HR-Manager in Deutschland

HR-Verantwortung für mehrere Business Units, Cluster und Zentralfunktionen in einer durch Unternehmenszukäufe gewachsenen Softwaregruppe.

• Beratung von Geschäftsführungen und Führungskräften zu Organisation, Führung und anspruchsvollen Personalthemen.
• Analyse und Neuausrichtung von Strukturen, Rollen, Verantwortlichkeiten und Kapazitäten gemeinsam mit dem Business.
• Steuerung komplexer Employee-Relations-, Performance- und arbeitsrechtlich anspruchsvoller Personalfälle; Begleitung von Restrukturierungen und Trennungsprozessen.
• Personalplanung und Steuerung über HR-KPIs, Personalkosten und Budgets; Talent- und Entwicklungsentscheidungen.

Ausgewählte Projektergebnisse:

HR-seitige Begleitung der Integration vormals eigenständiger Business Units in Clusterstrukturen; Neuausrichtung von Rollen, Kompetenzen und Kapazitäten sowie Verknüpfung von Organisations- und Personalplanung mit Business-Anforderungen.

• Talent Acquisition EMEA
• Aufbau skalierbarer Recruitingprozesse,
• Beauftragung und Aussteuerung von Executive-Search-Firmen
• Direktansprache,
• Aktive Kandidatensuche
• Vorstellungsgespräche

• Eingestellt, um als erste Person im People-Bereich die People-Funktion von Grund auf aufzubauen
• Den Einstellungsplan definiert und 2 Sales-Manager eingestellt
• Ein People- und Kultur-Audit durchgeführt und die 12-Monats-Roadmap für den People-Bereich erstellt
• Den Einstellungsstopp und die gesamte Kommunikation geleitet, nachdem das Unternehmen infolge einer regulatorischen Entscheidung seine DiGA-Listung verloren hatte

• Schwerpunkte: Standortanalyse und Karriereplanung, Begleitung in Veränderungsprozessen oder Konfliktsituationen, Stressmanagement und Work-Life-Balance

Unternehmensberatung (KMU, Branchenfokus IT & Events)

• Gänzheitliche Personaladministration entlang des Employee Lifecyclees
• Pflege und Verwaltung digitaler Personalunterlagen und Mitarbeiterdaten
• Erstellung und Pflege von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und Zeugnissen
• Vorbereitung der monatlichen Lohnabrechnung und Bearbeitung variabler Vergütungsbestandteile
• Planung und Umsetzung von On- und Offboarding-Prozessen
• Ansprechpartnerin für Mitarbeitende bei personalrelevanten und organisatorischen Fragestellungen
• Erstellung von HR-Auswertungen, Reports, Vorlagen und Prozessen
• Recruiting, Bewerbermanagement und Interviewkoordination

HR-Transformation, Global Mobility & HR-Innovation:

• Leitung des Global-Mobility-Arbeitsstroms für die Implementierung einer Host-Payroll-Lösung für internationale Einsätze, einschließlich der Entwicklung und Durchführung von 70+ UAT-Szenarien sowie der Validierung länderübergreifender Payroll-Integrationen, um einen kontrollierten und präzisen globalen Rollout zu unterstützen.
• Entwicklung eines länderübergreifenden Kostenmodells für Immigration in 14 Ländern und für 2,000+ Mitarbeiter während der DXC–Luxoft-Integration, wodurch der Führungsebene Transparenz über die Kosten des Personalübergangs für die Integrationsplanung und Entscheidungsfindung gegeben wurde.
• Aufbau des ersten SOP-Rahmens für Global Mobility, einschließlich der Erfassung und Dokumentation von 40+ Prozessen, um Arbeitsabläufe zu standardisieren, die Governance zu stärken, die Abhängigkeit von individuellem Wissen zu reduzieren und skalierbaren Wissenstransfer in globalen Teams zu ermöglichen.
• Automatisierung und Standardisierung von Kostenmodellen für Global Mobility mithilfe von Excel-Makros, wodurch der manuelle Aufwand reduziert und die Konsistenz und Genauigkeit der finanziellen Modellierung internationaler Einsätze verbessert wurde.
• Bewertung von Prozessen in 15 HR-Operations-Teams, Festlegung von KPIs und Abnahmekriterien mit Stakeholdern sowie Entwicklung eines Process Health Dashboards für die Führungsebene, um Transparenz über die Prozessleistung zu schaffen und operative Risiken frühzeitig zu erkennen.
• Bewertung von 200+ HR-Prozessen und Entwicklung eines Maker–Checker-Governance-Rahmens, um die Prozesseinhaltung zu stärken, Verantwortlichkeiten zu klären und operative sowie finanzielle Risiken im HR-Operations-Bereich zu reduzieren.
• Konzeption und Leitung der ersten Saison von Eurekathon, einer globalen Initiative zur Sammlung von HR-Ideen und Förderung von Innovationen, an der ~1,000 Mitarbeiter teilnahmen, um KI-, Automatisierungs- und digitale Lösungen für HR- und Arbeitsplatzherausforderungen zu identifizieren; anschließend als AI Champion und Kernteammitglied für Season 2 ausgewählt, mit Beiträgen zur Programmstrategie und zum Stakeholder-Engagement.
• Nutzung von zwei Jahren globaler Daten zur Mitarbeiterunterstützung, um die Personalplanung rund um einen neu eingeführten Chatbot neu auszurichten, Spitzenzeiten bei Anfragen zu identifizieren und Ressourcen auf ein gezieltes 4 hour coverage window umzuverteilen, wodurch Kapazitäten für Cross-Skilling geschaffen und die Personalauslastung verbessert wurden.

