Finden Sie in wenigen Minuten die besten Executive Assistants in Deutschland aus über 15.000 Lebensläufen mit der Kraft von KI
Von Kalenderverwaltung und Vorbereitung von Vorstandssitzungen bis hin zu Reisekoordination, E-Mail-Management und diskreter Unterstützung für Gründer und Führungsteams. Finden Sie schnell geprüfte, verfügbare Executive Assistants mit genau dem passenden Profil für Ihre Arbeitsweise.
Über die Rolle
Was sie machen
Ein Executive Assistant hält den Alltag für Gründer, Geschäftsführer und Führungsteams am Laufen. Die Arbeit ist praktisch und breit gefächert. Dazu gehören oft Kalendersteuerung, E-Mail-Sortierung, Reiseplanung, Meeting-Vorbereitung, Nachverfolgung und dafür zu sorgen, dass wichtige Entscheidungen vorankommen.
Typische Leistungen
- Verwaltete Kalender und Meeting-Termine
- Aufgeräumtes Postfach und Entwürfe für Antworten
- Reisepläne, Reiseverläufe und Vorbereitung von Spesen
- Meeting-Agenden, Notizen und Aufgabenverfolgung
- Briefings, Präsentationen und Dokumentenvorbereitung
- Leichte Projektkoordination über interne Teams hinweg
Wichtige Fähigkeiten
Ein starker Executive Assistant ist organisiert, ruhig und präzise. Er oder sie erkennt Prioritäten schnell, schützt die Zeit der Führungskraft und arbeitet mit Diskretion. Wichtig ist, wechselnde Pläne zu bewältigen, ohne den Überblick zu verlieren, klar mit verschiedenen Stakeholdern zu kommunizieren und zu sehen, was Aufmerksamkeit braucht, bevor es zum Problem wird.
- Disziplin bei Kalendern und gutes Terminmanagement
- Klare schriftliche Kommunikation
- Starke Nachverfolgung und Aufgabensteuerung
- Vertraulicher Umgang mit sensiblen Themen
- Hohe Genauigkeit im Detail
- Souveränität im Umgang mit Führungskräften
Tools und Abläufe
Die meisten Executive Assistants arbeiten je nach Firmensetup mit Outlook, Google Workspace, Teams, Slack, Notion, Trello oder Asana. In Deutschland brauchen viele Kunden außerdem Unterstützung auf Deutsch und Englisch, besonders in Führungsteams, Beratungen und internationalen Unternehmen. Gute Freelancer passen sich vorhandenen Prozessen an, statt neue vorzugeben.
Wann Unternehmen jemanden dazuholen
Freelance-Unterstützung macht Sinn, wenn die Auslastung schwankt, schnell jemand gebraucht wird oder ein Führungsteam während einer Einstellung, eines Urlaubs, in reisestarken Phasen oder in einer Wachstumsphase kurzfristig Entlastung braucht. Es hilft auch, wenn der Bedarf sehr konkret ist: Vorstandskoordinierung, Gründerunterstützung, Eventplanung oder eine vorübergehende Vertretung für eine Team Assistant- oder Personal-Assistant-Rolle.
Wie gute Assistants aussehen
Die besten Executive Assistants reagieren nicht nur. Sie denken mit, erkennen Konflikte früh, halten die Kommunikation klar und sorgen dafür, dass zwischen Menschen, Tools und Meetings nichts Wichtiges verloren geht. In Suchanfragen tauchen oft EA, Personal Assistant oder Team Assistant auf, aber der echte Unterschied liegt in Verantwortung, Diskretion und Zuverlässigkeit unter Druck.
