Document Management System Experten in Deutschland

• Projektmanagement und Beratungsdienstleistung mit dem Schwerpunkt IT-Interim-Management: Digitalisierung der Unternehmenssteuerung einschließlich Prozessen und Anwendungen
• Bewertung der gesamten IT-Infrastruktur einschließlich Anwendungen, Hauptprozessen und Verträgen einschließlich Kostenoptimierung
• Evaluierung und Einführung von Lösungen zur Förderung der Digitalisierung im Unternehmen in den Bereichen: Immobilienverwaltung, CRM, Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozesse, Smart Metering, DMS, Zeiterfassung
• Digitalisierung von Aktenordnern und Einführung von SharePoint und Microsoft Teams als zentrale Dokumenten- und Kommunikationsplattform
• Konzeption und Durchführung von KI-Workshops einschließlich Einführung von KI-Tools zur Steigerung von Effizienz und Transparenz in den wichtigsten Unternehmensprozessen
• Erstellung von Schulungsunterlagen und Durchführung von Anwenderschulungen zu neu eingeführten digitalen Prozessen und Lösungen

Migration einer bestehenden Applikation in eine neue IT-Infrastruktur.

• Steuerte alle Projektaktivitäten (Infrastruktur, Applikationen, Daten, Security, Architektur)
• Planung komplexer Netzwerkarchitekturen mit Security-Anforderungen
• Konzipierte und stimmte Firewall-Konfigurationen ab
• Planung und Steuerung von Schnittstellen zwischen ERP-, Cloud- und Drittsystemen
• Koordination von Middleware-Lösungen (z. B. SAP Integration Suite, MuleSoft, Boomi)
• Definition von Datenflüssen, Mapping-Regeln und Integrationsarchitekturen
• Steuerung von Datenmigrationen und Stammdatenharmonisierung
• Abstimmung mit Fachbereichen, IT-Teams, Dienstleistern und externen Partnern
• Teamgröße: Internationales Team von 35 Mitarbeitern – Deutschland | Polen | Indien | USA
• Sprachen: Englisch

Tools: Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Project), Brainloop, Jira, Confluence, MS SharePoint

• Aufbau eines skalierbaren Nearshore IT Developer Hubs (Kroatien, Tschechien, Polen) als eigenständige Gesellschaft über ein BOT-Modell (Build – Operate – Transfer)
• Identifikation, Auswahl und Steuerung von Full-Service-Agenturen; Einführung von Steuerungs- und Kontrollmechanismen inkl. KPIs, SLAs und regelmäßiger Service Reviews
• Erstellung und Prüfung von AVVs und Rahmenverträgen in Abstimmung mit Legal & Compliance; Integration regulatorischer Vorgaben (u. a. KRITIS) in die Prozessgestaltung
• Beratung zu Cloud-vs.-On-Premise-Strategien, Datenhaltung und Berechtigungskonzepten; Unterstützung des Einkaufs bei Vergabe- und Dienstleisterbewertungen
• Change Management und Prozessharmonisierung zwischen internen Teams und Nearshore-Partnern; Reporting an Geschäftsführung, CFO und CIO

Ergebnis: Skalierbarer IT Developer Hub mit revisionssicherem Governance-Modell, reduzierten Betriebskosten und beschleunigter Produktentwicklung.

• Neu- und Weiterentwicklung des bestehenden MS Dynamics CRM

IT-Systeme: Microsoft Dynamics Customer Service, SharePoint, DevOps, SAP IS-U

• Implementierung /Weiterentwicklung CRM
• Übernahme von bisherigem Dienstleister
• Geschäftsprozessanalyse
• Agile Projekt-Organisation
• Business Analyse / Requirements Engineering mit AI-Unterstützung
• Einsatz AI-Entwicklung
• Analyse Stammdatenprozesse
• CRM-Kundendatenverwaltung
• Anforderungsdokumentation
• Stakeholder Management
• Workshop-Moderation

