Payroll-Experten in Berlin

Mandat: Strategische Beratung von Führungskräften

• Fachliche Beratung der Führungskräfte eines abgegrenzten Unternehmensbereichs zu Transformations- und Eingruppierungsthemen
• Eigenständige Steuerung von Recruiting-Prozessen im gemeinsamen Zusammenspiel mit der Shared Service Organisation zur Besetzung wichtiger Vakanzen
• Beratung des HR-Teams bei der Finalisierung und Verhandlung neuer Betriebsvereinbarungen und der Implementierung von Richtbeispielen (ERA Küste)
• Umsetzung arbeitsrechtlicher Themen wie z. B. Zustimmungsersetzungsverfahren oder Disziplinarmaßnahmen
• Beratung bei der Standardisierung und Verbesserung von HR-Prozessen

Tools: SuccessFactors, SAP/HR

• Gründete ein KI-gestütztes SaaS für Terminplanung und Geschäftsverwaltung für kleine und mittlere Unternehmen und verantwortete Technologiestrategie, Architektur, Produktentwicklung, UX, Abrechnung und Go-to-Market.
• Entwickelte und realisierte eine mandantenfähige Plattform mit REST-APIs, RBAC, CRM, Abrechnung und Benachrichtigungen für das Manager-Dashboard, die Admin-Konsole, das Buchungserlebnis und iOS-/Android-Anwendungen.
• Führte und betreute 7 Softwareentwickler, 1 DevOps-Ingenieur, 1 QA-Ingenieur und 1 UX/UI-Designer und arbeitete gleichzeitig praktisch in den Bereichen Backend, Frontend und Produktentwicklung.
• Entwickelte KI-Sprach- und Chat-Agenten mit Python/FastAPI, OpenAI- und Anthropic-APIs, RAG, pgvector und Tool-Calling; integrierte Twilio, Google Calendar/Meet, Stripe und Firebase.
• Verantwortete die Produktiv-Infrastruktur und automatisierte die Auslieferung in getrennten Umgebungen mit Docker, Nginx, GitHub Actions und Grafana; vertrat das Unternehmen bei Acceleratoren und internationalen Startup-Veranstaltungen.

Ausgewählter Tech-Stack: Python, FastAPI, Node.js, Vue 3, React/Next.js, React Native, PostgreSQL, Redis, Docker

Ich unterstütze kleine und mittelständische Unternehmen flexibel und genau dort, wo Unterstützung im Personalbereich benötigt wird. Als externe Personalabteilung sowie als HR-Interim-Managerin übernehme ich operative und strategische HR-Aufgaben, von der täglichen Personalarbeit bis zum Aufbau tragfähiger Strukturen.

Was ich anbiete:

• Externe Personalabteilung: laufende HR-Betreuung und HR-Interim-Projekte
• Sauberes Onboarding sowie Vertrags- und Dokumentationsprozesse auf Basis geprüfter Vorlagen
• Aufbau von HR-Strukturen und Prozessen
• Mitarbeitergespräche und Führungskräfteentwicklung

• Tätigkeit als Senior People-&-Transformation-Berater für Startups und mittelständische Unternehmen; Leitung von Restrukturierungen, Neugestaltung des HR Operating Models und digitalen HR-Initiativen End-to-end.
• Steuerung der Auswahl und Implementierung von HRIS/ATS (inkl. Personio, Greenhouse etc.), Prozessdesign, Stakeholder-Alignment und interne Kommunikation zur Gewährleistung von Adoption und messbarem operativem Impact.
• Beratung von Führungskräften zu Workforce Planning, arbeitsrechtlichen Fragestellungen, Organisationsstruktur und Entscheidungsprozessen in Veränderungs- und Wachstumsphasen.
• Entwicklung pragmatischer Recruiting-Strategien für kritische Rollen (inkl. AI/Tech), Verbesserung der Sourcing-Ansätze, Funnel-Qualität und Einstellungsgeschwindigkeit.
• Ausgewählte Projekte:
• Marley Spoon SE: Unterstützung eines umfassenden Restrukturierungsprozesses mit Beratung zu Arbeitsrecht und Personalplanung.
• Promedio GmbH/Osteopro: HR-Digitalisierung, HRIS-Implementierung und Launch einer modernen Corporate Website (cross-funktionale Transformation).
• Journee GmbH: Beratung zu Tech-Recruiting und Talentstrategie für Senior-AI-Profile.
• PTW Europa GmbH: Erste HRIS-Implementierung, Prozessdesign und interne Kommunikation.
• Schwerpunkte: HR-Strategie, digitale HR-Transformation, HRIS/ATS-Implementierung, Change Management, Restrukturierung, Recruiting und Future Skills (KI im HR).