Lerne FRATCH Executive Assistants kennen
Isabelle Berg
Assistenz auf Abruf & Premium-Projektpartnerin
Letzte Position:
Assistenz der Geschäftsleitung bei Mittelständisches Unternehmen im Immobilienmanagement
Verantwortungsbereich:
- Kaufmännische Assistenz der Geschäftsleitung
- Projektkoordination
- Schnittstellenmanagement
- Rechnungswesen und vorbereitende Buchhaltung
- Angebotsmanagement
Schnittstellen zu:
- Geschäftsleitung
- Außendienst
- Steuerberatung
Projektsprache: Deutsch
Bernd Henrich
Assistenz der Geschäftsführung / Transformation
Letzte Position:
Assistenz der Geschäftsführung / Transformation bei DEUTSCHE INDUSTRIEBAU GmbH
- Geschäftsführungsnahe Verantwortung für Transformation und operative Steuerung
- Leitung bereichsübergreifender Restrukturierungs- und Transformationsprojekte
- Interimistische Führung der Bereiche Vertrieb & IT inkl. Strukturaufbau und Digitalisierung
- Verantwortung für Forecasts, Management-Reporting und Optimierung operativer Prozesse
- Steuerung funktionsübergreifender Themen in Operations, HR, IT und Organisationsentwicklung
Janine Schmid
Freelance Business Operations & Executive Support
Letzte Position:
Virtuelle Assistenz der Geschäftsführung / Business Administration bei TBN – Technische Beratung
- Steuerung des operativen Backoffice
- Abwicklung des Angebots- und Rechnungswesens
- Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung
- Koordination von Terminen und operativen Abstimmungen
- Schnittstellenmanagement zwischen Geschäftsleitung, Kunden und externen Partnern
- Strukturierung administrativer Abläufe im Tagesgeschäft
Durch die Übernahme operativer Backoffice-Aufgaben entsteht eine spürbare Entlastung der Geschäftsführung. Administrative Prozesse laufen strukturierter, verlässlicher und effizienter, wodurch mehr Zeit für Kunden, Projekte und unternehmerische Entscheidungen frei wird.
Todorka Vateva
Executive Assistant / Beraterin Verwaltung und Administration
Letzte Position:
Beraterin Verwaltung und Administration / Executive Assistant bei Kleine und mittelständige Unternehmen, öffentlicher Dienst
Projekt Konzeptentwicklung und Rollout
- Strategische und operative Unterstützung der Geschäftsführung in der Gründungsphase
- Aufbau und Strukturierung effizienter Prozesse, Workflows und Organisationsabläufe
- Erstellung von Entscheidungsgrundlagen, Geschäftsdokumenten und Präsentationen
- Koordination externer Dienstleister sowie Unterstützung bei Vertragsvorbereitung und -abwicklung
- Sicherstellung reibungsloser Abläufe inkl. Termin-, Projekt- und CRM-Management
Projekt Office Management im Umlageverfahren – Öffentliche Verwaltung
- Operative Verwaltung der Fachadministration
- Fachliche Bearbeitung und Steuerung von Umlageverfahren und Ausgleichszuweisungen
- Rechtssichere Antragsprüfung, Fertigung und Bescheiderstellung
- Sicherstellung compliancekonformer Dokumentations- und Verwaltungsprozesse
- Prozessoptimierung zur Effizienzsteigerung und Entlastung der Fachabteilungen
Miriam Perez Garcia
Executive Assistant | Projektkoordination | Business Operations
Letzte Position:
Fleet Manager bei Designflooring GmbH & mFlor International B.V.
- Verwaltung und Optimierung des europäischen Firmenfahrzeugparks.
- Koordination von Leasingverträgen, Fahrzeuganschaffungen, Wartungsplänen und Lieferantenbeziehungen.
- Überwachung der flottenbezogenen Budgets und Umsetzung von Maßnahmen zur Kostenkontrolle.
- Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben in mehreren Rechtsräumen.
Patricia Wagner-Karakulak
Assistenz der Geschäftsführung / Projektmanagement
Letzte Position:
Assistenz der Geschäftsführung / Projektmanagement bei B&P Immobilien GmbH
- Eigenständige Betreuung und erfolgreiche Vermietung von Wohnobjekten inklusive Vermarktung, Besichtigungen, Bonitätsprüfung und Vertragsabwicklung
- Überwachung der Zahlungseingänge
- Koordination von Übergaben und Mängelmanagement
- Planung und Umsetzung der Möblierung
- Zentrale Schnittstelle zwischen Mietern, Eigentümern und internen Abteilungen
Marie-Theres Hufnagel
Executive Assistant für den Geschäftsführer
Letzte Position:
Executive Assistant für den Geschäftsführer bei Hausverwaltung Hufnagel
- Finanzverwaltung, Zahlungsabwicklung und Unterstützung in der Buchhaltung
- Vertragskoordination, Kommunikation mit Stakeholdern und operatives Geschäft
- Unterstützung der Geschäftsführung und Prozessmanagement
Sabine Haas
Interim Managerin Marketing / Vertrieb sowie Freelance Executive Assistant
Letzte Position:
Interim-Key-Account-Managerin bei Haleon / Glaxo Smith Kline
Heike Strigel
Projektmanagerin & Beraterin
Letzte Position:
Assistentin des Vorstands bei Kreisseniorenrat d. Rhein-Neckar-Kreises e.V.
- Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (z. B. Kreis-Seniorentag mit über 80 Ausstellern, Vortragsreihen)
- Enge Zusammenarbeit mit dem Vorstand bei Projekt- und Veranstaltungsorganisation
- Pressearbeit und Erstellung von Informationsmaterialien
- Mitwirkung beim Website-Relaunch (WordPress), Logo- und Markenentwicklung
- Organisation und technische Begleitung digitaler Events, Teilnahme am DigitalPakt Alter 2025
- Administrative Unterstützung und Büroorganisation
Hubert Kogel
Marketing- und Kommunikationsberater
Letzte Position:
Marketing- und Kommunikationsberater bei stadtmobil carsharing
Entwicklung und Umsetzung von Marketing- und Kommunikationsstrategien mit Fokus auf Website und Social Media (Paid, Owned, Earned)
Zielgerichtete Ansprache von Kommunen, Unternehmen und Organisationen mittels Landingpages und Call-to-Actions
Konzeption und Durchführung von Meta- und Google Ads
Aufbau und Pflege von Kontakten zu relevanten Medien
Verfassen von Pressemitteilungen
Anske Peters
Assistentin des Vorstands
Letzte Position:
Assistentin des Vorstands bei Angst+Pfister Group
- Steigerung der täglichen operativen Effizienz des CEO um 30 % durch strukturierte Unterstützung und proaktives Management.
- Koordination komplexer Termine über mehrere Zeitzonen hinweg, um eine reibungslose Planung und optimale Zeitnutzung sicherzustellen.
- Durchführung von Workshops und internationalen Veranstaltungen, wodurch das Engagement der Stakeholder um 25 % erhöht wurde.
- Organisation globaler Reisevorbereitungen, einschließlich Visaanträgen und Unterkünften, wodurch reisebedingte Probleme um 20 % reduziert wurden.
- Führung von drei Empfangsmitarbeiterinnen, was die Teamleistung steigerte und den Kundenservice verbesserte.
- Finanzplanung und strategische Prognosen für wichtige Kunden, die zu einer Steigerung der Kundenbindung um 10 % beitrugen.
Andrea Otto
Abteilungssekretärin
Letzte Position:
Abteilungssekretärin bei R+Vre
- Entlastung der Abteilungsleiter im Tagesgeschäft
- Reisekostenabrechnungen
- Verwaltung von Büromaterial
- Terminverwaltung und -organisation
- Planung von Events und Schulungen
- Pflege von Monitoring-Listen
- Teilprojekte im HR: Onboarding neuer Mitarbeiter
Saskia Hagendorf
Autorin & Fachautorin
Letzte Position:
Autorin & Fachautorin
- Regelmäßige Fachbeiträge für working@office und weitere Fachpublikationen zu Themen wie Assistenzrolle, virtuelle Zusammenarbeit, KI in der Assistenz, New Work und Selbstmanagement.
- Mitautorinnen-Beiträge in Büchern wie Chefsache Assistenz, Bullshit Bingo und Digitales Management und Marketing.
Karin Odor
Flexible Business Partnerin & Management Assistentin
Letzte Position:
Flexible Business Partnerin & Management Assistentin bei Einzelunternehmerin
- Geschäftsführungsassistenz
- Persönliche Assistenz/Teamassistenz
- Prozessoptimierung und Digitalisierung
- Projektassistenz
- Office Management
- Termin- und Travelmanagement
- Meeting- und Eventorganisation
- Reporting- und Präsentationserstellung
- Protokollführung
- Recherchetätigkeiten
- Pflege von Internet- und Intranetseiten (u.a. WordPress)
- Online-Marketing-Unterstützung
- Support im Qualitätsmanagement
Markus Stachel
Assistenz des Vorstandsvorsitzenden
Letzte Position:
Helmut Müller Automotive GmbH
- Erprobungsorganisation für die europäische Automobilindustrie
- Transportmanagement und Bereitstellung von Testingsolutions
Entdecke mehr als 15.000 Top-Freelancer
Executive Assistants – Statistiken
Typische Erfahrung
22 Jahre
Durchschnittliche Projektdauer
2,8 Jahre
Zertifizierungen pro Freelancer
2
Häufigste Fachbereiche
Betrieb, Projektmanagement, Marketing
Häufigste Branchen
Professionelle Dienstleistungen, Fertigung, Lebensmittel und Getränke
Häufigste Sprachen
Deutsch, Englisch, Spanisch
Bachelor-Abschluss oder höher
60%
Master-Abschluss oder höher
13%
Gehalts- / Tagessatzverteilung
Das Diagramm zeigt, wie sich die Tagessätze der Freelancer in dieser Rolle verteilen, basierend auf aktuellen Verträgen auf unserer Plattform. Jeder Balken deckt eine Tagessatzspanne ab – seine Höhe zeigt, wie viele Freelancer innerhalb dieser Spanne abrechnen. Die tatsächlichen Tagessätze können je nach Dienstalter, Erfahrung, Fachkenntnissen, Projektkomplexität und Auftragsdauer variieren.
