Payroll-Experten in Berlin

Mandat: Strategische Beratung von Führungskräften

• Fachliche Beratung der Führungskräfte eines abgegrenzten Unternehmensbereichs zu Transformations- und Eingruppierungsthemen
• Eigenständige Steuerung von Recruiting-Prozessen im gemeinsamen Zusammenspiel mit der Shared Service Organisation zur Besetzung wichtiger Vakanzen
• Beratung des HR-Teams bei der Finalisierung und Verhandlung neuer Betriebsvereinbarungen und der Implementierung von Richtbeispielen (ERA Küste)
• Umsetzung arbeitsrechtlicher Themen wie z. B. Zustimmungsersetzungsverfahren oder Disziplinarmaßnahmen
• Beratung bei der Standardisierung und Verbesserung von HR-Prozessen

Tools: SuccessFactors, SAP/HR

• Gründete ein KI-gestütztes SaaS für Terminplanung und Geschäftsverwaltung für kleine und mittlere Unternehmen und verantwortete Technologiestrategie, Architektur, Produktentwicklung, UX, Abrechnung und Go-to-Market.
• Entwickelte und realisierte eine mandantenfähige Plattform mit REST-APIs, RBAC, CRM, Abrechnung und Benachrichtigungen für das Manager-Dashboard, die Admin-Konsole, das Buchungserlebnis und iOS-/Android-Anwendungen.
• Führte und betreute 7 Softwareentwickler, 1 DevOps-Ingenieur, 1 QA-Ingenieur und 1 UX/UI-Designer und arbeitete gleichzeitig praktisch in den Bereichen Backend, Frontend und Produktentwicklung.
• Entwickelte KI-Sprach- und Chat-Agenten mit Python/FastAPI, OpenAI- und Anthropic-APIs, RAG, pgvector und Tool-Calling; integrierte Twilio, Google Calendar/Meet, Stripe und Firebase.
• Verantwortete die Produktiv-Infrastruktur und automatisierte die Auslieferung in getrennten Umgebungen mit Docker, Nginx, GitHub Actions und Grafana; vertrat das Unternehmen bei Acceleratoren und internationalen Startup-Veranstaltungen.

Ausgewählter Tech-Stack: Python, FastAPI, Node.js, Vue 3, React/Next.js, React Native, PostgreSQL, Redis, Docker

Ich unterstütze kleine und mittelständische Unternehmen flexibel und genau dort, wo Unterstützung im Personalbereich benötigt wird. Als externe Personalabteilung sowie als HR-Interim-Managerin übernehme ich operative und strategische HR-Aufgaben, von der täglichen Personalarbeit bis zum Aufbau tragfähiger Strukturen.

Was ich anbiete:

• Externe Personalabteilung: laufende HR-Betreuung und HR-Interim-Projekte
• Sauberes Onboarding sowie Vertrags- und Dokumentationsprozesse auf Basis geprüfter Vorlagen
• Aufbau von HR-Strukturen und Prozessen
• Mitarbeitergespräche und Führungskräfteentwicklung

• Führung und Management von drei Team Leads und ihren jeweiligen Teams
• Überwachung der globalen People Operations für 600 EEs an 9 Standorten auf 4 Kontinenten
• Beratung und Coaching aller Führungskräfte und Mitarbeitenden mit meinem HR-Business-Partner-Team
• Verantwortung für alle Recruiting-Aktivitäten einschließlich Employer Branding für das Unternehmen an allen Standorten
• HR-Technologie und Innovation
• Erstellung und Umsetzung von Projekten in der gesamten Organisation
• Entwicklung von Richtlinien und Arbeitsrecht
• Sparringspartner für das C-Level und Senior Leaders
• Verbindungsperson und Arbeitgebervertretung gegenüber dem Betriebsrat
• Mitglied des Global HR Leadership Teams

• Eigenständige Einarbeitung in die Reisekostenabrechnung (Egencia, Perk, AirPlus)
• Schnittstellenmanagement zwischen RSK-Tools
• On- und Offboarding Mitarbeiter und Lieferanten
• Beratung der Teams bei der Verbuchung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Dokumentation und Optimierung von Prozesse

• Unterstützung von Unternehmen beim Aufbau organisatorischer Exzellenz und Resilienz durch starke People-Funktionen, Strategieintegration und Business Partnering mit dem Management
• Abbildung der People-Prozesse und -Strategie im HRIS Personio für ein KI-Beratungsunternehmen

Wichtige Erfolge:

• Erfolgreich ein HRIS-System implementiert, wodurch die Erstellung von Dokumenten, die HR-Administration sowie das Management von Payroll-/Performance-Daten vereinfacht wurden. Dadurch konnte die Bearbeitungszeit um 30 % reduziert und die Datenqualität verbessert werden.
• Ein einheitliches Benefits-System für mehrere europäische Standorte konzipiert und ausgerollt, unter Berücksichtigung lokaler Vorgaben und unternehmensweiter Richtlinien. Das hat die Mitarbeiterzufriedenheit verbessert und den administrativen Aufwand reduziert.
• Den Rollout und die Einführung von UKG HRIS in zwei Ländern geleitet, abgestimmt auf Payroll-, Admin- und Performance-Datenmanagement.
• HR-Operations für 160 Mitarbeitende an 3 EU-Standorten in der DACH-Region verantwortet.
• Ein Team von 5 Spezialist:innen in Recruitment & HR Administration geführt.
• Strategische Initiativen vorangetrieben, um interne HR-Richtlinien an mehreren europäischen Standorten zu standardisieren und zu optimieren.
• Wirksame HR-Initiativen geleitet, um die Talententwicklung zu stärken, die Bindung zu erhöhen und die Sichtbarkeit der Arbeitgebermarke zu verbessern.
• Fachliche Beratung zu ER-Fällen und Arbeitsrechts-Compliance gegeben, um Risiken zu minimieren und die Integrität am Arbeitsplatz zu sichern.

Im vergangenen Jahr habe ich daran gearbeitet, meine Fähigkeiten in der agentenbasierten Entwicklung auszubauen. In diesem Jahr habe ich mehrere Tools selbst entwickelt, aber auch Kunden bei Design und Softwareentwicklung unterstützt. Was ich entwickelt habe:

• Vollwertiger australischer Immobilienmarktplatz
• Prozedurale Musik-Engine
• Tool für konversationelles Prototyping

• Agiere als Senior People-&-Transformation-Berater für Startups und mittelständische Unternehmen und führe Restrukturierungen, Neugestaltung von HR-Betriebsmodellen und digitale HR-Initiativen von Anfang bis Ende.

• Steuere Auswahl und Implementierung von HRIS/ATS (inkl. Personio, Greenhouse etc.), Prozessgestaltung, Abstimmung mit Stakeholdern und interne Kommunikation, um eine hohe Akzeptanz und messbare operative Effekte zu sichern.

• Berate Führungskräfte in Fragen der Personalplanung, arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen, Organisationsstruktur und Entscheidungsprozessen in Change- und Wachstumsphasen.

• Erstelle pragmatische Recruiting-Strategien für Schlüsselrollen (inkl. AI/Tech), verbessere den Sourcing-Ansatz, die Qualität des Bewerber-Pools und die Einstellgeschwindigkeit.

• Ausgewählte Projekte:

• Marley Spoon SE: Begleitung eines umfassenden Restrukturierungsprozesses mit Beratung zu Arbeitsrecht und Personalplanung.

• Promedio GmbH/Osteopro: HR-Digitalisierung, HRIS-Implementierung und Launch einer modernen Unternehmenswebsite (bereichsübergreifende Transformation).

• Journee GmbH: Beratung im Tech-Recruiting und Talentstrategie für Senior-AI-Profile.

• PTW Europa GmbH: erste HRIS-Implementierung, Prozessgestaltung und interne Kommunikation.

• Schwerpunkt: HR-Strategie, digitale HR-Transformation, HRIS/ATS-Implementierung, Change Management, Restrukturierung, Recruiting und Future Skills (KI im HR).

• Entwarf, leitete und implementierte die operative, Compliance-, Beschaffungs- und Finanzstrategie des Unternehmens, um eine Abstimmung mit schnellem Wachstum und regulatorischen Vorgaben sicherzustellen.
• Aufbau und Skalierung der operativen Infrastruktur in IT, Personalwesen, Finanzen, Beschaffung und Compliance zur Unterstützung des Wachstums von 4 auf 20 Teammitglieder in 6 Monaten.
• Überwachte das Finanzmanagement der Betriebskosten (OPEX), einschließlich Budgetierung, Monitoring und Kostenoptimierung zur Aufrechterhaltung eines starken Wachstums.
• Entwickelte und implementierte eine Beschaffungsstrategie, inklusive Lieferantenauswahl, Verhandlung und Leistungsüberwachung.
• Beauftragte und steuerte externe Berater (Compliance-, Qualitäts- und Regulatorik-Experten) und koordinierte die Zusammenarbeit zwischen internen Teams und externen Partnern, um Meilensteine zu erreichen.
• Führte Richtlinien, SOPs und Geschäftssysteme ein (Compliance-Tracking, eQMS, Gehaltsabrechnung, Lieferantenmanagement, Daten-Governance) zur Unterstützung der regulatorischen Compliance und Skalierbarkeit.
• Leitete und überwachte aktiv Regulierungs- und Compliance-Programme, indem die Anforderungen der DSGVO, HIPAA, SOC 2, ISO 27001 und ISO 27701 in den Tagesbetrieb integriert wurden.
• Führte die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) nach ISO 13485 durch, um auf Medizinprodukt- und KI-Regulierungszertifizierungen vorzubereiten.
• Leitete Personal- und Kulturentwicklung, etablierte Strukturen für Onboarding, Leistungsmanagement und bereichsübergreifende Zusammenarbeit, um das Unternehmen effektiv zu skalieren.
• Etablierte Risikomanagement- und Notfallmanagement-Frameworks, einschließlich Sicherheitskontrollen, Risikoregister und Compliance-Sicherheit.
• Bezog die Geschäftsführung, den Vorstand und Investoren mit ein, um die operative Strategie an Unternehmensziele und Markterweiterung auszurichten.
• Ermöglichte technologiegetriebene Abläufe, indem digitale Systeme (z.B. Drata, Qualio) ausgewählt und implementiert wurden, um Compliance und Effizienz sicherzustellen.
• Skalierte die operative Basis von StratifAI, um schnelles Wachstum und internationale Marktreife zu unterstützen.
• Erreichte innerhalb von 6 Monaten die Compliance nach ISO 27001, ISO 27701, SOC 2, DSGVO und HIPAA, was Partnerschaften mit Unternehmen und im Gesundheitswesen ermöglichte.
• Implementierte ein QMS nach ISO 13485, bereitete regulatorische Freigaben vor und positionierte für kommende ISO-13485-Zertifizierung, CE-IVDR-Kennzeichnung und FDA-Zulassung innerhalb von 12 Monaten.
• Entwarf und implementierte Governance-, Beschaffungs- und Finanzkontrollen, um eine effiziente Ressourcenverteilung und nachhaltige Compliance sicherzustellen.
• Etablierte eine Kultur des strukturierten Wachstums, indem Menschen, Prozesse und Compliance-Rahmenwerke integriert wurden, um operative Exzellenz zu bewahren.
• Ermöglichte StratifAI den sicheren Markteintritt in regulierte US- und EU-Märkte und schuf die Basis für langfristige Expansion.

