Whitepaper: Von Maverick Buying bis Marge - So zähmen Sie den Freelancer-Einkauf

Im indirekten Einkauf jagt oft eine Priorität die nächste – der Einkauf von Freelancern bildet da keine Ausnahme. Dieses Whitepaper ist so aufgebaut, dass Sie es entweder vollständig lesen oder gezielt einzelne Kapitel auswählen können, etwa zu Maverick Buying oder Compliance.

Wir haben 50 Interviews mit Verantwortlichen aus Einkauf, HR und Fachbereichen geführt, um typische Probleme, Prozessbrüche und Best Practices im Freelancer-Einkauf zu identifizieren.

Ihr Nutzen? Ein pragmatisches Toolset, um den Einkauf von Freelancern zu automatisieren, rechtlich abzusichern sowie manuelle Aufwände und Kosten deutlich zu reduzieren. Damit bleibt Ihnen mehr Zeit für andere wichtige Warengruppen im indirekten Einkauf.

In den folgenden Kapiteln geht es daher ans Eingemachte. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Maverick Buying eindämmen, Compliance-Vorgaben einhalten, neue Automatisierungspotenziale nutzen und für mehr Preistransparenz im Freelancer-Markt sorgen. Freuen Sie sich auf praxisnahe Empfehlungen und anschauliche Beispiele – mit dem einen oder anderen Aha-Moment. Also, sind Sie bereit? Dann lassen Sie uns gemeinsam den Freelancer-Einkauf auf das nächste Level heben!

Maverick Buying, aber warum? – Warum komplizierte Einkaufsprozesse scheitern

Jeder kennt es: Der Fachbereich kontaktiert lieber direkt den bekannten Freelancer, anstatt sich durch komplizierte Prozesse zu kämpfen. Verständlich, aber für den Einkauf fatal: Die Folgen sind Intransparenz, Risiken wie Scheinselbstständigkeit und verschenkte Einsparpotenziale.

"In den meisten Fällen greift die Fachabteilung auf ihnen bekannte Dienstleister zurück [...]. In der Regel alles ohne die Einkaufsabteilung. Einfach weil sie das Gefühl haben, dass es schneller geht" - Mark Appun

Doch warum genau umgehen Fachbereiche überhaupt den offiziellen Einkaufsprozess? Hier die typischen Ursachen, warum Maverick Buying in Unternehmen entsteht.

Die Gründe für Maverick Buying – Warum Fachbereiche lieber abkürzen

Ganz oben auf der Liste der Gründe steht: Die offiziellen Prozesse sind zu kompliziert und langsam:

"Der normale Prozess dauert so lange [...], dass gar nicht mehr der reguläre Weg eingehalten werden kann, dann kommt es zum Maverick Buying. Und das ist teilweise gewollt." Olaf Haehnel

Zusätzlich haben unsere Interviews weitere Treiber offengelegt: fehlende klare Zuständigkeiten, ausbleibende Konsequenzen und die persönliche Beziehung zu Freelancern oder Vermittlern. Zusammenfassend? Die Gründe für Maverick Buying sind die üblichen Verdächtigen:

1. Akuter Zeitdruck
2. Starre und langwierige Prozesse
3. Fehlende Konsequenzen
4. Bewährte Beziehungen zum Freelancer oder Vermittler

6 Tipps gegen Maverick Buying - Vom Quick-Wins bis Big Bang

1. Komplizierte Bedarfsanmeldungen – Warum machen wir es uns eigentlich so schwer?

Mal ehrlich, Fachbereiche lieben schnelle Lösungen und hassen komplizierte Bedarfsan- meldungen. Der typische Albtraum sieht meist so aus:

• Ins ERP einloggen.
• Word-Vorlage downloaden
• Projektbeschreibung erarbeiten
• Dokument hochladen und auf Einkauf oder Vermittler warten
• Endlich Kandidaten erhalten
• Noch mehr Rückfragen mit dem Vermittler
• Wieder auf neue Kandidaten warten
• Interviews starten

Kein Wunder, dass Fachbereiche den Eindruck bekommen: Die direkte Ansprache bevorzugter Dienstleister ist schneller und einfacher.