• Experte für den Bereich Architekturmanagement des Hauses

• Unterstützung der Standardisierung der IT-Landschaft des Hauses

• Weiterentwicklung des Architekturmanagements

• Gestaltung der Geschäftsarchitektur des Hauses

• Umstrukturierung, Verwaltung und Pflege aller IT-Assets

• Unterstützung bei der Schaffung eines einheitlichen Software-Asset-Managements und einer CMDB

• Schaffung eines einheitlichen Dokumentenmanagements (E-Akte)

• Übergang von Dokumenten in eine zentrale Struktur des DMS

• Bindeglied zwischen dem Architekturmanagement und dem referatsinternen Geschäftsprozessmanagement

• Unterstützung bei der Ausarbeitung von strategischen und taktischen Bebauungsplänen

• Organisation der Kommunikation mit wichtigen Stakeholdern

• Unterstützung bei der Konzeption, Organisation und Koordinierung des aufzubauenden Architekturbüros

• Begleitung und Beratung des gesamten Prozesses des Architekturmanagements

• Beratung der Fachbereiche des Hauses bei architektonischen Themen und deren Rahmenbedingungen

• MS Office, Windows 10, VBA

• ITIL, TOGAF, Power BI, Kanban, Scrum

• Behördeninterne Tools

• Open Touch Conversation, Webex, wire, bdbos

• MS SharePoint, JIRA, Confluence

• ARIS, Archimate, BPMN

• Analyse der Riester-Zulagen-GeVos zu Anbieterwechsel2.0 in der Zulagenverwaltung AZUR
• Darstellung der GeVos in BPMN2.0 mit Draw.io und Adonis
• Analyse der, mit der LV-Bestandsführung ausgetauschten, Datensätze und Migration zu den msg-Datensätzen
• Design und Mapping der Schnittstellen zur neuen msg.ZulagenVerwaltung für verschiedene Riester-Zulagen GeVos auf Datenfeldebene

• Aufarbeitung von Rückständen bei Eingangsbelegen über fünf Monate;
• Klärung von Restposten und überfälligen offenen Posten;
• Prüfung, Abstimmung und Klärung buchhalterischer Sachverhalte;
• Analyse bestehender Abläufe und Umsetzung von Prozessverbesserungen;
• Bearbeitung buchhalterischer Vorgänge in SAP FI und MM

Deployment SAP HANA - SuccessFactors

• Implementierung Sub-Module Recruiting + EC Benefits + TeamGoals
• Globaler Rollout mit Adaption länderspezifischer gesetzlicher Regelungen inkl. Standardisierung
• Internationales Stakeholdermanagement
• Onboarding der neuen Konzerngesellschaften in Kenia und Griechenland bzgl. SAP SuccessFactors

Projekt: Prozessoptimierung & IT Support im Makler Versicherungsbüro.

Projektaktivitäten:

• Analyse von Prozessen und Definition von Anforderungen
• Beratung zur Umsetzung einer Cloud-Lösung (soho)
• Installation und Verifikation neuer HW-Infrastruktur
• Cloud-Installation & Konfiguration
• Definition und Erstellung von Use Cases
• Durchführung von User Acceptance Tests (UAT)
• Benutzerschulung / Training
• IT Support (Cloud, PC, Server, Drucker, Netzwerk)