HR Business Partnering, Talentmanagement & Mitarbeiterbeziehungen – Versicherungsbereich:

• Zusammenarbeit mit Geschäfts- und Funktionsleitern in Indien, APAC und EMEA, um Prioritäten der Belegschaft, Anliegen der Mitarbeiter und organisatorische Anforderungen zu verstehen und Geschäftsanforderungen in gezielte Personalstrategien und HR-Maßnahmen zu übersetzen.
• Zusammenarbeit mit der HR-Führung und globalen Stakeholdern aus dem Geschäft bei der Nachfolgeplanung und Entwicklung von Talent-Pipelines für kritische Rollen, wodurch die Transparenz über wichtige Talente verbessert und die Führungskontinuität an mehreren Standorten unterstützt wurde.
• Leitung der vierteljährlichen Talent- und Beförderungszyklen für ~40 Beförderungen pro Quartal, einschließlich der Zusammenarbeit mit Geschäftsleitern bei Talentidentifikation, Kalibrierung, Prüfung der Voraussetzungen und Vergütungsvalidierung sowie anschließender Mitarbeiterkommunikation und vollständiger Umsetzung mit HR Operations.
• Verantwortung für die unterjährigen und jährlichen Performance-Management-Zyklen für 3,000+ Mitarbeiter, einschließlich der Zusammenarbeit mit Managern zu Richtlinien, Zeitplänen, Zielsetzung, Kalibrierung, Bewertungsentscheidungen, Mitarbeitergesprächen und Eskalationen; 100% Abschluss des Zyklus erreicht.
• Erstellung vierteljährlicher Analysen zu Belegschaft, Fluktuation und Führungsspanne für HR- und Geschäftsführung, wobei Fluktuationstrends, Performance-Erkenntnisse, Fälle zu Mitarbeiterbeziehungen und Daten zu Top-Talenten kombiniert wurden, um Risiken in der Belegschaft zu erkennen und gezielte Strategien zur Bindung und Entwicklung von Talenten abzuleiten.
• Konzeption und Einführung eines New Manager Development Programms in Zusammenarbeit mit Learning & Development, um den Übergang vom Individual Contributor zur Führungskraft durch strukturiertes Lernen zu unterstützen.
• Beratung von Managern zu Performance- und Mitarbeiterbeziehungsthemen sowie Coaching von Führungskräften im Umgang mit Leistungsproblemen, Performance Improvement Plans und sensiblen Mitarbeitergesprächen.
• Zusammenarbeit mit dem Legal-Team bei der Bearbeitung komplexer Fälle, um konsistente, regelkonforme und fundierte Entscheidungen sicherzustellen.
• Coaching und Unterstützung neuer HR-Teammitglieder bei HR-Prozessen, Fragen zu Mitarbeiterbeziehungen und der täglichen Fallbearbeitung durch Wissensaustausch, praktische Unterstützung und Förderung eines kooperativen Teamumfelds.
• Konzeption und Durchführung monatlicher Initiativen zum Mitarbeiterengagement im Geschäftsbereich, einschließlich der Zusammenarbeit mit Geschäfts- und HR-Stakeholdern bei Bedarfsermittlung, Programmentwicklung, Kommunikation und vollständiger Umsetzung, um die Verbundenheit und das Engagement der Mitarbeiter zu stärken.
• Leitung des HR-Onboarding-Programms für Hochschulabsolventen, einschließlich der Zusammenarbeit mit Geschäfts- und HR-Stakeholdern, um eine strukturierte Einführung in Unternehmenskultur, Richtlinien, Schulungserwartungen und Entwicklung anzubieten, unterstützt durch ein formelles Mentoring-Framework.
• Gestaltung des Engagements vor dem Eintritt für externe Neueinstellungen, Aufrechterhaltung des Kontakts zwischen Angebotsannahme und Eintritt, Beantwortung von Fragen und Vermittlung von Gesprächen mit Geschäftsleitern und HR-Stakeholdern, um den Übergang vom Bewerber zum Mitarbeiter zu stärken.
• Betreuung sensibler Angelegenheiten im Mitarbeiterlebenszyklus und bei Beendigungen, einschließlich freiwilliger und unfreiwilliger Beendigungen sowie Trauerfällen, in Abstimmung mit den relevanten Stakeholdern und mit empathischer, diskreter und regelkonformer Unterstützung von Mitarbeitern und Familien.
• Zusammenarbeit mit Global Mobility, der HR-Führung und geschäftlichen Stakeholdern bei internationalen Anforderungen an die Belegschaft in den Bereichen International Assignments, Transfers und Short-Term Commutes sowie Koordination von HR-Beiträgen über mehrere Länder hinweg.
• Einführung des Diversity-Programms Women in Insurance (WIN) mit der Entwicklung von Initiativen zur Anerkennung, Einbindung und Förderung der Entwicklung von Frauen in Führungspositionen im Geschäftsbereich.

