Interimsmanager in Deutschland

Produktvision und Outcome-Strategie für eine neue Registry-Plattform entwickelt, Management-Workshop zur strategischen Ausrichtung konzipiert, BPMN-Prozessmapping über Systeme und Rollen durchgeführt, User-Story-Praxis analysiert und auf Outcome-Basis weiterentwickelt, Stakeholder zwischen Fachbereich, Management und externem Entwicklungspartner zusammengeführt.

Skills: Produktstrategie, Outcome-Roadmapping, Stakeholder-Workshops, BPMN/Prozessanalyse, Miro, Linear

• Projektmanagement und Beratungsdienstleistung mit dem Schwerpunkt IT-Interim-Management: Digitalisierung der Unternehmenssteuerung einschließlich Prozessen und Anwendungen
• Bewertung der gesamten IT-Infrastruktur einschließlich Anwendungen, Hauptprozessen und Verträgen einschließlich Kostenoptimierung
• Evaluierung und Einführung von Lösungen zur Förderung der Digitalisierung im Unternehmen in den Bereichen: Immobilienverwaltung, CRM, Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozesse, Smart Metering, DMS, Zeiterfassung
• Digitalisierung von Aktenordnern und Einführung von SharePoint und Microsoft Teams als zentrale Dokumenten- und Kommunikationsplattform
• Konzeption und Durchführung von KI-Workshops einschließlich Einführung von KI-Tools zur Steigerung von Effizienz und Transparenz in den wichtigsten Unternehmensprozessen
• Erstellung von Schulungsunterlagen und Durchführung von Anwenderschulungen zu neu eingeführten digitalen Prozessen und Lösungen

Beratung verschiedener Unternehmen in den Bereichen Controlling, Finanzen und Planung, Transformation, Business Partnering, Management Reporting und AI gesteuerte Forecast Systeme

• Rubix ist Europas größter Anbieter von Industrieteilen und Instandhaltungslösungen (ca. 3 bn € Umsatz, im Besitz einer Private-Equity-Gesellschaft). Ich berichtete an den COO der DACH-Tochtergesellschaft und leitete ein umfangreiches Restrukturierungsprojekt.
• Projekt-Governance: Aufbau robuster Governance-Strukturen (Projektauftrag, Governance-Plan, Kommunikationsstrukturen), um Transparenz und die Abstimmung mit der Führungsebene sicherzustellen.
• Restrukturierung der Logistik: Zusammenlegung mehrerer Distributionszentren zu zwei zentralen Standorten mit Optimierung von Kosteneffizienz und Servicequalität.
• Teamführung: Leitung eines Kernteams von 9 Personen sowie Steuerung von Planung und Umsetzung in einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld.
• Projektplanung: Entwicklung und Validierung eines umfassenden Projektplans sowie Übersetzung übergeordneter Meilensteine in umsetzbare Arbeitspakete.
• Risikomanagement: Einführung eines Risikoregisters und einer Ursachenanalyse zur proaktiven Reduzierung von Projektrisiken.
• Reporting auf C-Level: Präsentation des Projektstatus und von Empfehlungen vor dem Steering Committee (CEO und Geschäftsführung).
• Stakeholder-Management: Steuerung der Abstimmung und Einbindung verschiedener Stakeholder im Private-Equity-Umfeld.
• Budgetüberwachung: Verwaltung eines Projektbudgets von über 3 Millionen €.
• Eine wirksame Projekt-Governance und klare Kommunikation sind entscheidend für die Abstimmung mit Stakeholdern und eine erfolgreiche Transformation.

Konzeption, Gründung und Aufbau einer gemeinnützigen Organisation für internationale Zukunfts- und Entwicklungspartnerschaften. Entwicklung der organisatorischen und rechtlichen Grundstrukturen, Governance und internen Prozesse sowie Aufbau des Außenauftritts und institutioneller Netzwerke. Koordination des Gründungs- und Registrierungsprozesses, Entwicklung erster Projekt- und Themenfelder sowie Aufbau von Kontakten zu Politik, Verwaltung, Förderinstitutionen, Wissenschaft und weiteren Kooperationspartnern. Entwicklung von Förder- und Finanzierungsansätzen sowie Vertretung der Organisation nach außen. Ergebnis: Aufbau einer rechtsfähigen und als gemeinnützig anerkannten Organisation mit definierten Governance- und Arbeitsstrukturen, eigenständigem Außenauftritt und ersten institutionellen Netzwerken. Etablierung von FIZE als Trägerstruktur für internationale Projekte und Initiativen, darunter MICT UA.