Wichtige Erfolge:

• Erfolgreich ein HRIS-System implementiert, wodurch die Erstellung von Dokumenten, die HR-Administration sowie das Management von Payroll-/Performance-Daten vereinfacht wurden. Dadurch konnte die Bearbeitungszeit um 30 % reduziert und die Datenqualität verbessert werden.
• Ein einheitliches Benefits-System für mehrere europäische Standorte konzipiert und ausgerollt, unter Berücksichtigung lokaler Vorgaben und unternehmensweiter Richtlinien. Das hat die Mitarbeiterzufriedenheit verbessert und den administrativen Aufwand reduziert.
• Den Rollout und die Einführung von UKG HRIS in zwei Ländern geleitet, abgestimmt auf Payroll-, Admin- und Performance-Datenmanagement.
• HR-Operations für 160 Mitarbeitende an 3 EU-Standorten in der DACH-Region verantwortet.
• Ein Team von 5 Spezialist:innen in Recruitment & HR Administration geführt.
• Strategische Initiativen vorangetrieben, um interne HR-Richtlinien an mehreren europäischen Standorten zu standardisieren und zu optimieren.
• Wirksame HR-Initiativen geleitet, um die Talententwicklung zu stärken, die Bindung zu erhöhen und die Sichtbarkeit der Arbeitgebermarke zu verbessern.
• Fachliche Beratung zu ER-Fällen und Arbeitsrechts-Compliance gegeben, um Risiken zu minimieren und die Integrität am Arbeitsplatz zu sichern.

• Entwarf, leitete und implementierte die operative, Compliance-, Beschaffungs- und Finanzstrategie des Unternehmens, um eine Abstimmung mit schnellem Wachstum und regulatorischen Vorgaben sicherzustellen.
• Aufbau und Skalierung der operativen Infrastruktur in IT, Personalwesen, Finanzen, Beschaffung und Compliance zur Unterstützung des Wachstums von 4 auf 20 Teammitglieder in 6 Monaten.
• Überwachte das Finanzmanagement der Betriebskosten (OPEX), einschließlich Budgetierung, Monitoring und Kostenoptimierung zur Aufrechterhaltung eines starken Wachstums.
• Entwickelte und implementierte eine Beschaffungsstrategie, inklusive Lieferantenauswahl, Verhandlung und Leistungsüberwachung.
• Beauftragte und steuerte externe Berater (Compliance-, Qualitäts- und Regulatorik-Experten) und koordinierte die Zusammenarbeit zwischen internen Teams und externen Partnern, um Meilensteine zu erreichen.
• Führte Richtlinien, SOPs und Geschäftssysteme ein (Compliance-Tracking, eQMS, Gehaltsabrechnung, Lieferantenmanagement, Daten-Governance) zur Unterstützung der regulatorischen Compliance und Skalierbarkeit.
• Leitete und überwachte aktiv Regulierungs- und Compliance-Programme, indem die Anforderungen der DSGVO, HIPAA, SOC 2, ISO 27001 und ISO 27701 in den Tagesbetrieb integriert wurden.
• Führte die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) nach ISO 13485 durch, um auf Medizinprodukt- und KI-Regulierungszertifizierungen vorzubereiten.
• Leitete Personal- und Kulturentwicklung, etablierte Strukturen für Onboarding, Leistungsmanagement und bereichsübergreifende Zusammenarbeit, um das Unternehmen effektiv zu skalieren.
• Etablierte Risikomanagement- und Notfallmanagement-Frameworks, einschließlich Sicherheitskontrollen, Risikoregister und Compliance-Sicherheit.
• Bezog die Geschäftsführung, den Vorstand und Investoren mit ein, um die operative Strategie an Unternehmensziele und Markterweiterung auszurichten.
• Ermöglichte technologiegetriebene Abläufe, indem digitale Systeme (z.B. Drata, Qualio) ausgewählt und implementiert wurden, um Compliance und Effizienz sicherzustellen.
• Skalierte die operative Basis von StratifAI, um schnelles Wachstum und internationale Marktreife zu unterstützen.
• Erreichte innerhalb von 6 Monaten die Compliance nach ISO 27001, ISO 27701, SOC 2, DSGVO und HIPAA, was Partnerschaften mit Unternehmen und im Gesundheitswesen ermöglichte.
• Implementierte ein QMS nach ISO 13485, bereitete regulatorische Freigaben vor und positionierte für kommende ISO-13485-Zertifizierung, CE-IVDR-Kennzeichnung und FDA-Zulassung innerhalb von 12 Monaten.
• Entwarf und implementierte Governance-, Beschaffungs- und Finanzkontrollen, um eine effiziente Ressourcenverteilung und nachhaltige Compliance sicherzustellen.
• Etablierte eine Kultur des strukturierten Wachstums, indem Menschen, Prozesse und Compliance-Rahmenwerke integriert wurden, um operative Exzellenz zu bewahren.
• Ermöglichte StratifAI den sicheren Markteintritt in regulierte US- und EU-Märkte und schuf die Basis für langfristige Expansion.

