Process Automation Experten in Berlin

Ich war bei Casavi, einer Softwareplattform für Immobilienverwalter, als Lead Designer für zwei interdisziplinäre Teams tätig. Casavi ist eine zentrale Plattform für alle Bereiche der digitalen Immobilienverwaltung und optimiert Abläufe und Geschäftsprozesse.

SmartTask: Das Team konzentriert sich auf Ticketmanagement, Workflow-Automatisierung, KI-Integration und die Verbesserung der Kommunikation zwischen Immobilienverwaltern und ihren Kunden.

Kunden-App/-Portal: Das Team ist darauf ausgerichtet, die Community unter den Bewohnern verwalteter Immobilien zu stärken. Das Kundenportal in Kombination mit der Casavi-App löst die Herausforderungen für Property- und Facility-Manager.

Meine Rolle umfasste den gesamten Design-Lifecycle, darunter UX/UI-Design, Nutzerforschung, Usability-Tests und strategische Designplanung, über die Webplattform, die Mobile App und die Kundenportale von Casavi hinweg. Jedes Team bestand aus rund 10 Mitgliedern, darunter Projektmanager, Designer, Entwickler und QA-Tester. Außerdem war ich für die Sicherstellung der Barrierefreiheit des gesamten Produkts verantwortlich.

Rolle in der Design-Einheit: Zusätzlich zu meinen Kernaufgaben trage ich aktiv zur Weiterentwicklung und Pflege des Designsystems und des Styleguides des Unternehmens bei und sorge so für Konsistenz und Skalierbarkeit über alle Produkte hinweg. Junior Designer zu mentorieren ist meine offizielle und moralische Verantwortung.

• Zusammenarbeit mit Senior Stakeholdern in ganz AWS EMEA, um Talentstrategie, Partnerentwicklung und Geschäftswachstum im Cloud-Ökosystem voranzutreiben.
• Schwerpunkte:
• Zusammenarbeit mit Sales & Partner Management bei Go-to-Market-Initiativen
• Beratung zur langfristigen Ressourcenstrategie für Cloud-, Data- und Security-Bereiche
• Unterstützung interner Innovationsteams bei der Skalierung von KI- und Automatisierungsprojekten
• Ergebnis: Beitrag zur Expansion von AWS in Zentraleuropa durch die Abstimmung von Geschäfts-, Technologie- und People-Strategie.

Qualität von KI-Modellen im großen Maßstab vorantreiben – Bewertung der Prompt-Antwort-Genauigkeit, Erkennung von Randfällen und Einhaltung SLA-konformer Workflows über verteilte globale Teams hinweg.

• Analyse von KI-Prompts und nebeneinander gestellten Modellausgaben zur Bewertung der Antwortqualität, Sachgenauigkeit, Relevanz, Konsistenz und Einhaltung der Projektbewertungsrichtlinien.
• Durchführung von Faktenprüfungen, Datenvalidierung, Fehlerbehebung, Identifizierung von Problemen und Überprüfung von Randfällen zur Verbesserung der Qualitätsstandards in den KI-Trainingsunterstützungs-Workflows.
• Verwendung von Google Sheets, Google Docs und browserbasierten Tools zur Dokumentation von Ergebnissen, Führung von Bewertungsprotokollen, Verfolgung von Problemmustern und Unterstützung der Workflow-Optimierung in einer Remote-Umgebung.
• Erstellung klarer schriftlicher Begründungen, Review-Zusammenfassungen und KPI-orientierter Berichte mit Fokus auf Genauigkeit, Durchlaufzeit, Vollständigkeit der Dokumentation, Fehlererkennungsrate und SLA-Einhaltung.

• Eigenständige Einarbeitung in die Reisekostenabrechnung (Egencia, Perk, AirPlus)
• Schnittstellenmanagement zwischen RSK-Tools
• On- und Offboarding von Mitarbeitern und Lieferanten
• Beratung der Teams bei der Verbuchung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Dokumentation und Optimierung von Prozessen