Stabilisierung eines kritischen Logistik-Outsourcing-Setups im Umfeld einer SAP S/4HANA-Transformation. Schwerpunkt war die operative Wiederherstellung einer belastbaren Faktenbasis zwischen Auftraggeber, Logistikdienstleister, internationalen Zulieferwerken und SAP-/IT-Organisation.

• Koordination zwischen Auftraggeber, globalem Logistikdienstleister, internationalen Zulieferwerken, SAP-/IT-Teams, Quality Management und operativem Shopfloor.
• Steuerung, Überwachung und operative Korrektur von Inbound Deliveries; Einbindung von Outbound-Delivery-Prozessen.
• Analyse von Schnittstellen-, Buchungs-, Batch- und Stammdatenfehlern zwischen SAP S/4HANA, Logistikdienstleister, Zulieferwerken und internen Fachbereichen.
• Deutliche Reduktion kritischer Bestandsdifferenzen zwischen Auftraggeber und Logistikdienstleister.
• Verbesserung der operativen Steuerungsfähigkeit im Logistikumfeld und Schaffung einer gemeinsamen Faktenbasis.
• Reduktion wiederkehrender Fehlerbilder in den Bereichen Inbound Deliveries, Bestände, Schnittstellen, Batch-/Buchungslogik und Dienstleisterprozesse.

• Mitwirkung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen
• Prüfung eingehender Rechnungen auf formelle und sachliche Richtigkeit
• Buchung von Eingangsrechnungen
• Ansprechpartner für interne Abteilungen in buchhalterischen Fragen
• Anlage und Pflege von Kreditorenstammdaten
• Bearbeitung offener Posten
• Übernahme weiterer buchhaltungsbezogener Sonderaufgaben
• Betreuung des funktionsbezogenen Postfachs
• Durchführung von Zahlungsläufen

Schulung und Wissenstransfer – Kreditorenbuchhaltung:

Zusätzlich zu den oben genannten Aufgaben war ich für die Schulung und den Wissenstransfer von 8 Mitarbeitenden eines externen Dienstleisters in Indien verantwortlich, die die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung übernahmen:

• Durchführung strukturierter Schulungen und praxisnaher Anleitung entlang des gesamten Kreditorenprozesses
• Schulung der Mitarbeitenden in der Prüfung und Buchung eingehender Rechnungen, einschließlich formaler und sachlicher Prüfungen
• Vermittlung von Kenntnissen im Bereich Kreditorenstammdatenpflege, Bearbeitung offener Posten und Durchführung von Zahlungsläufen
• Schulung im Umgang mit dem Funktionspostfach sowie in der effektiven Kommunikation mit internen Fachabteilungen
• Vermittlung von buchhalterischen Abläufen, Kontrollen und unternehmensspezifischen Anforderungen im Bereich Kreditorenbuchhaltung
• Durchführung von „Training on the Job“ anhand praxisnaher Buchungsfälle und realer Geschäftsvorfälle
• Unterstützung des Teams bei der eigenständigen Durchführung der Kreditorenprozesse sowie bei der Klärung buchhalterischer Fragestellungen
• Überprüfung der Qualität und Richtigkeit der Arbeitsergebnisse sowie kontinuierliches Feedback und Coaching
• Unterstützung bei der Übertragung der Kreditorenbuchhaltungsprozesse auf den externen Dienstleister und Sicherstellung eines strukturierten Wissenstransfers und einer geordneten Prozessübergabe
• Mitwirkung bei der reibungslosen Transition durch Dokumentation von Prozessen, Klärung von Verantwortlichkeiten und Sicherstellung einer einheitlichen Anwendung der buchhalterischen Vorgaben

