DATEV Experten in Deutschland

• Mitwirkung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen
• Prüfung eingehender Rechnungen auf formelle und sachliche Richtigkeit
• Buchung von Eingangsrechnungen
• Ansprechpartner für interne Abteilungen in buchhalterischen Fragen
• Anlage und Pflege von Kreditorenstammdaten
• Bearbeitung offener Posten
• Übernahme weiterer buchhaltungsbezogener Sonderaufgaben
• Betreuung des funktionsbezogenen Postfachs
• Durchführung von Zahlungsläufen

Schulung und Wissenstransfer – Kreditorenbuchhaltung:

Zusätzlich zu den oben genannten Aufgaben war ich für die Schulung und den Wissenstransfer von 8 Mitarbeitenden eines externen Dienstleisters in Indien verantwortlich, die die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung übernahmen:

• Durchführung strukturierter Schulungen und praxisnaher Anleitung entlang des gesamten Kreditorenprozesses
• Schulung der Mitarbeitenden in der Prüfung und Buchung eingehender Rechnungen, einschließlich formaler und sachlicher Prüfungen
• Vermittlung von Kenntnissen im Bereich Kreditorenstammdatenpflege, Bearbeitung offener Posten und Durchführung von Zahlungsläufen
• Schulung im Umgang mit dem Funktionspostfach sowie in der effektiven Kommunikation mit internen Fachabteilungen
• Vermittlung von buchhalterischen Abläufen, Kontrollen und unternehmensspezifischen Anforderungen im Bereich Kreditorenbuchhaltung
• Durchführung von „Training on the Job“ anhand praxisnaher Buchungsfälle und realer Geschäftsvorfälle
• Unterstützung des Teams bei der eigenständigen Durchführung der Kreditorenprozesse sowie bei der Klärung buchhalterischer Fragestellungen
• Überprüfung der Qualität und Richtigkeit der Arbeitsergebnisse sowie kontinuierliches Feedback und Coaching
• Unterstützung bei der Übertragung der Kreditorenbuchhaltungsprozesse auf den externen Dienstleister und Sicherstellung eines strukturierten Wissenstransfers und einer geordneten Prozessübergabe
• Mitwirkung bei der reibungslosen Transition durch Dokumentation von Prozessen, Klärung von Verantwortlichkeiten und Sicherstellung einer einheitlichen Anwendung der buchhalterischen Vorgaben

Software: JDE, ELO, SAP Concur

• Fachliche Leitung und Weiterentwicklung eines Teams von 28 IT-Mitarbeitenden (intern & extern) in den Fachbereichen HelpDesk / HelpLine, RHEL (Red Hat), MUREX (Handelssystem & Applikationen), SAP-Basisbetrieb
• Steuerung externer Dienstleister (u. a. FI-TS für SAP-Basisbetrieb)
• Personal-, Ressourcen- und Budgetplanung für IT-Abteilung und Projekte
• Einführung und Etablierung regelmäßiger Kommunikationsformate (Jour Fixe, Team- und abteilungsübergreifende Meetings)
• Sicherstellen des Applikationsbetriebs in einer hybriden Umgebung (Windows / Linux mit Datenbank- und Web-/Applikationsservern)
• Unterstützung von Transformationsprojekten zur Modernisierung der Anwendungslandschaft (z. B. DevOps-Ansätze)
• Aufbau und Einführung eines digitalen IT-Einkaufs für Hard- & Software (z. B. mit DELL)
• Entwicklung und Steuerung der Abteilung „IT-Betrieb DOS" basierend auf der Unternehmensstrategie
• Erstellung von Management-Berichten & Entscheidungsvorlagen zu IT-Projekten, Optimierungspotenzialen und Automatisierungsmöglichkeiten
• Vertretung der Abteilung in den Gremien der Rentenbank und Sicherstellung der regulatorischen Compliance (BaFin §44, DSGVO, BSI, MaRisk)

• Geschäftsführer der Vishnu Artists GmbH in Berlin (seit 01/2025, gemeinsam mit Benedikt Irsch).
• Verantwortung für Finanzen, Planung und Reporting des Unternehmens; Arbeit mit DATEV.
• Reporting mit Power BI sowie Planungs- und Auswertungsmodelle in Excel als Grundlage für Entscheidungen der Geschäftsführung.
• Auswahl, Aufbau und Einführung KI-gestützter Werkzeuge im Unternehmen, darunter Flow Compass.
• Co-Host des Vishnu AI Freelancer Meetup, das alle vier Wochen auf Miro stattfindet; Austausch über den praktischen Einsatz von KI-Anwendungen in Coaching und Moderation.

