Janine S.-Freelance PMO | Projektassistenz | Projektkoordination
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Erfahrungen
Virtuelle Assistenz der Geschäftsführung / Business Administration
TBN – Technische Beratung
- Steuerung des operativen Backoffice
- Abwicklung des Angebots- und Rechnungswesens
- Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung
- Koordination von Terminen und operativen Abstimmungen
- Schnittstellenmanagement zwischen Geschäftsleitung, Kunden und externen Partnern
- Strukturierung administrativer Abläufe im Tagesgeschäft
Durch die Übernahme operativer Backoffice-Aufgaben entsteht eine spürbare Entlastung der Geschäftsführung. Administrative Prozesse laufen strukturierter, verlässlicher und effizienter, wodurch mehr Zeit für Kunden, Projekte und unternehmerische Entscheidungen frei wird.
Projekt-Support, Business Administration & Consultant Executive Search
Plocher Executive Find GmbH
- Begleitung von Executive-Search-Mandaten im C-Level-Umfeld
- Qualitätssicherung und Aufbereitung von Kandidatenunterlagen
- Erstellung und Strukturierung von Kandidatenberichten und Präsentationsunterlagen
- Unterstützung im Kandidaten-Screening und in der Profilanalyse
- Beratung und Betreuung von Kunden im Such- und Auswahlprozess
- Schnittstellenmanagement zwischen Auftraggebern, Kandidaten und Geschäftsführung
- Optimierung interner Dokumentationsprozesse
Durch strukturierte administrative Zuarbeit, präzise Dokumentation, professionelle Kundenkommunikation und hochwertige Unterlagen wird der Suchprozess effizienter, übersichtlicher und qualitativ hochwertiger. Mandate können sauberer vorbereitet, begleitet und präsentiert werden.
Management Assistant & Senior Project Manager
QUTECO GmbH
PMO-Support · Projektkoordination · Executive Support
IT-Consulting mit Fokus auf SAP Test- & Projektmanagement, Software Consulting und Development
PMO & Projekt-/Testmanagement-Support:
- Operative Unterstützung von Projekt- und Testmanagement im Umfeld von SAP-S/4HANA-Transformationsprojekten
- Aufbereitung und Strukturierung von Testfall- und Aufgabenlisten
- Prüfung von Listen auf Vollständigkeit, Plausibilität und Redundanzen
- Konsolidierung projektbezogener Informationen und Pflege von Statusübersichten
- Nachverfolgung von Aufgaben, Maßnahmen, Terminen, offenen Punkten und Zuarbeiten
- Nachhalten von Abhängigkeiten und Bearbeitungsständen
- Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollführung
- Aufbereitung von Statusinformationen und Reports
- Dokumentation und Informationspflege in Jira und Confluence
Executive Support & Business Operations:
- Enge operative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung
- Termin-, Meeting- und Geschäftsreisekoordination
- Erstellung von Geschäftsdokumenten, Forecasts, Statistiken und Übersichten
- Office Management inkl. Bestellungen, Ausstattung und Dienstleisterkoordination
- Angebots-, Rechnungs- und administrative Prozesse
- Vertrags-, Versicherungs-, Behörden- und Fuhrparkthemen
- Vorbereitung von Buchhaltungsbelegen in DATEV
- Optimierung interner Organisations- und Kommunikationsstrukturen
Recruiting, HR & Ressourcenkoordination:
- Active Sourcing und Bewerbermanagement
- Durchführung und Koordination von Interviews
- Vorbereitung von Vertragsunterlagen und Begleitung des Onboardings
- Unterstützung bei Ausschreibungs- und Ressourcenprozessen
- Aufnahme benötigter Qualifikationen und Projektanforderungen
- Abgleich von Anforderungen mit verfügbaren Mitarbeiterprofilen
- Unterstützung bei der Auswahl geeigneter Projektressourcen
- Entwicklung und Umsetzung von Employer-Branding-Maßnahmen
Sonderprojekt | Unternehmensweiter Standortwechsel:
Eigenständige Planung und operative Koordination des vollständigen Standortwechsels von Böblingen nach Fellbach
- Planung von Ablauf, Terminen und Arbeitspaketen
- Recherche, Angebotsvergleich, Auswahl und Beauftragung externer Dienstleister
- Koordination des Umzugsunternehmens und weiterer externer Ansprechpartner
- Raum- und Arbeitsplatzplanung