Durchschnittssätze für Executive Assistants & Seniority-Verteilung
Die Tagessätze basieren auf aktuellen Verträgen und enthalten keinen FRATCH-Aufschlag.
Der durchschnittliche Tagessatz ist der Mittelwert aller Tagessätze aus aktuellen Verträgen vergleichbarer Freelancer auf unserer Plattform.
Der Median-Tagessatz ist der mittlere Wert aller Tagessätze – die Hälfte der vergleichbaren Freelancer verlangt weniger, die andere Hälfte mehr. Anders als der Durchschnitt wird er von Ausreißern kaum beeinflusst.
Die tatsächlichen Tagessätze können je nach Dienstalter, Erfahrung, Fachkenntnissen, Projektkomplexität und Auftragsdauer variieren.
Häufig gestellte Fragen
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Ein Executive Assistant kann die tägliche Unterstützung übernehmen, die Führungskräfte produktiv hält. Dazu gehören meist Kalenderverwaltung, E-Mail-Bearbeitung, Reiseplanung, Meeting-Vorbereitung, Nachverfolgung von Aufgaben und die Abstimmung mit internen Teams oder externen Partnern. Manche unterstützen auch bei Event-Logistik, Unterlagen für den Vorstand oder leichter Projektverfolgung.
Ein Freelancer ist sinnvoll, wenn Sie schnell Unterstützung brauchen, nur für einen klaren Zeitraum oder bei einem bestimmten Lastspitzenbedarf. Das ist auch praktisch, wenn die Rolle an ein Projekt, einen Gründer oder eine Übergangssituation gebunden ist und nicht an einen festen Arbeitsplatz. Unternehmen wählen diesen Weg oft, um flexibel zu bleiben und trotzdem erfahrene Unterstützung im Einsatz zu haben.
Ein starker Executive Assistant verbindet Struktur, Diskretion und gutes Urteilsvermögen. Er oder sie muss schnell priorisieren, klar kommunizieren und mehrere bewegliche Teile ohne ständige Anleitung im Griff behalten. Gute schriftliche Englischkenntnisse sind wichtig, und Deutsch ist für Unternehmen in Deutschland oft ebenfalls entscheidend.
Ein Executive Assistant unterstützt meist die obere Führungsebene und trägt mehr Verantwortung für Prioritäten, Kommunikationsfluss und vertrauliche Themen. Ein Personal Assistant kann stärker auf private oder logistikintensive Unterstützung ausgerichtet sein, während ein Team Assistant oft einer größeren Gruppe bei administrativen Aufgaben hilft. In der Praxis überschneiden sich die Titel, aber Umfang und Verantwortung sind unterschiedlich.
In Deutschland erwarten Unternehmen oft starke Organisation, zuverlässige Nachverfolgung und professionelle Kommunikation auf Deutsch und Englisch. Viele Rollen umfassen außerdem die Abstimmung mit internationalen Teams, daher sind ein gutes Gespür für Zeitzonen und ein sauberer Umgang mit E-Mails wichtig. Vor Ort, hybrid und vollständig remote sind je nach Unternehmen und bestehendem Vertrauensverhältnis alle gängigen Modelle.
Die meiste EA-Arbeit findet in Outlook oder Google Workspace statt, dazu kommen Zusammenarbeitstools wie Teams, Slack, Asana, Trello oder Notion. Je nach Arbeitgeber gibt es außerdem Tools für Reisebuchungen, Spesenabrechnung und Dokumentenvorlagen für Vorstands- oder Führungssitzungen. Entscheidend ist nicht das Tool selbst, sondern wie gut der Assistant den Ablauf ordentlich und planbar hält.
Achten Sie auf konkrete Beispiele für Verantwortung, nicht nur auf reine Administration. Ein guter Executive Assistant kann erklären, wie er oder sie Zeit schützt, dringende Änderungen managt und vertrauliche Informationen sicher hält. Referenzen, Beispielabläufe und die Art, wie Priorisierung beschrieben wird, sagen meist mehr aus als der Titel allein.
Beides kann gut funktionieren, je nach Rolle. Remote-Unterstützung reicht oft für E-Mail-Management, Terminplanung, Dokumentenvorbereitung und Abstimmung, während Zeit vor Ort bei Vorstandssitzungen, Reiseübergaben und enger Unterstützung für einen Gründer oder ein Führungsteam hilft. Viele Unternehmen in Deutschland entscheiden sich deshalb für ein hybrides Modell.
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Philipp Thomaschewski
FRATCH CEO
