Executive Assistants in Deutschland
aus über 15.000 Lebensläufen mit der Kraft von KIVon Kalenderverwaltung und Vorbereitung von Vorstandssitzungen bis hin zu Reisekoordination, E-Mail-Management und diskreter Unterstützung für Gründer und Führungsteams. Finden Sie schnell geprüfte, verfügbare Executive Assistants mit genau dem passenden Profil für Ihre Arbeitsweise.
Lerne FRATCH Executive Assistants in Deutschland kennen
Bernd Henrich
Letzte Position:
Assistenz der Geschäftsführung / Transformation bei DEUTSCHE INDUSTRIEBAU GmbH
- Geschäftsführungsnahe Verantwortung für Transformation und operative Steuerung
- Leitung bereichsübergreifender Restrukturierungs- und Transformationsprojekte
- Interimistische Führung der Bereiche Vertrieb & IT inkl. Strukturaufbau und Digitalisierung
- Verantwortung für Forecasts, Management-Reporting und Optimierung operativer Prozesse
- Steuerung funktionsübergreifender Themen in Operations, HR, IT und Organisationsentwicklung
Isabelle Berg
Letzte Position:
Assistenz der Geschäftsleitung bei Mittelständisches Unternehmen im Immobilienmanagement
Verantwortungsbereich:
- Kaufmännische Assistenz der Geschäftsleitung
- Projektkoordination
- Schnittstellenmanagement
- Rechnungswesen und vorbereitende Buchhaltung
- Angebotsmanagement
Schnittstellen zu:
- Geschäftsleitung
- Außendienst
- Steuerberatung
Projektsprache: Deutsch
Janine Schmid
Letzte Position:
Virtuelle Assistenz der Geschäftsführung / Business Administration bei TBN – Technische Beratung
- Steuerung des operativen Backoffice
- Abwicklung des Angebots- und Rechnungswesens
- Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung
- Koordination von Terminen und operativen Abstimmungen
- Schnittstellenmanagement zwischen Geschäftsleitung, Kunden und externen Partnern
- Strukturierung administrativer Abläufe im Tagesgeschäft
Durch die Übernahme operativer Backoffice-Aufgaben entsteht eine spürbare Entlastung der Geschäftsführung. Administrative Prozesse laufen strukturierter, verlässlicher und effizienter, wodurch mehr Zeit für Kunden, Projekte und unternehmerische Entscheidungen frei wird.
Todorka Vateva
Letzte Position:
Beraterin Verwaltung und Administration / Executive Assistant bei Kleine und mittelständige Unternehmen, öffentlicher Dienst
Projekt Konzeptentwicklung und Rollout
- Strategische und operative Unterstützung der Geschäftsführung in der Gründungsphase
- Aufbau und Strukturierung effizienter Prozesse, Workflows und Organisationsabläufe
- Erstellung von Entscheidungsgrundlagen, Geschäftsdokumenten und Präsentationen
- Koordination externer Dienstleister sowie Unterstützung bei Vertragsvorbereitung und -abwicklung
- Sicherstellung reibungsloser Abläufe inkl. Termin-, Projekt- und CRM-Management
Projekt Office Management im Umlageverfahren – Öffentliche Verwaltung
- Operative Verwaltung der Fachadministration
- Fachliche Bearbeitung und Steuerung von Umlageverfahren und Ausgleichszuweisungen
- Rechtssichere Antragsprüfung, Fertigung und Bescheiderstellung
- Sicherstellung compliancekonformer Dokumentations- und Verwaltungsprozesse
- Prozessoptimierung zur Effizienzsteigerung und Entlastung der Fachabteilungen
Miriam Perez Garcia
Letzte Position:
Fleet Manager bei Designflooring GmbH & mFlor International B.V.
- Verwaltung und Optimierung des europäischen Firmenfahrzeugparks.
- Koordination von Leasingverträgen, Fahrzeuganschaffungen, Wartungsplänen und Lieferantenbeziehungen.
- Überwachung der flottenbezogenen Budgets und Umsetzung von Maßnahmen zur Kostenkontrolle.
- Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben in mehreren Rechtsräumen.