• Mentor eines Teams aus 6 ML-Platform-Engineers durch wöchentliche 1:1s, technische Design-Reviews und Best Practices; Verbesserung der Team-Produktivität um 35% durch strukturierte Sprint-Planung und Programme zur Skill-Entwicklung
• Definition der ML-Plattform-Roadmap 2025–2026 in Zusammenarbeit mit Data Science, Cloud Engineering und Product Teams; Priorisierung von automatisierter Model Governance, Cost-Attribution-Systemen und Multi-Environment-Deployment-Strategien
• Zusammenarbeit mit Stakeholdern aus Data Science, SRE und Product, um die Fähigkeiten der ML-Plattform mit den Geschäftszielen abzustimmen; Reduktion der Deployment-Hürden für Data Scientists um 60% durch Self-Service-Plattformen
• Architektur und Lieferung einer produktionsreifen MLOps-Plattform für 50+ Modelle in Produktion mit automatisierten Promotion-Pipelines, Versionierung und Rollback-Funktionen; Erreichung eines SLA von 99,5% Plattform-Uptime
• Design einer verteilten ML-Pipeline-Architektur mit Metaflow und Argo Workflows (Vertex Pipelines-kompatibel); Verkürzung der Modell-Trainingszeit um 30% und der Deployment-Zyklen von 2 Wochen auf 3 Tage durch vollständige CI/CD-Automatisierung
• Aufbau containerisierter ML-Services auf Kubernetes mit Auto-Scaling-Policies, Resource Quotas und Multi-Tenancy-Isolation; Optimierung der Infrastrukturkosten um 180K $ pro Jahr (25% Reduktion)
• Implementierung von Monitoring, Alerting und Performance-Tracking mit Prometheus, Grafana und Custom Instrumentation; Reduktion der Debugging-Zeit für Modelle um 50% und Einführung von SLOs für die Modell-Performance
• Leitung der Entwicklung einer RAG-basierten Document-Intelligence-Plattform mit LangChain, LangGraph und Vektor-Datenbanken; Implementierung von Agentic-AI-Workflows für die automatisierte Verarbeitung von Finanzdokumenten
• Implementierung von Infrastructure-as-Code mit Terraform für reproduzierbare Umgebungseinrichtung und GitOps-Workflows; Reduktion von Infrastruktur-Drift-Vorfällen um 80%
• Design von rollenbasiertem Zugriff für die ML-Plattform, Implementierung von Model-Lineage-Tracking und Aufbau von Audit Trails für regulatorische Compliance nach Enterprise-IAM-Best Practices

• Entwickelte KI-gestützte Dokumentenverarbeitungslösungen mit Python, OCR, NLP und Large Language Models (LLMs), um die Extraktion, Validierung und Klassifizierung von Finanzdokumenten zu automatisieren und die Verarbeitungszeit um 75 % zu senken.
• Baute intelligente mehrstufige Workflow-Automatisierungspipelines, die KI-Services, Machine-Learning-Modelle und Unternehmenssysteme integrieren, um Finanzprozesse zu verschlanken und die Datenqualität zu verbessern.
• Entwickelte wiederverwendbare KI-gestützte Transformationsframeworks, die strukturierte und unstrukturierte Dokumentformate (XML, CSV, JSON, TXT, DAT) verarbeiten und in einheitliche Business-Schemata normalisieren können.
• Konzipierte und entwickelte Python-basierte REST-APIs und Backend-Services zur Unterstützung von Finanzanwendungen im Unternehmen und von Data-Processing-Workloads mit hohem Volumen.
• Entwickelte skalierbare Daten-Synchronisationspipelines zwischen Oracle CFIN und SQL-Datenbanken und integrierte Machine-Learning-Modelle für Cashflow-Prognosen sowie die Erkennung von Anomalien in AP/AR.
• Architektierte und implementierte Apache-Airflow-Workflows zur Orchestrierung KI-gestützter Datenpipelines und automatisierte den kompletten Ablauf von der Dokumentenaufnahme bis zur Integration in Finanzsysteme.
• Leitete die Migration kritischer Unternehmensintegrationen von MuleSoft zu Python-basierten Services und verbesserte dadurch Wartbarkeit, Performance und betriebliche Flexibilität bei gleichzeitig vollständiger Datenintegrität.
• Verantwortete den gesamten API-Lebenszyklus, einschließlich Lösungsdesign, Implementierung, Dokumentation, Deployment, Monitoring und Produktionssupport für geschäftskritische Finanzsysteme.
• Arbeitete direkt mit Stakeholdern aus dem Finanzbereich zusammen, um geschäftliche Herausforderungen zu identifizieren, Lösungsanforderungen zu definieren und durch Automatisierung und KI-gestützte Workflows messbare Verbesserungen zu erzielen.
• Arbeitete eng mit funktionsübergreifenden Engineering- und Business-Teams zusammen, um Features schnell weiterzuentwickeln, Prozesse zu verbessern und die erfolgreiche Einführung KI-gestützter Lösungen voranzutreiben.
• Übernahm technische Führung durch Architektur-Reviews, Technologieentscheidungen, Code-Reviews und Best Practices im Engineering für Integrations- und Automatisierungsinitiativen.
• Mentorierte Entwickler, definierte Coding-Standards und trug zur Verbesserung von Softwarequalität, Wartbarkeit und Lieferfähigkeit über mehrere Projekte hinweg bei.
• Leistete Produktionssupport während kritischer Monats- und Quartalsabschlüsse, führte Root-Cause-Analysen durch und setzte schnelle Fixes um, um Systemzuverlässigkeit und Datenkorrektheit sicherzustellen.

