Knowledge Management System Experten in Cologne

Transformationsmandat: IT-Operating-Model und Governance

• Steuerung der Operationalisierung eines neuen IT-Operating-Models für eine service- und kundenorientierte Organisation im Managed-Services- und Microsoft-365-Umfeld.
• Übersetzung des organisatorischen Zielbilds in konkrete Rollen, Verantwortlichkeiten, Organisationselemente, Entscheidungswege und Zusammenarbeitsprinzipien.
• Konzeption und Operationalisierung eines Schalenmodells mit autonomen Leistungsteams, unterstützenden Einheiten und klar abgegrenzten Steuerungsfunktionen.
• Ausgestaltung der Governance für Service Delivery Management, People Leads, Global Service Owner (GSO), operative Teams, Cluster und Managementgremien.
• Strukturierung des Transformations-Rollouts in Ramp-up, Implementierung, Härtung und Betrieb sowie Entwicklung von Kick-off-, Kommunikations- und Feedbackformaten.
• Weiterentwicklung von PMO- und Office-Strukturen sowie des Portfolio- und Workforce-Managements zur Herstellung von Transparenz über Ressourcen, Risiken, Abhängigkeiten und Entscheidungsbedarfe.
• Moderation bereichsübergreifender Workshops und Entscheidungstermine sowie Überführung unterschiedlicher Stakeholder-Interessen in umsetzbare Prinzipien, Regeln und Maßnahmen.

Interim-Mandat: IT-Service- und Betriebssteuerung

• Übernahme der Betriebsverantwortung für Citrix sowie AD/Access einschließlich Störungs-, Eskalations-, Übergabe- und Qualitätssteuerung im Tagesgeschäft.
• Klärung operativer Schnittstellen und eindeutige Abgrenzung von Verantwortlichkeiten zwischen internen Einheiten, Service Delivery Management und externen Dienstleistern.
• Durchführung strukturierter GAP-Analysen bestehender Leistungsscheine, Vorbereitung von Make-or-Buy-Entscheidungen sowie Rollenklärung mit KPI-Verankerung.
• Steuerung von Zielkonflikten, Abhängigkeiten und Eskalationen in komplexen Kunden-, Betriebs- und Transformationssituationen.

Ausgewählte Ergebnisse

• Das Transformationszielbild wurde in konkret anwendbare Rollen, Governance-Regeln, Organisationselemente und Rollout-Formate überführt.
• Entscheidungswege, Zuständigkeiten und Schnittstellen zwischen operativer Delivery, unterstützenden Funktionen und Management wurden transparent und verbindlich beschrieben.
• Grundlagen für eigenverantwortliche Teams, einheitliche Leistungsscheine sowie eine belastbare Portfolio-, Ressourcen- und Managementtransparenz wurden geschaffen.

Methoden: Operating-Model-Design, Governance-Design, RACI, GAP-Analyse, Stakeholderanalyse, Workshop-Moderation, Change-Kommunikation, Risiko- und Eskalationsmanagement, KPI- und Leistungssteuerung

• Verantwortung, u.a. auch als Rollout-Manager, für die erfolgreiche Überführung einer OZG-Basisplattform in den Regelbetrieb des Auftraggebers durch Planung und Umsetzung von Maßnahmen entlang der Service Transition und Service Operation nach ITIL, inklusive Workshops im SAFe-Umfeld mit über 40 betrieblichen Stakeholdern
• Aufbau und Pflege organisationsübergreifender Stakeholder-Beziehungen durch Organisation und Umsetzung unterschiedlicher Informationsveranstaltungen in den Bereichen technischer Konfigurationen sowie Nutzeranleitungen (Plattform und EfA-Dienste)
• Konzeptionierung und Optimierung unterschiedlicher Betriebs- und Projektdokumentationen wie ITIL-Betriebshandbuch, OLA, SLA, Service Support Konzept und Rollout-Anleitungen
• Modellierung projektbasierter Prozesse nach BPMN 2.0, EPK und UML bezogen auf OZG-Leistungen mit dem Ziel der Integration in die betriebliche E-Gov-Prozesslandschaft (SOA)
• Koordination betrieblicher Stakeholder und KPI-Reporting an das Projektmanagementteam unter Verwendung agiler Methoden gemäß SAFe
• Techstack / Tools: Microsoft 365 (SharePoint, OneNote, Outlook, Teams), Skype for Business, Cisco Webex, ADONIS, MindManager, Jira, Confluence