"Wenn klar ist, welcher Dienstleister zu welchen Kosten mit welchen Skills beauftragt wird, meldet er den Bedarf bei uns auch im Tool an. Dort werden verschiedene Parameter gefüllt – Konzerngesellschaft, Kostenstelle, Warengruppe usw. Das geht dann in einen Tool-gestützten Freigabeworkflow [...]." - Arnold Pritschet

Anders gesagt: Je einfacher der Prozess, desto eher halten sich Ihre Führungskräfte auch daran. Vereinfachungen lassen sich dabei auf kleiner Ebene genauso wirkungsvoll umsetzen wie auf ganzheitlicher.

Ein besonders smarter Quick-Win: Geben Sie Ihren Hiring Managern praktische Beispiel-Prompts für ChatGPT an die Hand. Damit ist zumindest schon einmal eine professionelle Projektbeschreibung im richtigen Format (und nach Ihren Vorgaben) innerhalb von Sekunden erstellt!

Template: "Ich suche einen [Position] für ein [Unternehmensbeschreibung] in [Standort] ([Remoteanteil]) für [Projektziel]. Der Tagessatz liegt bei [Einkaufstagessatz] und die Auslastung beträgt [Auslastungsanteil]. Der Kandidat sollte [besondere Fähigkeiten] beherrschen."

Beispiel: "Ich suche einen Product Owner für ein Medienunternehmen in München (90% Remote) für die Entwicklung einer IOS News App. Der Tagessatz liegt bei ca. 800€ und die Auslastung beträgt 100%. Der Kandidat sollte Erfahrung darin haben, IOS-Entwickler-Teams zu steuern."

Noch besser: Spezialisierte Tools wie FRATCH GPT. Diese erstellen innerhalb von Sekunden komplette Projektbeschreibungen, liefern sofort passende Kandidatenvorschläge, übertragen die Anfrage automatisch in Ihr ERP-System und leiten sie an bevorzugte Recruiter und Agenturen weiter.

2. Schon wieder vergessen? Regelmäßige Updates, damit Ihr Prozess im Kopf bleibt.

Fachabteilungen beauftragen Freelancer oft nur selten und vergessen daher schnell, wie der korrekte Prozess aussieht. Erinnern Sie Ihre Kollegen regelmäßig daran – etwa mit kurzen Updates, die Sie monatlich oder quartalsweise versenden. Hier ein Beispiel, wie wir Führungskräfte bei unseren Kunden daran erinnern schnell und einfach Projektbeschreibungen zu erstellen:

Holen Sie sich Unterstützung von Ihrem Marketing- oder Internal-Communications-Team. Nutzen Sie Standard-Email-Marketing-Tools oder spezialisierte Kampagnen-Tools (z. B. Lemlist), um diesen Erinnerungsprozess zu automatisieren.

“Wir haben tatsächlich auch die Agenturen mit in die Verantwortung genommen. Die bieten zum einen Trainings an, auch aktiv für neue Stakeholder. - Anke Soltow

Hier ein Auszug aus dem Update-Flow, den wir bei FRATCH regelmäßig an Führungskräfte und Hiring Manager unserer Kunden versenden. Detaillierte Inhalte stellen wir Ihnen auf Anfrage gerne zur Verfügung.

3. Transparenz statt Blindflug – Digitales Maverick-Tracking einführen

Führen Sie eine automatisierte Datenbank ein, die Bestellungen fortlaufend mit genehmigten Aufträgen abgleicht und Abweichungen in Echtzeit meldet. Ein übersichtliches Dashboard verrät Ihnen, welche Abteilung am häufigsten aus der Reihe tanzt – und welches Einsparpotenzial verloren geht.

Bislang sind uns nur in-house entwickelte Lösungen bekannt – Interesse an einem Erfahrungsaustausch? Wir stellen gerne den Kontakt zu den Kollegen her!

Eine alternative – und oft einfacher umsetzbare – Methode: Tracken Sie, wann der Einkauf in den Beschaffungsprozess eingebunden wurde. Zum Beispiel in diesen vier Kategorien:

• Von Anfang an
• Zur Auswahl des Vendors
• Nach der Auswahl
• Kurz vor Beauftragung

Kombinieren Sie dieses Timing mit den realisierten Einsparungen – und Sie bekommen ein klares Bild: Je früher der Einkauf involviert ist, desto höher das Saving-Potenzial.

So schaffen Sie nicht nur Transparenz, sondern auch ein starkes Argument für die frühzeitige Einbindung des Einkaufs.

