Payroll Experten in Berlin

Mandat: Strategische Beratung von Führungskräften

• Fachliche Beratung der Führungskräfte eines abgegrenzten Unternehmensbereichs zu Transformations- und Eingruppierungsthemen
• Eigenständige Steuerung von Recruiting-Prozessen im gemeinsamen Zusammenspiel mit der Shared Service Organisation zur Besetzung wichtiger Vakanzen
• Beratung des HR-Teams bei der Finalisierung und Verhandlung neuer Betriebsvereinbarungen und der Implementierung von Richtbeispielen (ERA Küste)
• Umsetzung arbeitsrechtlicher Themen wie z. B. Zustimmungsersetzungsverfahren oder Disziplinarmaßnahmen
• Beratung bei der Standardisierung und Verbesserung von HR-Prozessen

Tools: SuccessFactors, SAP/HR

• Agiere als Senior People-&-Transformation-Berater für Startups und mittelständische Unternehmen und führe Restrukturierungen, Neugestaltung von HR-Betriebsmodellen und digitale HR-Initiativen von Anfang bis Ende.

• Steuere Auswahl und Implementierung von HRIS/ATS (inkl. Personio, Greenhouse etc.), Prozessgestaltung, Abstimmung mit Stakeholdern und interne Kommunikation, um eine hohe Akzeptanz und messbare operative Effekte zu sichern.

• Berate Führungskräfte in Fragen der Personalplanung, arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen, Organisationsstruktur und Entscheidungsprozessen in Change- und Wachstumsphasen.

• Erstelle pragmatische Recruiting-Strategien für Schlüsselrollen (inkl. AI/Tech), verbessere den Sourcing-Ansatz, die Qualität des Bewerber-Pools und die Einstellgeschwindigkeit.

• Ausgewählte Projekte:

• Marley Spoon SE: Begleitung eines umfassenden Restrukturierungsprozesses mit Beratung zu Arbeitsrecht und Personalplanung.

• Promedio GmbH/Osteopro: HR-Digitalisierung, HRIS-Implementierung und Launch einer modernen Unternehmenswebsite (bereichsübergreifende Transformation).

• Journee GmbH: Beratung im Tech-Recruiting und Talentstrategie für Senior-AI-Profile.

• PTW Europa GmbH: erste HRIS-Implementierung, Prozessgestaltung und interne Kommunikation.

• Schwerpunkt: HR-Strategie, digitale HR-Transformation, HRIS/ATS-Implementierung, Change Management, Restrukturierung, Recruiting und Future Skills (KI im HR).

• Kunden: Dover, Korn Ferry, Leoni, Lonza, Mars, Molnlycke, Novartis, RELX Group, Schaeffler, Softing AG, Takeda, Wipro
• Branchen: Automobil, Consulting, Bau, Engineering, IT, Fertigung, Pharma (einschließlich tarifgebundener Strukturen & regulierter Umgebungen)
• Ca. 2.500–50.000 Beschäftigte
• Beratung von HR Business Partnern und Führungskräften zu operativen HR-Themen, Personalplanung und Compliance-Angelegenheiten
• Unterstützung bei der Implementierung und Optimierung von HR-Prozessen in industriellen und tarifgebundenen Umgebungen
• Enge Zusammenarbeit mit Betriebsräten in Deutschland zu Einstellungen und Strukturthemen
• Mitwirkung bei der Auslegung und Anwendung von Richtlinien gemäß Arbeitsrecht und interner Governance
• Unterstützung bei Mitarbeiterangelegenheiten in Zusammenarbeit mit HR- und Rechtsteams
• Leitung und Unterstützung von Change-Management-Initiativen in Industrie- und Matrixorganisationen
• Unterstützung bei unternehmensweiten Umstrukturierungen und Personalmaßnahmen in enger Abstimmung mit der Unternehmensleitung und den Betriebsräten
• Gewährleistung der Prozess-Compliance in SAP HCM-/SuccessFactors-Systemen
• Erstellung von HR-Reports und Analysen für das Top-Management
• Leitung von Recruiting-Initiativen mit hohem Volumen in mehreren Regionen
• Durchführung des End-to-End-Recruitings unter Gewährleistung von Effizienz, Kostenkontrolle und Candidate Experience
• Entwicklung und Implementierung von Sourcing-Strategien zur globalen Gewinnung von Top-Talenten
• Aufbau und Pflege hochwertiger Talentnetzwerke und proaktives Ansprechen passiver Kandidaten
• Bewertung und Einführung von Data-Analytics-Tools für erweiterte Recruiting-Einblicke
• Beitrag zur internen Talententwicklung und zum Austausch von Best Practices im Recruiting

Ich unterstütze kleine und mittelständische Unternehmen flexibel und genau dort, wo Unterstützung im Personalbereich benötigt wird. Als externe Personalabteilung sowie als HR-Interim-Managerin übernehme ich operative und strategische HR-Aufgaben, von der täglichen Personalarbeit bis zum Aufbau tragfähiger Strukturen.

