Whitepaper: Manuelle Prozesse im Freelancer-Einkauf - Wenn E-Mail regiert und Automatisierung Urlaub macht

Viele Freelancer-Beschaffungen laufen auch 2025 noch wie in den frühen 2000ern: Per E-Mail, PDF, Excel und Bauchgefühl. Klingt oldschool? Ist es auch. Während andere Prozesse längst durchautomatisiert sind, hängen viele Einkaufsabteilungen im Freelancer-Sourcing noch im Copy-Paste-Modus fest.

“Man arbeitet am Rande der Kapazitätsgrenze, weil so vieles nicht automatisiert ist.” – Daniel Bruchatz

Der manuelle Aufwand bremst nicht nur das Tempo, sondern frisst auch Kapazitäten. Außerdem erschwert er die Compliance und stellt ein Datenschutzrisiko dar. Sensible Projektbeschreibungen, Lebensläufe und Budgetinformationen unverschlüsselt per E-Mail zu versenden, ist nicht nur ineffizient – es birgt auch ein erhebliches DSGVO-Risiko. Kein Wunder also, dass der Frust in den Fachbereichen steigt: Die Prozesse sind langsam, intransparent oder schlichtweg nicht mehr zeitgemäß.

Warum läuft hier noch so viel per Hand? – Die üblichen Verdächtigen

• Kein durchgängiger Prozess
  In der Praxis melden Fachbereiche ihren Bedarf häufig formlos per E-Mail. Vorhandene Systeme (z. B. SAP) werden umgangen oder aufgrund ihrer Komplexität erst sehr spät eingebunden.

“Der Hauptkanal ist E-Mail … wir könnten SAP nutzen, aber E-Mail ist immer noch der Hauptweg.” – Sabrina Lüdtke

“Ne, das ist rein, das ist per E Mails und dann über Telefon und so ganz klassisch.” - Filippos Siakavaras

• Fehlende Tools für Ausschreibung & Auswahl
  Viele Unternehmen verfügen über kein Vendor Management System (VMS) oder haben keine Plattform zur standardisierten Ausschreibung. Stattdessen: Mailverteiler und PDF-Angebote, die manuell verglichen werden.

“13 Seiten, hunderte Positionen – das muss ich manuell in Excel packen.” – Daniel Burchardt

• Mangelnde Integration & Medienbrüche
  Selbst dort, wo Tools existieren, sind Prozesse häufig nicht medienbruchfrei. Excel-Listen, E-Mail-Kommunikation und manuelle Freigaben sind an der Tagesordnung.

• Individuelle Workarounds statt Standardprozesse
  Jeder macht’s ein bisschen anders. Führungskräfte speichern Prompts, Weiterleitungen und Abläufe lokal ab – zentrale Standards oder ein einheitlicher Prozess fehlen nahezu komplett.

• Kein zentrales Reporting
  Maverick Buying oder Budgetüberschreitungen fallen oft erst auf, wenn das Geld bereits ausgegeben ist. Transparenz fehlt weitgehend – und wenn sie hergestellt wird, dann nur durch sehr viel manuelle Mühe.

“Ich habe eine Datenbank entwickelt, die Maverick Buying trackt. Aufwendig, aber wir sehen endlich die entgangenen Savings.” – Sabrina Lüdtke

Von Handarbeit zu High-Performance – 3 Wege zum automatisierten Freelancer-Einkauf

Für Unternehmen, die mehr wollen als manuelle Koordination, bietet sich ein KI-basierter Guided Buying Prozess an – konkret: Freelancer- und Interim-Sourcing mit einem KI-Agenten, der direkt in bestehende Arbeitstools wie Microsoft Teams oder Slack integriert werden kann. Dieser Prozess kann auf zwei Wegen umgesetzt werden:

1. DIY-Variante

Aufbau einer individuellen Automatisierung mit Tools wie ChatGPT, Zapier, Google Sheets oder Make. Vorteil: Maximale Flexibilität.

2. Out-of-the-Box-Lösung

Einsatz von spezialisierten Lösungen wie FRATCH, die sofort einsatzbereit sind und alle nötigen Schnittstellen, Automatisierungen und Regelwerke mitbringen – von der Bedarfserfassung bis zur Compliance-gesicherten Beauftragung.

Eine dritte Option bietet die Möglichkeit der Abbildung über einen externen Service Partner:

3. Umsetzung über einen MSP (Managed Service Provider)

Hier übernimmt ein externer Dienstleister die Steuerung und Abwicklung des gesamten Freelancer-Einkaufs. Der Vorteil: Entlastung des Einkaufs. Der Nachteil: Die Einführung ist meist aufwendig, teuer und rechnet sich in der Regel erst ab einem hohen Volumen. Zudem steigern MSPs oft nicht den Automatisierungsgrad, da ihre Abläufe auf veralteten Standard-Tools basieren. Das entlastet zwar den Einkauf, bringt für die Fachabteilungen aber kaum Mehrwert. Die Kosten betragen neben einer Base-Fee, die das Unternehmen trägt, ca. 1.5% - 3% des Freelancer Umsatzes. Den tragen zwar die Vermittler, schlagen den aber in der Regel wieder auf den Tagessatz des Freelancers.