Evelynn Matschassek
Letzte Position:
Creative Strategy & Operations Manager bei Vite LLC
- Einen sechsstelligen Fulfillment-Engpass identifiziert und behoben, der durch fehlerhafte Altsystem-Konfigurationen und veraltete SOPs verursacht wurde
- Produktentwicklung und Produktion für Kampagnen gesteuert und mit mehreren internationalen Stakeholdern koordiniert
- Umfassende und skalierbare SOPs für Fulfillment, Bestandsmanagement, Kundenbeziehungen und Logistik überarbeitet/erstellt und umgesetzt
Patricia Wagner-Karakulak
Letzte Position:
Assistenz der Geschäftsführung / Projektmanagement bei B&P Immobilien GmbH
- Eigenständige Betreuung und erfolgreiche Vermietung von Wohnobjekten inklusive Vermarktung, Besichtigungen, Bonitätsprüfung und Vertragsabwicklung
- Überwachung der Zahlungseingänge
- Koordination von Übergaben und Mängelmanagement
- Planung und Umsetzung der Möblierung
- Zentrale Schnittstelle zwischen Mietern, Eigentümern und internen Abteilungen
Marie-Theres Hufnagel
Letzte Position:
Executive Assistant für den Geschäftsführer bei Hausverwaltung Hufnagel
- Finanzverwaltung, Zahlungsabwicklung und Unterstützung in der Buchhaltung
- Vertragskoordination, Kommunikation mit Stakeholdern und operatives Geschäft
- Unterstützung der Geschäftsführung und Prozessmanagement
Sabine Haas
Letzte Position:
Interim-Key-Account-Managerin bei Haleon / Glaxo Smith Kline
Phylis Zühl
Letzte Position:
Freiberuflich-Büroleitung des Präsidiums der DGKL bei Gesellschaft für Klinische Chemie und Laboratoriumsmedizin
Heike Strigel
Letzte Position:
Assistentin des Vorstands bei Kreisseniorenrat d. Rhein-Neckar-Kreises e.V.
- Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (z. B. Kreis-Seniorentag mit über 80 Ausstellern, Vortragsreihen)
- Enge Zusammenarbeit mit dem Vorstand bei Projekt- und Veranstaltungsorganisation
- Pressearbeit und Erstellung von Informationsmaterialien
- Mitwirkung beim Website-Relaunch (WordPress), Logo- und Markenentwicklung
- Organisation und technische Begleitung digitaler Events, Teilnahme am DigitalPakt Alter 2025
- Administrative Unterstützung und Büroorganisation
Anske Peters
Letzte Position:
Assistentin des Vorstands bei Angst+Pfister Group
- Steigerung der täglichen operativen Effizienz des CEO um 30 % durch strukturierte Unterstützung und proaktives Management.
- Koordination komplexer Termine über mehrere Zeitzonen hinweg, um eine reibungslose Planung und optimale Zeitnutzung sicherzustellen.
- Durchführung von Workshops und internationalen Veranstaltungen, wodurch das Engagement der Stakeholder um 25 % erhöht wurde.
- Organisation globaler Reisevorbereitungen, einschließlich Visaanträgen und Unterkünften, wodurch reisebedingte Probleme um 20 % reduziert wurden.
- Führung von drei Empfangsmitarbeiterinnen, was die Teamleistung steigerte und den Kundenservice verbesserte.
- Finanzplanung und strategische Prognosen für wichtige Kunden, die zu einer Steigerung der Kundenbindung um 10 % beitrugen.