• Beratung von Führungskräften zu arbeitsrechtlichen, strategischen und operativen HR-Themen
• Verantwortung für End-to-End-Recruiting, Workforce Planning und Talentmanagement
• Steuerung komplexer Employee-Relations-Fälle einschließlich Performance-/Disziplinarverfahren
• Begleitung von Veränderungsprozessen sowie Beratung zu Compliance-Themen

1000 Satellites (Coworking Space, Scale-up, 50–250 Mitarbeitende)

Scale-up-Betreuung mit bis zu 30 zu besetzenden Stellen, von Stellenprofildefinition über Angebotserstellung bis Verhandlung

Selbstständige HR-Beraterin und Business Coach. Schwerpunkte sind Personalgewinnung, Führung und Organisationsentwicklung.

• Executive Search und Direktansprache
• Anforderungsprofile und strukturierte Interviews
• Beratung von Geschäftsführungen
• Recruiting und Mitarbeiterbindung
• Führungskräfteentwicklung und Coaching
• Trainings zu Führung und Kommunikation
• Aufbau von Schulungsangeboten
• Steuerung externer Trainer und Coaches
• Qualitätssicherung und Zertifizierungen
• LINC Personality Profiler
• Organisations- und Prozessentwicklung
• Begleitung von Veränderungsprojekten
• Bildungs- und AVGS-Coaching-Angebote

• Ich unterstütze Startups und Scale-ups dabei, starke, menschenorientierte Organisationen aufzubauen – mit hands-on HR-, Projekt- und Leadership-Support. Ich biete flexible Interim-HR-Management- und projektbasierte Unterstützung, abgestimmt auf eure Bedürfnisse und ausgelegt für schnelllebige Umfelder.

Ich habe Nick's Advisory gegründet, um Unternehmen HR-Management, HR-Projektumsetzung und KI-Kompetenz auf Zeit verfügbar zu machen, wenn eigene Kapazität oder Erfahrung fehlt.

Leistungen:

• HR-Interim-Management: Übernahme der Rolle als HR Business Partner oder HR Manager bei Restrukturierung, Wachstum oder vakanter Leitung, auf Tages- oder Stundenbasis
• HR-Consulting: Projekte zu Reorganisation, Talent Acquisition, Trennungsprozessen und dem Aufbau von HR-Strukturen
• KI-Beratung für HR-Teams: Auswahl, Einführung und Einsatz von KI-Tools in HR-Prozessen