Software: JDE, ELO, SAP Concur

• Erstellung und Prüfung vierteljährlicher Lizenzabrechnungen für Lizenzgeber aus den Bereichen Musik, Publishing und Medienmarken, einschließlich Mindestgarantien, Verrechnung, Abstimmung von Rückgaben und Prozessoptimierung.
• Rekonstruktion historischer Lizenzdaten für eine externe Prüfung durch ein großes US-Studio, für Musikverlagsrechte und aufgenommene Musik in ROW und AUS, sowie Abstimmung der daraus resultierenden Abrechnungen mit dem Lizenzgeber.
• Unterstützung bei der Abstimmung von Musiklizenzen mit der deutschen Verwertungsgesellschaft und deren internationalem Hub für 2018 bis 2024.
• Prüfung von Lizenzdaten für Abgrenzungen und Rückstellungen sowie Strukturierung von Metadaten für Vertragsverhandlungen.
• Entwicklung von Zielprozessen und SOPs für ein Tool zur Automatisierung von Lizenzabrechnungen sowie Begleitung der Tests während der Einführung.

Prozessarchitekt und Transformationstreiber für unternehmensweite Exzellenzinitiativen (Vakanzüberbrückung) Aufbau und Steuerung eines unternehmensweiten Prozess- und Governance-Rahmens zur Stärkung von Struktur, Führung und Wirksamkeit in einem international wachsenden Familienunternehmen. Verantwortung für das globale Prozesshaus, die End-to-End- Governance, die Prozessrollenarchitektur sowie die Weiterentwicklung des integrierten Managementsystems – inklusive internationaler Implementierung (Rumänien, USA).

Scope:

• Leitung der Abteilung Business Excellence mit 6 MA und fachliche Führung von 20+ Process Ownern
• Aufbau eines globalen Prozess-Betriebssystems (Architektur, Rollen, Governance, Global-Local-Logik)
• Entwicklung eines gruppenweiten Steuerungs- und KPI-Systems für Prozesse (Transparenz, KPIs, Reifegrad)
• Einführung von Mechanismen zur Wirksamkeit im Tagesgeschäft (Rollenbefähigung, Communities, Feedback)
• Governance-und Rollen-Framework für neue Produktionsstandorte Rumänien und USA (Mandate, Rollen, Entscheidungslogik)
• Stabilisierung und Weiterentwicklung des integrierten Managementsystems (IMS)

Nachhaltige Ergebnisse:

• Globales Prozess-Betriebssystem etabliert - Struktur, Rollen, Governance und Global-Local-Regeln als verbindlicher Rahmen definiert und im Managementsystem verankert — Grundlage für konsistente Steuerung und Skalierbarkeit.
• End-to-End-Prozessverantwortung gestärkt - Process-Owner-Rollen global definiert, qualifiziert und in Communities of Practice verankert — erstmals klare Ownership-Strukturen über alle Standorte hinweg.
• KPI- und Steuerungslogik für Prozesse aufgebaut - Einheitliches KPI-System, Reifegradmodell und Reporting-Prinzipien entwickelt — Basis für faktenbasierte Entscheidungen, Priorisierung und Transparenz im gesamten Unternehmen.
• Wirksamkeit im Tagesgeschäft erhöht - Enablement-Architektur, Onboarding-Mechaniken, Jour-Fixe-Formate und Feedbackschleifen eingeführt — Prozesssystem wird im Alltag angewendet und kontinuierlich verbessert.
• Governance-Framework für neuen Standort implementiert - Mandate, Rollen, Entscheidungswege und Eskalationslogik für den neuen Produktionsstandort Rumänien entwickelt — klare Struktur für Aufbau, Steuerung und Integration.