• Weiterentwicklung eines Bestandsführungssystems (Vertrag/Schaden) für die Rechtsschutzversicherung ÖRAG.
• Meine Aufgaben: Senior Software-Entwickler.
• Das Team umfasst 12 Entwickler.
• Verwendete Technologien: Java 8/21, Java EE, Quarkus, WebLogic, JPA, RabbitMQ, JTA, CI, CD, Jenkins, DB2, Maven, Jenkins, GIT (Bitbucket), später GitLab, Junit, Elasticsearch, Mockito, Jira, SonarQube, Scrum, React, Workflow
• Migration und Modernisierung von Altsystemen: C- und C++-Code in Java umgeschrieben, um Wartbarkeit, Skalierbarkeit und Performance zu verbessern. Python in Java refaktoriert, inklusive Optimierung und Integration in moderne Architekturen.
• Studie zum Einsatz von KI (Codex) für die Implementierung eines Java-Features. Ziel ist es, den Zeitaufwand und die Produktivität einer KI-gestützten Entwicklung mit einer klassischen Implementierung durch einen Entwickler zu vergleichen. Die Ergebnisse sollen Aufschluss darüber geben, wie stark der Einsatz von KI die Entwicklungsdauer und Effizienz beeinflusst.
• Entwicklung folgender Tarifrechner für das Jahr 2024/2026: Privat, Firmen, Ärzte, Landwirte, Selbstgenutzt G + H, Vermieter, Verkehr, Verein, Topmanager, Handelsvertreter, Spezialstraf, Sparkasse, Kommunal, BayGT, Ärzte, Dehoga

• Übernahme des notleidenden Projekts von interner Projektleitung und erfolgreicher Turnaround Projekt Phase 1 (Cutover von ca 1000 Servern (VMs)/ Standard Desktops, Spezialdesktops)
• Verantwortliche Projektleitung für die erfolgreiche Umstellung Phase 1 (Aufplanung innerhalb kürzester Zeit mit anschließender Umsetzung (sehr erfolgreich mit unauffälligem Ticketaufkommen)
• Stakeholder-Management - Übernahme der direkten (vor Cutover täglichen) Kommunikation mit dem Endkunden von Chief Operation Manager im Format von Jour Fixes im Taskforce Modus. Zügiger Wiederaufbau der zuvor verloren gegangenen Vertrauensbasis und Rückführung der Kundenbeziehung zur optimalen Zufriedenheit
• Taskforce-Modus zur Beseitigung aller bestenden Issues/ showstopper vor Cutover
• Scope-Klärung und Aufsetzung sowie Aufplanung Aktivitäten Phase 2 (z.B. Silo-/ Admin-Server)
• Anschub Phase 2 / Rückgabe des Projekts auf Erfolgsllinie zur Abarbeitung der geklärten Restthemen durch interne Projektleitung/ Linie
• Aufsetzung, Vorbereitung und Durchführung von Steuerkreisen mit V-1 Management zur Abstimmung der Leitplanken
• Moderation von diversen Jour Fixes und operativen Workshops
• Mitwirkung am Lessons Learned mit Endkunden zur Bearbeitung der Unzufriedenheit im Kontext der internen Projektleitung (Zeit vor meinem Einsatzstart! Mit meiner Arbeit äusserst zufrieden)
• Tools: Atlassian Suite (Confluence/ JIRA), MIRO, Sharepoint; MS Office (Powerpoint, Excel, MS Project)

• Koordinierte Rückmeldungen und Meilensteine mit internationalen Co-Autoren, um den Publikationsprozess zu optimieren
• Leitete die Datenaufbereitung und die abschließende Analyse mit Python und Matlab
• Beschleunigte den Veröffentlichungszeitplan durch effizientes Management der Abbildungserstellung und Datenrückverfolgbarkeit