4. Quartalsreport: “What gets measured gets managed”

“What gets measured gets managed.” – Peter Drucker (leider konnten wir ihn nicht persönlich interviewen 😉)

Etablieren Sie einen regelmäßigen Quartalsreport, der auf Ihrem Tracking-System basiert. Visualisieren Sie, wo Prozessverstöße auftreten und welche Auswirkungen sie haben. Nutzen Sie den Report nicht zur Schuldzuweisung, sondern als Anlass für konstruktive Gespräche zwischen Einkauf und Fachabteilungen.

5. Blick in die Zukunft – Proaktive Bedarfsplanung

Stellen Sie sicher, dass Ihre Personalabteilung von Anfang an eingebunden ist. Viele Aspekte des Freelancer-Einsatzes – von der Bedarfsvorschau bis zur Compliance – liegen an der Schnittstelle von Einkauf und HR. Daher sind gemeinsame Ziele und ein regelmäßiger Austausch zwischen beiden Abteilungen Schlüsselfaktoren. Nur so lässt sich Guided Buying erfolgreich verankern, Bedarfe frühzeitig erkennen und mit dem Fachbereich abstimmen.

“Eine offene, transparente Kommunikation zwischen HR, Fachabteilungen und dem Einkauf ist notwendig. Das muss Hand in Hand gehen.” – Oguz Bohlig

“Sie müssen … auch auf die Personalabteilung ausweiten, weil sie bei vielen Entscheidungen ein gewichtiges Wort mitzusprechen hat.” – Torsten Schneider

6. Präferiertes Lieferanten-Management

Arbeiten Sie ausschließlich mit ausgewählten, vertraglich gebundenen Preferred Partnern zusammen und messen Sie regelmäßig deren Performance. Ein kleiner, konsolidierter Dienstleisterkreis vereinfacht die Abstimmung und erhöht zugleich die Bereitschaft der Partner, sich an Ihre Prozesse und Preisstandards zu halten. Entscheidend hierbei: Klare Regeln ohne Ausnahmen – alle Fachbereiche dürfen nur bei festgelegten Lieferanten bestellen. Zusätzlich sollten Sie Ihre Lieferanten regelmäßig evaluieren und qualifizierten neuen Anbietern die Chance geben, sich zu beweisen. Sie wollen hierzu mehr erfahren. Sprechen Sie uns an für das Freelancer-Supplier-Assessment Sheet.

“… es gibt drei bis fünf große Dienstleistungsunternehmen und wir versuchen, die Dinge dort zu konsolidieren. Das spart Prozesskosten und vereinfacht das Lieferantenmanagement.” – Sabrina Lüdtke

Manuelle Prozesse im Freelancer-Einkauf - Wenn E-Mail regiert und Automatisierung Urlaub macht

Viele Freelancer-Beschaffungen laufen auch 2025 noch wie in den frühen 2000ern: Per E-Mail, PDF, Excel und Bauchgefühl. Klingt oldschool? Ist es auch. Während andere Prozesse längst durchautomatisiert sind, hängen viele Einkaufsabteilungen im Freelancer-Sourcing noch im Copy-Paste-Modus fest.

“Man arbeitet am Rande der Kapazitätsgrenze, weil so vieles nicht automatisiert ist.” – Daniel Bruchatz

Der manuelle Aufwand bremst nicht nur das Tempo, sondern frisst auch Kapazitäten. Außerdem erschwert er die Compliance und stellt ein Datenschutzrisiko dar. Sensible Projektbeschreibungen, Lebensläufe und Budgetinformationen unverschlüsselt per E-Mail zu versenden, ist nicht nur ineffizient – es birgt auch ein erhebliches DSGVO-Risiko. Kein Wunder also, dass der Frust in den Fachbereichen steigt: Die Prozesse sind langsam, intransparent oder schlichtweg nicht mehr zeitgemäß.

Warum läuft hier noch so viel per Hand? – Die üblichen Verdächtigen

• Kein durchgängiger Prozess
  In der Praxis melden Fachbereiche ihren Bedarf häufig formlos per E-Mail. Vorhandene Systeme (z. B. SAP) werden umgangen oder aufgrund ihrer Komplexität erst sehr spät eingebunden.

“Der Hauptkanal ist E-Mail … wir könnten SAP nutzen, aber E-Mail ist immer noch der Hauptweg.” – Sabrina Lüdtke

“Ne, das ist rein, das ist per E Mails und dann über Telefon und so ganz klassisch.” - Filippos Siakavaras

• Fehlende Tools für Ausschreibung & Auswahl
  Viele Unternehmen verfügen über kein Vendor Management System (VMS) oder haben keine Plattform zur standardisierten Ausschreibung. Stattdessen: Mailverteiler und PDF-Angebote, die manuell verglichen werden.

