Robotic Process Automation Experten in Deutschland

Durch das stetige Wachstum der Kundenorganisation und der damit ansteigenden Zahl an Projekten in verschiedensten Bereichen u.a. IT/Digitalisierung, Vertrieb und Organisationsentwicklung und Controlling steigt der Anspruch an die Projekte. Häufig werden Projekte gestartet, aber nicht im geplanten Zeitrahmen umgesetzt, die Res- sourcen sind nicht klar zugewiesen und der Business Value nicht klar belegt. Ziel des Mandates ist es als Interim Head of PMO, eine bestehende Projektorganisation aus dem CDO-Bereich auf dem Level der Geschäftsführung weiterzuentwicklen und zu verankern. Hierbei ist es wichtig, dass die Governance pragmatisch, klar verständlich und leicht in der täglichen Projektarbeit umzusetzen ist. Es sind die Aufgaben und Rollen zu definieren, organisatorisch zu verankern und zudem soll dieses strategische PMO mit einer IT-Lösung unterstützt werden. Diese ist auszuwählen und einzuführen. Darüber hinaus sollen nach und nach alle laufenden Projekte in die PMO-Governance überführt werden und die Steuerung der Projekte zentralisiert werden.

• Ziel/Motivation: Die PAYONE benötigt dringend eine 360°-Sicht auf seine Kunden. PAYONE hat bisher keine übergreifende Stammdatenstrategie. Es ist nicht möglich, Kunden über alle relevanten Systeme hinweg zu identifizieren.

Die Organisation soll in die Lage versetzt werden, Kunden über alle relevanten Systeme zu identifizieren. Schaffung der Grundlage für das Stammdatenmanagement in PAYONE

• Herausforderung: Aufgrund von Unternehmenszukäufen ist die Systemlandschaft sehr heterogen. Das Unternehmen ist sehr dynamisch und mit vielen Systemharmonisierungs- und Integrationsprojekten belastet, so dass Ressourcenengpässe und Wechsel in Projektprioritäten immer wieder eine fast unlösbare Aufgabe sind.

Aufgrund von BaFin Findings hat das Projekt eine zentrale Aufgabe und Rolle. Im ersten Fokus steht die Migration aller Kunden aus den stammdatenführenden Backend Systemen mit ihren AML/KYC Daten nach Salesforce. Dadurch soll eines der größten Findings gelöst werden und die entsprechenden ODD/EDD Prozesse etabliert werden.

Darüber hinaus müssen in Salesforce die Kundendaten harmonisiert werden. Aus früheren Migrationen erfolgte in Teilen eine Mehrfachanlage von Kunden. So soll am Ende nur noch ein Kunde in Salesforce geführt und mit entsprechenden Informationen aus den Backend Systemen auch erkannt werden können, welche Produkte und in welchen Processing Systemen der Kunde seine Dienstleistungen der Payone bezieht.

Projekt: ONE Customer

Budget: 1,5 Mio. €

Team: 10/30 Mitarbeiter (Vollzeit/Teilzeit); 4 Vendoren/Provider

Integration: 8 (Subsystem/Schnittstellen)

Anwendungen: Salesforce; SAP S4/HANA; Eigenentwicklungen

Tools: MS Office; Jira, Confluence, Sharepoint

Methoden: Hands-on; Agile (SAFe); Prince2

Analyse und Optimierung von End-to-End-Prozessen in verschiedenen Unternehmensbereichen wie Vertrieb, Einkauf, Auftragsabwicklung und Logistik. Redesign des ERP. Identifikation von Optimierungspotenzialen, insbesondere in Bereichen mit Medienbrüchen und manuellen Tätigkeiten, sowie Erstellung eines priorisierten Transformationsfahrplans mit klaren Business Cases und Umsetzungsempfehlungen. Steuerung von Automatisierungsinitiativen. RPA in der Produktionsstätte in China. Bewertung und Einführung relevanter KI-Anwendungsfälle sowie Aufbau grundlegender AI-Kompetenz in der Organisation. Schulung interner Mitarbeiter des Projektteams und Begleitung im Transformationsprozess zur Entwicklung einer kontinuierlichen Verbesserungskultur. Enge Zusammenarbeit mit der IT sowie externen Implementierungspartnern, Berichterstattung an die Geschäftsleitung.