Susann Seidler
Letzte Position:
Virtual Personal Assistant bei Selbstständig
Eigenständiges Mail- und Kalendermanagement der Geschäftsführer-Accounts
Erstellung von Agenden, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen für Gremiensitzungen (Geschäftsführung, Aufsichtsrat, …)
Führen von Protokollen und Tasklisten inkl. proaktivem Tracking
Unterstützung im Recruiting, Bearbeitung der Inbox für Bewerbungen, Vorqualifizierung, Terminierung von Vorstellungsgesprächen inkl. Onboarding
Buchung von Agenturen, Dienstleistern inklusive Angebotserstellung und Abrechnung
Arbeit mit CRM-Systemen – vollständiger Workflow von Datenerfassung, Kundenansprache, Terminvereinbarung bis zum Abschluss
Inhaltliche und administrative Aktualisierung von Webseiteninhalten und Firmenprofilen
Abwicklung und Abrechnung von Versicherungsthemen/Schnittstelle zu Maklern und Versicherungen
Erstellen von Spesenabrechnungen und internen Weiterbelastungen, Prüfung von Zeitnachweisen
Vergabe von Zugriffsberechtigungen für IT-Tools, Buchung neuer Lizenzen
Beratung und Aufbau oder Vereinheitlichung von internen Prozessen (Büroabläufe, On- und Offboarding, …)
Pflege von Datenbanken über diverse Plattformen
Vorbereitende Buchhaltung, Unterstützung im Accounting (Datev Unternehmen Online)
Rechnungsstellung inklusive Mahnwesen
Fuhrparkmanagement
Aufbau eines funktionierenden Office Managements
Real Estate Photography – Assistenz für die Geschäftsführung
Agentur für Management Coaching – Assistenz für die Geschäftsführung
Software Entwickler AI – Assistenz für die Geschäftsführung
Ministerium für Klimaschutz, Umwelt, Energie und Mobilität – Assistenz für die Projektleitung Digitalisierung/IT
IT Consulting Unternehmen – Assistenz für die Geschäftsführung
Executive Search – Assistenz für die Geschäftsführung
Mittelständische Kanzlei Bereich Wirtschaftsrecht – Assistenz für die Geschäftsführung
Agentur für Software Entwickler – Assistenz der Geschäftsführung
Design-Leuchten Hersteller – Assistenz der Geschäftsführung
Strategie- und Corporate Finance Beratung – Executive Assistant
Deutsche Bahn Tochtergesellschaft – Assistenz der Geschäftsführung
Executive Search Company – Assistenz der Geschäftsführung
Saskia Hagendorf
Letzte Position:
Autorin & Fachautorin
- Regelmäßige Fachbeiträge für working@office und weitere Fachpublikationen zu Themen wie Assistenzrolle, virtuelle Zusammenarbeit, KI in der Assistenz, New Work und Selbstmanagement.
- Mitautorinnen-Beiträge in Büchern wie Chefsache Assistenz, Bullshit Bingo und Digitales Management und Marketing.
Karin Odor
Letzte Position:
Flexible Business Partnerin & Management Assistentin bei Einzelunternehmerin
- Geschäftsführungsassistenz
- Persönliche Assistenz/Teamassistenz
- Prozessoptimierung und Digitalisierung
- Projektassistenz
- Office Management
- Termin- und Travelmanagement
- Meeting- und Eventorganisation
- Reporting- und Präsentationserstellung
- Protokollführung
- Recherchetätigkeiten
- Pflege von Internet- und Intranetseiten (u.a. WordPress)
- Online-Marketing-Unterstützung
- Support im Qualitätsmanagement
Entdecke mehr als 15.000 Top-Freelancer
Executive Assistants – Statistiken
Aggregiert aus den beruflichen Profilen passender Freelancer.
Berufserfahrung
21 Jahre
Positionsdauer
3,2 Jahre
Positionen pro Freelancer
9
Häufigste Fachbereiche
Betrieb, Projektmanagement, Marketing
Häufigste Branchen
Professionelle Dienstleistungen, Informationstechnologie (IT), Fertigung
Fokus der Zertifizierungen
Personalwesen, Betrieb, Informationstechnologie (IT)
Bachelor-Abschluss oder höher
59%
Master-Abschluss oder höher
24%
Zertifizierungen pro Freelancer
2
Häufigste Sprachen
Deutsch, Englisch, Französisch
Sprechen zwei oder mehr Sprachen
90%
Basierend auf unserem Profilpool, Stand 28 Aug 2026.
Tagessatzverteilung
Das Diagramm zeigt, wie sich die Tagessätze der Freelancer in dieser Rolle in Deutschland verteilen, basierend auf aktuellen Verträgen auf unserer Plattform. Jeder Balken deckt eine Tagessatzspanne ab – seine Höhe zeigt, wie viele Freelancer innerhalb dieser Spanne abrechnen.
Durchschnittssätze für Executive Assistants in Deutschland
Die Tagessätze basieren auf aktuellen Verträgen und enthalten keinen FRATCH-Aufschlag.
Der durchschnittliche Tagessatz ist der Mittelwert aller Tagessätze aus aktuellen Verträgen vergleichbarer Freelancer auf unserer Plattform.
