Stellen Sie die besten Virtuellen Assistenten in Deutschland ein, die in wenigen Minuten aus über 15.000 Lebensläufen passend vermittelt werden.
Von Executive-Kalendermanagement und Reiseplanung bis hin zu Rechnungsstellung, E-Mail-Sichtung und deutschsprachigem Kundensupport. Wir verbinden Sie mit geprüften, verfügbaren Freelance-Profis, die dank unseres schnellen Matchings genau auf Ihre administrativen Anforderungen zugeschnitten sind.
Über die Rolle
Der strategische Wert eines Remote-Assistenten
In modernen Geschäftsumgebungen kann der administrative Aufwand die Kernteams schnell überlasten. Freie Assistenten springen ein, um diese wiederkehrenden operativen Aufgaben zu übernehmen, damit sich interne Mitarbeitende ganz auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können. Da sie komplett online arbeiten, bieten sie eine sehr flexible Unterstützung, die sich an Ihren wöchentlichen oder monatlichen Bedarf anpasst, ohne die zusätzlichen Kosten eines Mitarbeiters vor Ort.
Wichtige Leistungen und Aufgaben
- Verwaltung von Führungskräfte-Kalendern, Terminplanung und Organisation komplexer Reisepläne.
- Bearbeitung von E-Mails, Filterung von Spam und Priorisierung von Kundenanfragen.
- Bearbeitung von Rechnungen, Erfassung von Ausgaben und Vorbereitung einfacher vorbereitender Buchhaltung.
- Pflege von CRM-Datenbanken, Aktualisierung von Kundendaten und Organisation digitaler Dateien.
- Verfassen von geschäftlicher Korrespondenz und Unternehmenskommunikation auf Deutsch und Englisch.
Wichtige Fähigkeiten und Software-Tools
Erfolgreiche Fachkräfte in diesem Bereich sind sehr gut organisiert und arbeiten eigenständig. Sie beherrschen moderne digitale Kollaborationstools. Sie sind Experten in Office-Suiten wie Microsoft 365 und Google Workspace und kommen mit Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello oder Jira mühelos zurecht. Für Unternehmen in Deutschland ist ein starkes zweisprachiges Profil entscheidend; diese Experten wechseln problemlos zwischen Deutsch und Englisch, um die Kommunikation mit lokalen Lieferanten und internationalen Kunden zu steuern.
Wann Sie einen freien Assistenten in Deutschland einstellen sollten
Unternehmen holen sich Remote-Verwaltungsprofis typischerweise in Zeiten schnellen Wachstums, in geschäftigen Saisonphasen oder bei größeren Unternehmensveränderungen ins Team. Startups nutzen sie, um früh strukturierte Arbeitsabläufe aufzubauen, während etablierte mittelständische Unternehmen sie einstellen, um vorübergehende personelle Engpässe während Elternzeit oder Urlaubsphasen zu überbrücken. Dieses Freelance-Modell verschafft vielbeschäftigten Führungskräften und Abteilungen sofortige Entlastung, ohne langfristige vertragliche Verpflichtungen.
Lerne FRATCH Virtuelle Assistenten kennen
Janine Schmid
Freelance Business Operations & Executive Support
Letzte Position:
Virtuelle Assistenz der Geschäftsführung / Business Administration bei TBN – Technische Beratung
- Steuerung des operativen Backoffice
- Abwicklung des Angebots- und Rechnungswesens
- Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung
- Koordination von Terminen und operativen Abstimmungen
- Schnittstellenmanagement zwischen Geschäftsleitung, Kunden und externen Partnern
- Strukturierung administrativer Abläufe im Tagesgeschäft
Durch die Übernahme operativer Backoffice-Aufgaben entsteht eine spürbare Entlastung der Geschäftsführung. Administrative Prozesse laufen strukturierter, verlässlicher und effizienter, wodurch mehr Zeit für Kunden, Projekte und unternehmerische Entscheidungen frei wird.