• Kunden: Dover, Korn Ferry, Leoni, Lonza, Mars, Molnlycke, Novartis, RELX Group, Schaeffler, Softing AG, Takeda, Wipro
• Branchen: Automobil, Consulting, Bau, Engineering, IT, Fertigung, Pharma (einschließlich tarifgebundener Strukturen & regulierter Umgebungen)
• Ca. 2.500–50.000 Beschäftigte
• Beratung von HR Business Partnern und Führungskräften zu operativen HR-Themen, Personalplanung und Compliance-Angelegenheiten
• Unterstützung bei der Implementierung und Optimierung von HR-Prozessen in industriellen und tarifgebundenen Umgebungen
• Enge Zusammenarbeit mit Betriebsräten in Deutschland zu Einstellungen und Strukturthemen
• Mitwirkung bei der Auslegung und Anwendung von Richtlinien gemäß Arbeitsrecht und interner Governance
• Unterstützung bei Mitarbeiterangelegenheiten in Zusammenarbeit mit HR- und Rechtsteams
• Leitung und Unterstützung von Change-Management-Initiativen in Industrie- und Matrixorganisationen
• Unterstützung bei unternehmensweiten Umstrukturierungen und Personalmaßnahmen in enger Abstimmung mit der Unternehmensleitung und den Betriebsräten
• Gewährleistung der Prozess-Compliance in SAP HCM-/SuccessFactors-Systemen
• Erstellung von HR-Reports und Analysen für das Top-Management
• Leitung von Recruiting-Initiativen mit hohem Volumen in mehreren Regionen
• Durchführung des End-to-End-Recruitings unter Gewährleistung von Effizienz, Kostenkontrolle und Candidate Experience
• Entwicklung und Implementierung von Sourcing-Strategien zur globalen Gewinnung von Top-Talenten
• Aufbau und Pflege hochwertiger Talentnetzwerke und proaktives Ansprechen passiver Kandidaten
• Bewertung und Einführung von Data-Analytics-Tools für erweiterte Recruiting-Einblicke
• Beitrag zur internen Talententwicklung und zum Austausch von Best Practices im Recruiting

• Product Owner des Middleware-Migrationsprojekts von einem Drittanbieter zu einer internen Lösung
• Technische Definition eines Regelwerks zur Erfassung lohnabrechnungsrelevanter Schichtdaten von einem Drittanbieter und Anwendung von Zuschlägen auf Grundlage komplexer Betriebsvereinbarungen
• Optimierung der Lohnabrechnungsprozesse zur Sicherstellung fehlerfreier Auszahlungen

• Grundlagen von KI und LLMs
• KI-gestützte Implementierungen mit ChatGPT und Gemini aufbauen und bereitstellen

