Projektspezifikation
Projektexpertise
Beschreibung
Für ein etabliertes Medien-, Technologie- und Dienstleistungsumfeld wird eine erfahrene Unterstützung der Geschäftsführung auf Freelancer-Basis gesucht. Die Rolle erfordert eine proaktive, organisationsstarke Persönlichkeit, die als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Stakeholdern und externen Geschäftspartnern agiert. Die Aufgaben umfassen administrative, organisatorische sowie koordinative Tätigkeiten, die eigenständig übernommen werden.
Ziel des Projekts ist es, die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft zu entlasten und eine reibungslose Kommunikation sowie Organisation sicherzustellen.
Hauptaufgaben:
- Unterstützung der Chefredaktion / Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
- Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung interner und externer Termine
- Eigenständige Organisation von Geschäftsreisen einschließlich Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
- Kalender- und Terminmanagement inklusive Priorisierung von Terminen
- Koordination von Meetings, Workshops und Veranstaltungen
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Management-Unterlagen und Entscheidungsvorlagen
- Vorbereitung von Sitzungen und Management-Meetings
- Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern auf Management-Ebene
- Betreuung und Empfang von Gästen und Geschäftspartnern
- Unterstützung bei vertragsbezogenen administrativen Prozessen und Fristenmanagement
- Prüfung und Nachverfolgung von Rechnungen sowie Unterstützung bei Freigabeprozessen
- Recherche, Analyse und Aufbereitung komplexer Sachverhalte
- Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten und Sonderthemen
Anforderungen
Fachliche Qualifikation:
- Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Position
- Erfahrung in der Erstellung professioneller Präsentationen und Management-Unterlagen
- Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere PowerPoint, Outlook und Excel)
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil
Persönliche Kompetenzen:
- Hohe Organisations- und Kommunikationsstärke
- Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Ausgeprägte Serviceorientierung und Diskretion
- Analytisches Denkvermögen und schnelle Auffassungsgabe
- Hohes Verantwortungsbewusstsein
- Professionelles Auftreten auf Management-Ebene
- Teamfähigkeit sowie hohe Flexibilität
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Häufig gestellte Fragen
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