Der Median-Tagessatz ist der mittlere Wert aller Tagessätze – die Hälfte der vergleichbaren Freelancer verlangt weniger, die andere Hälfte mehr. Anders als der Durchschnitt wird er von Ausreißern kaum beeinflusst.
Berechnet auf Basis der Tagessätze unserer Freelancer, Stand 28 Aug 2026. Die tatsächlichen Tagessätze können je nach Dienstalter, Erfahrung, Fachkenntnissen, Projektkomplexität und Auftragsdauer variieren.
Über die Rolle
Was sie machen
Ein Executive Assistant hält den Alltag für Gründer, Geschäftsführer und Führungsteams am Laufen. Die Arbeit ist praktisch und breit gefächert. Dazu gehören oft Kalendersteuerung, E-Mail-Sortierung, Reiseplanung, Meeting-Vorbereitung, Nachverfolgung und dafür zu sorgen, dass wichtige Entscheidungen vorankommen.
Typische Leistungen
- Verwaltete Kalender und Meeting-Termine
- Aufgeräumtes Postfach und Entwürfe für Antworten
- Reisepläne, Reiseverläufe und Vorbereitung von Spesen
- Meeting-Agenden, Notizen und Aufgabenverfolgung
- Briefings, Präsentationen und Dokumentenvorbereitung
- Leichte Projektkoordination über interne Teams hinweg
Wichtige Fähigkeiten
Ein starker Executive Assistant ist organisiert, ruhig und präzise. Er oder sie erkennt Prioritäten schnell, schützt die Zeit der Führungskraft und arbeitet mit Diskretion. Wichtig ist, wechselnde Pläne zu bewältigen, ohne den Überblick zu verlieren, klar mit verschiedenen Stakeholdern zu kommunizieren und zu sehen, was Aufmerksamkeit braucht, bevor es zum Problem wird.
- Disziplin bei Kalendern und gutes Terminmanagement
- Klare schriftliche Kommunikation
- Starke Nachverfolgung und Aufgabensteuerung
- Vertraulicher Umgang mit sensiblen Themen
- Hohe Genauigkeit im Detail
- Souveränität im Umgang mit Führungskräften
Tools und Abläufe
Die meisten Executive Assistants arbeiten je nach Firmensetup mit Outlook, Google Workspace, Teams, Slack, Notion, Trello oder Asana. In Deutschland brauchen viele Kunden außerdem Unterstützung auf Deutsch und Englisch, besonders in Führungsteams, Beratungen und internationalen Unternehmen. Gute Freelancer passen sich vorhandenen Prozessen an, statt neue vorzugeben.
Wann Unternehmen jemanden dazuholen
Freelance-Unterstützung macht Sinn, wenn die Auslastung schwankt, schnell jemand gebraucht wird oder ein Führungsteam während einer Einstellung, eines Urlaubs, in reisestarken Phasen oder in einer Wachstumsphase kurzfristig Entlastung braucht. Es hilft auch, wenn der Bedarf sehr konkret ist: Vorstandskoordinierung, Gründerunterstützung, Eventplanung oder eine vorübergehende Vertretung für eine Team Assistant- oder Personal-Assistant-Rolle.
Wie gute Assistants aussehen
Die besten Executive Assistants reagieren nicht nur. Sie denken mit, erkennen Konflikte früh, halten die Kommunikation klar und sorgen dafür, dass zwischen Menschen, Tools und Meetings nichts Wichtiges verloren geht. In Suchanfragen tauchen oft EA, Personal Assistant oder Team Assistant auf, aber der echte Unterschied liegt in Verantwortung, Diskretion und Zuverlässigkeit unter Druck.
Häufig gestellte Fragen
Die wichtigsten Details zu Executive Assistants, aus den Fragen, die uns am häufigsten erreichen.
Ein Executive Assistant kann die tägliche Unterstützung übernehmen, die Führungskräfte produktiv hält. Dazu gehören meist Kalenderverwaltung, E-Mail-Bearbeitung, Reiseplanung, Meeting-Vorbereitung, Nachverfolgung von Aufgaben und die Abstimmung mit internen Teams oder externen Partnern. Manche unterstützen auch bei Event-Logistik, Unterlagen für den Vorstand oder leichter Projektverfolgung.
