Janine Schmid-Freiberufliche Unterstützung in Business Operations & Executive Support
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Erfahrungen
Virtuelle Assistenz der Geschäftsführung / Business Administration
TBN – Technische Beratung
- Steuerung des operativen Backoffice
- Abwicklung des Angebots- und Rechnungswesens
- Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung
- Koordination von Terminen und operativen Abstimmungen
- Schnittstellenmanagement zwischen Geschäftsleitung, Kunden und externen Partnern
- Strukturierung administrativer Abläufe im Tagesgeschäft
Durch die Übernahme operativer Backoffice-Aufgaben entsteht eine spürbare Entlastung der Geschäftsführung. Administrative Prozesse laufen strukturierter, verlässlicher und effizienter, wodurch mehr Zeit für Kunden, Projekte und unternehmerische Entscheidungen frei wird.
Projekt-Support, Business Administration & Consultant Executive Search
Plocher Executive Find GmbH
- Begleitung von Executive-Search-Mandaten im C-Level-Umfeld
- Qualitätssicherung und Aufbereitung von Kandidatenunterlagen
- Erstellung und Strukturierung von Kandidatenberichten und Präsentationsunterlagen
- Unterstützung im Kandidaten-Screening und in der Profilanalyse
- Beratung und Betreuung von Kunden im Such- und Auswahlprozess
- Schnittstellenmanagement zwischen Auftraggebern, Kandidaten und Geschäftsführung
- Optimierung interner Dokumentationsprozesse
Durch strukturierte administrative Zuarbeit, präzise Dokumentation, professionelle Kundenkommunikation und hochwertige Unterlagen wird der Suchprozess effizienter, übersichtlicher und qualitativ hochwertiger. Mandate können sauberer vorbereitet, begleitet und präsentiert werden.
Management Assistant & Senior Project Manager
QUTECO GmbH
- Doppelfunktion als Management Assistant der Geschäftsführung und Senior Project Managerin
- Zuständig für die operative und strategische Entlastung der Unternehmensleitung in einem dynamischen SAP-Consulting-Umfeld
- Rechte Hand der GF in einer intensiven Wachstumsphase
Kernverantwortlichkeiten & Projekterfolge:
Executive Support & Office Management: Strategisches Sparring für die Geschäftsleitung sowie Steuerung der internen und externen Kommunikation. Verantwortung für das gesamte Office-Management auf Senior-Level.
Strategisches Projektmanagement: Vollverantwortliche Leitung des kompletten Standortwechsels (Böblingen → Fellbach) - von der logistischen Planung über die Budgetüberwachung bis zur behördlichen Abwicklung.
Recruiting & HR-Management: End-to-End-Verantwortung für den Personalaufbau; inklusive Active Sourcing, Durchführung strukturierter Vorstellungsgespräche, Vertragswesen und Entwicklung eines ganzheitlichen Onboarding-Konzepts.
Business Operations & Controlling: Erstellung von Forecasts, Reportings und betriebswirtschaftlichen Statistiken als Entscheidungsgrundlage für die GF. Vorbereitung der Buchhaltung via DATEV.
Event- & Stakeholder-Management: Konzeption und Organisation von Business-Events und Repräsentation des Unternehmens gegenüber Partnern.
Consultant Executive Search
Plocher Executive Find GmbH
Kernverantwortlichkeiten & Expertise:
Executive-Search-Support & Consulting: Eigenverantwortliche Steuerung des gesamten Research- und Auswahlprozesses für exklusive Suchaufträge.
Kandidatenbewertung (C-Level): Durchführung von tiefgründigen, strukturierten Interviews mit erfahrenen Führungskräften und Spezialisten auf Augenhöhe.
Senior Profiling: Erstellung hochkarätiger, psychologisch fundierter Kandidatenberichte und Dossiers, die als entscheidende Grundlage für die Besetzung von Schlüsselpositionen dienten.
Client Management: Professionelle Schnittstellenfunktion zwischen Mandanten und Kandidaten sowie Beratung der Auftraggeber hinsichtlich Markt- und Kandidatenlage.
Qualitätssicherung: Sicherstellung höchster Diskretion und Einhaltung von Qualitätsstandards im sensiblen Umfeld der Direktsuche.