Was ich anbiete:

• Externe Personalabteilung: laufende HR-Betreuung und HR-Interim-Projekte
• Sauberes Onboarding sowie Vertrags- und Dokumentationsprozesse auf Basis geprüfter Vorlagen
• Aufbau von HR-Strukturen und Prozessen
• Mitarbeitergespräche und Führungskräfteentwicklung

• Führung und Management von drei Teamleitern und deren Teams
• Überwachung der globalen Personaladministration für 600 Mitarbeitende an 9 Standorten auf 4 Kontinenten
• Beratung und Coaching aller Führungskräfte und Mitarbeitenden gemeinsam mit meinem HR Business Partner Team
• Verantwortung für alle Recruiting-Aktivitäten inklusive Employer Branding an allen Standorten
• HR-Tech und Innovation
• Projektinitiierung und -durchführung in der gesamten Organisation
• Richtlinienerstellung und Arbeitsrecht
• Sparringspartner für Geschäftsführung und Seniorführungskräfte
• Ansprechperson und Arbeitgebervertretung gegenüber dem Betriebsrat
• Mitglied des globalen HR-Leadership-Teams

Wichtige Erfolge:

• Erfolgreich ein HRIS-System implementiert, wodurch die Erstellung von Dokumenten, die HR-Administration sowie das Management von Payroll-/Performance-Daten vereinfacht wurden. Dadurch konnte die Bearbeitungszeit um 30 % reduziert und die Datenqualität verbessert werden.
• Ein einheitliches Benefits-System für mehrere europäische Standorte konzipiert und ausgerollt, unter Berücksichtigung lokaler Vorgaben und unternehmensweiter Richtlinien. Das hat die Mitarbeiterzufriedenheit verbessert und den administrativen Aufwand reduziert.
• Den Rollout und die Einführung von UKG HRIS in zwei Ländern geleitet, abgestimmt auf Payroll-, Admin- und Performance-Datenmanagement.
• HR-Operations für 160 Mitarbeitende an 3 EU-Standorten in der DACH-Region verantwortet.
• Ein Team von 5 Spezialist:innen in Recruitment & HR Administration geführt.
• Strategische Initiativen vorangetrieben, um interne HR-Richtlinien an mehreren europäischen Standorten zu standardisieren und zu optimieren.
• Wirksame HR-Initiativen geleitet, um die Talententwicklung zu stärken, die Bindung zu erhöhen und die Sichtbarkeit der Arbeitgebermarke zu verbessern.
• Fachliche Beratung zu ER-Fällen und Arbeitsrechts-Compliance gegeben, um Risiken zu minimieren und die Integrität am Arbeitsplatz zu sichern.

