Whitepaper: Maverick Buying, aber warum? – Warum komplizierte Einkaufsprozesse scheitern

Jeder kennt es: Der Fachbereich kontaktiert lieber direkt den bekannten Freelancer, anstatt sich durch komplizierte Prozesse zu kämpfen. Verständlich, aber für den Einkauf fatal: Die Folgen sind Intransparenz, Risiken wie Scheinselbstständigkeit und verschenkte Einsparpotenziale.

"In den meisten Fällen greift die Fachabteilung auf ihnen bekannte Dienstleister zurück [...]. In der Regel alles ohne die Einkaufsabteilung. Einfach weil sie das Gefühl haben, dass es schneller geht" - Mark Appun

Doch warum genau umgehen Fachbereiche überhaupt den offiziellen Einkaufsprozess? Hier die typischen Ursachen, warum Maverick Buying in Unternehmen entsteht.

Die Gründe für Maverick Buying – Warum Fachbereiche lieber abkürzen

Ganz oben auf der Liste der Gründe steht: Die offiziellen Prozesse sind zu kompliziert und langsam:

"Der normale Prozess dauert so lange [...], dass gar nicht mehr der reguläre Weg eingehalten werden kann, dann kommt es zum Maverick Buying. Und das ist teilweise gewollt." Olaf Haehnel

Zusätzlich haben unsere Interviews weitere Treiber offengelegt: fehlende klare Zuständigkeiten, ausbleibende Konsequenzen und die persönliche Beziehung zu Freelancern oder Vermittlern. Zusammenfassend? Die Gründe für Maverick Buying sind die üblichen Verdächtigen:

• Akuter Zeitdruck
• Starre und langwierige Prozesse
• Fehlende Konsequenzen
• Bewährte Beziehungen zum Freelancer oder Vermittler

6 Tipps gegen Maverick Buying - Vom Quick-Wins bis Big Bang

1. Komplizierte Bedarfsanmeldungen – Warum machen wir es uns eigentlich so schwer?

Mal ehrlich, Fachbereiche lieben schnelle Lösungen und hassen komplizierte Bedarfsan- meldungen. Der typische Albtraum sieht meist so aus:

• Ins ERP einloggen.
• Word-Vorlage downloaden
• Projektbeschreibung erarbeiten
• Dokument hochladen und auf Einkauf oder Vermittler warten
• Endlich Kandidaten erhalten
• Noch mehr Rückfragen mit dem Vermittler
• Wieder auf neue Kandidaten warten
• Interviews starten

Kein Wunder, dass Fachbereiche den Eindruck bekommen: Die direkte Ansprache bevorzugter Dienstleister ist schneller und einfacher.

"Wenn klar ist, welcher Dienstleister zu welchen Kosten mit welchen Skills beauftragt wird, meldet er den Bedarf bei uns auch im Tool an. Dort werden verschiedene Parameter gefüllt – Konzerngesellschaft, Kostenstelle, Warengruppe usw. Das geht dann in einen Tool-gestützten Freigabeworkflow [...]." - Arnold Pritschet

Anders gesagt: Je einfacher der Prozess, desto eher halten sich Ihre Führungskräfte auch daran. Vereinfachungen lassen sich dabei auf kleiner Ebene genauso wirkungsvoll umsetzen wie auf ganzheitlicher.

Ein besonders smarter Quick-Win: Geben Sie Ihren Hiring Managern praktische Beispiel-Prompts für ChatGPT an die Hand. Damit ist zumindest schon einmal eine professionelle Projektbeschreibung im richtigen Format (und nach Ihren Vorgaben) innerhalb von Sekunden erstellt!

Template: "Ich suche einen [Position] für ein [Unternehmensbeschreibung] in [Standort] ([Remoteanteil]) für [Projektziel]. Der Tagessatz liegt bei [Einkaufstagessatz] und die Auslastung beträgt [Auslastungsanteil]. Der Kandidat sollte [besondere Fähigkeiten] beherrschen."

Beispiel: "Ich suche einen Product Owner für ein Medienunternehmen in München (90% Remote) für die Entwicklung einer IOS News App. Der Tagessatz liegt bei ca. 800€ und die Auslastung beträgt 100%. Der Kandidat sollte Erfahrung darin haben, IOS-Entwickler-Teams zu steuern."

Noch besser: Spezialisierte Tools wie FRATCH GPT. Diese erstellen innerhalb von Sekunden komplette Projektbeschreibungen, liefern sofort passende Kandidatenvorschläge, übertragen die Anfrage automatisch in Ihr ERP-System und leiten sie an bevorzugte Recruiter und Agenturen weiter.