• Entwicklung des RunBot-KI-Assistenten geleitet und dabei LLM-basierte Workflow-Automatisierung eingesetzt (React, TypeScript, Java, MongoDB, NATS)
• Architektur der TMS-Plattform entworfen, die ein einheitliches Transportmanagement und Echtzeit-Logistikübersicht mit KI-gestützten Verarbeitungspipelines bietet
• Ereignisgesteuerte Microservices-Architektur für den Marktplatz entwickelt
• Technische Entscheidungen getroffen und technische Führung bei der Full-Stack-Plattformentwicklung übernommen

• Analyse komplexer Business-Prozesse und End-to-End-User-Journeys in digitalen Produkt- und Plattformumfeldern
• Erhebung, Strukturierung und Priorisierung fachlicher und technischer Anforderungen (funktionale / nicht-funktionale Anforderungen)
• Übersetzung von Business-Zielen in umsetzbare Anforderungen, User Stories und Akzeptanzkriterien
• Durchführung von Stakeholder-Interviews, Workshops und Reviews mit Fachbereichen, IT, UX und Management
• Erstellung und Pflege von Anforderungsartefakten (BRD, FRD, User Stories, Prozessmodelle, Entscheidungsvorlagen)
• Sicherstellung der Konsistenz zwischen Business Needs, technischer Umsetzung und Produktvision
• Enge Zusammenarbeit mit Entwicklungsteams zur Klärung fachlicher Rückfragen während der Umsetzung
• Unterstützung bei Impact-Analysen (A/B-Tests), Change Requests und Scope-Management
• Qualitätssicherung der implementierten Anforderungen inkl. Abnahmekriterien und Fachtests
• Beratung bei der Weiterentwicklung der Produktstrategie und Roadmap-Struktur
• Priorisierung von Backlog-Items nach Business Value
• Definition und Schärfung von Produktzielen, KPIs, MVP-Definition und anderen Success Metrics
• Bewertung neuer Features, Tools und Initiativen aus Nutzer- und Business-Perspektive
• Moderation zwischen Business, Produkt und Technik zur Entscheidungsfindung
• Unterstützung bei Go-to-Market-Überlegungen und Produktpositionierung
• Sparringspartner für Produkt- und Stakeholder-Entscheidungen auf Management-Ebene
• Dashboard-Erstellung, Datenmodellierung, BI-Report-Administration und Datenanalyse über PowerBI

• Vollständige Automatisierung des Softwareentwicklungsprozesses: Ticket-Analyse → KI-Coding-Agenten → Pull Request → automatisiertes Code-Review → Deployment
• Multi-Tenant-Architektur mit 82 Datenbankmodellen und Echtzeit-WebSocket-Monitoring
• Integration von 40+ KI-Tools mit Claude & GPT
• Tech-Stack: React, TypeScript, Express.js, PostgreSQL, Redis, BullMQ
• Plattform produktiv im Einsatz mit zahlenden Kunden

• Leitung des Projektes zur Einführung von KI-Tools für Kreativteams zur Bild-, Video- und Texterstellung (Yuma, Google, Flux, cogniwerk.ai, comfy.ai)
• Neuausrichtung von Asana und Rollout für 100 Nutzer:innen für gemeinsames Workflowmanagement und KPI-Berichterstattung
• Steuerung eines Pilotprojekts für Automatisierungstools kreativer Workflows (Bannerflow)
• Mitarbeit an einem Umstrukturierungsprojekt für das Gesamt-Marketing in Aufbau- und Ablauforganisation

• Planung und Umsetzung maßgeschneiderter Odoo-ERP-Lösungen zur Unterstützung und Optimierung unternehmensspezifischer Geschäftsprozesse
• Konfiguration und Anpassung von Odoo-Modulen gemäß den individuellen Anforderungen der Kunden, einschließlich Prozessautomatisierung und Datenintegration
• Schulung und Support für Endbenutzer und Administratoren, um die vollständige Nutzung der Odoo-Funktionen sicherzustellen und Anwenderfähigkeiten zu erweitern
• Bereitstellung kontinuierlicher Unterstützung nach der Implementierung, inklusive Fehlerbehebung, Wartung und Updates zur Anpassung an neue Geschäftsanforderungen
• Datenmigration und Integration externer Anwendungen in Odoo-Umgebungen für eine reibungslose, einheitliche Datenlandschaft
• Analyse und Verbesserung bestehender Odoo-Systeme, um die Effizienz zu steigern und die Benutzererfahrung zu optimieren