Hauptaufgaben und Erfolge:

• Analyse der Geschäftsprozesse und Design der automatisierten Prozesse
• Schulung und Begleitung der Mitarbeiter in China und Deutschland
• Kostenersparnis von 20% in der Logistik
• Regelmäßige Statusreports an die Geschäftsführung

• Entwarf und implementierte umfassende Geschäftsprozesse und führte dabei funktionsübergreifende Teams, um die Kundenzufriedenheit zu steigern und Kosten zu senken
• Führte Schulungen durch und stellte durch End-to-End-Workflow-Entwicklung die Nutzenerzielung sicher
• Leistete einen Beitrag zur Initiative „Generate Insights from Hidden Knowledge“, indem ich KI-basierte Workflow-Automatisierungslösungen mit Large Language Models (LLMs) und Low-Code/No-Code-Plattformen entwickelte und einsetzte
• Entwickelte Multi-Agenten-Workflows mit OpenAI, LangChain, Haystack und n8n, um Dokumentenprüfung, Datenerfassung und Wissenszusammenfassung zu automatisieren
• Leitete die Orchestrierung von KI- und Automatisierungs-Frameworks, um medizinische und geschäftliche Prüfprozesse zu verbessern und Compliance, Erklärbarkeit und Transparenz zu gewährleisten
• Arbeitete funktionsübergreifend zusammen, um komplexe Geschäftsanforderungen in KI-gestützte Automatisierungsprototypen zu übersetzen, die den Compliance- und Datenschutzstandards des Unternehmens entsprechen
• Setzte Power Automate, UiPath, Nintex und ServiceNow ein, um schnelle, skalierbare und sichere Automatisierungslösungen in validierten Betriebsumgebungen bereitzustellen
• Nutzte Lean Six Sigma, Agile/SAFe und ITIL-Prinzipien, um KI-Entwicklungspipelines zu strukturieren und dadurch messbare Ergebnisse, Nachvollziehbarkeit und nachhaltige Governance sicherzustellen
• Koordinierte abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, standardisierte Workflows zur Fehlerreduzierung und verbesserte Aufgabenverwaltung. Etablierte Governance-Rahmenwerke, um die Nachhaltigkeit der Automatisierungslösungen sicherzustellen

Umstellung von Exchange 2016 auf Exchange 2019 und Exchange Online, sowie die Einführung einer Backup-Lösung und einer Archivierungslösung. Ziel war die sichere, gesetzeskonforme und leistungsfähige Modernisierung der E-Mail- und Archivierungsinfrastruktur.

Aufgaben als IT-PROJEKTLEITER: Gesamtprojektleitung und operative Steuerung / Sicherstellung Einhaltung von Kosten und Ressourcen / Sicherstellung Einhaltung der Projektziele / Sicherstellung der Einhaltung regulatorischer Anforderungen und Compliance-Richtlinien, inklusive ISMS, ITIL und Datenschutzvorgaben / Vorbereitung und Durchführung von Management Reports für Projektauftraggeber und Projektausschuss / Koordination interdisziplinärer Teams aus Exchange, Netzwerk, Datenschutz und IT-Security / Planung und Durchführung der Systemumstellung von Exchange 2016 auf Exchange 2019 / Planung und Durchführung der Systemumstellung von Exchange 2019 auf Exchange Online / Planung und Einführung einer Backup-Lösung für Exchange Online / Koordination einer EU-weiten Ausschreibung für eine Archivierungslösung inkl. Markterkundung mit möglichen Anbietern / Planung und Einführung einer Archivierungslösung für Exchange Online / Koordination uns Erstellung der im Projektkontext notwendigen BAS-Anzeigen / Koordination und Abstimmung mit Stakeholdern (zum Beispiel Fachbereiche, externe Dienstleister und Lieferanten) zur Anforderungsdefinition und Umsetzung

Technisches Umfeld: MS Exchange 2016, MS Exchange 2019, MS Exchange Online, MSOffice, MS Planner, MS Powerpoint, MS Project, MS Teams

• Strukturierte Analyse und Bewertung von Geschäftsprozessen

• Erfassung, Dokumentation und Priorisierung von Anforderungen

• Erstellung fachlich verständlicher und technisch ausführbarer Prozessmodelle

• Einsatz von Tools Camunda

• Ableitung von Anforderungen und Schnittstellen aus BPMN-Diagrammen

• Abstimmung mit Stakeholdern und Fachbereichen

• Übersetzung fachlicher Anforderungen in technische Lösungskonzepte

• Realisierung effizienter und bedarfsgerechter Anwendungen

• Systematische Erhebung, Analyse und Dokumentation von Anforderungen

• Priorisierung und Validierung der Anforderungen in enger Zusammenarbeit mit Stakeholdern