Aber bevor wir in die Tooldiskussion einsteigen, werfen wir einen Blick auf den idealtypischen Ablauf. Dieser Prozess wurde bereits bei über 10 Unternehmen erfolgreich eingeführt, von 30 weiteren validiert – und darf natürlich gerne weitergedacht werden (Feedback welcome 😉):

So funktioniert es mit der Out-of-the-Box-Lösung

Anforderung: Der Fachbereich formuliert seinen Bedarf direkt im Chat mit dem KI-Agenten – dieser generiert daraus automatisch eine regelkonforme und scheinselbstständigkeitskonforme Projektbeschreibung. Einkauf und HR werden gleichzeitig informiert und erhalten alle Informationen in einem übersichtlichen Dashboard.

Kandidatensuche: Der KI-Agent gleicht die Anfrage mit über 10.000 Profilen ab und liefert passende Vorschläge – entweder direkt über die Datenbank des KI-Agenten / Vermittlers und über eine definierte Liste von bevorzugten Dienstleistern. Auch hier erfolgt die Information des Einkaufs automatisiert:

Administration: Der Vertrag wird auf Basis eines Rahmenvertrags mit dem Lieferanten abgeschlossen (bspw. direkt mit FRATCH oder ihrem präferierten Lieferanten), inklusive automatischer Scheinselbstständigkeitsprüfung. Auch hier sind Preis und Marge transparent geregelt und jeder Zeit im Dashboard einsehbar.

Projektstart: Nach Auswahl und Vertragsabschluss startet das Projekt – Einkauf und HR werden automatisch über alle Schritte hinweg informiert bzw. können die finale Freigabe erteilen.

Was das bringt:

• Kein manuelles Formulieren von Anforderungen mehr
• Kein Rückfragen-Pingpong mit Vermittlern
• Transparenz über Preis, Marge und Lieferant
• Compliance & DSGVO: Projektbeschreibungen und Lebensläufe werden systemisch und sicher verarbeitet
• Fachbereiche erhalten sofort Hilfe – der Einkauf behält die Kontrolle

So funktioniert’s mit der DIY-Variante

Anforderung: Der Fachbereich trägt Projektinformationen – wie Zeitraum, benötigte Skills oder Ziel-Tagessatz – in ein simples Online-Formular ein (z. B. Google Forms oder Microsoft Forms). Ein angebundenes ChatGPT-Template (via Zapier oder Make) erstellt daraus automatisch eine regelkonforme Projektbeschreibung – inkl. Hinweisen zur Scheinselbstständigkeit. Diese wird automatisiert an Einkauf und HR (z. B. via E-Mail oder Slack) übermittelt und in einer zentralen Datenbank (z. B. Google Sheets) gespeichert.

Tool-Beispiel: ChatGPT (API) + Google Forms + Zapier für automatische Texterstellung und Routing

Kandidatensuche: Auf Basis der Projektbeschreibung wird die Anfrage automatisch an einen definierten Lieferanten-Verteiler versendet – z. B. via Lemlist oder Outlook-Zapier-Flow. Optional können auch externe Plattformen (z. B. LinkedIn Talent Pools) automatisch angesteuert werden. Eingehende Profile werden strukturiert in Google Sheets oder Airtable abgelegt

Tool-Beispiel: Zapier oder Make zur Multi-Kanal-Anfrage, Google Sheets oder Airtable als Sammelstelle

Administration: Die finale Auswahl wird durch den Fachbereich in einem Auswahlformular bestätigt. Ein zweistufiger Genehmigungsprozess wird über ein Tool wie Jotform Approvals, Trello, Monday oder Google Forms mit Mailweiterleitung abgebildet. Vertragsunterlagen werden manuell oder teilautomatisiert über vorgefertigte Templates (z. B. DocuSign oder Google Docs mit Zapier-Trigger) erstellt. Eine optionale manuelle Scheinselbstständigkeitsprüfung (z. B. über Checklist-Formular) kann eingebunden werden.

Tool-Beispiel: Google Docs Templates + DocuSign + manuelles Review oder Checkliste

Projektstart: Nach erfolgter Freigabe wird die Beauftragung an die Buchhaltung und HR weitergeleitet. Projektstart, Lieferantenkontaktdaten, Vertragskonditionen und Tagessatz werden in einem zentralen Freelancer-Tracking-Board dokumentiert – z. B. mit Notion, Airtable oder Excel.

DIY oder Out-of-the-Box? – Ein Vergleich

Die DIY-Variante ist flexibel, individuell anpassbar und technisch reizvoll – vor allem für Organisationen mit internen Automatisierungs Skills. Aber: Die Einrichtung kostet Zeit, das Maintaining ebenfalls. Und mal ehrlich: Die meisten Einkäufer haben jetzt schon zu wenig davon. Die FRATCH GPT Lösung hingegen ist sofort einsatzbereit, integriert nahtlos in bestehende Tools wie Microsoft Teams und ist kostenfrei nutzbar. Auch bestehende Rahmenverträge Lieferanten können weiterhin angebunden werden – ohne zusätzliche Integrationskosten.