Atlassian Experten in Deutschland

• Übergeordnete Leitung mehrerer strategischer Betriebsprojekte mit Schwerpunkten in Workplace Services, SLA Framework, Berechtigungsmanagement, Zertifikatsmanagement, E-Learning, Backup & Recovery, Test Management und Capacity Management sowie der Einführung von System Monitoring und Machbarkeitsstudien bezüglich eines 24x7 Betriebs, teils inklusive der Implementierung in ServiceNow
• Erstellung verschiedener ServiceNow Betriebskonzepte in Bezug auf Schulungen, Berechtigungen und Notfallmanagement im Rahmen einer neuen Cloud-Hosting Initiative für die ServiceNow Plattform
• Vorstandsberichte und Leitung der Lenkungsausschüsse im Rahmen unternehmensstrategischer Zielsetzung sowie Etablierung neuer Balanced Scorecards für die KPI-Bemessung der optimierungsgetriebenen Projektergebnisse

• PMO Lead Sicherheitsüberprüfung 2 (SÜ2) überprüft
• Bericht an Teilprogrammleitung GMN
• Systempflege 25+
• Fachliche Steuerung & Koordination des Jira Aufbaus
• Ausarbeitung von Entscheidungsvorlagen (z. B. Projektplanung, Steuerungsmodell, Kommunikationspläne, Controlling-Modelle, Rollen- & Verantwortungs-Matrizen)
• Entwicklung eines programmweiten Wissensmanagements mittels Confluence, Erarbeitung Jira-Konzept
• Erarbeitung eines Zugangskonzepts für alle Projekttools
• Analysieren bestehender Prozesse, Identifikation von Verbesserungspotenzialen und Entwurf von Lösungen zur Effizienz- und Effektivitätssteigerung
• Entwicklung eines Konzepts zur Einführung von Automatisierungsansätzen in bestehenden Tools
• Erstellen von Intranetartikeln als Projektmarketing
• Verantwortlich für Projektgovernance durch Reporting & Ressourcenplanung im Teilprogramm
• Agile Weiterentwicklung der Projektmethodik
• Aufnahme von Kundenanforderungen (Requirements Engineering)
• Vorbereitung & Support der Vertragsverhandlungen (7 Jahre Laufzeit, 500+ Mio Budget)

• Aufbau von Backend-Assistenten, Prompt Engineering, Kundenkommunikation, Wachstumsstrategie

• Erfolgreiche Implementierung von KI-Shopping-Assistenten, z. B. Thalgo.de

KI-gestützte Dokumentenverarbeitung und Warenwirtschaftsintegration

Konzeption und Entwicklung einer KI-gestützten Anwendung zur automatisierten Verarbeitung von Liefer- und Rechnungsdokumenten mit Anbindung an SelectLine ERP. Dokumente werden per KI analysiert, mit Bestellungen und Positionen abgeglichen und für die Buchung von Wareneingängen vorbereitet.

WIRKUNG:

• Automatisierte Extraktion strukturierter Bestell-, Liefer- und Rechnungsdaten aus PDF- und Bilddokumenten
• Automatisches und manuelles Mapping von Dokumenten auf Bestellungen und Bestellpositionen
• Integration mit SelectLine ERP für Bestellimport, Statusabgleich und Wareneingangsbuchungen
• Nachvollziehbare Verarbeitung durch getrennte Analyse-, Mapping- und Buchungsprozesse sowie technisches Logging
• Aufbau einer containerisierten End-to-End-Architektur mit KI-Analyse, Workflow-Automatisierung und relationaler Datenhaltung

SCHLAG-WORTE: KI, Dokumentenanalyse, OpenAI, n8n, SelectLine ERP, FastAPI, Python, JavaScript, MariaDB, Docker, REST API, PDF, OCR, Mapping, Warenwirtschaft, Wareneingang, Workflow Automation

• Experte für den Bereich Architekturmanagement des Hauses

• Unterstützung der Standardisierung der IT-Landschaft des Hauses

• Weiterentwicklung des Architekturmanagements

• Gestaltung der Geschäftsarchitektur des Hauses

• Umstrukturierung, Verwaltung und Pflege aller IT-Assets

• Unterstützung bei der Schaffung eines einheitlichen Software-Asset-Managements und einer CMDB

