Scheinselbstständigkeit Status Quo 2025 - Was Sie jetzt tun müssen.

Die Zusammenarbeit mit Freelancern und Interim-Managern hat sich für Unternehmen als essenziell erwiesen, um flexibel auf Fachkräftemangel und Projektanforderungen reagieren zu können. Doch der rechtliche Graubereich der Scheinselbstständigkeit stellt eine erhebliche Herausforderung dar. Mit strengeren Prüfungen und der Einführung von KI-gestützten Tools wie KIRA durch die Deutsche Rentenversicherung wird es 2025 wichtiger denn je, rechtssicher zu agieren.

Indizien für Scheinselbstständigkeit und Selbstständigkeit

Um den Status eines Freelancers korrekt einzuordnen, ist es entscheidend, zwischen abhängiger Beschäftigung und selbstständiger Tätigkeit zu unterscheiden. Hierbei zählen die tatsächlichen Arbeitsumstände und nicht allein die vertraglichen Vereinbarungen.

Indizien für eine abhängige Beschäftigung:

• Bindung an feste Arbeitszeiten und Einhaltung eines internen Dienstplans.
• Weisungen zur Art und Weise der Arbeitsausführung.
• Nutzung interner Ressourcen, wie einer firmeninternen E-Mail-Adresse.
• Teilnahme an Betriebsveranstaltungen.
• Erfolgsunabhängige Vergütung.
• Kein eigener Marktauftritt oder weitere Auftraggeber.

Indizien für eine selbstständige Tätigkeit:

• Eigenverantwortlichkeit: Der Freelancer entscheidet selbst über Arbeitszeit, -ort und -weise.
• Sichtbarkeit nach außen: Freelancer treten sichtbar als Externe auf, z. B. durch eine eigene Website oder Branding.
• Nutzung eigener Infrastruktur und Ressourcen.
• Arbeiten für mehrere Auftraggeber und aktive Akquise neuer Kunden.
• Einsatz eigener sozialversicherungspflichtiger Mitarbeiter.

Die genaue Abgrenzung ist entscheidend, da eine fehlerhafte Einstufung erhebliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen kann.

Rechtsfolgen einer fehlerhaften Einstufung

1. Sozialversicherungsrechtliche Risiken:

Unternehmen haften für die Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, einschließlich Zinsen und Säumniszuschlägen, oft für einen Zeitraum von bis zu vier Jahren rückwirkend.

2. Strafrechtliche Konsequenzen:

Verstöße können zu Bußgeldern von bis zu 500.000 Euro führen. Bei vorsätzlichem Handeln drohen Freiheitsstrafen bis zu fünf Jahren oder Geldstrafen gemäß § 266a StGB, insbesondere bei Vorenthalten oder Veruntreuen von Arbeitsentgelt.

3. Reputationsverlust:

Neben den finanziellen Risiken schaden solche Fälle der Unternehmensreputation erheblich. Ein Vertrauensverlust bei Geschäftspartnern und Kunden kann langfristige Auswirkungen auf den geschäftlichen Erfolg haben.

Warum sauberes Handeln wichtiger ist denn je

Die Deutsche Rentenversicherung verschärft ihre Kontrollen und setzt ab 2025 auf das KI-Tool KIRA. Dieses Tool ist darauf ausgelegt, Unregelmäßigkeiten systematisch zu identifizieren, indem es Daten aus Verträgen, Betriebsprüfungen und Arbeitsprozessen analysiert. Unternehmen müssen sich daher auf häufigere und detailliertere Kontrollen einstellen.

Die Einführung von KIRA markiert einen Wendepunkt: Selbst kleinere Verstöße oder unklare Vereinbarungen könnten durch die präzise Datenauswertung ans Licht kommen. Unternehmen, die bisher unzureichende Prozesse hatten, stehen vor einem erhöhten Risiko von Nachzahlungen und Sanktionen.

Wie Unternehmen sich absichern können

Um rechtliche Risiken zu minimieren und Compliance sicherzustellen, sollten Unternehmen folgende Maßnahmen umsetzen:

• Statusfeststellungsverfahren nutzen:
  Die Deutsche Rentenversicherung bietet dieses Verfahren an, um den Status eines Freelancers vorab rechtssicher zu klären. So können Unsicherheiten bereits vor Beginn der Zusammenarbeit ausgeschlossen werden.

• Klare vertragliche Regelungen:
  Verträge sollten die Unabhängigkeit des Freelancers klar definieren und jegliche Form von Weisungsgebundenheit vermeiden.

• Praktische Arbeitsweise prüfen:
  Sicherstellen, dass Freelancer eigenverantwortlich arbeiten und nicht in interne Prozesse integriert sind.

• Digitale Unterstützung:
  Tools wie der Freelancer Analyst von PwC ermöglichen eine automatisierte Prüfung von Risiken. Durch standardisierte Fragebögen und Dashboards können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden.

Fazit: Compliance ist ein Wettbewerbsvorteil

Scheinselbstständigkeit ist ein komplexes und oft unterschätztes Risiko. Mit der Einführung von KI-gestützten Prüfungen durch die DRV wird der Druck auf Unternehmen weiter steigen. Sauberes und rechtssicheres Handeln wird 2025 nicht nur zur Pflicht, sondern auch zu einem Wettbewerbsvorteil. Unternehmen, die auf klare Prozesse, das Statusfeststellungsverfahren und digitale Tools setzen, können sich effektiv absichern und gleichzeitig ihre Flexibilität bewahren.

Wer jetzt handelt, schützt sich nicht nur vor hohen Kosten und rechtlichen Konsequenzen, sondern stärkt auch das Vertrauen bei Kunden und Partnern. Scheinselbstständigkeit mag eine Herausforderung sein – mit den richtigen Maßnahmen wird sie jedoch zu einem kalkulierbaren Risiko.