- Planung der Umzugslogistik, Mobiliarzuordnung und Kennzeichnung
- Koordination der technischen Infrastruktur am neuen Standort
- Einholung und Vergleich erforderlicher Angebote
- Koordination administrativer Folgethemen und notwendiger Termine
- Laufende Abstimmung mit Geschäftsführung und Dienstleistern
- Konsequente Nachverfolgung offener Punkte bis zur Umsetzung
Consultant Executive Search
Plocher Executive Find GmbH
Executive Search · Projektkoordination · Research & Candidate Management
Executive-Search-Boutique für die Besetzung von C-Level und Middle-Management
Executive Search & Projektkoordination:
- Begleitung und organisatorische Koordination laufender Executive-Search-Mandate
- Identifikation und Direktansprache geeigneter Kandidaten
- Durchführung von Markt-, Branchen- und Unternehmensrecherchen
- Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Interviews
- Erstellung von Kandidatenprofilen, Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
- Koordination von Interview- und Abstimmungsterminen
- Sicherstellung eines strukturierten Informations- und Terminflusses
- Pflege und Aktualisierung relevanter Kandidaten- und Projektdaten im CRM
- Erstellung und Pflege von Präsentationen und Projektunterlagen
- Professionelle Kommunikation mit Kandidaten und weiteren Projektbeteiligten
Business Operations, Consulting, Coaching & digitale Organisation
Selbstständige Business-Optimierung & Consulting
Beratung und operative Unterstützung von Unternehmen, Geschäftsführungen und Selbstständigen mit Fokus auf professionelle Organisationsstrukturen, effiziente Prozesse und zuverlässige Umsetzung im Tages- und Projektgeschäft.
- Analyse, Strukturierung und Optimierung bestehender Geschäfts- und Arbeitsprozesse
- Aufbau effizienter Backoffice-, Organisations- und Kommunikationsstrukturen
- Unterstützung im PMO und in der Projektkoordination, insbesondere bei Projektadministration, Aufgaben- und Fristensteuerung, Dokumentation und Statusaufbereitung
- Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings sowie strukturierte Nachverfolgung von Aufgaben, Zuständigkeiten und offenen Punkten
- Unterstützung von Geschäftsführungen und Projektverantwortlichen bei organisatorischen, administrativen und operativen Themen
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Reportings, Übersichten, Entscheidungsvorlagen und professionellen Geschäftsdokumenten
- Unterstützung im Recruiting und Executive Search einschließlich Kandidatenrecherche, Profilbewertung, Interviews und Kandidatendokumentation
- Beratung von Selbstständigen und Kleinunternehmern zu Organisationsstrukturen, Priorisierung, Ressourcenmanagement und operativer Umsetzung
- Einführung und Nutzung digitaler Tools und Workflows zur Verbesserung von Abläufen und Zusammenarbeit
- Eigenständige kaufmännische und organisatorische Steuerung der Selbstständigkeit einschließlich Kundenakquise, Angebotserstellung, Projektabwicklung und Rechnungswesen
- Entwicklung des ursprünglichen Leistungsportfolios aus Markenentwicklung, Webdesign und digitaler Kommunikation seit 2021 hin zu einem Schwerpunkt auf Business Operations, Consulting, Projektunterstützung und Executive Support
Projektassistenz & Personalreferentin
engineering people Stuttgart GmbH
Projektassistenz · Kaufmännische Projektabwicklung · HR & Mitarbeiterbetreuung
Engineering- und Personaldienstleistungsunternehmen im technischen Projektumfeld
Projektassistenz & kaufmännische Projektabwicklung:
- Eigenständige administrative und kaufmännische Abwicklung laufender Projekte
- Erstellung und Bearbeitung projektbezogener Verträge
- Erstellung von Forecasts, Statistiken und Projektnachkalkulationen
- Rechnungsstellung und Unterstützung im Mahnwesen
- Unterstützung des Vertriebs bei Angebotsprozessen und Projektkoordination
- Pflege projekt- und mitarbeiterbezogener Informationen in internen Systemen
- Allgemeine Projekt- und Büroorganisation
- Schnittstelle zwischen Projektleitung, Kunden und internen Ansprechpartnern
HR & Mitarbeiterbetreuung:
- Betreuung von Mitarbeitenden in personaladministrativen und organisatorischen Themen
- Vorbereitung und Bearbeitung von Vertragsunterlagen
- Unterstützung bei Recruiting und Vorstellungsgesprächen
- Bearbeitung von Reisekosten und Auslagen
- Übernahme zusätzlicher Aufgaben und Verantwortung im Personalbereich
Consultant Permanent Placement
Manpower GmbH & Co. KG
Recruiting · Kundenbetreuung · Prozesskoordination
Recruiting & Kundenmanagement:
- Eigenständige Betreuung von Recruiting-Prozessen im Permanent Placement
- Aufnahme und Abstimmung von Personal- und Anforderungsprofilen mit Kunden
- Identifikation, Ansprache und Auswahl geeigneter Kandidaten
- Durchführung und Koordination von Interviews
- Erstellung und Aufbereitung von Kandidatenprofilen
- Koordination des Auswahlprozesses zwischen Kunden
- Betreuung und Beratung von Kunden während des Besetzungsprozesses
- Pflege relevanter Kunden-, Kandidaten- und Prozessinformationen
Teamassistenz Immobilienmarketing/-vertrieb & Werbung
Flughafen Stuttgart
Projektassistenz · SAP PPM · Marketing- & Veranstaltungskoordination
Projektassistenz & operative Koordination:
- Projektmanagement/-verantwortung „Kinderflughafen auf der Besucherterasse“
- Unterstützung des Projektmanagements und der Fachbereiche bei organisatorischen und administrativen Projektthemen
- Projektbezogene Unterstützung und Dokumentation mit SAP PPM
- Termin-, Informations- und Schnittstellenkoordination
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Exposés und weiteren Unterlagen
- Unterstützung bei Angebots- und vertrieblichen Prozessen
- Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen in SAP
- Pflege von Kunden- und Projektdaten im CRM
- Allgemeine Team- und Büroorganisation
Marketing-, Event- & Sonderprojektkoordination:
- Organisation und Begleitung von Veranstaltungen und Werbeaktionen
- Koordination von Film- und Fotoshootings
- Abstimmung mit internen Fachbereichen und externen Beteiligten
- Koordination mit Bundespolizei und Sicherheitsdienst bei Maßnahmen in sicherheitsrelevanten Bereichen
- Unterstützung bei organisatorischen Sonderprojekten
Teamassistenz Immobilienmarketing/-vertrieb & Werbung
Flughafen Stuttgart
Projektassistenz · SAP PPM · Marketing- & Veranstaltungskoordination
Projektassistenz & operative Koordination:
- Projektmanagement/-verantwortung „Kinderflughafen auf der Besucherterasse“
- Unterstützung des Projektmanagements und der Fachbereiche bei organisatorischen und administrativen Projektthemen
- Projektbezogene Unterstützung und Dokumentation mit SAP PPM
- Termin-, Informations- und Schnittstellenkoordination
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Exposés und weiteren Unterlagen
- Unterstützung bei Angebots- und vertrieblichen Prozessen
- Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen in SAP
- Pflege von Kunden- und Projektdaten im CRM
- Allgemeine Team- und Büroorganisation
Marketing-, Event- & Sonderprojektkoordination:
- Organisation und Begleitung von Veranstaltungen und Werbeaktionen
- Koordination von Film- und Fotoshootings
- Abstimmung mit internen Fachbereichen und externen Beteiligten
- Koordination mit Bundespolizei und Sicherheitsdienst bei Maßnahmen in sicherheitsrelevanten Bereichen
- Unterstützung bei organisatorischen Sonderprojekten
Medienproduzentin
Star Publishing GmbH
Anstellung zwischen Ausbildungsende und Studienbeginn
Projektkoordination & Kundenbetreuung:
- Betreuung und Koordination von Print- und Werbeprojekten
- Abstimmung mit Kunden sowie internen und externen Projektbeteiligten
- Koordination von Projektabläufen, Terminen und Produktionsanforderungen
- Qualitätssicherung und Prüfung von Produktionsunterlagen
- Unterstützung bei Marketing- und Veranstaltungsaktivitäten
- Erstellung und Bearbeitung von Angeboten und Rechnungen
- Unterstützung bei Budget- und kaufmännischen Projektthemen
Projekt-/Kundenumfeld: Automotive, u. a. Mercedes-AMG und BMW
Branchenerfahrung
Sieh, in welchen Branchen dieser Freelancer den Großteil seiner beruflichen Laufbahn verbracht hat.