Business Operations, Consulting, Coaching & digitale Organisation
Selbstständige Business-Optimierung & Consulting
- Analyse und Optimierung bestehender Geschäftsprozesse
- Aufbau digitaler Strukturen, Workflows und Organisationssysteme
- Unterstützung bei Prioritätensetzung, Ressourcenmanagement und Selbstorganisation
- Entwicklung von Kommunikations- und Abstimmungsstrukturen
- Erstellung von Workbooks, Worksheets, digitalen Produkten und Vorlagen
- Aufbau und Pflege von Online-Präsenzen, Social Media und Personal Branding
- Beratung zur Professionalisierung von Außenauftritt, Website und Kundenkommunikation
Einzelunternehmer und kleine Unternehmen erhalten mehr Klarheit, Struktur und Orientierung im Geschäftsalltag. Prozesse werden greifbarer, Aufgaben besser priorisierbar und der Außenauftritt professioneller.
Projektassistenz & Personalreferentin
engineering people Stuttgart GmbH
Ganzheitliche Unterstützung der Niederlassungsleitung und der Projektteams in einem spezialisierten Ingenieurdienstleistungsumfeld. Meine Rolle vereinte operative Projektsteuerung mit strategischem Personalmanagement, um einen reibungslosen Projektablauf und nachhaltigen Teamaufbau sicherzustellen.
Kernverantwortlichkeiten & Expertise:
Projektadministration & Support: Operative Begleitung technischer Projekte, Überwachung von Terminen und Fristen sowie Erstellung von Statusberichten für die Projektleitung.
Personalmanagement & Referententätigkeit: Ganzheitliche Betreuung der Mitarbeiter in allen personalrelevanten Fragestellungen während des gesamten Employee Life Cycles (exkl. Recruiting).
HR-Administration: Operative Abwicklung von Onboarding-Prozessen, Vertragswesen und Pflege der Personalstammdaten.
Schnittstellenfunktion: Koordination zwischen technischen Fachabteilungen und der Verwaltung zur Sicherstellung reibungsloser interner Abläufe.
Niederlassungs-Support: Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten, Präsentationsunterlagen und der allgemeinen Office-Organisation auf professionellem Niveau.
Branchenerfahrung
Sieh, in welchen Branchen dieser Freelancer den Großteil seiner beruflichen Laufbahn verbracht hat.
Erfahren in Professionelle Dienstleistungen und Informationstechnologie (IT).
Erfahrung nach Fachbereich
Zeigt, in welchen Abteilungen und Funktionen dieser Freelancer am meisten mitgewirkt hat.
Erfahren in Betrieb, Strategie und Planung, Marketing, Personalwesen, Projektmanagement und Buchhaltung.
Zusammenfassung
Operative Entlastung für Geschäftsführungen, Selbstständige und projektorientierte Unternehmen – mit Struktur, Weitblick und Umsetzungskraft.
Ich unterstütze Unternehmen dabei, operative Abläufe zu ordnen, Geschäftsführungen spürbar zu entlasten und gewachsene Strukturen in klare, effiziente Prozesse zu übersetzen. Mein Schwerpunkt liegt an der Schnittstelle von Business Operations, Executive Support, Projektorganisation, Backoffice, HR-Support, Recruiting, Consulting und Prozessoptimierung.
Ich bin eine strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte Freelancerin mit breiter Erfahrung in Business Operations, Executive Support, Projektmanagement, HR, Recruiting, Backoffice, Kommunikation und digitaler Organisation.