• Geschäftsfeld: Automotive / Exteriors
• Verantwortlicher Recruiter für sämtliche Werksbereiche (Technicians, Operators, Engineers - Blue und White Collar)
• Unterstützung des zentralen Talent Acquisitions bei Manager und Back Office Positionen
• IT/HR Systeme: Successfactors, SAP HCM
• Erstellung von Reportings zu Recruiting-Aktivitäten sowie Pflege und Customizing des Bewerbermanagementsystems (ATS/HRIS)
• Durchführung von telefonischen und virtuellen Bewerbungsgesprächen zur ersten Einschätzung der Kandidat*innen
• Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf internen und externen Plattformen zur Kandidatengewinnung
• Betreuung der Kandidat*innen vom Bewerbungsprozess bis zur Vertragsgestaltung
• Aktive Ansprache und Gewinnung von Kandidat*innen über verschiedene Businessplattformen (z. B. LinkedIn, XING, Stackoverflow)
• Unterstützung der Fachbereichsleitung bei der Auswahl geeigneter Kandidat*innen und Optimierung der Interviewprozesse
• Employer Branding und Personalmarketing
• Beratung des HR-Managements in allen Fragen rund um den Recruitingprozess und strategische Personalgewinnung
• Sichtung und Bewertung von Bewerbungen sowie Organisation und Moderation von Vorstellungsgesprächen mit den Fachbereichen

• Aufarbeitung von Rückständen Eingangsbelege über fünf Monate;
• Klärung von Restposten und überfälliger Offener Posten;
• Prüfung, Abstimmung und Klärung buchhalterischer Sachverhalte;
• Analyse bestehender Abläufe und Umsetzung von Prozessverbesserungen;
• Bearbeitung buchhalterischer Vorgänge in SAP FI und MM

Bericht an den Leiter der Konzernbuchhaltung / VP Finanzen.

• Erstellung und Überwachung wöchentlicher Cashflow-Prognosen für vier Gesellschaften
• Bearbeitung von Mehrwertsteuerangelegenheiten mit den Finanzbehörden
• Einreichung monatlicher Mehrwertsteuererklärungen
• Leitung des Teams während der von Deloitte durchgeführten Jahresabschlussprüfung
• Erstellung und Analyse monatlicher Finanzabschlüsse (nach HGB und IFRS) für vier Gesellschaften
• Zusammenstellung der Jahresabschlüsse – einschließlich Lageberichten und Anhang – für die Wirtschaftsprüfer
• Durchführung von Segmentanalysen und damit verbundener Berichterstattung

Beteiligung von GPP (Private Equity)

• B2B, Anbieter von gekühlten Verpackungslösungen für die Pharmaindustrie
• €20m Umsatz, 50 Mitarbeitende, 2 Standorte

Verantwortlichkeiten:

• Verantwortung für alle kaufmännischen und finanziellen Aktivitäten
• Aufbau einer Finanz- und Reporting-Struktur
• Carve-Out / Steuerung der Übergangsphase nach dem Closing

Erfolge:

• Erstellung eines Investor-Reporting-Pakets (Umsatz, Finanzen, Cash) mit Power BI
• Entwicklung eines Sales Funnels
• Neugestaltung von Geschäftsprozessen und Einführung regelmäßiger Business Reviews

Externe Kommunikation, Stakeholder- und Projektmanagement für die Einführung der neuen DGP-Geschäftsplattform myDATEV (SaaS/Cloud)

• Führung einer 16-köpfigen Finance- und Accounting-Organisation während einer Restrukturierungsphase; Stärkung von Closing-Disziplin, Financial Control, Cash-Transparenz und Verantwortlichkeit.
• Unterstützung von Kostenprogrammen mit ca. €2 Mio. jährlicher Einsparung; Aufbau regelmäßiger KPI-Reviews für P&L, Working Capital, POC und Cash-Themen.
• Verantwortung für Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse nach HGB/IFRS, Management-/Group Reporting, Audit, Tax und GoBD-Compliance.
• Finance-Automatisierung mit klarem Business-Nutzen: 13-Wochen-Liquiditätsplanung, Cashflow-Reporting, P&L gegen Plan, Abweichungsanalysen und Bankabgleich; manueller Aufwand um 40–60 % reduziert.
• Weiterentwicklung der Kreditorenprozesse durch OCR-gestützte Rechnungsverarbeitung und Drei-Wege-Abgleich mit Ausnahmebehandlung.
• Sparringspartnerin der Geschäftsleitung bei Restrukturierung, Liquidität, Working Capital, Risiken und Prozessvereinfachung.