2. Schon wieder vergessen? Regelmäßige Updates, damit Ihr Prozess im Kopf bleibt.

Fachabteilungen beauftragen Freelancer oft nur selten und vergessen daher schnell, wie der korrekte Prozess aussieht. Erinnern Sie Ihre Kollegen regelmäßig daran – etwa mit kurzen Updates, die Sie monatlich oder quartalsweise versenden. Hier ein Beispiel, wie wir Führungskräfte bei unseren Kunden daran erinnern schnell und einfach Projektbeschreibungen zu erstellen:

Holen Sie sich Unterstützung von Ihrem Marketing- oder Internal-Communications-Team. Nutzen Sie Standard-Email-Marketing-Tools oder spezialisierte Kampagnen-Tools (z. B. Lemlist), um diesen Erinnerungsprozess zu automatisieren.

“Wir haben tatsächlich auch die Agenturen mit in die Verantwortung genommen. Die bieten zum einen Trainings an, auch aktiv für neue Stakeholder. - Anke Soltow

Hier ein Auszug aus dem Update-Flow, den wir bei FRATCH regelmäßig an Führungskräfte und Hiring Manager unserer Kunden versenden. Detaillierte Inhalte stellen wir Ihnen auf Anfrage gerne zur Verfügung.

3. Transparenz statt Blindflug – Digitales Maverick-Tracking einführen

Führen Sie eine automatisierte Datenbank ein, die Bestellungen fortlaufend mit genehmigten Aufträgen abgleicht und Abweichungen in Echtzeit meldet. Ein übersichtliches Dashboard verrät Ihnen, welche Abteilung am häufigsten aus der Reihe tanzt – und welches Einsparpotenzial verloren geht.

Bislang sind uns nur in-house entwickelte Lösungen bekannt – Interesse an einem Erfahrungsaustausch? Wir stellen gerne den Kontakt zu den Kollegen her!

Eine alternative – und oft einfacher umsetzbare – Methode: Tracken Sie, wann der Einkauf in den Beschaffungsprozess eingebunden wurde. Zum Beispiel in diesen vier Kategorien:

• Von Anfang an
• Zur Auswahl des Vendors
• Nach der Auswahl
• Kurz vor Beauftragung

Kombinieren Sie dieses Timing mit den realisierten Einsparungen – und Sie bekommen ein klares Bild: Je früher der Einkauf involviert ist, desto höher das Saving-Potenzial.

So schaffen Sie nicht nur Transparenz, sondern auch ein starkes Argument für die frühzeitige Einbindung des Einkaufs.

4. Quartalsreport: “What gets measured gets managed”

“What gets measured gets managed.” – Peter Drucker (leider konnten wir ihn nicht persönlich interviewen 😉)

Etablieren Sie einen regelmäßigen Quartalsreport, der auf Ihrem Tracking-System basiert. Visualisieren Sie, wo Prozessverstöße auftreten und welche Auswirkungen sie haben. Nutzen Sie den Report nicht zur Schuldzuweisung, sondern als Anlass für konstruktive Gespräche zwischen Einkauf und Fachabteilungen.

5. Blick in die Zukunft – Proaktive Bedarfsplanung

Stellen Sie sicher, dass Ihre Personalabteilung von Anfang an eingebunden ist. Viele Aspekte des Freelancer-Einsatzes – von der Bedarfsvorschau bis zur Compliance – liegen an der Schnittstelle von Einkauf und HR. Daher sind gemeinsame Ziele und ein regelmäßiger Austausch zwischen beiden Abteilungen Schlüsselfaktoren. Nur so lässt sich Guided Buying erfolgreich verankern, Bedarfe frühzeitig erkennen und mit dem Fachbereich abstimmen.

“Eine offene, transparente Kommunikation zwischen HR, Fachabteilungen und dem Einkauf ist notwendig. Das muss Hand in Hand gehen.” – Oguz Bohlig

“Sie müssen … auch auf die Personalabteilung ausweiten, weil sie bei vielen Entscheidungen ein gewichtiges Wort mitzusprechen hat.” – Torsten Schneider

6. Präferiertes Lieferanten-Management

Arbeiten Sie ausschließlich mit ausgewählten, vertraglich gebundenen Preferred Partnern zusammen und messen Sie regelmäßig deren Performance. Ein kleiner, konsolidierter Dienstleisterkreis vereinfacht die Abstimmung und erhöht zugleich die Bereitschaft der Partner, sich an Ihre Prozesse und Preisstandards zu halten. Entscheidend hierbei: Klare Regeln ohne Ausnahmen – alle Fachbereiche dürfen nur bei festgelegten Lieferanten bestellen. Zusätzlich sollten Sie Ihre Lieferanten regelmäßig evaluieren und qualifizierten neuen Anbietern die Chance geben, sich zu beweisen. Sie wollen hierzu mehr erfahren. Sprechen Sie uns an für das Freelancer-Supplier-Assessment Sheet.

“… es gibt drei bis fünf große Dienstleistungsunternehmen und wir versuchen, die Dinge dort zu konsolidieren. Das spart Prozesskosten und vereinfacht das Lieferantenmanagement.” – Sabrina Lüdtke