Fähigkeiten
Schwerpunkte
- Prozessoptimierung, Digitale Workflows, Backoffice-Strukturen, Operative Organisation
- Entlastung Der GeschäFtsfüHrung, Terminmanagement, Reisemanagement, Meetingorganisation, Interne Events
- Projektadministration, Standortwechsel, Sonderprojekte, Reportings, Dokumentation
- Active Sourcing, Bewerbermanagement, Interviewkoordination, Onboarding, Vertragswesen, Kandidatenunterlagen Sowie Beratung Und Betreuung Von Kunden Im Such- Und Entscheidungsprozess
- PräSentationen, Website-Design Und -Aufbau, Social Media, Personal Branding, Designkoordination
Leistungsbereiche
- Analyse Und Optimierung Bestehender GeschäFtsprozesse
- Aufbau Klarer Backoffice- Und Organisationsstrukturen
- Strukturierung Von ZustäNdigkeiten, Ablagen Und ArbeitsabläUfen
- EinfüHrung Und Pflege Digitaler Tools Und Workflows
- Erstellung Von Prozessdokumentationen, Vorlagen Und Checklisten
- Optimierung Interner Kommunikations- Und Abstimmungswege
- UnterstüTzung Bei PrioritäTensetzung Und Operativer Entscheidungsfindung
- Entlastung Der GeschäFtsfüHrung Im Operativen TagesgeschäFt
- Koordination Von Terminen, Kalendern Und Internen Abstimmungen
- Planung Und Organisation Von GeschäFtsreisen Inklusive Buchung, Abstimmung Und Nachbereitung
- Organisation Kleinerer Interner Events, Teamformate, Meetings Und Workshops
- Vorbereitung Und Nachbereitung Von Meetings Inklusive Agenda, Protokoll Und Aufgabenverfolgung
- Erstellung Von PräSentationen, Entscheidungsvorlagen, Reportings Und ÜBersichten
- Schnittstellenmanagement Zwischen GeschäFtsleitung, Team, Kunden, Dienstleistern Und Externen Partnern
- Planung Und Koordination Operativer Projekte
- Nachverfolgung Von Aufgaben, Fristen Und ZustäNdigkeiten
- Projektadministration, Dokumentation Und StatusüBersichten
- Organisation Von Standortwechseln Und Internen Strukturprojekten
- Abwicklung KaufmäNnischer Projektprozesse Inklusive VerträGe, Forecasts, Nachkalkulationen Und Rechnungsprozessen
- Abstimmung Mit Internen Und Externen Stakeholdern
- Erstellung Von Protokollen, Projektunterlagen Und PräSentationen
- UnterstüTzung Bei Projektcontrolling Und BudgetüBersichten
- Active Sourcing Und Bewerbermanagement
- Analyse Von Anforderungsprofilen Und Abstimmung Mit Kunden
- Screening Von Profilen, LebensläUfen Und Bewerbungsunterlagen
- Interviewkoordination Und Begleitung Von Auswahlprozessen
- Erstellung Und QualitäTssicherung Von Kandidatenunterlagen
- Beratung Und Betreuung Von Kunden Im Such- Und Entscheidungsprozess
- Erstellung Und Strukturierung Von PräSentationen, Templates Und Kommunikationsunterlagen
- UnterstüTzung Bei Website, Social Media Und Personal Branding
- Koordination Von Design-, Web- Und Marketingthemen
- Sicherstellung Eines Professionellen Und Konsistenten AußEnauftritts
Tools & It-Kenntnisse
- Microsoft Office 365, Jira, Confluence, Monday, Trello, Notion, Slack, Zoom, Calendly
- Cobra Crm Plus 2017, Smartcrm, Hunter, Linkedin Recruiter Lite, Xing Talentmanager, Sap Hr, Sap Ppm, Sap Erp, Sap Hcm, Elo Enterprise 9, Salesforce
- Wordpress, Elementor Pro, Adobe Xd, Adobe Photoshop, Adobe Indesign, Adobe Illustrator, Adobe Express, Adobe Lightroom, Canva, Capcut, Google Ads, Google Analytics, Contentbird, Elopage, Chatgpt
- Riwa, Webgis, 3d-Cad Pytha, Roma, Compana
Arbeitsweise
- Strukturiert
- Vorausschauend
- EigenstäNdig
- GeschäFtsfüHrungsnah
- Kommunikationsstark
- Umsetzungsorientiert
Sprachen
Ausbildung
Star Publishing GmbH
Mediengestalterin für Digital und Print · Beratung & Planung
Hochschule Pforzheim
BWL – Marketingkommunikation & Werbung · Pforzheim, Deutschland
Zertifikate & Bescheinigungen
KI Associate
Salesforce
Berufs- und arbeitspädagogische Eignung / Ausbilderschein
IHK Stuttgart
Geprüfter Digital Business Innovator
Karriere Tutor
Geprüfter Digitalisierungsmanager / Chief Digital Officer
Karriere Tutor
Geprüfter Suchmaschinenmarketing-Manager
Karriere Tutor
Statistiken
Erfahrung
Globale Erfahrung
Fachkenntnisse
Qualifikationen
Profil
Häufig gestellte Fragen
Du hast Fragen? Hier findest du mehr.
Durchschnittlicher Tagessatz für ähnliche Positionen
Die Tagessätze basieren auf aktuellen Projekten und enthalten keine FRATCH-Marge.
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