“13 Seiten, hunderte Positionen – das muss ich manuell in Excel packen.” – Daniel Burchardt

• Mangelnde Integration & Medienbrüche
  Selbst dort, wo Tools existieren, sind Prozesse häufig nicht medienbruchfrei. Excel-Listen, E-Mail-Kommunikation und manuelle Freigaben sind an der Tagesordnung.

• Individuelle Workarounds statt Standardprozesse
  Jeder macht’s ein bisschen anders. Führungskräfte speichern Prompts, Weiterleitungen und Abläufe lokal ab – zentrale Standards oder ein einheitlicher Prozess fehlen nahezu komplett.

• Kein zentrales Reporting
  Maverick Buying oder Budgetüberschreitungen fallen oft erst auf, wenn das Geld bereits ausgegeben ist. Transparenz fehlt weitgehend – und wenn sie hergestellt wird, dann nur durch sehr viel manuelle Mühe.

“Ich habe eine Datenbank entwickelt, die Maverick Buying trackt. Aufwendig, aber wir sehen endlich die entgangenen Savings.” – Sabrina Lüdtke

Von Handarbeit zu High-Performance – 3 Wege zum automatisierten Freelancer-Einkauf

Für Unternehmen, die mehr wollen als manuelle Koordination, bietet sich ein KI-basierter Guided Buying Prozess an – konkret: Freelancer- und Interim-Sourcing mit einem KI-Agenten, der direkt in bestehende Arbeitstools wie Microsoft Teams oder Slack integriert werden kann. Dieser Prozess kann auf zwei Wegen umgesetzt werden:

1. DIY-Variante

Aufbau einer individuellen Automatisierung mit Tools wie ChatGPT, Zapier, Google Sheets oder Make. Vorteil: Maximale Flexibilität.

2. Out-of-the-Box-Lösung

Einsatz von spezialisierten Lösungen wie FRATCH, die sofort einsatzbereit sind und alle nötigen Schnittstellen, Automatisierungen und Regelwerke mitbringen – von der Bedarfserfassung bis zur Compliance-gesicherten Beauftragung.

Eine dritte Option bietet die Möglichkeit der Abbildung über einen externen Service Partner:

3. Umsetzung über einen MSP (Managed Service Provider)

Hier übernimmt ein externer Dienstleister die Steuerung und Abwicklung des gesamten Freelancer-Einkaufs. Der Vorteil: Entlastung des Einkaufs. Der Nachteil: Die Einführung ist meist aufwendig, teuer und rechnet sich in der Regel erst ab einem hohen Volumen. Zudem steigern MSPs oft nicht den Automatisierungsgrad, da ihre Abläufe auf veralteten Standard-Tools basieren. Das entlastet zwar den Einkauf, bringt für die Fachabteilungen aber kaum Mehrwert. Die Kosten betragen neben einer Base-Fee, die das Unternehmen trägt, ca. 1.5% - 3% des Freelancer Umsatzes. Den tragen zwar die Vermittler, schlagen den aber in der Regel wieder auf den Tagessatz des Freelancers.

Aber bevor wir in die Tooldiskussion einsteigen, werfen wir einen Blick auf den idealtypischen Ablauf. Dieser Prozess wurde bereits bei über 10 Unternehmen erfolgreich eingeführt, von 30 weiteren validiert – und darf natürlich gerne weitergedacht werden (Feedback welcome 😉):

So funktioniert es mit der Out-of-the-Box-Lösung

Anforderung: Der Fachbereich formuliert seinen Bedarf direkt im Chat mit dem KI-Agenten – dieser generiert daraus automatisch eine regelkonforme und scheinselbstständigkeitskonforme Projektbeschreibung. Einkauf und HR werden gleichzeitig informiert und erhalten alle Informationen in einem übersichtlichen Dashboard.

Kandidatensuche: Der KI-Agent gleicht die Anfrage mit über 10.000 Profilen ab und liefert passende Vorschläge – entweder direkt über die Datenbank des KI-Agenten / Vermittlers und über eine definierte Liste von bevorzugten Dienstleistern. Auch hier erfolgt die Information des Einkaufs automatisiert:

Administration: Der Vertrag wird auf Basis eines Rahmenvertrags mit dem Lieferanten abgeschlossen (bspw. direkt mit FRATCH oder ihrem präferierten Lieferanten), inklusive automatischer Scheinselbstständigkeitsprüfung. Auch hier sind Preis und Marge transparent geregelt und jeder Zeit im Dashboard einsehbar.

