Whitepaper: Kostentransparenz im Freelancer-Einkauf - Was kostet die Welt – und was davon der Freelancer?

Freelancer gehören längst zum festen Bestandteil moderner Projektteams – doch bei der Frage, was sie wirklich kosten, beginnt oft das Rätselraten. Fachbereiche und Einkäufer sehen zwar den Tagessatz im System – aber wie sich dieser zusammensetzt, bleibt in vielen Fällen unklar. Wer bekommt wie viel? Wie hoch ist die Marge? Und ist der Preis überhaupt marktgerecht?

“Ich kenne nur den Verkaufspreis, aber nicht, was der Freelancer bekommt.”

Diese Intransparenz erschwert nicht nur solide Verhandlungen – sie untergräbt auch das Vertrauen zwischen Einkauf, Fachbereich, Vermittler und Freelancer. Denn wer den Preis nicht versteht, zweifelt an der Fairness oder hat unterschiedliche Erwartungshaltungen.

Was Sie über Ihre Dienstleister denken, wenn Sie keine Preistransparenz haben…

Warum der Einkauf ins Grübeln kommt – Die unsichtbaren Preistreiber im Detail

Weshalb ist das Thema Preis so undurchsichtig? In unseren Gesprächen wurden vier Hauptgründe immer wieder genannt:

Margen-Geheimniskrämerei: Viele Dienstleister nennen nur den Endpreis. Was davon tatsächlich beim Freelancer landet, bleibt unklar. Ein Grund: Viele Mitarbeitende auf Vermittlerseite werden über die Marge incentiviert. Je höher der Aufschlag auf den Tagessatz, desto höher der Bonus – Transparenz? Nicht im eigenen Interesse.

„Die Margen sind uns tatsächlich nicht oder nur rudimentär bekannt. [...] Wir sehen die Tagessätze, die wir haben.“

Preise wie Börsenkurse: Die Tagessätze schwanken munter – derselbe Freelancer heute 1.100 €, sechs Monate später 800 € Angebot und Nachfrage regeln den Preis in Echtzeit. Eine FRATCH-Datenanalyse zeigt: Einige Freelancer, die 2023 noch 1.100 € forderten, lagen 2024 bei 800 € – ein Preisrückgang von rund 27 %. Genauso schnell kann es aber wieder nach oben gehen – und wer dann nicht flexibel ist, schaut bei Top-Talenten in die Röhre.

„Wir hatten einen super Vertrag verhandelt – mit minimaler Marge. Und plötzlich kam nichts mehr. Die Recruiter hatten schlicht kein Interesse mehr, uns etwas anzubieten, weil ihr Bonus an der Marge hing. Ich konnte mir zwar auf die Schulter klopfen für die harte Verhandlung – hatte aber am Ende nichts davon. Und die Firma auch nicht.“ - Sven Baudisch

Jede Rolle ein Unikat: Ob Senior UX Lead oder Prompt Engineer – jedes Freelancer-Profil ist einzigartig. Standardisierung? Schwierig. Zumal der Markt sich rasant verändert: Neue Rollen entstehen ständig, alte verschwinden. Das macht langfristige Preisrichtlinien zur Herausforderung.

Fehlende Benchmarks: Ohne zentrale Datenbasis bleibt jede Preisverhandlung eine Bauchentscheidung. Wer keine internen Vergleichswerte hat, kann schwer einschätzen, ob ein Angebot fair ist.

„Man muss halt wirklich schauen, wie haben sich die Preise jetzt in den letzten Jahren verändert. Es ist einfach gerade im Dienstleistungsbereich schwierig. - **Sabrina Lüdtke **

Klartext bei Kosten – 4 Maßnahmen für echte Preistransparenz

1. Open Book Price Policy

Arbeiten Sie mit Partnern, die offenlegen, was der Freelancer kostet und welche Marge aufgeschlagen wird – fest verankert im Rahmenvertrag. Wenn der Vermittler dann noch eine detaillierte Übersicht zur Verfügung stellt, hat der Einkauf zu jeder Zeit einen Überblick über alle Ein- und Verkaufspreise. Und was dies monetär bedeuten kann, zeigt das folgende Beispiel

Vorteile

• Maximale Transparenz für Einkauf und Fachbereich
• Vertrauensaufbau zwischen allen Parteien (Freelancer / Fachbereich / Einkauf)
• Klare Kostenbasis für Verhandlungen

Nachteile

• Funktioniert nur mit Partnern, die Offenheit leben
• Ggf. Preissteigerungen, wenn die Marktpreise steigen´

2. Eigenes Benchmarking

Erfassen Sie bei jeder Beauftragung: Rolle, Tagessatz, Level, Vermittler, Region und Skills. Ob Excel, Airtable oder BI-Tool – Hauptsache, Sie bauen systematisch Wissen auf. Tipp: Arbeiten Sie mit Ampellogik oder Preisintervallen zur schnellen Einschätzung. Ggf kann ihnen auch Ihr Dienstleister eine regelmäßige Preisübersicht zur Verfügung stellen.

Vorteile

• Fundierte Vergleichbarkeit zukünftiger Angebote
• Interne Transparenz und Verhandlungssicherheit

Nachteile

• Initialer Aufwand
• Kontinuierliche Pflege nötig

3. Rate Cards

Definieren Sie realistische Preisspannen für Standardrollen – differenziert nach Senioritätslevel und Region. Wichtig: Als Orientierung, nicht als Dogma. Für Spezialrollen wie beispielsweise einen SAP GTS Developer greifen diese Modelle meist zu kurz.

Vorteile

• Schnellere Einschätzung bei Bedarfen
• Konsistente Rahmenbedingungen

Nachteile

• Gefahr der Überbürokratisierung
• Veraltet schnell bei Marktveränderungen
• Bei starren Vorgaben leidet die Qualität
• Riskant bei Nischenrollen mit individuellen Preisen
• Frust bei Freelancern, wenn sie die wahren Margen entdecken
• Funktioniert bei Standardrollen gut – bei Nischenprofilen wie z. B. einem SAP GTS Developer kaum

4. Markttrends aktiv beobachten

Nutzen Sie Studien, Plattformdaten oder den Austausch mit anderen Einkäufern, um ein realistisches Preisgefühl zu entwickeln.

Ein besonders praxisnahes Beispiel kommt von Arnold Pritschet:

„Wir machen jedes Jahr eine Analyse zu den aktuellen Preisentwicklungen der unterschiedlichen Rate-Card Rollen. Diese dienen als Verhandlungshebel.“ - Arnold Pritschet

Als Datenquellen nutzt sein Team Preisindizes des Statistischen Bundesamts, die quartals- und jahresweise veröffentlicht werden:

„Wir tracken bei jeder Beauftragung, welcher Seniorität zu welchem Tagessatz beauftragt wurde.“ - Arnold Pritschet

Daraus entsteht eine fundierte, interne Vergleichsbasis, mit der neue Angebote deutlich besser eingeordnet und bewertet werden können – und die sich auch wunderbar für einen informellen Benchmark-Talk auf dem nächsten Branchenevent eignet.

Vorteile

• Realitätsnahe Orientierung für Verhandlungen
• Objektivierbare Datenbasis

Nachteile

• Markttransparenz oft lückenhaft oder kostenpflichtig
• Vergleichbarkeit bei komplexen Rollenprofilen schwierig bzw zu ungenau.
• Hoher Aufwand, Daten regelmäßig zu prüfen und aktuell zu halten