Sandra Schustek
Selbständig als Virtuelle Assistenz
Letzte Position:
Selbständig als Virtuelle Assistenz bei Schustek – Digital Services GbR
Fokus: Backoffice-Organisation, Projektmanagement, Kundenmanagement, Human Resources Management, Datenpflege und Dokumentenmanagement
Veronika Jaschke
Virtuelle Assistentin und Übersetzerin
Letzte Position:
Virtuelle Assistentin und Übersetzerin bei Selbstständig
- Bürotätigkeiten vor Ort in Tübingen und Reutlingen in unterschiedlichen Fachbereichen
- Zusammenarbeit aus der Ferne mit einem Schreibbüro und einer Marketingagentur sowie projektbezogene Kooperation mit zwei verschiedenen Übersetzungsagenturen und vielem mehr
Susann Seidler
Virtuelle persönliche Assistentin
Letzte Position:
Virtual Personal Assistant bei Selbstständig
Eigenständiges Mail- und Kalendermanagement der Geschäftsführer-Accounts
Erstellung von Agenden, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen für Gremiensitzungen (Geschäftsführung, Aufsichtsrat, …)
Führen von Protokollen und Tasklisten inkl. proaktivem Tracking
Unterstützung im Recruiting, Bearbeitung der Inbox für Bewerbungen, Vorqualifizierung, Terminierung von Vorstellungsgesprächen inkl. Onboarding
Buchung von Agenturen, Dienstleistern inklusive Angebotserstellung und Abrechnung
Arbeit mit CRM-Systemen – vollständiger Workflow von Datenerfassung, Kundenansprache, Terminvereinbarung bis zum Abschluss
Inhaltliche und administrative Aktualisierung von Webseiteninhalten und Firmenprofilen
Abwicklung und Abrechnung von Versicherungsthemen/Schnittstelle zu Maklern und Versicherungen
Erstellen von Spesenabrechnungen und internen Weiterbelastungen, Prüfung von Zeitnachweisen
Vergabe von Zugriffsberechtigungen für IT-Tools, Buchung neuer Lizenzen
Beratung und Aufbau oder Vereinheitlichung von internen Prozessen (Büroabläufe, On- und Offboarding, …)
Pflege von Datenbanken über diverse Plattformen
Vorbereitende Buchhaltung, Unterstützung im Accounting (Datev Unternehmen Online)
Rechnungsstellung inklusive Mahnwesen
Fuhrparkmanagement
Aufbau eines funktionierenden Office Managements
Real Estate Photography – Assistenz für die Geschäftsführung
Agentur für Management Coaching – Assistenz für die Geschäftsführung
Software Entwickler AI – Assistenz für die Geschäftsführung
Ministerium für Klimaschutz, Umwelt, Energie und Mobilität – Assistenz für die Projektleitung Digitalisierung/IT
IT Consulting Unternehmen – Assistenz für die Geschäftsführung
Executive Search – Assistenz für die Geschäftsführung
Mittelständische Kanzlei Bereich Wirtschaftsrecht – Assistenz für die Geschäftsführung
Agentur für Software Entwickler – Assistenz der Geschäftsführung
Design-Leuchten Hersteller – Assistenz der Geschäftsführung
Strategie- und Corporate Finance Beratung – Executive Assistant
Deutsche Bahn Tochtergesellschaft – Assistenz der Geschäftsführung
Executive Search Company – Assistenz der Geschäftsführung
Saskia Hagendorf
Autorin & Fachautorin
Letzte Position:
Autorin & Fachautorin
- Regelmäßige Fachbeiträge für working@office und weitere Fachpublikationen zu Themen wie Assistenzrolle, virtuelle Zusammenarbeit, KI in der Assistenz, New Work und Selbstmanagement.
- Mitautorinnen-Beiträge in Büchern wie Chefsache Assistenz, Bullshit Bingo und Digitales Management und Marketing.