Projektstart: Nach Auswahl und Vertragsabschluss startet das Projekt – Einkauf und HR werden automatisch über alle Schritte hinweg informiert bzw. können die finale Freigabe erteilen.

Was das bringt:

• Kein manuelles Formulieren von Anforderungen mehr
• Kein Rückfragen-Pingpong mit Vermittlern
• Transparenz über Preis, Marge und Lieferant
• Compliance & DSGVO: Projektbeschreibungen und Lebensläufe werden systemisch und sicher verarbeitet
• Fachbereiche erhalten sofort Hilfe – der Einkauf behält die Kontrolle

So funktioniert’s mit der DIY-Variante

Anforderung: Der Fachbereich trägt Projektinformationen – wie Zeitraum, benötigte Skills oder Ziel-Tagessatz – in ein simples Online-Formular ein (z. B. Google Forms oder Microsoft Forms). Ein angebundenes ChatGPT-Template (via Zapier oder Make) erstellt daraus automatisch eine regelkonforme Projektbeschreibung – inkl. Hinweisen zur Scheinselbstständigkeit. Diese wird automatisiert an Einkauf und HR (z. B. via E-Mail oder Slack) übermittelt und in einer zentralen Datenbank (z. B. Google Sheets) gespeichert.

Tool-Beispiel: ChatGPT (API) + Google Forms + Zapier für automatische Texterstellung und Routing

Kandidatensuche: Auf Basis der Projektbeschreibung wird die Anfrage automatisch an einen definierten Lieferanten-Verteiler versendet – z. B. via Lemlist oder Outlook-Zapier-Flow. Optional können auch externe Plattformen (z. B. LinkedIn Talent Pools) automatisch angesteuert werden. Eingehende Profile werden strukturiert in Google Sheets oder Airtable abgelegt

Tool-Beispiel: Zapier oder Make zur Multi-Kanal-Anfrage, Google Sheets oder Airtable als Sammelstelle

Administration: Die finale Auswahl wird durch den Fachbereich in einem Auswahlformular bestätigt. Ein zweistufiger Genehmigungsprozess wird über ein Tool wie Jotform Approvals, Trello, Monday oder Google Forms mit Mailweiterleitung abgebildet. Vertragsunterlagen werden manuell oder teilautomatisiert über vorgefertigte Templates (z. B. DocuSign oder Google Docs mit Zapier-Trigger) erstellt. Eine optionale manuelle Scheinselbstständigkeitsprüfung (z. B. über Checklist-Formular) kann eingebunden werden.

Tool-Beispiel: Google Docs Templates + DocuSign + manuelles Review oder Checkliste

Projektstart: Nach erfolgter Freigabe wird die Beauftragung an die Buchhaltung und HR weitergeleitet. Projektstart, Lieferantenkontaktdaten, Vertragskonditionen und Tagessatz werden in einem zentralen Freelancer-Tracking-Board dokumentiert – z. B. mit Notion, Airtable oder Excel.

DIY oder Out-of-the-Box? – Ein Vergleich

Die DIY-Variante ist flexibel, individuell anpassbar und technisch reizvoll – vor allem für Organisationen mit internen Automatisierungs Skills. Aber: Die Einrichtung kostet Zeit, das Maintaining ebenfalls. Und mal ehrlich: Die meisten Einkäufer haben jetzt schon zu wenig davon. Die FRATCH GPT Lösung hingegen ist sofort einsatzbereit, integriert nahtlos in bestehende Tools wie Microsoft Teams und ist kostenfrei nutzbar. Auch bestehende Rahmenverträge Lieferanten können weiterhin angebunden werden – ohne zusätzliche Integrationskosten.

Kostentransparenz im Freelancer-Einkauf - Was kostet die Welt – und was davon der Freelancer?

Freelancer gehören längst zum festen Bestandteil moderner Projektteams – doch bei der Frage, was sie wirklich kosten, beginnt oft das Rätselraten. Fachbereiche und Einkäufer sehen zwar den Tagessatz im System – aber wie sich dieser zusammensetzt, bleibt in vielen Fällen unklar. Wer bekommt wie viel? Wie hoch ist die Marge? Und ist der Preis überhaupt marktgerecht?