Erfahren in Professionelle Dienstleistungen, Informationstechnologie (IT) und Immobilien.
Erfahrung nach Fachbereich
Zeigt, in welchen Abteilungen und Funktionen dieser Freelancer am meisten mitgewirkt hat.
Erfahren in Personalwesen, Projektmanagement, Buchhaltung, Marketing, Vertrieb und Kundendienst.
Zusammenfassung
Operative Entlastung für Geschäftsführungen, Selbstständige und projektorientierte Unternehmen – mit Struktur, Weitblick und Umsetzungskraft.
Ich unterstütze Unternehmen dabei, operative Abläufe zu ordnen, Geschäftsführungen spürbar zu entlasten und gewachsene Strukturen in klare, effiziente Prozesse zu übersetzen. Mein Schwerpunkt liegt an der Schnittstelle von Business Operations, Executive Support, Projektorganisation, Backoffice, HR-Support, Recruiting, Consulting und Prozessoptimierung.
Ich bin eine strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte Freelancerin mit breiter Erfahrung in Business Operations, Executive Support, Projektmanagement, HR, Recruiting, Backoffice, Kommunikation und digitaler Organisation.
Fähigkeiten
Schwerpunkte
- Prozessoptimierung, Digitale Workflows, Backoffice-Strukturen, Operative Organisation
- Entlastung Der GeschäFtsfüHrung, Terminmanagement, Reisemanagement, Meetingorganisation, Interne Events
- Projektadministration, Standortwechsel, Sonderprojekte, Reportings, Dokumentation
- Active Sourcing, Bewerbermanagement, Interviewkoordination, Onboarding, Vertragswesen, Kandidatenunterlagen Sowie Beratung Und Betreuung Von Kunden Im Such- Und Entscheidungsprozess
- PräSentationen, Website Design Und Aufbau, Social Media, Personal Branding, Designkoordination
- Pmo Und Projektkoordination: Aufgaben- Und MaßNahmenverfolgung, Termin- Und Fristenkontrolle, Statusverfolgung, AbhäNgigkeiten Und Schnittstellenkoordination
- Testmanagement-Support: Testfall- Und Aufgabenlisten, VollstäNdigkeits-, Redundanz- Und PlausibilitäTsprüFung Sowie Statuspflege
- Projektkommunikation Und Dokumentation: Meetings, Protokolle, StatusüBersichten, Reporting, Informationsaufbereitung Und Zuarbeiten
- KaufmäNnische ProjektunterstüTzung: Angebote, VerträGe, Forecasts, Nachkalkulation, Rechnungsprozesse Und RessourcenüBersichten
Leistungsbereiche
- Analyse Und Optimierung Bestehender GeschäFtsprozesse
- Aufbau Klarer Backoffice- Und Organisationsstrukturen
- Strukturierung Von ZustäNdigkeiten, Ablagen Und ArbeitsabläUfen
- EinfüHrung Und Pflege Digitaler Tools Und Workflows
- Erstellung Von Prozessdokumentationen, Vorlagen Und Checklisten
- Optimierung Interner Kommunikations- Und Abstimmungswege
- UnterstüTzung Bei PrioritäTensetzung Und Operativer Entscheidungsfindung
- Entlastung Der GeschäFtsfüHrung Im Operativen TagesgeschäFt
- Koordination Von Terminen, Kalendern Und Internen Abstimmungen
- Planung Und Organisation Von GeschäFtsreisen Inklusive Buchung, Abstimmung Und Nachbereitung
- Organisation Kleinerer Interner Events, Teamformate, Meetings Und Workshops
- Vorbereitung Und Nachbereitung Von Meetings Inklusive Agenda, Protokoll Und Aufgabenverfolgung
- Erstellung Von PräSentationen, Entscheidungsvorlagen, Reportings Und ÜBersichten