• Abstimmung zwischen Fachbereich und Entwicklung zur Sicherstellung gemeinsamer Zielvorstellungen

• Erstellung von Use Cases, User Stories und Akzeptanzkriterien

• Kontinuierliches Anforderungs- und Änderungsmanagement über den gesamten Projektverlauf

• Projektziele festlegen und Projektplan erstellen

• Aufgaben delegieren und Projektfortschritt überwachen

• Budget überwachen und Stakeholder informieren

• Mendix: Architektur, Entwicklung und Wartung maßgeschneiderter Anwendungen (Microflows, Domain Model, Security, XPath)

• Modellierung von Mendix Workflows zur Prozessoptimierung

• Entwicklung skalierbarer Apps mit Mendix inkl. REST-/SOAP-Integration mit SAP, SQL, Azure & SharePoint

• UI-Design für Mendix mit Atlas UI, Fluent UI, HTML, CSS, JavaScript

• Entwicklung von Web- & Mobile-Apps mit Mendix nach agilen Methoden (Scrum, Kanban)

• Geschäftslogik-Implementierung mit Mendix Microflows und Nanoflows

• Performance-Optimierung und Architekturverbesserungen für Mendix-Anwendungen

• Durchführung von Mendix-Schulungen

• Erstellung technischer Dokumentationen und Best Practices für Mendix

• Coaching und Mentoring für Low-Code-Entwicklung mit Mendix

Bewertung, Strukturierung und Bearbeitung komplexer Ausschreibungen für Sogeti sowie als Teil größerer Capgemini-Angebote. Schwerpunkt auf der Analyse anspruchsvoller Kundenanforderungen, der Ableitung tragfähiger Lösungskonzepte und der Übersetzung technischer, fachlicher und kommerzieller Aspekte in überzeugende Angebots-Storylines. In enger Abstimmung mit Delivery-, Sales-, Account- und Angebots-Teams wurden skalierbare und umsetzbare Quality-Engineering-Lösungen konzipiert, bewertet und für Kundenentscheidungen aufbereitet. Dazu gehörten die Auswahl geeigneter Rollenprofile und Right-Shore-Staffing-Optionen, die Bewertung verfügbarer Skills und Kapazitäten sowie die kommerzielle Ausarbeitung belastbarer Preis- und Aufwandskalkulationen.

Besonderer Fokus lag auf dem Bid Management und der Bearbeitung von Service-Angeboten (RfP-/Rfl-Analyse), Solution Design, Präsentations- und Management-Unterlagen sowie der fachlich-technischen Bewertung von Kundenanforderungen im Kontext von Quality Engineering & Testing, agentischer KI-gestützter Testautomatisierung mittels moderner Quality-Assurance-Ansätze.

Projekte SOGETI:

• BMW: Ausarbeitung einer Teststrategie inklusive Testmanagement, Testautomatisierung und Bereitstellung eines Rightshore-Delivery-Modells.
• GEA: SAP Business Assurance und Quality Engineering für einen SAP-Rollout inklusive Test-Governance, Test-Automatisierung, AI-Agent-Layer und Hypercare-Konzept.
• AIXTRON: SAP S/4HANA Cloud Migration Explore Phase mit QA-Assessment, testbarer Blueprint-Struktur, Staffing und skalierbarem Sogeti Delivery Approach.
• Deutsche Glasfaser: Quality Engineering & Testing für DG Development Squads u. a. für den Bereich ServiceNow und Salesforce, Testautomatisierung und -Governance.
• ERGO: RfP-/Angebotsunterstützung für Managed Service Test Data Provisioning sowie eine Jira-/Atlassian-Einführung mit Assessment, Zielbild, MVP, Rollout und Governance.
• Münchener Rück: Angebots- und Lösungskonzeption im Versicherungsumfeld mit Fokus auf Testdatenbereitstellung, Prozessanalyse, Compliance, Automatisierung.
• BWI: Projekt-/Angebotskontext im Public-/IT-Service-Umfeld mit Bezug zu Quality Engineering, Test Factory und digitaler Transformationsunterstützung.
• Rolls-Royce: Angebots-/Projektunterstützung im Sogeti-Kontext mit Fokus auf strukturierte RfP-Analyse, Lösungskonzeption und kundenorientierte Angebotsaufbereitung.