• Beratung der Führungskräfte in personalstrategischen, arbeitsrechtlichen und tarifbezogenen Fragen
• Gehaltsabrechnung in DATEV für 150 Mitarbeitende zweier Gesellschaften vom 01.04.2024 bis zum 31.07.2025
• Unterstützung bei gehaltsvorbereitenden Arbeiten ab 01.08.2025
• Erstellen der Meldung bzgl. Schwerbehindertenabgabe
• Erstellen der Meldung/ Stammdatenabgleich mit der Berufsgenossenschaft
• Führen von Vorstellungs- / Personal- und BEM-Gesprächen (Betriebliches Eingliederungs-Management)
• Pflege der elektronischen Zeiterfassungsdaten (Korrekturen, Erfassen von Mutterschutz/ Elternzeit/ Urlaub/ Krankheit/ Dienstreisen) in INTERFLEX
• Zusammenarbeit mit dem Integrationsamt Freiburg
• Gestaltung und Betreuung der Verantwortungsbereiche Arbeitssicherheit + Betriebliches Gesundheitsmanagement + Betriebsärztin (Regio Arbeitsmedizin)
• Personalbetreuung: Erstellung der Arbeitsverträge/ Kündigungen/ Zeugnisse, Abmahnungen/ Führen der Onboarding-/ Exit- Gespräche
• Organisation von Firmenfeiern
• Organisation von Schulungen
• Ansprechpartnerin vor Ort bei der Durchführung von Audits
• Durchführung von Projekten in Zusammenarbeit mit anderen Delta-Standorten (u.a. Einführung einer digitalen Personalakte)
• Vertrauensvolle und konstruktive Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat
• Mitwirkung bei der Budget- und Personalplanung
• Reporting von HR-Kennzahlen
• Lokale Ansprechpartnerin für den Arbeitgeberverband und das Gewerbeaufsichtsamt
• Personalrekrutierung + Unterstützung von Bestands- und neuen Beschäftigten bzgl. Relocation, Visa sowie Arbeitserlaubnis

• Verantwortete das End-to-End-Onboarding für über 1500 Mitarbeitende pro Jahr, einschließlich Hintergrundverifizierung, Vertragsmanagement, Dokumentation und Erstellung von Mitarbeiter-IDs, und stellte dabei die strikte Einhaltung von Compliance-Vorgaben sowie Unternehmens- und IT-Standards sicher.
• Verfasste, prüfte und versendete Angebotsschreiben, stärkte dadurch die Candidate Experience und reduzierte Verzögerungen beim Onboarding.
• Führte Background Checks durch und prüfte sie, löste 50+ Eskalationen (jährlich) durch Ursachenanalyse und bereichsübergreifende Zusammenarbeit und stellte die Einhaltung regulatorischer Vorgaben sicher.
• Leitete Workflows für Hintergrundverifizierung, Dokumentation und Compliance für über 1200 Mitarbeitende bei M&A-Integrationen, verbesserte die Integrationseffizienz und unterstützte reibungslose Mitarbeiterübergänge.
• Reduzierte die Durchlaufzeit beim Onboarding um 15 % durch bessere Stakeholder-Koordination, Workflow-Optimierung und Prozessverbesserungsmaßnahmen.
• Bearbeitete das HR-Shared-Mailbox-Management und beantwortete über 100 CRM-Anfragen täglich unter voller SLA-Einhaltung und mit verbesserter Servicequalität.
• Pflegte genaue und vertrauliche **HRIS-(Oracle HCM)-**Daten und Mitarbeiterakten, unterstützte interne Audits und stellte die Datenintegrität sicher.
• Koordinierte die Erstellung und Ausgabe von Mitarbeiter-IDs und unterstützte sichere Zugriffsprozesse im Shared Services-Bereich.
• Arbeitete eng mit den Teams für Recruiting, Business, IT, HR Operations und Shared Services zusammen, um reibungslose Einstellungsprozesse zu ermöglichen und den gesamten Employee Lifecycle zu unterstützen.
• Setzte operative Verbesserungen um, die administrative Fehler reduzierten und die Gesamteffizienz in den HR Shared Services steigerten.
• Verantwortete das Offboarding und stellte sicher, dass Austrittsaufgaben rechtzeitig abgeschlossen wurden, die Richtlinien eingehalten wurden und der Mitarbeiterübergang reibungslos verlief.

• Aufbau & Struktur: Kompletter Neuaufbau und Strukturierung des HR-Bereiches in einem dynamischen Startup-Umfeld
• Personalmanagement: Übernahme der Gesamtverantwortung für das operative und strategische Personalwesen
• Culture & Team: Aktive Weiterentwicklung der Unternehmenskultur in der Transformationsphase