- Schnittstellenmanagement Zwischen GeschäFtsleitung, Team, Kunden, Dienstleistern Und Externen Partnern
- Planung Und Koordination Operativer Projekte
- Nachverfolgung Von Aufgaben, Fristen Und ZustäNdigkeiten
- Projektadministration, Dokumentation Und StatusüBersichten
- Organisation Von Standortwechseln Und Internen Strukturprojekten
- Abwicklung KaufmäNnischer Projektprozesse Inklusive VerträGe, Forecasts, Nachkalkulationen Und Rechnungsprozessen
- Abstimmung Mit Internen Und Externen Stakeholdern
- Erstellung Von Protokollen, Projektunterlagen Und PräSentationen
- UnterstüTzung Bei Projektcontrolling Und BudgetüBersichten
- Active Sourcing Und Bewerbermanagement
- Analyse Von Anforderungsprofilen Und Abstimmung Mit Kunden
- Screening Von Profilen, LebensläUfen Und Bewerbungsunterlagen
- Interviewkoordination Und Begleitung Von Auswahlprozessen
- Erstellung Und QualitäTssicherung Von Kandidatenunterlagen
- Beratung Und Betreuung Von Kunden Im Such- Und Entscheidungsprozess
- Erstellung Und Strukturierung Von PräSentationen, Templates Und Kommunikationsunterlagen
- UnterstüTzung Bei Website, Social Media Und Personal Branding
- Koordination Von Design-, Web- Und Marketingthemen
- Sicherstellung Eines Professionellen Und Konsistenten AußEnauftritts
Tools & It-Kenntnisse
- Microsoft Office 365, Jira, Confluence, Monday, Trello, Notion, Slack, Zoom, Calendly
- Cobra Crm Plus 2017, Smartcrm, Hunter, Linkedin Recruiter Lite, Xing Talentmanager, Sap Hr, Sap Ppm, Sap Erp, Sap Hcm, Elo Enterprise 9, Salesforce
- Wordpress, Elementor Pro, Adobe Xd, Adobe Photoshop, Adobe Indesign, Adobe Illustrator, Adobe Express, Adobe Lightroom, Canva, Capcut, Google Ads, Google Analytics, Contentbird, Elopage, Chatgpt
- Riwa, Webgis, 3d-Cad Pytha, Roma, Compana
- Datev
Arbeitsweise
- Strukturiert
- Vorausschauend
- EigenstäNdig
- Nah An Der GeschäFtsfüHrung
- Kommunikationsstark
- Umsetzungsorientiert
Sprachen
Ausbildung
Hochschule Pforzheim
BWL – Marketingkommunikation & Werbung · Pforzheim, Deutschland
Johannes-Gutenberg-Schule Stuttgart
Ausbildung Mediengestalterin Digital & Print · Beratung & Planung · Stuttgart, Deutschland
Gottlieb-Daimler-Schule 2
Fachhochschulreife · Produktdesign · Sindelfingen, Deutschland
Zertifikate & Bescheinigungen
Personal Coach
sgd Fernschule
Social Selling- Kundenakquise & Netzwerkaufbau in sozialen Medien
IHK Stuttgart
Einzelcoaching Existenzgründung inkl. Businessplan-Erstellung
Erfolgspfad
Zeit- und Selbstmanagement-Schulung
engineering people GmbH
Geprüfter Digitalisierungsmanager – Chief Digital Officer (CDO) inkl. Scrum
Karriere Tutor
Geprüfter Digital Business Innovator (DBI)
Karriere Tutor
Projektmanagement für Projektleiter inkl. Tool-Schulung in SAP PPM
Flughafen Stuttgart GmbH
Online Marketing Grundlagen
Google Digital Workshop
Projektmanagement Basis-Kurs
Star Campus der Star Cooperation GmbH
Salesforce
Geprüfter Digital Business Innovator
Karriere Tutor
Geprüfter Digitalisierungsmanager / Chief Digital Officer
Karriere Tutor
Geprüfter Suchmaschinenmarketing Manager
Karriere Tutor
Statistiken
Erfahrung
Globale Erfahrung
Fachkenntnisse
Qualifikationen
Häufig gestellte Fragen
Du hast Fragen? Hier findest du mehr.