• Berater für Systemarchitektur, KI-Agenten & Integration, Coach für Daten- & Prozesslogik, Graph-RAG-Ansätze, Sicherheit und Datenschutz.
• On-Premise-KI-Lösungen mit hohen Compliance- & Performanceanforderungen.
• Architekturentscheidungen, operativer Aufbau, strategische Priorisierung & Deployment.
• Technologien: LiveKit JS SDK, LiveKit Agents, Web Audio API, JS, AudioWorklet, Loki, vLLM, Zscaler, Docker, Neo4j, MySQL, Python.
• Modelle: GPT-OSS 20B, Whisper large v3 turbo, Qwen3-TTS.

Aufgaben & Ergebnisse:

• Maßnahmen zur verbesserten Management-Steuerung während eines Restrukturierungsprogramms (ca. 80 Beteiligte) ausgearbeitet
• PMO-Setup zur Durchsetzung von Transparenz, Reporting und datengetriebenen Entscheidungen
• Integrations-Template zur Überführung von Team-Silos (Software, Field-Installation, Supply Chain) in eine übergreifende Projektstruktur mit schlanken Tracking-Systemen zu Timeline, Fortschritt und KPIs
• Technologien / Methoden: PMO-Setup, KPI-Tracking, Projektorganisation, Jira, Confluence

• Verantwortung für Zeit-, Budget- und Qualitätsziele des Teilprojekts
• Erstellung und Pflege des Teilprojektplans inklusive Abhängigkeiten zu FI, CO, PP, SD
• Definition von Arbeitspaketen, Ressourcenplanung und Fortschrittskontrolle
• Risiko- und Change-Management im Modulumfang
• Analyse der Ist-Prozesse in Beschaffung, Logistik und Lagerverwaltung
• Konzeption der Soll-Prozesse nach SAP-Standard (EWM-Lagerprozesse wie Wareneingang, Einlagerung, Kommissionierung, Warenausgang)
• Abstimmung mit Key Usern und Fachabteilungen
• Begleitung der Schnittstellenentwicklung zu externen Lagersystemen und Lieferantenportalen
• Organisation von Testdaten, Fehlernachverfolgung und Testdokumentation
• Unterstützung bei Einführungsvorbereitung und Key-User-Schulungen
• Mitwirkung am Cutover-Plan (Datenmigration, Go-Live-Vorbereitung)
• Betreuung des Fachbereichs in der Hypercare-Phase nach Go-Live
• Unterstützung der Abbildung von EWM-Kernprozessen
• Steuerung externer Dienstleister
• Einsatz von Jira, Confluence, Signavio, MS-Teams, Aqua ALM

• Datenbankrestrukturierung
• Programmierung mit UiPath und Aufbau der Automatisierungsinfrastruktur mit Anbindung von Zendesk + eigenem ERP
• Umsetzung von 6 Prozessen
• Prüfung von KI und Cloud für den späteren Ausbau
• Process-Mining-Analyst mit UiPath und Celonis

• ISO-27001-Implementierung & Audit-Readiness
• NIS2- & DORA-Compliance-Unterstützung
• Interim-/Teilzeit-CISO-Services
• IT-Risiko & Kontrollen (ITGC, SOX, COBIT, BAIT)
• M&A- und IT-Due-Diligence für Startups/Ventures
• Business-Continuity-Management (BCM, ISO 22301)
• Entwicklung von Cybersecurity-Frameworks (NIST, ISO, BSI)
• Beratung zu GRC-Tools (Archer, ServiceNow)

• Migration der SEPA-Lastschriften, Überweisungen & Karten-Clearing auf die interne Worldline-Plattform im Rahmen des Outsourcing-Vertrags

• Definition der Migrationsstrategie

• Mobilisierung der Community (300+ Experten beim Kunden & bei Worldline)

• Erstellung des Migrations-Runbooks (100+ Workshops)

• Enge Zusammenarbeit mit den vorgelagerten Projekt-Streams: Build & Test sowie mit den Betriebseinheiten

• Aufbau des Governance-Frameworks, Kapazitätsmanagement & Reporting

• 100% des SEPA-DD-, CT- & CC-Transaktionsverkehrs migriert (7 Monate)

• ~80 durchgeführte Migrationen mit einer Erfolgsquote von 70% („First-time right“)

• Technisches & manuelles Produktions-Monitoring etabliert

• „Fast-Track“-Incident-Management-Prozess in den Migrations- & Hypercare-Phasen implementiert

• 20+ Exception-Handling-Prozesse eingerichtet

• Schulungen durchgeführt

• SLAs & Abrechnung implementiert