Projektmanager / Programmmanager – Agenturaufbau (m/w/d)

Ein Unternehmen sucht einen erfahrenen Freelance Staffing Project Manager oder Program Manager, um den strukturierten Aufbau einer Agentur mit ca. 150 Mitarbeitenden innerhalb von sechs Monaten zu leiten. Die Rolle umfasst die vollständige Verantwortung für die Rekrutierungsinitiative, einschließlich Planung, Koordination und operativer Umsetzung. Der Kandidat übernimmt die zentrale Koordinationsfunktion zwischen internen Ressourcen, externen Freelance-Recruitern und dem Management und stellt eine umfassende Übersicht über alle laufenden Aktivitäten sicher.

• Projektaufbau und -steuerung: Aufbau von Strukturen, Prozessen und Tools von Grund auf, Steuerung des Projektzeitplans, Prioritäten und Eskalationen sowie Durchführung von Kick-off-Meetings.
• Staffing und Ressourcenplanung: Entwicklung und Pflege eines vollständigen Staffing-Plans, Steuerung eines Teams aus internen und Freelance-Recruitern, Planung des Freelancer-Bedarfs sowie Koordination von Onshore- und Offshore-Recruiting-Aktivitäten.
• Controlling und Überblick: Budgetverfolgung, Status-Tracking für Rekrutierungsaktivitäten, regelmäßiges Reporting an das Management und proaktive Problemlösung.
• Zusammenarbeit und Stakeholder-Management: Enge Zusammenarbeit mit Global Business Partnern, HR-Abteilungen und Recruiting-Teams, Sicherstellung reibungsloser bereichsübergreifender Prozesse entlang der Candidate Journey.
• Onboarding und Infrastruktur: Unterstützung bei der Einrichtung von Zugängen, Lizenzen sowie Hard- und Software, Sicherstellung einer reibungslosen Onboarding-Erfahrung.
• Kultur und Employee Experience: Berücksichtigung kultureller Aspekte im Aufbauprozess, Förderung positiver Onboarding- und Integrationserlebnisse sowie Sensibilität für kulturelle Unterschiede bei Near- und Offshore-Zusammenarbeit.

• Nachgewiesene Erfahrung im (HR-)Projektmanagement oder Recruiting-Programm-Management.
• Expertise im Aufbau und der Steuerung von Recruiting-Teams (intern und extern).
• Erfahrung in der Staffing-Planung in komplexen, wachstumsstarken Umgebungen.
• Verständnis von Onshore-/Offshore-Recruiting-Modellen.
• Solides Wissen im Bereich Commercial Planning und Budgetkontrolle.
• Kenntnisse im Agentur- oder Beratungsumfeld von Vorteil.
• Ausgeprägte Fähigkeit, auch bei hoher Komplexität den Überblick zu behalten.
• Hohe Eigenmotivation, strukturierte und proaktive Arbeitsweise.
• Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen Umfeld.
• Klare und souveräne Kommunikation auf allen Ebenen.
• Bereitschaft zu einem sehr kurzfristigen Start.