• Schaffung eines einheitlichen Dokumentenmanagements (E-Akte)

• Übergang von Dokumenten in eine zentrale Struktur des DMS

• Bindeglied zwischen dem Architekturmanagement und dem referatsinternen Geschäftsprozessmanagement

• Unterstützung bei der Ausarbeitung von strategischen und taktischen Bebauungsplänen

• Organisation der Kommunikation mit wichtigen Stakeholdern

• Unterstützung bei der Konzeption, Organisation und Koordinierung des aufzubauenden Architekturbüros

• Begleitung und Beratung des gesamten Prozesses des Architekturmanagements

• Beratung der Fachbereiche des Hauses bei architektonischen Themen und deren Rahmenbedingungen

• MS Office, Windows 10, VBA

• ITIL, TOGAF, Power BI, Kanban, Scrum

• Behördeninterne Tools

• Open Touch Conversation, Webex, wire, bdbos

• MS SharePoint, JIRA, Confluence

• ARIS, Archimate, BPMN

• Projekt Aufzugsnotruf Neu-Organisation: Projekt zur Evaluierung und Definition einer neuen technischen Lösung zur Anbindung von Aufzugsnotrufen für alle Einrichtungen der DB InfraGO Personenbahnhöfe.

• Ziele: Sichere redundante Anbindung aller Standorte deutschlandweit. Definition der techn. Lösung, Dokumentation, thematische Betreuung und Steuerung der Fach- und Linien-Organisationen.

• Identifizierung und Beauftragung der techn. Lösungen.

• Steuerung der Dokumentation und Freigabe der techn. Lösung im Regelwerk der DB.

• Definition und Nachverfolgen der Roadmap zur Lösungsbeschreibung.

• Erstellung eines Rollout Planes zur Vermeidung von Abschaltungen.

• Entscheidungsvorlagen für Lenkungskreise abstimmen und umsetzen.

• Kommunikation der Lösung in alle Gremien und Regionalbereiche.

• Übergangsmandat zur Definition der IT Service Strategie 2026, zur Stabilisierung der Führungs- und Organisationsstrukturen sowie zur Vorbereitung der Plattform- und Serviceorganisation auf Skalierung. Fokus auf Managementklarheit, Stakeholder-Ausrichtung und Kundenorientierung in einem volatilen Umfeld.

• Stark technisch geprägte Vorgängerrolle mit begrenzter Führungs- und Managementwirkung

• Hohe Fluktuation sowie zunehmender Einsatz von Junior-Beratern

• Fehlende SLAs mit zentralen Dienstleistern (u. a. BTC, Bechtle) sowie fehlende KPI- und Reporting-Strukturen

• Fehlende strategische Klammer und uneinheitliche Kommunikation gegenüber Stakeholdern

• Gesamtverantwortung für Organisationseinheit, Budget, Provider und strategische Priorisierung

• Führung einer überwiegend extern besetzten Organisation (u. a. PwC, Wavestone, Accenture)

• Verantwortung für Führungsstabilisierung und Managementwirksamkeit

• Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Beirat sowie mit zentralen Stakeholdern in einem sensiblen Umfeld

• Entwicklung und Kommunikation einer klaren IT-Strategie 2026 als Orientierungsrahmen für Management und Teams

• Wiederherstellung von Führungsfokus und Entscheidungsklarheit in einer fragmentierten Organisation

• Spürbare Verbesserung der Wahrnehmung von Führung und Kommunikation bei Stakeholdern

• Einführung klarer Priorisierungslogik zur Reduktion operativer Reibung

• Erste Stabilisierung der Organisation innerhalb eines bewusst kurzen Interim-Zeitrahmens

Technologien & Methoden: Azure Cloud, Service-Governance, Stakeholder-Management, Provider-Steuerung, Führungsmodelle

Planung, Durchführung & Moderation Krisenkommunikation und Reputationsmanagement

AQIM ist eine Non-Profit-Organisation mit Sitz in Österreich. Eine Vereinigung von Interim ManagerInnen aus Deutschland und Österreich. Gegründet im Dezember 2024. Mehrteiliges Training mit Workshops sowie Beratung für präventive Krisenkommunikation, in Zusammenarbeit mit den Gründungsmitgliedern und Verantwortlichen für Kommunikation. Zur Ermittlung des Krisenpotenzials für die Markteintrittsstrategie und im Vorfeld einer Digitalkampagne.