• Selbstständige HR-Beratung mit Fokus auf remote und projektbasierte Zusammenarbeit
• Unterstützung in den Bereichen HR Business Partnering, HR Operations und Recruiting
• Beratung und Unterstützung bei operativen HR-Themen während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus
• Unterstützung von Führungskräften bei personalbezogenen und HR-relevanten Themen
• Flexible, pragmatische Unterstützung für Unternehmen und HR-Teams mit zusätzlichem Kapazitätsbedarf
• Konzeption und Umsetzung digitaler Markenauftritte, einschließlich der Entwicklung und Veröffentlichung von zwei Websites innerhalb kurzer Zeit mit KI-gestützten Tools – von Struktur und Inhalten bis hin zu Umsetzung und Veröffentlichung

Der Onlinedienst „Sondernutzung Straßen und Halteverbotszone“ befand sich in einem teilfertigen Zustand. Zur Erreichung der finalen Fertigstellung sind folgende Tätigkeiten durchzuführen:

• Erstellung eines Gutachtens über den Zustand des Onlinedienstes und einer Handlungsempfehlung
• Sicherstellung aller zu verwendenden LEIKAS (Leistungskatalog / Leistungsbeschreibung der Behörden)
• Erstellung und Abstimmung von Konzepten für komplexe IT-Vorhaben (Fach-/IT-Konzepte, Architektur, Schnittstellen, Roadmaps)
• Anforderungsmanagement
• Multiprojektmanagement mit 3 Stakeholdern (Polizei, Dataport, Entwicklerunternehmen)
• Ermittlung des Ressourcenbedarfs
• Koordination zur Ermittlung technischer Anforderungen über die IT-Architekten
• Erstellung von Use Cases und Testfällen
• Erstellen von Action Items
• Steuerung externer IT-Dienstleister
• Koordination und Steuerung aller Aktivitäten
• Konfliktlösung / Wirtschaftsmediation
• User Acceptance Test (UAT) und Abnahme durch die Polizei Hamburg (Verkehrsdirektion Grundsatzabteilung, zentrale Straßenverkehrsbehörde)

Technische Umgebung: .NET, EfA-Mindestanforderungen, Leikas, Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG), HWG (Hamburger Wegegesetz), Atlassian Jira, Confluence, MS Office

• Full-Service-Marketing-Agentur für globale Technologiekonzerne

• Steuerung des operativen Backoffice
• Abwicklung des Angebots- und Rechnungswesens
• Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung
• Koordination von Terminen und operativen Abstimmungen
• Schnittstellenmanagement zwischen Geschäftsleitung, Kunden und externen Partnern
• Strukturierung administrativer Abläufe im Tagesgeschäft

Durch die Übernahme operativer Backoffice-Aufgaben wird die Geschäftsführung spürbar entlastet. Administrative Prozesse laufen strukturierter, verlässlicher und effizienter, wodurch mehr Zeit für Kunden, Projekte und unternehmerische Entscheidungen bleibt.

Verantwortung: Leitung der Finanz- und Zentralfunktionen der Gruppe in Europa einschließlich Controlling, FP&A, Accounting, Treasury, Steuern, Recht und IT. Verantwortung für Wertsteigerung, Vorbereitung auf den Verkauf, M&A-Integration und Unternehmenstransformation bei einer P&L-Verantwortung von EUR 200 Mio.

Wesentliche Erfolge:

• Ergebnisverbesserung: Steigerung des EBITDA und der Liquidität durch Working-Capital-Maßnahmen und Senkung der HQ-Kosten.
• Vorbereitung auf den Verkauf & Finanzierung: Ausbau des Investoren-Reportings, der Governance und Kontrollen; Steuerung der Investoren- und Bankenbeziehungen sowie Leitung von Refinanzierung und Maßnahmen zur Kapitalstruktur.
• Vorbereitung auf Buy-and-Build: Vorbereitung der Gruppe auf internationale Akquisitionen und die Integration neuer dermatologischer Plattformen.
• Reporting & IT-Transformation: Implementierung, Optimierung und Go-live einer neuen LucaNet-Lösung im Konzern-Reporting und in der Konsolidierung sowie ein schnellerer Abschluss und die Modernisierung skalierbarer IT-Systeme für mehr Transparenz und Performance-Steuerung.
• Aufbau der niederländischen Plattform: Aufbau, Restrukturierung sowie Übernahme der kaufmännischen und operativen Leitung der niederländischen Plattform einschließlich Einführung eines neuen ERP-Systems (AFAS).