Ein Freelancer ist sinnvoll, wenn Sie schnell Unterstützung brauchen, nur für einen klaren Zeitraum oder bei einem bestimmten Lastspitzenbedarf. Das ist auch praktisch, wenn die Rolle an ein Projekt, einen Gründer oder eine Übergangssituation gebunden ist und nicht an einen festen Arbeitsplatz. Unternehmen wählen diesen Weg oft, um flexibel zu bleiben und trotzdem erfahrene Unterstützung im Einsatz zu haben.
Ein starker Executive Assistant verbindet Struktur, Diskretion und gutes Urteilsvermögen. Er oder sie muss schnell priorisieren, klar kommunizieren und mehrere bewegliche Teile ohne ständige Anleitung im Griff behalten. Gute schriftliche Englischkenntnisse sind wichtig, und Deutsch ist für Unternehmen in Deutschland oft ebenfalls entscheidend.
Ein Executive Assistant unterstützt meist die obere Führungsebene und trägt mehr Verantwortung für Prioritäten, Kommunikationsfluss und vertrauliche Themen. Ein Personal Assistant kann stärker auf private oder logistikintensive Unterstützung ausgerichtet sein, während ein Team Assistant oft einer größeren Gruppe bei administrativen Aufgaben hilft. In der Praxis überschneiden sich die Titel, aber Umfang und Verantwortung sind unterschiedlich.
In Deutschland erwarten Unternehmen oft starke Organisation, zuverlässige Nachverfolgung und professionelle Kommunikation auf Deutsch und Englisch. Viele Rollen umfassen außerdem die Abstimmung mit internationalen Teams, daher sind ein gutes Gespür für Zeitzonen und ein sauberer Umgang mit E-Mails wichtig. Vor Ort, hybrid und vollständig remote sind je nach Unternehmen und bestehendem Vertrauensverhältnis alle gängigen Modelle.
Die meiste EA-Arbeit findet in Outlook oder Google Workspace statt, dazu kommen Zusammenarbeitstools wie Teams, Slack, Asana, Trello oder Notion. Je nach Arbeitgeber gibt es außerdem Tools für Reisebuchungen, Spesenabrechnung und Dokumentenvorlagen für Vorstands- oder Führungssitzungen. Entscheidend ist nicht das Tool selbst, sondern wie gut der Assistant den Ablauf ordentlich und planbar hält.
Achten Sie auf konkrete Beispiele für Verantwortung, nicht nur auf reine Administration. Ein guter Executive Assistant kann erklären, wie er oder sie Zeit schützt, dringende Änderungen managt und vertrauliche Informationen sicher hält. Referenzen, Beispielabläufe und die Art, wie Priorisierung beschrieben wird, sagen meist mehr aus als der Titel allein.
Beides kann gut funktionieren, je nach Rolle. Remote-Unterstützung reicht oft für E-Mail-Management, Terminplanung, Dokumentenvorbereitung und Abstimmung, während Zeit vor Ort bei Vorstandssitzungen, Reiseübergaben und enger Unterstützung für einen Gründer oder ein Führungsteam hilft. Viele Unternehmen in Deutschland entscheiden sich deshalb für ein hybrides Modell.
Der durchschnittliche Stundensatz für Executive Assistants in Deutschland liegt bei 77 €, was einem Tagessatz von etwa 617 € bei einem 8-Stunden-Tag entspricht.
Von den Freelancern, die als Executive Assistants in Deutschland arbeiten, haben 59% mindestens einen Bachelor-Abschluss und 24% mindestens einen Master-Abschluss.
Freelancer, die als Executive Assistants in Deutschland arbeiten, haben im Durchschnitt 21 Jahre Berufserfahrung; ein einzelnes Projekt dauert typischerweise etwa 3,2 Jahre.
Die häufigsten Sprachen unter Freelancern, die als Executive Assistants in Deutschland arbeiten, sind Deutsch (100%), Englisch (90%) und Französisch (24%).
Die häufigsten Industrien unter Freelancern, die als Executive Assistants in Deutschland arbeiten, sind Professionelle Dienstleistungen (57%), Informationstechnologie (IT) (38%) und Fertigung (38%).
Die häufigsten Bereiche unter Freelancern, die als Executive Assistants in Deutschland arbeiten, sind Betrieb (86%), Projektmanagement (86%) und Marketing (62%).
FRATCH Executive Assistants Hauptstandorte
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Philipp Thomaschewski
FRATCH CEO