• Leitung der End-to-End-Einführung eines SAP Supply Chain Management (SCM / TD / SD) ERP-Programms, einschließlich Projektinitiierung, detaillierter Anforderungsanalyse, Definition des Operating Model, Systemdesign, Implementierung, Tests, Cutover und globalem Go-Live in Europa, Asien und Nordamerika. Sicherstellung, dass die ERP-Lösung zentrale Supply-Chain-, Produktions- und Planungsprozesse unterstützt, um künftiges Unternehmenswachstum zu ermöglichen.
• Durchführung funktionsübergreifender Workshops mit den Teams für Supply Chain, Beschaffung, Planung, Produktion und Logistik, um Anforderungen zu erfassen, das zukünftige Operating Model zu definieren und das End-to-End-Systemdesign abzubilden. Konsolidierung von über 150 Anforderungen in strukturierte Dokumente gemäß SAP-Standards.
• Gestaltung des Lösungsdesigns und der Einbindung von Anbietern in der frühen Discovery-Phase, Unterstützung bei der Auswahl der besten Technologiepartner und Sicherstellung, dass das Systemdesign Produktionsplanung, Bestandsverwaltung, Lagerhaltung, Logistik und Supply-Chain-Prognosen abdeckt.
• Verwaltung der D365-Konfiguration und Fehlerbehebung, Gewährleistung der Übereinstimmung mit Geschäftsprozessen und Lösung von Integrationsproblemen zwischen D365, SAP-SCM-Modulen und umgebenden Systemen.
• Unterstützung bei Anpassungen des Grain-Datenmodells zur Aufnahme von Planungsdaten in Snowflake und Footprint, um Enterprise-Reporting und Analytics-Entwicklung zu ermöglichen.
• Steuerung von Umfang, Zeitplänen, Risiken und Abhängigkeiten über internationale Teams in Europa, Asien und den USA, Pflege integrierter Projektpläne, Issue-Logs und Executive Reports, um Stakeholder-Abstimmung und Projektfortschritt voranzutreiben.
• Ermöglichung der Integration KI-gestützter Bedarfsprognosetools in Supply-Chain-Planungsprozesse, Verbesserung der Prognosegenauigkeit, Lagerumschlagshäufigkeit und operativen Entscheidungsfindung in mehreren Regionen.
• Leitung der SIT-, UAT- und Datenmigrationsphasen, einschließlich Entwurf von Testszenarien, Fehler-Triage-Management und Koordination der Testdurchführung zur Validierung von Supply-Chain- und Produktions-Workflows vor dem Rollout.
• Ausarbeitung detaillierter Cutover-Pläne, Durchführung von Business-Readiness-Aktivitäten und Hypercare-Support zur Gewährleistung eines reibungslosen und koordinierten Go-Live sowie einer vollständigen Übergabe an die Fachbereiche.

• Koordination der globalen ISO-27001-Zertifizierung aus HR-Perspektive: Gewährleistung konformer Sicherheits- und Datenstandards
• Globale Vertragsharmonisierung: Abstimmung von Sprache, lokalem Recht und Unternehmensanforderungen
• Gehaltsbenchmarking & Beratung zur Vergütungsstrategie: Erstellung von Gehaltsbändern, Beratung zum Bonusmodell und Sicherstellung der Einhaltung der europäischen Lohngleichheitsrichtlinie
• Implementierung der Compensation-Software Figures

• Teilzeit 2-3 Tage/Woche
• Entwicklungen im SD-Modul und im CRM Interaction Center
• Beratung, Customizing im SD-Modul
• Anpassung von Fiori-Anwendungen im SD-Modul
• Genehmigungsworkflow für Gutschriften: Design, Konzept, Umsetzung, Customizing
• Gutschriftsanforderung: Objekttyp BUS2094
• Wert der Gutschriftsanforderung liegt unter einem bestimmten Schwellwert -> automatische Freigabe und Entfernung der Fakturasperre
• Wert der Gutschriftsanforderung liegt über einem bestimmten Schwellwert -> automatische Ermittlung des zuständigen Mitarbeiters
• Mitarbeiter erhält ein Workitem in seinem integrierten Eingangskorb oder in My Inbox (Fiori) -> Mitarbeiter kann die Gutschriftsanforderung ablehnen, freigeben oder bearbeiten
• UML-Modellierung in technische Dokumentation
• Aufbau einer Z-Tabelle für Kunden-Stichproben-Position
• Zusammenführung von COA1 (Auslieferung) und COA2 (CAQ)-Formularen und Ablage im Spoolauftrag als eine PDF
• Korrektur des Workflow-Titels laut NACE, Anpassung der Nachricht „ZBMA-Titel wird in SBWP (Workplace) falsch angezeigt“
• Empfang von PLM-Dokumenten aus einem externen PLM-System, Anlage eines RFC-Bausteins, Ablage der PLM-Dokumente im Materialstamm als GOS-Objekt
• Bei Freigabe eines Fertigungsauftrags: Lesen der PLM-Dokumente aus MM und Ablage im Shared Folder für das MES-System
• Anzeige der Prüfmengen im Popup bei Anlage eines Auftrags -> VA01/VA02
• Automatischer Bestandsabgleich per LVS-IDoc INVCON
• Durchführung von AQUA-Tests
• IDOC-Archivierung alter IDocs
• NL_PM_Zeichnungen und Druckbildablage sowie MES-Info via ZPPORDER-IDoc; Erstellung technischer Dokumente
• Einsatz von SD-User-Exits, BADIs für verschiedene Anforderungen
• Erweiterung der Screens für Kundenwünsche via Screen-Exits
• Anlegen von Nachrichtenarten für Kundenauftrag, Bestellungen und Fakturen
• CRM Interaction Center Business Partner -> Overview -> Kontrakt (Vertrag) erweitern um kundenspezifische Anforderungen
• Neue Fiori-Applikation „Abfahrkontrolle“ mit Daten aus Z-Tabelle und Standardtabellen aus Equipments, Darstellung als Kreisdiagramm, Berechnung „Fahrzeuge im Einsatz“
• Erweiterung Interaction Center Business Partner -> Übersicht -> neue Registerkarte Overview Page mit Listentabellen für Leistungsrückmeldungen, Anhänge aus GOS-Objekten
• Erweiterung Interaction Center Business Partner -> Übersicht -> neue Registerkarte Overview Page mit Listentabellen für Qualitätsmeldungen (PM), Anhänge aus GOS-Objekten
• Implementierung von BADIs in CRM
• Ablage von Dateien auf SAP-Server/UNIX-Server
• Einsatz der BOL/GENIL-Architektur bei der Entwicklung in CRM
• Projektsprache: Deutsch