Das Projekt in Stichworten:

Beratung und Schulung zum Zwecke von:

• Analyse des Krisenpotenzials als neuer Marktteilnehmer und seinen internetbasierten Kommunikationsaktivitäten
• Planung und Entwicklung einer Krisenkommunikation mit gezielten Maßnahmen
• Entwicklung eines Krisenplans, um Reputationsrisiken im Ernstfall zu minimieren
• Durchführung von Schulungs- und Informationsveranstaltungen

Erfolg:

• Aus dem anfänglich einmalig angedachten Beratungs-Event für die Vorbereitung einer Informationskampagne wurde ein mehrteiliger Workshop für präventive Krisenkommunikation. Dieser hat nicht nur der Organisation Kompetenz und Sicherheit im Falle akuter Herausforderung verschafft, sondern auch den teilnehmenden Interim Managern Kompetenzerweiterung für ihren Arbeitsalltag in Mandatseinsätzen
• Dieser Workshop versetzte die Verantwortlichen in die Lage, die zum damaligen Zeitpunkt in Vorbereitung befindliche und auf sechs Monate angelegte Informationskampagne planmäßig Ende Januar 2026 in den sozialen Medien starten zu können
• Eine sorgfältig ausgearbeitete Terminplanung sowie Festschreibung des Umgangs mit kritischen Stimmen in Form von Terminologie und Tonalität sowie Compliance-Regeln haben für einen reibungslosen Start und Durchlauf einer 3-monatigen Informationskampagne gesorgt

Der Onlinedienst „Sondernutzung Straßen und Halteverbotszone“ befand sich in einem teilfertigen Zustand. Zur Erreichung der finalen Fertigstellung sind folgende Tätigkeiten durchzuführen:

• Erstellung eines Gutachtens über den Zustand des Onlinedienstes und einer Handlungsempfehlung
• Sicherstellung aller zu verwendenden LEIKAS (Leistungskatalog / Leistungsbeschreibung der Behörden)
• Erstellung und Abstimmung von Konzepten für komplexe IT-Vorhaben (Fach-/IT-Konzepte, Architektur, Schnittstellen, Roadmaps)
• Anforderungsmanagement
• Multiprojektmanagement mit 3 Stakeholdern (Polizei, Dataport, Entwicklerunternehmen)
• Ermittlung des Ressourcenbedarfs
• Koordination zur Ermittlung technischer Anforderungen über die IT-Architekten
• Erstellung von Use Cases und Testfällen
• Erstellen von Action Items
• Steuerung externer IT-Dienstleister
• Koordination und Steuerung aller Aktivitäten
• Konfliktlösung / Wirtschaftsmediation
• User Acceptance Test (UAT) und Abnahme durch die Polizei Hamburg (Verkehrsdirektion Grundsatzabteilung, zentrale Straßenverkehrsbehörde)

Technische Umgebung: .NET, EfA-Mindestanforderungen, Leikas, Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG), HWG (Hamburger Wegegesetz), Atlassian Jira, Confluence, MS Office

• Sichtung und Bewertung der bestehenden Situation
• Feststellen und Definieren von Umsetzungsmaßnahmen zur Behebung bestehender Lücken

Hochqualifizierte Engineering-Dienstleistungen wie Engineering, Projekt- und Qualitätsmanagement, Planung und Steuerung.

• Schneller Einsatz und flexible Modelle
• Ergebnisorientierte Zusammenarbeit
• Projekte beschleunigen, Mehrwert schaffen
• Technische Erfahrung und betriebswirtschaftliche Kompetenz
• Datenanalyse und spezialisierte Dienstleistungen.

Ergebnisse: Exzellenz, Zuverlässigkeit und Effizienz.