• Agile Transformation – Einführung agiler Prinzipien und Umwandlung traditioneller IT-Abteilungen in Scrum- und Kanban-Teams

• IT-Betriebsmodell – Neugestaltung der IT-Organisation und Einführung moderner Umsetzungsstrukturen und Rollen

• Flight Levels – Einführung von Flight Levels zur Abstimmung von Strategie, Koordination und operativer Umsetzung

• Führung & Coaching – Einstellung von Agile Coaches sowie Coaching von Scrum Mastern und IT-Führungskräften

• ERP-Betrieb – Tätigkeit als Interim Product Owner für die bestehende ERP-Landschaft und Sicherstellung der Geschäftskontinuität

• ERP-Transformation – Unterstützung bei der Migration von Microsoft Dynamics NAV zu Microsoft Dynamics 365 Business Central als Projektmanager

• Operativer Kern (ERP) – Aufbau dedizierter Teams für ERP-Support, Feature-Entwicklung und ERP-Migration

• Modern Workplace – Initiierung des Übergangs zu einer cloudbasierten Arbeitsplatzumgebung auf Basis von Microsoft 365

• ConnectHub – Aufbau eines dedizierten Teams zur Förderung von Integrations- und Vernetzungsinitiativen

• Lagerbetrieb – Aufbau eines funktionsübergreifenden Teams zur Unterstützung von Logistik- und Lagerfunktionen

• Wartung & Betrieb (M&O) – Einführung eines dedizierten Teams mit Fokus auf stabilen Betrieb und kontinuierliche Verbesserung

• KI-Initiativen – Identifizierung und Förderung praxisnaher Anwendungsfälle für künstliche Intelligenz in der gesamten IT-Abteilung

• Als Interim Chief Digital Officer (CDO) für einen führenden Industrieanbieter mit starkem E-Commerce-Fokus, der häufig als „Amazon für Industriegüter“ bezeichnet wird, war ich für die Leitung der digitalen und organisatorischen Transformation verantwortlich und berichtete direkt an die Geschäftsführung.

• Einführung agiler Prinzipien und Arbeitsweisen im gesamten Unternehmen sowie Umwandlung der traditionell strukturierten IT-Abteilung in funktionsübergreifende Scrum- und Kanban-Teams mit Fokus auf Transparenz, Zusammenarbeit und Kundennutzen.

• Neugestaltung der gesamten IT-Organisation durch Einführung eines modernen Betriebsmodells, neuer Rollen wie Product Owner, Scrum Master und Solution Architect sowie Stärkung der Organisation durch strategische Einstellungen und gezielte Kompetenzentwicklung.

• Einstellung und Einarbeitung von Agile Coaches zur Beschleunigung der Transformation sowie persönliche Führung und Betreuung von Scrum Mastern und IT-Führungskräften zur Förderung von Servant Leadership, Selbstorganisation und einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.

• Einführung von Flight-Level-Praktiken nach Klaus Leopold zur Abstimmung strategischer Ziele, funktionsübergreifender Koordination und operativer Umsetzung im gesamten Unternehmen.

• Einführung eines Ticketsystems zur Steigerung der Transparenz und Ermöglichung datenbasierter Entscheidungen, flussbasierter Arbeitssteuerung und größerer Verantwortungsübernahme auf allen Ebenen.

• Aufbau und Unterstützung mehrerer funktionsübergreifender Teams, darunter der Bereich Operativer Kern (ERP) mit eigenen Streams für Support, Feature-Entwicklung und ERP-Migration sowie Teams für Lagerbetrieb, Wartung & Betrieb (M&O), Modern Workplace und ConnectHub.

• Tätigkeit als Interim Product Owner für den Betrieb und die Weiterentwicklung der bestehenden ERP-Landschaft sowie Unterstützung der Migration von Microsoft Dynamics NAV zu Microsoft Dynamics 365 Business Central als Projektmanager.

• Zusammenarbeit mit dem ausgewählten Implementierungspartner bei der Konzeption und dem Aufbau der Projektorganisation und des Zielbetriebsmodells für die ERP-Transformation sowie Einführung agiler Umsetzungsstrukturen und Arbeitsweisen.

• Abstimmung zwischen Fachbereichen, IT und dem externen Dienstleister sowie maßgebliche Beteiligung an der Verhandlung des vertraglichen Rahmens und des Umsetzungsmodells, um eine nachhaltige Grundlage für das Transformationsprogramm zu schaffen.

• Initiierung der strategischen Modernisierung der Arbeitsplatzumgebung durch Einführung von Microsoft-365-Cloud-Funktionen und Schaffung der Grundlage für bessere Zusammenarbeit, Skalierbarkeit und zukünftige digitale Services.