“Ich kenne nur den Verkaufspreis, aber nicht, was der Freelancer bekommt.”

Diese Intransparenz erschwert nicht nur solide Verhandlungen – sie untergräbt auch das Vertrauen zwischen Einkauf, Fachbereich, Vermittler und Freelancer. Denn wer den Preis nicht versteht, zweifelt an der Fairness oder hat unterschiedliche Erwartungshaltungen.

Was Sie über Ihre Dienstleister denken, wenn Sie keine Preistransparenz haben…

Warum der Einkauf ins Grübeln kommt – Die unsichtbaren Preistreiber im Detail

Weshalb ist das Thema Preis so undurchsichtig? In unseren Gesprächen wurden vier Hauptgründe immer wieder genannt:

Margen-Geheimniskrämerei: Viele Dienstleister nennen nur den Endpreis. Was davon tatsächlich beim Freelancer landet, bleibt unklar. Ein Grund: Viele Mitarbeitende auf Vermittlerseite werden über die Marge incentiviert. Je höher der Aufschlag auf den Tagessatz, desto höher der Bonus – Transparenz? Nicht im eigenen Interesse.

„Die Margen sind uns tatsächlich nicht oder nur rudimentär bekannt. [...] Wir sehen die Tagessätze, die wir haben.“

Preise wie Börsenkurse: Die Tagessätze schwanken munter – derselbe Freelancer heute 1.100 €, sechs Monate später 800 € Angebot und Nachfrage regeln den Preis in Echtzeit. Eine FRATCH-Datenanalyse zeigt: Einige Freelancer, die 2023 noch 1.100 € forderten, lagen 2024 bei 800 € – ein Preisrückgang von rund 27 %. Genauso schnell kann es aber wieder nach oben gehen – und wer dann nicht flexibel ist, schaut bei Top-Talenten in die Röhre.

„Wir hatten einen super Vertrag verhandelt – mit minimaler Marge. Und plötzlich kam nichts mehr. Die Recruiter hatten schlicht kein Interesse mehr, uns etwas anzubieten, weil ihr Bonus an der Marge hing. Ich konnte mir zwar auf die Schulter klopfen für die harte Verhandlung – hatte aber am Ende nichts davon. Und die Firma auch nicht.“ - Sven Baudisch

Jede Rolle ein Unikat: Ob Senior UX Lead oder Prompt Engineer – jedes Freelancer-Profil ist einzigartig. Standardisierung? Schwierig. Zumal der Markt sich rasant verändert: Neue Rollen entstehen ständig, alte verschwinden. Das macht langfristige Preisrichtlinien zur Herausforderung.

Fehlende Benchmarks: Ohne zentrale Datenbasis bleibt jede Preisverhandlung eine Bauchentscheidung. Wer keine internen Vergleichswerte hat, kann schwer einschätzen, ob ein Angebot fair ist.

„Man muss halt wirklich schauen, wie haben sich die Preise jetzt in den letzten Jahren verändert. Es ist einfach gerade im Dienstleistungsbereich schwierig. - **Sabrina Lüdtke **

Klartext bei Kosten – 4 Maßnahmen für echte Preistransparenz

1. Open Book Price Policy

Arbeiten Sie mit Partnern, die offenlegen, was der Freelancer kostet und welche Marge aufgeschlagen wird – fest verankert im Rahmenvertrag. Wenn der Vermittler dann noch eine detaillierte Übersicht zur Verfügung stellt, hat der Einkauf zu jeder Zeit einen Überblick über alle Ein- und Verkaufspreise. Und was dies monetär bedeuten kann, zeigt das folgende Beispiel

Vorteile

• Maximale Transparenz für Einkauf und Fachbereich
• Vertrauensaufbau zwischen allen Parteien (Freelancer / Fachbereich / Einkauf)
• Klare Kostenbasis für Verhandlungen

Nachteile

• Funktioniert nur mit Partnern, die Offenheit leben
• Ggf. Preissteigerungen, wenn die Marktpreise steigen´

2. Eigenes Benchmarking

Erfassen Sie bei jeder Beauftragung: Rolle, Tagessatz, Level, Vermittler, Region und Skills. Ob Excel, Airtable oder BI-Tool – Hauptsache, Sie bauen systematisch Wissen auf. Tipp: Arbeiten Sie mit Ampellogik oder Preisintervallen zur schnellen Einschätzung. Ggf kann ihnen auch Ihr Dienstleister eine regelmäßige Preisübersicht zur Verfügung stellen.