• Weiterbildung zum zertifizierten KI-Experten im Unternehmen
• Grundlagen der KI
• KI-Tools
• Prompt Engineering (Erstellung professioneller Prompts)
• (Fortgeschrittene) Prozessautomatisierung mit KI und make.com
• KI im Marketing und Vertrieb
• Rechtskonforme Nutzung von KI in Unternehmen
• Intelligentes Wissensmanagement
• KI im Kundenmanagement
• Entwicklung von KI-Richtlinien für das Unternehmen
• Integration von KI ins Unternehmen

• Analyse, Identifikation, Beurteilung und Umsetzung von Anforderungen und Bedürfnissen des Kunden bis hin zur Projekt- und Umsetzungsreife sowie Entscheidungsreife
• Abstimmung der Business Requirements und Anforderungen
• Erstellung des Projektstrukturplans
• Erstellung des Projektplans sowie eines Phasenplans
• Erstellung der Meetingstrukturen und wöchentlichen Jour Fixes
• Organisation des Projektkickoffs
• Abstimmung des Zielmodells inkl. technischem Design
• Abstimmung des Projekt-Scope mit den Projektbeteiligten
• Abstimmung, Planung und Umsetzung der EPICs/User Stories inkl. Akzeptanzkriterien mit der IT-Abteilung
• Durchführung der wöchentlichen Jour Fixes und Tracking der Projektfortschritte
• Regelmäßiges Reporting des Projektstatus
• Eingesetzte Skills und Tools: Kommunikation, Reporting, Präsentation, Projektmanagement

• Gesamtverantwortung für die strategisch, operative Neuausrichtung und der Steuerung, Weiterentwicklung der IT mit direkter Anbindung an den Vorstand
• Cloudtransformationsprojekte: MS365, ExChange Online, SharePoint Cloud, Infrastruktur Cloudmigration
• Führung einer IT-Organisation mit rund 20 Mitarbeitenden
• Neuausrichtung der IT als strategischer Enabler der Gesamtorganisation
• Entwicklung und Umsetzung einer ganzheitlichen IT-Strategie („Cloud First“) inkl. Governance-, Sicherheits- und Betriebsmodellen
• Aufbau eines modernen Service-Management-Frameworks (ITIL) und wirksamer Steuerungsmechanismen
• Strategische Steuerung von Softwareentwicklung und Delivery (DevOps, CI/CD)
• Umsetzung von Cloud- und Digitalisierungsstrategien
• Strategische Planung und IT-Roadmap
• Optimierung der IT-Infrastruktur
• Budget und Kostenmanagement
• Infrastrukturumzug: OnPrem zu OnPrem (Colocation)
• Gesamtverantwortung für Budget, Kostenoptimierung, Ressourcen- und Personalentwicklung
• Steuerung zentraler Digitalisierungs- und Transformationsinitiativen sowie Vorstandsprozesse

• Fachliche Führung von 6 Mitarbeitenden mit dem Schwerpunkt der Rekrutierung von IT-Fach- und Führungskräften in Festanstellung
• Planung und Durchführung von Workshops zu Active Sourcing über XING Talent Manager und LinkedIn, Gesprächsführung, Fragetechniken und Prozesssteuerung
• Einführung und kontinuierliche Verbesserung bestehender Rekrutierungsprozesse sowie Etablierung qualitativer und quantitativer Prozesssteuerungsstandards
• Aufbau einer Wissensdatenbank sowie einer Prozess- und Kundendatenbank

• Beratung Qualitätsmanagement und operative Qualitätssicherung (Softwaretest)
• Erstellung von verbindlichen Templates für qualitätsbezogene Dokumentationen auf Normenbasis DIN EN ISO 9000 ff. und NATO AQAP
• Beratung für die Lenkung und den Freigabeprozess von Dokumenten
• Revision und Abnahme von projektbezogenen Dokumenten
• Lektorat von englischsprachigen White Papers in der Grundlagenforschung
• Umsetzung von Corporate Design/Identity-Richtlinien
• Begleitung in Audits