Jana Kohler
Freiberuflerin & virtuelle Assistentin
Letzte Position:
Freiberuflerin & virtuelle Assistentin bei Selbstständig
- Grafik- und Mediendesign
- Projektmanagement
- SEO Optimierung / SEO Content
- Webseitengestaltung / Webseitenprogrammierung / Webseitenpflege
Christiane Sanders
Freelancerin Kundenservice
Letzte Position:
Freelancerin Kundenservice bei Sternglas GmbH
- Selbstständige Einarbeitung und tägliche Anwendung in eine Vielzahl von Tools, darunter das CRM-Tool Trengo, das ERP-System Xentral, das Shopsystem Shopify, DHL Express und das DHL Geschäftskundenportal, Slack als virtuelles Office, das Retourenportal Bretums sowie das hauseigene Programm des Logistikdienstleisters
- Beantwortung eingehender Kundenanfragen per E-Mail, WhatsApp und Chat sowie Bearbeitung von Reklamationen und Problemlösung bei Klärfällen auf Deutsch und Englisch
- Beantwortung aller Fragen rund um Produkte, Bestell- und Versandprozess sowie Erstellung von Retourenlabels
- Übernahme des Support-Telefons während der Servicezeiten und Bearbeitung aller telefonischen Anliegen
Dina Büscher
Praktikum im Bereich Konzernverantwortung
Letzte Position:
Praktikum im Bereich Konzernverantwortung bei Deutsche Telekom
- Realisierung eines Projekts zur Erfassung des Stromverbrauchs
- Unterstützung bei der Berechnung der Scope-3-Emissionen
Piroska Hildebrandt
Virtuelle Assistentin
Letzte Position:
Virtuelle Assistentin bei Virtuelle Assistentin
- Textkreation, Lektorat, Konzept
- SEO (On-/Off-Page)
- Dokumentenerstellung & -management
- Organisation
- Kundensupport (Telefon, E-Mail, Chat)
Entdecke mehr als 15.000 Top-Freelancer
Virtuelle Assistenten – Statistiken
Typische Erfahrung
19 Jahre
Durchschnittliche Projektdauer
3,4 Jahre
Zertifizierungen pro Freelancer
2
Häufigste Fachbereiche
Betrieb, Marketing, Kundendienst
Häufigste Branchen
Professionelle Dienstleistungen, Informationstechnologie (IT), Medien, Unterhaltung und Druck
Häufigste Sprachen
Deutsch, Englisch, Spanisch
Bachelor-Abschluss oder höher
78%
Master-Abschluss oder höher
44%
Doktortitel
11%
Gehalts- / Tagessatzverteilung
Das Diagramm zeigt, wie sich die Tagessätze der Freelancer in dieser Rolle verteilen, basierend auf aktuellen Verträgen auf unserer Plattform. Jeder Balken deckt eine Tagessatzspanne ab – seine Höhe zeigt, wie viele Freelancer innerhalb dieser Spanne abrechnen. Die tatsächlichen Tagessätze können je nach Dienstalter, Erfahrung, Fachkenntnissen, Projektkomplexität und Auftragsdauer variieren.
Durchschnittssätze für Virtuelle Assistenten & Seniority-Verteilung
Die Tagessätze basieren auf aktuellen Verträgen und enthalten keinen FRATCH-Aufschlag.
Der durchschnittliche Tagessatz ist der Mittelwert aller Tagessätze aus aktuellen Verträgen vergleichbarer Freelancer auf unserer Plattform.
Der Median-Tagessatz ist der mittlere Wert aller Tagessätze – die Hälfte der vergleichbaren Freelancer verlangt weniger, die andere Hälfte mehr. Anders als der Durchschnitt wird er von Ausreißern kaum beeinflusst.