• Portfolioaufbau & Kundenakquise
• Portfolioaufbau (RAG, NLP-Fine-Tuning, Prozessautomatisierung mit n8n) und aktive Kundenakquise
• Positionierung: DSGVO-konforme, lokal gehostete KI-Lösungen für den Mittelstand

Projektumfang: Unterstützung beim Aufbau, der Weiterentwicklung und kontinuierlichen Verbesserung von Projektmanagement- und Supportprozessen durch die Modernisierung von Governance, Prozessen, Dokumentation, Ergebnistracking, Trainingsinhalten und toolgestützten Arbeitsweisen in einem komplexen Energieprojektumfeld.

Wichtige Beiträge

• Unterstützung beim Aufbau und bei der Weiterentwicklung der PMO-Abteilung, einschließlich Governance-Strukturen, operativer Rahmenbedingungen, Projektmanagementprozessen, Vorlagen und Mechanismen zur Nachverfolgung von Ergebnissen.
• Durchführung einer Ist-Analyse bestehender Prozesse und ihrer Dokumentation, einschließlich Prozessinventar, Schnittstellenanalyse, Problemidentifikation sowie Erstellung von Visualisierungen und Whitepapers zur Verbesserung des gemeinsamen Verständnisses.
• Überprüfung und Verbesserung von Projektmanagement-Dokumentation, Vorlagen und Arbeitsanweisungen, einschließlich Unterstützung bei einer zentralen Projekt-Dokumentenliste zur Stärkung von Standardisierung und Kontrolle.
• Konzeption und Unterstützung bei der Einführung eines Lessons-Learned-Prozesses und des zugehörigen Systems bzw. der Anwendung, einschließlich Pilotvorbereitung, Koordination und Implementierungsunterstützung.
• Modellierung und Unterstützung bei der Einführung eines neuen Ressourcenmanagementprozesses in Verbindung mit der Einführung eines Ressourcenplanungstools.
• Leitung und Unterstützung bei der Einführung agiler Arbeitsweisen und von Atlassian-Tools, einschließlich Jira- und Confluence-Team-Boards, Plänen/Roadmaps, Dashboards, Sprintplanung und Retrospektiven.
• Tätigkeit als Key User für die kontinuierliche Verbesserung der Nutzung von PMO-Tools und der Zusammenarbeit.
• Entwicklung von Trainingscurricula, Anleitungsvideos, Begleitmaterialien und PMO-Open-Doors-Sessions zur Verbesserung des Kompetenztransfers und als regelmäßiges Forum für Updates und Informationsaustausch.
• Entwicklung eines Konzepts für eine Kompetenzmatrix und Unterstützung bei der Einführung als Grundlage für strukturiertes Kompetenzmanagement und die Analyse des Trainingsbedarfs.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Abteilungsoffsites, der Einführung eines neuen Integrated Management System (IMS), der Erstellung einer SharePoint-basierten PMO-Website und der Integration der Abteilung nach einer Umstrukturierung.

Ergebnisse / Geschäftswirkung

• Verbesserte Projektmanagement- und PMO-Struktur, Prozesse und deren Dokumentation
• Mehr Transparenz und Standardisierung bei Prozessen, Dokumentation, Governance-Routinen und der Nachverfolgung von Projektergebnissen.
• Verbesserter Informationsfluss und Wissenstransfer durch SharePoint-basierte Kommunikation, PMO-Foren, Trainingscurricula und Anleitungsvideos.
• Gestärkte Lessons Learned, Ressourcenplanung, agile Zusammenarbeit, Kompetenzmanagement und Integration der Abteilung nach der Umstrukturierung.