• Entwarf, leitete und implementierte die operative, Compliance-, Beschaffungs- und Finanzstrategie des Unternehmens, um eine Abstimmung mit schnellem Wachstum und regulatorischen Vorgaben sicherzustellen.
• Aufbau und Skalierung der operativen Infrastruktur in IT, Personalwesen, Finanzen, Beschaffung und Compliance zur Unterstützung des Wachstums von 4 auf 20 Teammitglieder in 6 Monaten.
• Überwachte das Finanzmanagement der Betriebskosten (OPEX), einschließlich Budgetierung, Monitoring und Kostenoptimierung zur Aufrechterhaltung eines starken Wachstums.
• Entwickelte und implementierte eine Beschaffungsstrategie, inklusive Lieferantenauswahl, Verhandlung und Leistungsüberwachung.
• Beauftragte und steuerte externe Berater (Compliance-, Qualitäts- und Regulatorik-Experten) und koordinierte die Zusammenarbeit zwischen internen Teams und externen Partnern, um Meilensteine zu erreichen.
• Führte Richtlinien, SOPs und Geschäftssysteme ein (Compliance-Tracking, eQMS, Gehaltsabrechnung, Lieferantenmanagement, Daten-Governance) zur Unterstützung der regulatorischen Compliance und Skalierbarkeit.
• Leitete und überwachte aktiv Regulierungs- und Compliance-Programme, indem die Anforderungen der DSGVO, HIPAA, SOC 2, ISO 27001 und ISO 27701 in den Tagesbetrieb integriert wurden.
• Führte die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) nach ISO 13485 durch, um auf Medizinprodukt- und KI-Regulierungszertifizierungen vorzubereiten.
• Leitete Personal- und Kulturentwicklung, etablierte Strukturen für Onboarding, Leistungsmanagement und bereichsübergreifende Zusammenarbeit, um das Unternehmen effektiv zu skalieren.
• Etablierte Risikomanagement- und Notfallmanagement-Frameworks, einschließlich Sicherheitskontrollen, Risikoregister und Compliance-Sicherheit.
• Bezog die Geschäftsführung, den Vorstand und Investoren mit ein, um die operative Strategie an Unternehmensziele und Markterweiterung auszurichten.
• Ermöglichte technologiegetriebene Abläufe, indem digitale Systeme (z.B. Drata, Qualio) ausgewählt und implementiert wurden, um Compliance und Effizienz sicherzustellen.
• Skalierte die operative Basis von StratifAI, um schnelles Wachstum und internationale Marktreife zu unterstützen.
• Erreichte innerhalb von 6 Monaten die Compliance nach ISO 27001, ISO 27701, SOC 2, DSGVO und HIPAA, was Partnerschaften mit Unternehmen und im Gesundheitswesen ermöglichte.
• Implementierte ein QMS nach ISO 13485, bereitete regulatorische Freigaben vor und positionierte für kommende ISO-13485-Zertifizierung, CE-IVDR-Kennzeichnung und FDA-Zulassung innerhalb von 12 Monaten.
• Entwarf und implementierte Governance-, Beschaffungs- und Finanzkontrollen, um eine effiziente Ressourcenverteilung und nachhaltige Compliance sicherzustellen.
• Etablierte eine Kultur des strukturierten Wachstums, indem Menschen, Prozesse und Compliance-Rahmenwerke integriert wurden, um operative Exzellenz zu bewahren.
• Ermöglichte StratifAI den sicheren Markteintritt in regulierte US- und EU-Märkte und schuf die Basis für langfristige Expansion.

• Grundlagen von KI und LLMs
• KI-gestützte Implementierungen mit ChatGPT und Gemini aufbauen und bereitstellen

• Leitung der End-to-End-Einführung eines SAP Supply Chain Management (SCM / TD / SD) ERP-Programms, einschließlich Projektinitiierung, detaillierter Anforderungsanalyse, Definition des Operating Model, Systemdesign, Implementierung, Tests, Cutover und globalem Go-Live in Europa, Asien und Nordamerika. Sicherstellung, dass die ERP-Lösung zentrale Supply-Chain-, Produktions- und Planungsprozesse unterstützt, um künftiges Unternehmenswachstum zu ermöglichen.
• Durchführung funktionsübergreifender Workshops mit den Teams für Supply Chain, Beschaffung, Planung, Produktion und Logistik, um Anforderungen zu erfassen, das zukünftige Operating Model zu definieren und das End-to-End-Systemdesign abzubilden. Konsolidierung von über 150 Anforderungen in strukturierte Dokumente gemäß SAP-Standards.
• Gestaltung des Lösungsdesigns und der Einbindung von Anbietern in der frühen Discovery-Phase, Unterstützung bei der Auswahl der besten Technologiepartner und Sicherstellung, dass das Systemdesign Produktionsplanung, Bestandsverwaltung, Lagerhaltung, Logistik und Supply-Chain-Prognosen abdeckt.
• Verwaltung der D365-Konfiguration und Fehlerbehebung, Gewährleistung der Übereinstimmung mit Geschäftsprozessen und Lösung von Integrationsproblemen zwischen D365, SAP-SCM-Modulen und umgebenden Systemen.
• Unterstützung bei Anpassungen des Grain-Datenmodells zur Aufnahme von Planungsdaten in Snowflake und Footprint, um Enterprise-Reporting und Analytics-Entwicklung zu ermöglichen.
• Steuerung von Umfang, Zeitplänen, Risiken und Abhängigkeiten über internationale Teams in Europa, Asien und den USA, Pflege integrierter Projektpläne, Issue-Logs und Executive Reports, um Stakeholder-Abstimmung und Projektfortschritt voranzutreiben.
• Ermöglichung der Integration KI-gestützter Bedarfsprognosetools in Supply-Chain-Planungsprozesse, Verbesserung der Prognosegenauigkeit, Lagerumschlagshäufigkeit und operativen Entscheidungsfindung in mehreren Regionen.
• Leitung der SIT-, UAT- und Datenmigrationsphasen, einschließlich Entwurf von Testszenarien, Fehler-Triage-Management und Koordination der Testdurchführung zur Validierung von Supply-Chain- und Produktions-Workflows vor dem Rollout.
• Ausarbeitung detaillierter Cutover-Pläne, Durchführung von Business-Readiness-Aktivitäten und Hypercare-Support zur Gewährleistung eines reibungslosen und koordinierten Go-Live sowie einer vollständigen Übergabe an die Fachbereiche.