Janine ist in Hildrizhausen, Deutschland ansässig und kann in On-Site-, Hybrid- und Remote-Arbeitsmodellen arbeiten.
Janine spricht folgende Sprachen: Deutsch (Muttersprache), Englisch (Verhandlungssicher), Spanisch (Grundkenntnisse), Portugiesisch (Grundkenntnisse).
Janine hat mindestens 9 Jahre Erfahrung. In dieser Zeit hat Janine in mindestens 9 verschiedenen Rollen und für 8 verschiedene Firmen gearbeitet. Die durchschnittliche Dauer der einzelnen Projekte beträgt 1 Jahr und 11 Monate. Beachten Sie, dass Janine möglicherweise nicht alle Erfahrungen geteilt hat und tatsächlich mehr Erfahrung hat.
Basierend auf der jüngsten Erfahrung wäre Janine gut geeignet für Rollen wie: Virtuelle Assistenz der Geschäftsführung / Business Administration, Projekt-Support, Business Administration & Consultant Executive Search, Management Assistant & Senior Project Manager.
Die neueste Position von Janine ist Virtuelle Assistenz der Geschäftsführung / Business Administration bei TBN – Technische Beratung.
In den letzten Jahren hat Janine für TBN – Technische Beratung, Plocher Executive Find GmbH, QUTECO GmbH und Selbstständige Business-Optimierung & Consulting gearbeitet.
Janine hat die meiste Erfahrung in Industrien wie Professionelle Dienstleistungen, Immobilien und Informationstechnologie (IT). Janine hat auch etwas Erfahrung in Werbung, Automotive, Medien und Unterhaltung und Druck.
Janine hat die meiste Erfahrung in Bereichen wie Projektmanagement, Personalwesen und Buchhaltung. Janine hat auch etwas Erfahrung in Marketing, Vertrieb und Kundendienst.
Janine hat kürzlich in Industrien wie Professionelle Dienstleistungen und Informationstechnologie (IT) gearbeitet.
Janine hat kürzlich in Bereichen wie Buchhaltung, Personalwesen und Projektmanagement gearbeitet.
Janine besuchte Hochschule Pforzheim für BWL – Marketingkommunikation & Werbung.
Janine hat 14 Zertifikate. Darunter sind: Personal Coach, Social Selling- Kundenakquise & Netzwerkaufbau in sozialen Medien und Einzelcoaching Existenzgründung inkl. Businessplan-Erstellung.
Janine ist sofort in Teilzeit verfügbar für passende Projekte.
Tagessatzverteilung
Die angegebenen Tagessätze entsprechen der typischen Marktspanne für Freelancer in dieser Position, basierend auf aktuellen Projekten auf unserer Plattform.
Durchschnittlicher Tagessatz für ähnliche Positionen
Die Tagessätze basieren auf aktuellen Projekten und enthalten keine FRATCH-Marge.
Der durchschnittliche Tagessatz ist der Mittelwert aller Tagessätze aus aktuellen Verträgen vergleichbarer Freelancer auf unserer Plattform.
Der Median-Tagessatz ist der mittlere Wert aller Tagessätze – die Hälfte der vergleichbaren Freelancer verlangt weniger, die andere Hälfte mehr. Anders als der Durchschnitt wird er von Ausreißern kaum beeinflusst.
Berechnet auf Basis der Tagessätze unserer Freelancer, Stand 14 Nov 2026. Die tatsächlichen Tagessätze können je nach Dienstalter, Erfahrung, Fachkenntnissen, Projektkomplexität und Auftragsdauer variieren.
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