Vorteile

• Fundierte Vergleichbarkeit zukünftiger Angebote
• Interne Transparenz und Verhandlungssicherheit

Nachteile

• Initialer Aufwand
• Kontinuierliche Pflege nötig

3. Rate Cards

Definieren Sie realistische Preisspannen für Standardrollen – differenziert nach Senioritätslevel und Region. Wichtig: Als Orientierung, nicht als Dogma. Für Spezialrollen wie beispielsweise einen SAP GTS Developer greifen diese Modelle meist zu kurz.

Vorteile

• Schnellere Einschätzung bei Bedarfen
• Konsistente Rahmenbedingungen

Nachteile

• Gefahr der Überbürokratisierung
• Veraltet schnell bei Marktveränderungen
• Bei starren Vorgaben leidet die Qualität
• Riskant bei Nischenrollen mit individuellen Preisen
• Frust bei Freelancern, wenn sie die wahren Margen entdecken
• Funktioniert bei Standardrollen gut – bei Nischenprofilen wie z. B. einem SAP GTS Developer kaum

4. Markttrends aktiv beobachten

Nutzen Sie Studien, Plattformdaten oder den Austausch mit anderen Einkäufern, um ein realistisches Preisgefühl zu entwickeln.

Ein besonders praxisnahes Beispiel kommt von Arnold Pritschet:

„Wir machen jedes Jahr eine Analyse zu den aktuellen Preisentwicklungen der unterschiedlichen Rate-Card Rollen. Diese dienen als Verhandlungshebel.“ - Arnold Pritschet

Als Datenquellen nutzt sein Team Preisindizes des Statistischen Bundesamts, die quartals- und jahresweise veröffentlicht werden:

„Wir tracken bei jeder Beauftragung, welcher Seniorität zu welchem Tagessatz beauftragt wurde.“ - Arnold Pritschet

Daraus entsteht eine fundierte, interne Vergleichsbasis, mit der neue Angebote deutlich besser eingeordnet und bewertet werden können – und die sich auch wunderbar für einen informellen Benchmark-Talk auf dem nächsten Branchenevent eignet.

Vorteile

• Realitätsnahe Orientierung für Verhandlungen
• Objektivierbare Datenbasis

Nachteile

• Markttransparenz oft lückenhaft oder kostenpflichtig
• Vergleichbarkeit bei komplexen Rollenprofilen schwierig bzw zu ungenau.
• Hoher Aufwand, Daten regelmäßig zu prüfen und aktuell zu halten

Scheinselbstständigkeit im Freelancer-Einkauf - Zwischen Grauzone und Gesetzesfalle

Freelancer sind in vielen Unternehmen längst Teil der erweiterten Workforce – flexibel, hochspezialisiert, schnell einsatzbereit. Doch mit dieser Agilität steigt auch das rechtliche Risiko, insbesondere das der Scheinselbstständigkeit. Und das kann teuer werden – in Form von Nachzahlungen, Strafverfahren und einem veritablen Imageschaden.

Das Problem: Viele Unternehmen verlassen sich auf manuelle und veraltete Checklisten oder die Eigenverantwortung von Fachbereichen. Doch rechtssichere Prozesse? Fehlanzeige.

Warum ist das Thema so komplex? – Jeder macht’s ein bisschen anders

Ein wesentlicher Grund für die Unsicherheit im Umgang mit Scheinselbstständigkeit ist, dass es keine klare gesetzliche Definition oder eindeutige Rechtsprechung gibt. Jeder Fall wird individuell entschieden – abhängig von zahlreichen Faktoren wie Projektinhalt, Einbindung in die Organisation oder Art der Kommunikation. Diese Grauzone macht es für Fachbereiche und Einkauf besonders schwierig, frühzeitig Sicherheit herzustellen.

Scheinselbstständigkeit entsteht nicht durch böse Absicht, sondern durch mangelndes Wissen, unterschiedliche Interpretationen – und fehlende Standards.

Ein paar klassische Ursachen aus den Interviews:

Prüfungszeitraum: Der rechtliche Check erfolgt häufig erst nach der Kandidatenauswahl – was auf den ersten Blick zu spät wirkt, aber in der Praxis oft notwendig ist. Denn eine fundierte Scheinselbstständigkeitsbewertung setzt genaue Kenntnisse über das individuelle Setup des Freelancers voraus: Hat er eine GmbH? Beschäftigt er Mitarbeitende? Arbeitet er parallel für andere Kunden? Diese Informationen liegen meist erst nach der Vorauswahl vor – und sollten dann gezielt geprüft werden. Gleichzeitig muss bereits zu Beginn – also mit der Projektbeschreibung – eine rechtssichere Grundlage geschaffen werden. Diese sollte klar formuliert, auf Weisungsgebundenheit geprüft und abgestimmt auf den Einsatzkontext sein, um späteren Risiken bei der Scheinselbstständigkeitsprüfung standzuhalten.