• Koordination der globalen ISO-27001-Zertifizierung aus HR-Perspektive: Gewährleistung konformer Sicherheits- und Datenstandards
• Globale Vertragsharmonisierung: Abstimmung von Sprache, lokalem Recht und Unternehmensanforderungen
• Gehaltsbenchmarking & Beratung zur Vergütungsstrategie: Erstellung von Gehaltsbändern, Beratung zum Bonusmodell und Sicherstellung der Einhaltung der europäischen Lohngleichheitsrichtlinie
• Implementierung der Compensation-Software Figures

• Teilzeit 2-3 Tage/Woche
• Entwicklungen im SD-Modul und im CRM Interaction Center
• Beratung, Customizing im SD-Modul
• Anpassung von Fiori-Anwendungen im SD-Modul
• Genehmigungsworkflow für Gutschriften: Design, Konzept, Umsetzung, Customizing
• Gutschriftsanforderung: Objekttyp BUS2094
• Wert der Gutschriftsanforderung liegt unter einem bestimmten Schwellwert -> automatische Freigabe und Entfernung der Fakturasperre
• Wert der Gutschriftsanforderung liegt über einem bestimmten Schwellwert -> automatische Ermittlung des zuständigen Mitarbeiters
• Mitarbeiter erhält ein Workitem in seinem integrierten Eingangskorb oder in My Inbox (Fiori) -> Mitarbeiter kann die Gutschriftsanforderung ablehnen, freigeben oder bearbeiten
• UML-Modellierung in technische Dokumentation
• Aufbau einer Z-Tabelle für Kunden-Stichproben-Position
• Zusammenführung von COA1 (Auslieferung) und COA2 (CAQ)-Formularen und Ablage im Spoolauftrag als eine PDF
• Korrektur des Workflow-Titels laut NACE, Anpassung der Nachricht „ZBMA-Titel wird in SBWP (Workplace) falsch angezeigt“
• Empfang von PLM-Dokumenten aus einem externen PLM-System, Anlage eines RFC-Bausteins, Ablage der PLM-Dokumente im Materialstamm als GOS-Objekt
• Bei Freigabe eines Fertigungsauftrags: Lesen der PLM-Dokumente aus MM und Ablage im Shared Folder für das MES-System
• Anzeige der Prüfmengen im Popup bei Anlage eines Auftrags -> VA01/VA02
• Automatischer Bestandsabgleich per LVS-IDoc INVCON
• Durchführung von AQUA-Tests
• IDOC-Archivierung alter IDocs
• NL_PM_Zeichnungen und Druckbildablage sowie MES-Info via ZPPORDER-IDoc; Erstellung technischer Dokumente
• Einsatz von SD-User-Exits, BADIs für verschiedene Anforderungen
• Erweiterung der Screens für Kundenwünsche via Screen-Exits
• Anlegen von Nachrichtenarten für Kundenauftrag, Bestellungen und Fakturen
• CRM Interaction Center Business Partner -> Overview -> Kontrakt (Vertrag) erweitern um kundenspezifische Anforderungen
• Neue Fiori-Applikation „Abfahrkontrolle“ mit Daten aus Z-Tabelle und Standardtabellen aus Equipments, Darstellung als Kreisdiagramm, Berechnung „Fahrzeuge im Einsatz“
• Erweiterung Interaction Center Business Partner -> Übersicht -> neue Registerkarte Overview Page mit Listentabellen für Leistungsrückmeldungen, Anhänge aus GOS-Objekten
• Erweiterung Interaction Center Business Partner -> Übersicht -> neue Registerkarte Overview Page mit Listentabellen für Qualitätsmeldungen (PM), Anhänge aus GOS-Objekten
• Implementierung von BADIs in CRM
• Ablage von Dateien auf SAP-Server/UNIX-Server
• Einsatz der BOL/GENIL-Architektur bei der Entwicklung in CRM
• Projektsprache: Deutsch

Midlane ist ein KI-basiertes HR-/People-Operations-System für Frontline-Mitarbeiter. Wir haben unsere Kunden mit einer End-to-End-Personalmanagement-Lösung unterstützt, darunter:

• Recruiting-Funktion
• On- und Offboarding- sowie Compliance-Automatisierung
• Mitarbeiterverwaltung (HRIS)
• Lohnabrechnungsvorbereitung

Midlane wurde im dritten Quartal 2025 übernommen.

