Wolf K.-Externe Managementunterstützung & Interim-Management

Konzeption, Gründung und Aufbau einer gemeinnützigen Organisation für internationale Zukunfts- und Entwicklungspartnerschaften. Entwicklung der organisatorischen und rechtlichen Grundstrukturen, Governance und internen Prozesse sowie Aufbau des Außenauftritts und institutioneller Netzwerke. Koordination des Gründungs- und Registrierungsprozesses, Entwicklung erster Projekt- und Themenfelder sowie Aufbau von Kontakten zu Politik, Verwaltung, Förderinstitutionen, Wissenschaft und weiteren Kooperationspartnern. Entwicklung von Förder- und Finanzierungsansätzen sowie Vertretung der Organisation nach außen. Ergebnis: Aufbau einer rechtsfähigen und als gemeinnützig anerkannten Organisation mit definierten Governance- und Arbeitsstrukturen, eigenständigem Außenauftritt und ersten institutionellen Netzwerken. Etablierung von FIZE als Trägerstruktur für internationale Projekte und Initiativen, darunter MICT UA.

Stellvertretende Geschäftsführung mit Schwerpunkt auf Organisationsentwicklung, Digitalisierung und Weiterentwicklung administrativer Strukturen. Analyse der bestehenden IT-, Prozess- und Systemlandschaft sowie Identifikation von Optimierungs- und Automatisierungspotenzialen. Vorbereitung neuer digitaler Arbeits- und Kollaborationsstrukturen und Entwicklung zusätzlicher Themenfelder, u. a. Verwaltungsmodernisierung, Datenschutz und wirtschaftliche Prozesse. Unterstützung der Geschäftsführung bei konzeptionellen, organisatorischen und bereichsübergreifenden Fragestellungen.

Ausgewähltes Projekt:

2025 | Digitale Verwaltungsmodernisierung & Organisationsentwicklung – Projektverantwortung als stellvertretender Geschäftsführer Analyse bestehender Prozesse und IT-Strukturen, Identifikation von Digitalisierungs- und Automatisierungspotenzialen sowie Konzeption einer modernen Kollaborationslösung. Entwicklung und Strukturierung neuer Themenfelder an den Schnittstellen von Verwaltung, Organisation und Wirtschaft. Ergebnis: Schaffung konzeptioneller und struktureller Grundlagen für eine modernere digitale Zusammenarbeit sowie Initiierung konkreter Modernisierungsimpulse für Prozesse und Systemlandschaft.

Globale fachliche Verantwortung für Geschäftsreise- und Besuchermanagement sowie Führung zentraler Services (Kommunikationszentrum, Betriebsgastronomie); Budgetverantwortung ca. 1,3 Mio. €. Entwicklung, Standardisierung und Digitalisierung administrativer Prozesse im internationalen Automotive-Produktionsumfeld. Konzeption und Leitung bereichsübergreifender Transformations- und Digitalisierungsprojekte; Entwicklung von Standards, Governance-Strukturen und Prozessen an den Schnittstellen von Management, HR, Finance, IT, Einkauf und operativen Einheiten. Steuerung internationaler Stakeholder und externer Dienstleister. Ausbildungsbeauftragter.

Ausgewählte Projekte:

2023–2025 | Globaler Rollout des Travel-Management-Systems (Booking & Expense) – Globale Projektleitung Harmonisierung der weltweiten Travel-&-Expense-Prozesse (End-to-End), Einführung eines global einheitlichen Buchungs- und Abrechnungssystems, Gestaltung von Policies, Rollenmodellen und Governance sowie Automatisierung der Finance-Schnittstellen. Ergebnis: weltweit einheitliche Prozesslandschaft, höhere Transparenz und Compliance, beschleunigte Abrechnung und geringere Fehlerquote. Umsetzung mit rund 30 % der ursprünglich veranschlagten Kosten.

2023–2025 | Globales digitales Besuchermanagement – Globale Projektleitung Konzeption und weltweite Implementierung eines digitalen Besuchermanagements mit QR-Self-Check-in in Europa, Asien und Nordamerika; Customizing gemeinsam mit dem Softwareanbieter sowie Erweiterung auf Dienstleister-, LKW- und Zoll-/ID-Prozesse. Ergebnis: standardisiertes und TISAX-konformes Besuchermanagement, reduzierte administrative Aufwände und verbesserte Nachverfolgbarkeit. Implementierung für ca. 5.000 € je Land; Weiterentwicklung der Lösung zu einem vollständig in Microsoft 365 integrierten Besuchermanagement.

2021–2024 | Neubau und Ausstattung Betriebskantine – Gesamtprojektleitung Verantwortung von Konzeption, Planung und Ausschreibung über Auswahl und Steuerung externer Dienstleister und Gewerke bis zur Bau-, Ausstattungs- und Organisationsphase. Termingerechte Realisierung einer modernen Betriebsgastronomie mit einem Projektbudget von rund 700.000 €. Das finde ich für die Mandatssuche wesentlich schlagkräftiger als einen klassischen Lebenslauftext. Besonders wichtig sind die Zahlen. 30 % der ursprünglich veranschlagten Kosten, ca. 5.000 € pro Land und 700.000 € Projektbudget bleiben hängen. Sie zeigen auch etwas, das hervorragend zu unserer Stabsstellenpositionierung passt: Du kannst nicht nur Organisationsentwicklung diskutieren, sondern hast nachweislich konzipiert, Anbieter gesteuert, implementiert und Budget verantwortet.

Führung und strategische Ausrichtung der Vertriebsaktivitäten in Deutschland und Europa sowie Betreuung und Entwicklung von B2B-Schlüsselkunden in Mittel- und Südeuropa, Skandinavien und dem Baltikum. Kaufmännische Steuerung anhand relevanter Vertriebs- und Unternehmenskennzahlen sowie Analyse von Umsatz- und Geschäftsentwicklungen. Steuerung internationaler Liefer-, Import- und Re-Importprozesse in einem regulierten Lebensmittel- und Konsumgüterumfeld. Verantwortung für komplexe Zoll- und Verbrauchsteuerprozesse einschließlich Zolllager sowie Abstimmung mit Behörden und Ministerien. Sicherstellung von Kundenkommunikation und Lieferfähigkeit auch unter außergewöhnlichen regulatorischen Rahmenbedingungen.

Ausgewähltes Projekt:

2011 | Krisenmanagement Fukushima – Sicherung kritischer Lieferketten – Projektverantwortung als Verkaufsleiter Entwicklung und Umsetzung eines rechtskonformen Importverfahrens unter den EU-Sonderregelungen nach Fukushima auf Basis des bestehenden Einkaufs- und Importprozesses. Koordination der erforderlichen Prüf- und Qualitätssicherungsprozesse sowie enge Abstimmung mit Hafenbehörden, Gesundheitsämtern und Ministerien. Ergebnis: Wiederaufnahme sicherer Importe innerhalb von sechs Wochen und Aufrechterhaltung der Lieferfähigkeit im regulatorischen Ausnahmezustand; vergleichbare Wettbewerber benötigten rund fünfeinhalb Monate.

Ostasienzentrum der TU Dresden