Die tatsächlichen Tagessätze können je nach Dienstalter, Erfahrung, Fachkenntnissen, Projektkomplexität und Auftragsdauer variieren.
Häufig gestellte Fragen
Du hast Fragen? Hier findest du mehr.
Ein Virtual Assistant übernimmt aus der Ferne ein breites Spektrum an administrativen, technischen und kreativen Aufgaben. Er verwaltet Kalender, bearbeitet E-Mail-Korrespondenz, organisiert digitale Dateien und führt einfache Buchhaltungsaufgaben aus. Durch das Auslagern dieser wiederkehrenden operativen Aufgaben können sich Unternehmer ganz auf Wachstum und zentrale strategische Tätigkeiten konzentrieren.
Während eine klassische Sekretärin meist vor Ort arbeitet und oft physische Büroaufgaben übernimmt, arbeitet ein virtueller Office Manager komplett remote. Er nutzt cloudbasierte Kollaborationstools, um mehrere Kunden an verschiedenen Standorten zu unterstützen. So zahlen Unternehmen nur für produktive Arbeitszeit statt für die vollen Bürokosten einer Festanstellung.
Professionelle freiberufliche Assistenten in Deutschland kennen die lokalen Datenschutzgesetze unter der DSGVO sehr genau. Sie unterzeichnen strenge Geheimhaltungsvereinbarungen, nutzen sichere Passwort-Manager und greifen über verschlüsselte virtuelle private Netzwerke auf Kundensysteme zu. Viele speichern Daten außerdem ausschließlich auf sicheren Cloud-Servern innerhalb der Europäischen Union.
Ja, die meisten professionellen zweisprachigen virtuellen Assistenten auf dem deutschen Markt sprechen fließend Deutsch und Englisch. Sie verfassen regelmäßig E-Mails, übersetzen Dokumente und kommunizieren mit internationalen Kunden in beiden Sprachen. Diese sprachliche Flexibilität macht sie für lokal und global tätige Unternehmen sehr wertvoll.
Ein erfahrener Remote-Assistenzmitarbeiter ist mit modernen digitalen Kollaborationstools bestens vertraut. Er nutzt regelmäßig Office-Suiten wie Microsoft 365 und Google Workspace, Kommunikations-Tools wie Slack und MS Teams sowie Projektmanagement-Plattformen wie Trello oder Asana. Er passt sich schnell an kundenspezifische Software oder ein CRM an.
Die Einstellung eines freiberuflichen VA bietet deutlich mehr Flexibilität und Kosteneffizienz, besonders für Unternehmen mit schwankender Arbeitslast. Sie vermeiden die langfristigen Verpflichtungen, Sozialabgaben und aufwendigen Einarbeitungsprozesse, die mit fest angestellten Mitarbeitenden verbunden sind. So können Sie die administrative Unterstützung je nach tatsächlichem Bedarf nach oben oder unten anpassen.
Klare Kommunikationsabläufe sind entscheidend, wenn Sie mit einem virtuellen persönlichen Assistenten arbeiten. Tägliche oder wöchentliche Abstimmungstermine, gemeinsame Aufgabenboards und strukturierte Übergaben sorgen dafür, dass Projekte auf Kurs bleiben. Die meisten deutschen Unternehmen arbeiten am liebsten mit Assistenten in derselben Zeitzone oder mit nur wenigen Stunden Unterschied, um die Kommunikation in Echtzeit zu erleichtern.
Sie können einen freiberuflichen Verwaltungsassistenten beurteilen, indem Sie mit einem kleinen bezahlten Testprojekt beginnen, zum Beispiel eine Probereise planen oder ein unübersichtliches Postfach ordnen. Achten Sie auf schnelle Reaktionszeiten, Sorgfalt und proaktives Problemlösen. Gute Referenzen früherer Kunden sind ebenfalls ein verlässlicher Hinweis auf Zuverlässigkeit und Effizienz.
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Philipp Thomaschewski
FRATCH CEO