Label: Versicherung, Infrastruktur, Konfiguration, Schulung, Support

• Fachliche Leitung und Weiterentwicklung eines Teams von 28 IT-Mitarbeitenden (intern & extern) in den Fachbereichen HelpDesk / HelpLine, RHEL (Red Hat), MUREX (Handelssystem & Applikationen), SAP-Basisbetrieb
• Steuerung externer Dienstleister (u. a. FI-TS für SAP-Basisbetrieb)
• Personal-, Ressourcen- und Budgetplanung für IT-Abteilung und Projekte
• Einführung und Etablierung regelmäßiger Kommunikationsformate (Jour Fixe, Team- und abteilungsübergreifende Meetings)
• Sicherstellen des Applikationsbetriebs in einer hybriden Umgebung (Windows / Linux mit Datenbank- und Web-/Applikationsservern)
• Unterstützung von Transformationsprojekten zur Modernisierung der Anwendungslandschaft (z. B. DevOps-Ansätze)
• Aufbau und Einführung eines digitalen IT-Einkaufs für Hard- & Software (z. B. mit DELL)
• Entwicklung und Steuerung der Abteilung „IT-Betrieb DOS" basierend auf der Unternehmensstrategie
• Erstellung von Management-Berichten & Entscheidungsvorlagen zu IT-Projekten, Optimierungspotenzialen und Automatisierungsmöglichkeiten
• Vertretung der Abteilung in den Gremien der Rentenbank und Sicherstellung der regulatorischen Compliance (BaFin §44, DSGVO, BSI, MaRisk)

• Tracking-Konzept erstellen für Google Tag Manager, Google Analytics inklusive Data-Layer, Events, Trigger und Reporting
• Steuerung des Projektteams (Entwickler, Designer, Performance)
• Kommunikationsschnittstelle zwischen Stakeholdern und digitalen Fachbereichen

• Entwicklung und operative Umsetzung effektiver Pre-Sales-Aktivitäten zur Neukundengewinnung
• Operative Entwicklung und Umsetzung von Best-Practice-Gesprächsstrategien
• Prozessentwicklung und Prozessoptimierung
• Kennzahlenmessung, Regelkommunikation
• Coaching der beteiligten Vertriebsmitarbeiter und Führungskräfte
• Telefontrainings on the job mit „Vormachen" in Kundengesprächen
• Sales Coaching on the job für Sales mit „Vormachen" in Kundengesprächen
• Change-Management der Pre-Sales-Aktivitäten

Als Projektleiter für die Odoo-Implementierung bei einem kleinen Unternehmen war ich verantwortlich für die Konzeption, Umsetzung und Schulung eines vollständig integrierten CRM- und Buchhaltungssystems. Durch eine strukturierte Anforderungsanalyse, präzise Datenmigration und gezieltes Change-Management konnte ich die Einführung in nur acht Wochen realisieren. Das Projekt führte zu einer deutlichen Reduktion manueller Tätigkeiten, schnelleren Geschäftsprozessen und erhöhter Transparenz in Echtzeit.

Hauptaufgaben

Anforderungsanalyse und Prozess-Mapping Konfiguration der Odoo-Module CRM, Sales und Accounting Datenmigration (Excel/CSV → Odoo) und Qualitätskontrolle Erstellung von Workflows, automatisierten E-Mail-Regeln und Dashboards Durchführung von Trainings und Support nach Go-Live Projektkoordination (Budget, Zeitplan, Stakeholder-Kommunikation)

Wichtigste Erfolge

Volle Implementierung der Odoo-Suite innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens (8 Wochen) 30 % Reduktion der Buchhaltungszeit und 25 % Beschleunigung des Lead-Zu-Verkauf-Flows 100 % Kundenzufriedenheit nach dem Go-Live, basierend auf Umfrageergebnissen Erfolgreiche Migration von 100 % der bestehenden Stammdaten ohne Datenverlust Aufbau einer nachhaltigen Support-Infrastruktur (3-Monats-After-Go-Live-Support)

Auswirkungen

Verbesserte Entscheidungsfindung durch Echtzeit-Dashboards und automatisierte Berichte Erhöhte Effizienz und Kostenersparnis (≈ € 8 000/Monat) Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum (zusätzliche Module können nahtlos integriert werden) Stärkung der Vertriebs- und Finanzabteilungen durch nahtlose Prozessintegration Diese Zusammenfassung verdeutlicht, wie ich durch strukturierte Projektarbeit, technische Expertise und gezielte Schulung konkrete und messbare Mehrwerte für das Unternehmen geschaffen habe.