Einheitliches ITSM-Framework

• Definition eines konzernweiten ITSM-Zielbildes
• Einführung einer einheitlichen Service-Struktur über alle Fachbereiche

SLA- und OLA-Management

• Aufbau eines standardisierten SLA-Frameworks
• Definition von Serviceklassen (Business Critical, Standard, Low Priority)
• Einführung von OLAs zwischen internen Teams
• Aufbau eines aussagekräftigen SLA-Reportings
• Definition von KPI- und Service-Dashboards für Fachbereiche

Service Portfolio Management

• Definition von Servicebeschreibungen
• Ggf. Vorbereitung einer möglichen Kosten- und Leistungsverrechnung

Ticketing & Prozesse

• Incident Management
• Einheitliche Ticketkategorien
• Standardisierte Priorisierung
• Eskalationsmatrix
• Automatisierungen
• Self-Service-Optimierung

Request Fulfillment

• Servicekatalog über alle Fachbereiche
• Genehmigungsworkflows

Problem Management

• Einführung von Root-Cause-Analysen
• Known-Error-Datenbank
• Problem-Review-Prozess

Vollständiges Asset-Management-Konzept

• Hardware-Lifecycle-Management
• Software-Lifecycle-Management
• Leasing-Lifecycle
• Mobile-Device-Lifecycle
• Monitor-Lifecycle
• Telefon-Lifecycle

Prozesse

• Beschaffung
• Wareneingang
• Inventarisierung
• Zuweisung
• Rückgabe
• Entsorgung
• Leasing-Rückführung Ziel: Single Source of Truth für alle Assets

CMDB-Design

• Definition aller Configuration Items:
• Workplace
• Notebooks
• Monitore
• Mobiltelefone
• Drucker

Infrastruktur

• Server
• Firewalls
• Switches
• WLAN
• Storage
• Backup-Systeme

Cloud

• Azure-Ressourcen
• Microsoft 365
• SaaS-Dienste

Beziehungen

• User ↔ Asset
• Asset ↔ Service
• Service ↔ Infrastruktur
• Standort ↔ Asset
• Ziel: Vollständige Service-Abhängigkeiten sichtbar machen

Software Asset & Lizenz Management

• Lizenzmanagement-Konzept
• Lizenzbilanzierung
• Compliance-Reporting
• Microsoft-Lizenzmanagement
• Adobe-Lizenzmanagement
• SaaS-Management
• Vertragsmanagement
• Renewal-Management

Schnittstellen & Automatisierung Bestehende Systeme

• Workday
• Joiner
• Mover
• Leaver

TESMA

• Leasingdaten
• Vertragsdaten

Matrix42

• Asset-Synchronisation
• Benutzersynchronisation

Active Directory / Entra ID

• User Management

Microsoft 365

• Lizenzzuweisung
• Gruppenmanagement

Dormakaba

• Zutrittsprozesse

• Lifecycle Services

Monitoring-Plattformen

• PRTG
• Palo Alto
• Cisco

Reporting & KPI Framework

• Definition eines Management-Dashboards
• KPIs
• Ticketvolumen
• SLA-Erfüllung
• MTTR
• Erstlösungsquote
• Asset Accuracy
• Lizenz-Compliance
• Change Success Rate
• Service Availability
• Automatisierungsgrad

Netzwerk-Redesign-Begleitung

• Governance
• Begleitung des Netzwerk-Redesigns aus ITSM-Sicht
• Definition betroffener Services
• Change-Management-Struktur
• Kommunikationskonzept

CMDB-Integration

• Aufnahme aller Netzwerkkomponenten
• Service Mapping
• Abhängigkeitsanalyse

Validierung von Dokumentation und Knowledgebase-Artikeln

• Netzwerkdokumentation
• Betriebsdokumentation
• Standard Changes

Monitoring & Event Management

• Zielbild
• Zentrales Monitoring-Konzept
• Event-Management-Prozess
• Alarmierungsstrategie
• Eskalationsmodell

Systeme

• Cisco

• Palo Alto

• Fortinet

• Rubrik

• Veeam

• Matrix42

• Azure

• Microsoft 365 Automatisierung

• Ticketgenerierung aus Monitoring

• Eskalationen

• Standardmaßnahmen

Audit, Compliance & Informationssicherheit

• ISO-27001-Beratung
• TISAX-Beratung
• NIS2-Vorbereitung - Beratung
• Auditfähige Prozesse
• Dokumentationsstruktur
• Nachweisführung in Matrix42

Roadmap

• 12-Monats-Roadmap
• Priorisierung aller Maßnahmen
• Quick Wins
• Mittelfristige Projekte
• Langfristiges Zielbild
• Dokumentation