• Projektvolumen in €: ~15 Mio.
• Anzahl der Mitarbeiter: 8
• Management von strategischen Projekten & Führungsrolle in der Beschaffung
• Outsourcing von Standardprodukten ins Ausland
• Prozessoptimierung im Qualitätsmanagement
• Interims-Führungskraft für Einkauf & Beschaffung
• Planung und Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen
• Materialfluss in der Fertigung
• Lagerverwaltung
• Prozessautomatisierung

• Beratung, Coaching, Workshops und Projektmanagement mit Fokus auf Transformation, Potenzialentfaltung und nachhaltige Entwicklung

• Entwarf, leitete und implementierte die operative, Compliance-, Beschaffungs- und Finanzstrategie des Unternehmens, um eine Abstimmung mit schnellem Wachstum und regulatorischen Vorgaben sicherzustellen.
• Aufbau und Skalierung der operativen Infrastruktur in IT, Personalwesen, Finanzen, Beschaffung und Compliance zur Unterstützung des Wachstums von 4 auf 20 Teammitglieder in 6 Monaten.
• Überwachte das Finanzmanagement der Betriebskosten (OPEX), einschließlich Budgetierung, Monitoring und Kostenoptimierung zur Aufrechterhaltung eines starken Wachstums.
• Entwickelte und implementierte eine Beschaffungsstrategie, inklusive Lieferantenauswahl, Verhandlung und Leistungsüberwachung.
• Beauftragte und steuerte externe Berater (Compliance-, Qualitäts- und Regulatorik-Experten) und koordinierte die Zusammenarbeit zwischen internen Teams und externen Partnern, um Meilensteine zu erreichen.
• Führte Richtlinien, SOPs und Geschäftssysteme ein (Compliance-Tracking, eQMS, Gehaltsabrechnung, Lieferantenmanagement, Daten-Governance) zur Unterstützung der regulatorischen Compliance und Skalierbarkeit.
• Leitete und überwachte aktiv Regulierungs- und Compliance-Programme, indem die Anforderungen der DSGVO, HIPAA, SOC 2, ISO 27001 und ISO 27701 in den Tagesbetrieb integriert wurden.
• Führte die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) nach ISO 13485 durch, um auf Medizinprodukt- und KI-Regulierungszertifizierungen vorzubereiten.
• Leitete Personal- und Kulturentwicklung, etablierte Strukturen für Onboarding, Leistungsmanagement und bereichsübergreifende Zusammenarbeit, um das Unternehmen effektiv zu skalieren.
• Etablierte Risikomanagement- und Notfallmanagement-Frameworks, einschließlich Sicherheitskontrollen, Risikoregister und Compliance-Sicherheit.
• Bezog die Geschäftsführung, den Vorstand und Investoren mit ein, um die operative Strategie an Unternehmensziele und Markterweiterung auszurichten.
• Ermöglichte technologiegetriebene Abläufe, indem digitale Systeme (z.B. Drata, Qualio) ausgewählt und implementiert wurden, um Compliance und Effizienz sicherzustellen.
• Skalierte die operative Basis von StratifAI, um schnelles Wachstum und internationale Marktreife zu unterstützen.
• Erreichte innerhalb von 6 Monaten die Compliance nach ISO 27001, ISO 27701, SOC 2, DSGVO und HIPAA, was Partnerschaften mit Unternehmen und im Gesundheitswesen ermöglichte.
• Implementierte ein QMS nach ISO 13485, bereitete regulatorische Freigaben vor und positionierte für kommende ISO-13485-Zertifizierung, CE-IVDR-Kennzeichnung und FDA-Zulassung innerhalb von 12 Monaten.
• Entwarf und implementierte Governance-, Beschaffungs- und Finanzkontrollen, um eine effiziente Ressourcenverteilung und nachhaltige Compliance sicherzustellen.
• Etablierte eine Kultur des strukturierten Wachstums, indem Menschen, Prozesse und Compliance-Rahmenwerke integriert wurden, um operative Exzellenz zu bewahren.
• Ermöglichte StratifAI den sicheren Markteintritt in regulierte US- und EU-Märkte und schuf die Basis für langfristige Expansion.