Assistenzen in Deutschland arbeiten, haben im Durchschnitt 23 Jahre Berufserfahrung; ein einzelnes Projekt dauert typischerweise etwa 3,7 Jahre.
Die häufigsten Sprachen unter Freelancern, die als Persönliche Assistenzen in Deutschland arbeiten, sind Deutsch (100%), Englisch (100%) und Spanisch (18%).
Die häufigsten Industrien unter Freelancern, die als Persönliche Assistenzen in Deutschland arbeiten, sind Professionelle Dienstleistungen (64%), Lebensmittel und Getränke (45%) und Fertigung (45%).
Die häufigsten Bereiche unter Freelancern, die als Persönliche Assistenzen in Deutschland arbeiten, sind Betrieb (82%), Projektmanagement (82%) und Personalwesen (55%).
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Philipp Thomaschewski
FRATCH CEO