• Start von KI-Initiativen zur Identifizierung praxisnaher Geschäftsanwendungsfälle und Förderung der verantwortungsvollen Einführung künstlicher Intelligenz in der gesamten IT-Abteilung.

• Förderung von Selbstorganisation und Befähigung der Teams, Verantwortung für Entscheidungen, Umsetzung und kontinuierliche Verbesserung zu übernehmen.

Projektsprache: Deutsch

CXO AI OS ist ein Agenten-System aus sechs Bausteinen. Statt AI als Chat-Fenster zu nutzen, entsteht ein System, das den Kontext eines Unternehmens kennt, nach seinen Regeln urteilt und in seinem Auftrag handelt.

• Für den Mittelstand: geführter Sprint mit anschließendem Betrieb für ein Team, einen Bereich oder einen priorisierten Cluster, auf Basis einer AI-Diagnose
• Für Selbstständige: Programm, in dem die Teilnehmenden ihr eigenes Agenten-System bauen
• Sequenz im Unternehmen: Diagnose, Priorisierung, Sprint, Betrieb
• Umsetzung in Claude Cowork oder ChatGPT Work, ohne Programmierung
• Architektur: Stabschef, Ziele, Berater, Agenten, Kontext, Katalog

Nutzung von Projektzwischenzeiten zur methodischen Vertiefung von Führungskompetenzen und Change Management.

• Personal- und Kulturentwicklung: Begleitung von Fach- und Führungskräften bei der beruflichen Neuorientierung sowie strategisches Coaching für erfolgreiche Selbstpräsentation.

• Empowerment & Performance-Coaching: Durchführung systemischer Persönlichkeitschecks zur Identifikation von Leistungsengpässen und zur gezielten Stärkenförderung in Teams.

• Moderation & Training: Steuerung von interdisziplinären Workshop- und Seminargruppen im gewerblich-technischen sowie kaufmännischen Umfeld.

• Branche: Versicherung, Handel, IT
• Kunden & Projekte: Beratung und Verkauf von Versicherungen und ähnlichen Dienstleistungen
• Tätigkeitsschwerpunkte: Versicherungsberatung (Krankenversicherung, Altersvorsorge, Vermögensaufbau); kaufmännische Dienstleistungen, Vertrieb im Innen- und Außendienst; Verkaufsdatenanalyse und Prognoseerstellung; Kundenberatung und Support; Eröffnung einer neuen Vertriebszentrale für Privat- und Firmenkunden; Geschäftsfeldentwicklung & Innovationsmanagement; Entwicklung von Business-Use-Cases; Prozessoptimierung; Stakeholder-Management; Teamleitung und Weiterbildung; Vorbereitung und Durchführung von Schulungen;
• Verwendete Technologien: Microsoft Office 365, Microsoft Teams, Jira, Draw.IO, Camunda 8, Java (8, 17,21,25), Git, Spring Boot, Spring Batch, Spring Data REST, Spring Web, Spring Security, J-Unit, Playwright, Lombock, Vaadin, H2, PostgreSQL (16, 17 18), pgAdmin, Docker, LLMs, JasperSoft Studio, JasperReports

• SAP S/4HANA Upgrade von Release 2021 auf 2025 und FI/CO-Transformation im Rahmen eines neuen TOM. Vier Streams und zwei SAP-Dienstleister; Steuerung unter laufendem Betrieb.

• Gesamtverantwortung für Zeit, Qualität und Budget sowie übergreifende Steuerung der vier Streams

• Koordination der Prozessstreams, Business-Funktionen und SAP-Dienstleister

• Aufbau und Steuerung von Governance, Planung, Risiken, Abhängigkeiten, Ressourcen und Eskalationen

• Providersteuerung, regelmäßiges Management Reporting sowie Vorbereitung und Durchführung von Projekt- und Steering-Committee-Terminen

• Verantwortung als Test-Manager für Teststrategie, Testplanung, UAT, Defect Management und Abnahme

• Ergebnis: Erfolgreiche Vorbereitung des Go-live am 28.09.2026 unter laufendem Betrieb; Qualität und geplante Produktionsunterbrechungsfreiheit sichergestellt. Projektgovernance etabliert und positives Feedback von Management und Stakeholdern.