Beratung bei der Entwicklung einer Vergütungsstruktur

Überprüfung und Entwicklung von Gehaltsbändern sowie Markt-Benchmarking

Unterstützung bei der Konfiguration von Figures

• Product Owner des Middleware-Migrationsprojekts von einem Drittanbieter zu einer internen Lösung
• Technische Definition eines Regelwerks zur Erfassung lohnabrechnungsrelevanter Schichtdaten von einem Drittanbieter und Anwendung von Zuschlägen auf Grundlage komplexer Betriebsvereinbarungen
• Optimierung der Lohnabrechnungsprozesse zur Sicherstellung fehlerfreier Auszahlungen

• Grundlagen von KI und LLMs
• Entwicklung und Bereitstellung KI-gestützter Implementierungen mit ChatGPT und Gemini

• Leitung der End-to-End-Einführung eines SAP Supply Chain Management (SCM / TD / SD) ERP-Programms, einschließlich Projektinitiierung, detaillierter Anforderungsanalyse, Definition des Operating Model, Systemdesign, Implementierung, Tests, Cutover und globalem Go-Live in Europa, Asien und Nordamerika. Sicherstellung, dass die ERP-Lösung zentrale Supply-Chain-, Produktions- und Planungsprozesse unterstützt, um künftiges Unternehmenswachstum zu ermöglichen.
• Durchführung funktionsübergreifender Workshops mit den Teams für Supply Chain, Beschaffung, Planung, Produktion und Logistik, um Anforderungen zu erfassen, das zukünftige Operating Model zu definieren und das End-to-End-Systemdesign abzubilden. Konsolidierung von über 150 Anforderungen in strukturierte Dokumente gemäß SAP-Standards.
• Gestaltung des Lösungsdesigns und der Einbindung von Anbietern in der frühen Discovery-Phase, Unterstützung bei der Auswahl der besten Technologiepartner und Sicherstellung, dass das Systemdesign Produktionsplanung, Bestandsverwaltung, Lagerhaltung, Logistik und Supply-Chain-Prognosen abdeckt.
• Verwaltung der D365-Konfiguration und Fehlerbehebung, Gewährleistung der Übereinstimmung mit Geschäftsprozessen und Lösung von Integrationsproblemen zwischen D365, SAP-SCM-Modulen und umgebenden Systemen.
• Unterstützung bei Anpassungen des Grain-Datenmodells zur Aufnahme von Planungsdaten in Snowflake und Footprint, um Enterprise-Reporting und Analytics-Entwicklung zu ermöglichen.
• Steuerung von Umfang, Zeitplänen, Risiken und Abhängigkeiten über internationale Teams in Europa, Asien und den USA, Pflege integrierter Projektpläne, Issue-Logs und Executive Reports, um Stakeholder-Abstimmung und Projektfortschritt voranzutreiben.
• Ermöglichung der Integration KI-gestützter Bedarfsprognosetools in Supply-Chain-Planungsprozesse, Verbesserung der Prognosegenauigkeit, Lagerumschlagshäufigkeit und operativen Entscheidungsfindung in mehreren Regionen.
• Leitung der SIT-, UAT- und Datenmigrationsphasen, einschließlich Entwurf von Testszenarien, Fehler-Triage-Management und Koordination der Testdurchführung zur Validierung von Supply-Chain- und Produktions-Workflows vor dem Rollout.
• Ausarbeitung detaillierter Cutover-Pläne, Durchführung von Business-Readiness-Aktivitäten und Hypercare-Support zur Gewährleistung eines reibungslosen und koordinierten Go-Live sowie einer vollständigen Übergabe an die Fachbereiche.