Fachbereiche ohne Guidance: Viele Hiring Manager wissen gar nicht, was erlaubt ist – und was nicht. Zwischen Arbeitsrecht, Sozialversicherung und Finanzamt den Überblick zu behalten, ist auch nicht gerade Alltagsgeschäft. Bereits bei der Formulierung der Projektbeschreibung beginnt die Herausforderung: Wird diese unklar, zu weisungsgebunden oder zu eng am internen Tagesgeschäft formuliert, steigt das Risiko, dass der Einsatz bei einer Prüfung als scheinselbstständig eingestuft wird.

„Das Thema wird teilweise gar nicht bewusst ignoriert – sondern einfach nicht gewusst.“ - Olaf Haehnel

Vertrauen statt Struktur: Viele Unternehmen setzen auf externe Dienstleister, in der Hoffnung: „Die machen das schon richtig“. Doch selbst dort fehlt oft ein standardisierter Prozess oder transparente Prüfung. In der Praxis zeigt sich: Die Prüfungen dieser Dienstleister sind häufig oberflächlich – etwa durch einen einzigen Standardfragebogen, der auf alle Rollen gleichermaßen angewendet wird. Das mag formal Sicherheit suggerieren, greift aber bei komplexeren Profilen oft zu kurz.

Unklare Rollenanforderungen: Was bei einem „PMO“ noch durchgeht, kann bei einem „Prompt Engineer“ rechtlich problematisch sein. Rollen unterscheiden sich nicht nur in der fachlichen Ausprägung, sondern auch im rechtlichen Risiko – das macht pauschale Bewertungen nahezu unmöglich.

So vermeiden Sie teure Fehler – 3 konkrete Ansätze

1. Scheinselbstständigkeit lässt sich nicht per Ampel bewerten

Das Risiko einer Scheinselbstständigkeit lässt sich nicht einfach mit einer Ampellogik in "Rot", "Gelb" oder "Grün" kategorisieren. Jeder Fall muss hoch individuell und nuanciert betrachtet werden – ein "Gelb" kann je nach Kontext ein niedriges oder ein sehr hohes Risiko bedeuten. Wer sich auf einfache Farbcodes verlässt, wiegt sich schnell in falscher Sicherheit.

2. Rollenbasierte Risiko-Bewertung

Standardfragebögen nach dem Motto "One size fits all" reichen für eine rechtssichere Beurteilung nicht aus. Stattdessen braucht es für bestimmte Rollen spezifisch entwickelte Fragenkataloge, die die tatsächlichen Arbeitsbedingungen und den Kontext differenziert abfragen.

FRATCH arbeitet hierbei eng mit PwC zusammen. Gemeinsam erstellen und aktualisieren sie auf Basis der aktuellen Rechtsprechung regelmäßig Fragebögen – je nach Rolle, Branche und Einsatzkontext. Das Ergebnis: eine rollenbasierte, dynamische Risikobewertung, die nicht nur dokumentiert ist, sondern auch potenziellen Prüfungen standhält.

Dedizierte Fragebögen sind empfohlen für die folgenden Rollen:

• Genereller Fragebogen
• Product Owner
• Scrum Master
• Change Manager
• Softwareentwickler
• Software Tester
• DevOps Engineer
• IT Projektleiter
• Netzwerk und Systemadministrator
• Backoffice Assistenz
• Customer Service Mitarbeiter
• Cyber & IT-Security Consultants
• Management Consultants

3. Automatisierter Prozess statt Bauchgefühl

Statt Excel und Word: Nutzen Sie strukturierte, automatisierte Workflows. Ein idealer Prozess (z. B. via Guided Buying) prüft direkt beim Briefing, steuert automatisch die passenden Vertragstypen und informiert Einkauf, HR und Fachbereich synchron.

„Wenn einmal ein Guided Buying System eingeführt ist, gibt es keine Ausrede mehr, andere Kanäle zu nutzen.“ - Christoph Quick-Timmerhaus