Midlane ist ein KI-basiertes HR-/People-Operations-System für Frontline-Mitarbeiter. Wir haben unsere Kunden mit einer End-to-End-Personalmanagement-Lösung unterstützt, darunter:

• Recruiting-Funktion
• On- und Offboarding- sowie Compliance-Automatisierung
• Mitarbeiterverwaltung (HRIS)
• Lohnabrechnungsvorbereitung

Midlane wurde im dritten Quartal 2025 übernommen.

• Leitung der Engineering-Umsetzung: Roadmap-Planung, Kapazitätsabstimmung, Risikomanagement, Abhängigkeiten und Lieferverfolgung.
• Konsolidierung mehrerer Gehaltsabrechnungs-Produktlinien zu einer einheitlichen SaaS-Plattform auf Dynamics 365 Business Central, was skalierbare Post-Merger-Operationen ermöglichte und die betriebliche Komplexität im Portfolio verringerte.
• Umstrukturierung der Engineering- und Produktteams in einer Remote-First-Umgebung in Deutschland, Österreich und Polen, bestehend aus fünf funktionsübergreifenden Einheiten: Compliance/Enabling, Plattform, DevOps und zwei Stream-Aligned-Teams mit wechselnder Gesamt-FTE je nach Phase der Reorganisation.
• Wiederaufbau der mittleren Führungsebene und Mentoring von Engineering-Führenden, Aufbau einer Führungspipeline und Stärkung der architekturellen Entscheidungsfindung in den Teams für skalierbares Wachstum, Lieferverantwortung und Planbarkeit.
• Gestaltung der Plattformgrundlagen und Systemgrenzen mithilfe von Team-Topologies-gerechten Strukturen, wodurch skalierbare Verantwortungsbereiche, klare Schnittstellen und parallele Entwicklung in verteilten Teams ermöglicht wurden.
• Vorangetrieben der KI-Transformation durch Implementierung KI-unterstützter SDLC-Praktiken mit SpecKit und GitHub Actions für automatisierte, ausführbare Spezifikationen und Bereitstellung agentischer Produktfunktionen durch sichere Offenlegung von Plattformdaten und -diensten an KI-Agenten und Copilots über RAG-basierte Retrieval-Pipelines und MCP-ähnliche Erweiterungen.
• Förderung der Modularisierung stark gekoppelter Legacy-Logik in unabhängig bereitstellbare Services, Verbesserung der Wartbarkeit, Testbarkeit und architektonischen Klarheit bei gleichzeitiger Erhaltung der Kontinuität durch gezielte, risikoarme Extraktion anstelle kompletter Neuentwicklungen.
• Etablierung von Observability, CI/CD und DevOps-Governance als Plattformfunktionen, Erhöhung automatisierter Compliance-Gates von 25 % auf 75 % und Verbesserung der Deployment-Cadence um 40 % über mehr als 15 Produktversionen.
• Verbesserung der operativen Resilienz durch DORA-konforme Praktiken (Lead Time ↓50 %, SaaS MTTR ↓85 %), Stärkung der Zuverlässigkeit und Reduzierung des Support-Aufwands.
• Koordination der technischen Wiederherstellung der deutschen Gehaltsabrechnungsplattform während eines unternehmensweiten P0-Ransomware-Vorfalls; Wiederherstellung der Plattform-Kontinuität innerhalb von 72 Stunden, Validierung der Datenintegrität und Einführung gehärteter Runbooks und automatisierter Recovery-Playbooks.
• Verantwortlich für Budgeteinhaltung und Kostenkontrolle im Engineering, mit begrenzter P&L-Verantwortung und Beteiligung am jährlichen COGS/OPEX/CAPEX-Planungszyklus.