• Leitung der Engineering-Umsetzung: Roadmap-Planung, Kapazitätsabstimmung, Risikomanagement, Abhängigkeiten und Lieferverfolgung.
• Konsolidierung mehrerer Gehaltsabrechnungs-Produktlinien zu einer einheitlichen SaaS-Plattform auf Dynamics 365 Business Central, was skalierbare Post-Merger-Operationen ermöglichte und die betriebliche Komplexität im Portfolio verringerte.
• Umstrukturierung der Engineering- und Produktteams in einer Remote-First-Umgebung in Deutschland, Österreich und Polen, bestehend aus fünf funktionsübergreifenden Einheiten: Compliance/Enabling, Plattform, DevOps und zwei Stream-Aligned-Teams mit wechselnder Gesamt-FTE je nach Phase der Reorganisation.
• Wiederaufbau der mittleren Führungsebene und Mentoring von Engineering-Führenden, Aufbau einer Führungspipeline und Stärkung der architekturellen Entscheidungsfindung in den Teams für skalierbares Wachstum, Lieferverantwortung und Planbarkeit.
• Gestaltung der Plattformgrundlagen und Systemgrenzen mithilfe von Team-Topologies-gerechten Strukturen, wodurch skalierbare Verantwortungsbereiche, klare Schnittstellen und parallele Entwicklung in verteilten Teams ermöglicht wurden.
• Vorangetrieben der KI-Transformation durch Implementierung KI-unterstützter SDLC-Praktiken mit SpecKit und GitHub Actions für automatisierte, ausführbare Spezifikationen und Bereitstellung agentischer Produktfunktionen durch sichere Offenlegung von Plattformdaten und -diensten an KI-Agenten und Copilots über RAG-basierte Retrieval-Pipelines und MCP-ähnliche Erweiterungen.
• Förderung der Modularisierung stark gekoppelter Legacy-Logik in unabhängig bereitstellbare Services, Verbesserung der Wartbarkeit, Testbarkeit und architektonischen Klarheit bei gleichzeitiger Erhaltung der Kontinuität durch gezielte, risikoarme Extraktion anstelle kompletter Neuentwicklungen.
• Etablierung von Observability, CI/CD und DevOps-Governance als Plattformfunktionen, Erhöhung automatisierter Compliance-Gates von 25 % auf 75 % und Verbesserung der Deployment-Cadence um 40 % über mehr als 15 Produktversionen.
• Verbesserung der operativen Resilienz durch DORA-konforme Praktiken (Lead Time ↓50 %, SaaS MTTR ↓85 %), Stärkung der Zuverlässigkeit und Reduzierung des Support-Aufwands.
• Koordination der technischen Wiederherstellung der deutschen Gehaltsabrechnungsplattform während eines unternehmensweiten P0-Ransomware-Vorfalls; Wiederherstellung der Plattform-Kontinuität innerhalb von 72 Stunden, Validierung der Datenintegrität und Einführung gehärteter Runbooks und automatisierter Recovery-Playbooks.
• Verantwortlich für Budgeteinhaltung und Kostenkontrolle im Engineering, mit begrenzter P&L-Verantwortung und Beteiligung am jährlichen COGS/OPEX/CAPEX-Planungszyklus.

• HR-Projektmanagerin für die Umsetzung der Personalstrategie zur Erreichung der Transformations- und Dekarbonisierungsziele im Zuge des Kohleausstiegs
• Sparringspartnerin für die HR-Leitung und lokale Teams, um in dezentralen Strukturen Harmonisierung zu schaffen
• Verantwortlich für Due-Diligence, Compliance und Übergangsplanung in Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung und den Betriebsräten
• Sparringspartnerin für HRBPs und das Payroll-Team zur Förderung von Effizienzprojekten, Empowerment und Best Practices
• Verantwortlich für HR-Projekte im Bereich Organisationsumgestaltung, Talentplanung und HR-Controlling