Die Beschaffung von Freelancern und Interim Managern stellt Unternehmen vor einzigartige Herausforderungen. Insbesondere im indirekten Einkauf fehlen oft transparente Prozesse, was zu ineffizienten Abläufen und Risiken wie Maverick Buying führt – dem unautorisierten Einkauf außerhalb festgelegter Prozesse. In diesem Blogpost beleuchten wir, wie Guided Buying mithilfe von Chatbots diese Hürden überwindet und den Einkauf revolutioniert. Wir zeigen, warum Transparenz entscheidend ist und wie FRATCH GPT als KI-Lösung den Prozess für alle Beteiligten optimiert.

Die Bedeutung von Transparenz im indirekten Einkauf

Ein Mangel an Transparenz im indirekten Einkauf kann für Unternehmen kostspielige Folgen haben. Ohne klaren Überblick über Ausgaben, Prozesse und Lieferantenbeziehungen besteht die Gefahr von ineffizienten Prozessen, da fehlende Standardisierung zu erhöhtem Verwaltungsaufwand führt. Zudem entstehen Compliance-Risiken, weil unklare Richtlinien zu Verstößen gegen interne und gesetzliche Vorgaben führen können. Kostensteigerungen sind eine weitere Folge, denn unkontrollierte Ausgaben und verpasste Bündelungsmöglichkeiten erhöhen die Kosten. Schließlich stellen Risiken bei Audits eine Herausforderung dar; ohne nachvollziehbare Dokumentation sind Audits zeitaufwendig und riskant. Transparenz ist daher ein Schlüsselfaktor, um diese Herausforderungen zu meistern und den Einkauf effizient und sicher zu gestalten.

Maverick Buying: Eine der größten Herausforderungen

Maverick Buying bezeichnet Einkäufe, die außerhalb der festgelegten Prozesse und ohne Einbindung des Einkaufs getätigt werden. Dieses Phänomen ist im indirekten Einkauf weit verbreitet und entsteht oft aus Frustration über komplizierte oder langwierige Beschaffungsprozesse.

Die Auswirkungen von Maverick Buying sind vielfältig. Es führt zu Intransparenz, da der Einkauf den Überblick über getätigte Ausgaben verliert. Höhere Kosten sind die Folge, weil fehlende Bündelung und Verhandlungsmacht zu schlechteren Konditionen führen. Zudem entstehen Compliance-Verstöße, da Verträge und interne Richtlinien umgangen werden, und es erhöht sich das Risiko von Qualitäts- und Lieferproblemen durch ungeprüfte Lieferanten.

Die Ursachen von Maverick Buying liegen oft in komplizierten Prozessen, langen Genehmigungswegen und unübersichtlichen Systemen, die Nutzer abschrecken. Fehlende Benutzerfreundlichkeit der Beschaffungssysteme führt dazu, dass Mitarbeiter alternative Wege suchen. Fachabteilungen, die nur selten externe Ressourcen benötigen, kennen die Prozesse nicht gut genug und greifen daher zu inoffiziellen Lösungen.

Guided Buying als Lösung: Effizienz durch intuitive Prozesse

Guided Buying bietet einen benutzerfreundlichen Ansatz, um Maverick Buying zu verhindern und den indirekten Einkauf zu optimieren. Durch intuitive Plattformen und virtuelle Assistenten werden Nutzer durch den Beschaffungsprozess geführt, ohne dass tiefgreifendes Einkaufswissen erforderlich ist.

Die Vorteile von Guided Buying liegen in der Benutzerfreundlichkeit, da die einfache Bedienung die Hemmschwelle zur Nutzung der offiziellen Prozesse reduziert. Standardisierte Workflows sorgen für Effizienz und reduzieren Fehler, während integrierte Richtlinien die Einhaltung von Verträgen und Vorschriften gewährleisten. Zudem schafft Guided Buying Transparenz, da alle Schritte nachvollziehbar sind, was Audits erleichtert und Risiken minimiert.

Die Rolle von Chatbots im Guided Buying

Moderne Chatbots revolutionieren das Guided Buying, indem sie als virtuelle Assistenten fungieren, die Nutzer in natürlicher Sprache unterstützen. Chatbots verbessern den Einkaufsprozess, indem sie intuitive Interaktionen ermöglichen. Mitarbeiter können ihre Bedürfnisse einfach formulieren, ohne komplexe Formulare ausfüllen zu müssen.

Durch intelligente Fragen erfasst der Chatbot alle relevanten Anforderungen, was zu einer gezielten Bedarfserfassung führt. Automatisierte Prozesse beschleunigen die Beschaffung erheblich, und die Verfügbarkeit rund um die Uhr sowie die Nutzung auf verschiedenen Geräten erhöhen die Flexibilität.

Beispiel: Beschaffung eines Freelancers über einen Chatbot

Ein Projektleiter benötigt kurzfristig einen Data Scientist für ein Analyseprojekt. Statt sich durch komplizierte Systeme zu kämpfen, teilt er dem Chatbot einfach mit: "Ich brauche einen Data Scientist mit Erfahrung in Machine Learning." Der Chatbot stellt weitere Fragen zu:

• Erforderlichen Skills: Welche Programmiersprachen oder Tools sind wichtig?
• Projektdauer: Wie lange wird der Freelancer benötigt?
• Budget: Welches Budget steht zur Verfügung?
• Vertragsdetails: Gibt es besondere Compliance-Anforderungen?

Anschließend erstellt der Chatbot ein vollständiges Anforderungsprofil und leitet den Beschaffungsprozess ein.

Herausforderungen im indirekten Einkauf von Freelancern und Interim Managern

Der Einkauf von externen Experten ist komplex und birgt spezifische Risiken. Fachabteilungen beschaffen solche Ressourcen oft nur ein- bis zweimal pro Jahr, was zu seltenen Einkaufsbedürfnissen führt. Die benötigten Profile sind oft sehr spezialisiert, wodurch komplexe Anforderungen entstehen. Compliance-Risiken, beispielsweise im Zusammenhang mit Scheinselbstständigkeit, müssen berücksichtigt werden. Ohne klare Prozesse entstehen Intransparenz und erhöhte Kosten, was den Einkauf zusätzlich erschwert.

Wie FRATCH GPT den Prozess optimiert

FRATCH GPT ist ein KI-basierter Assistent, der Guided Buying mit Chatbot-Technologie kombiniert, um den Einkauf von Freelancern und Interim Managern effizient und sicher zu gestalten.

Funktionen von FRATCH GPT

• Intelligente Bedarfserfassung

  • Natürliche Spracheingabe: Nutzer können ihre Anforderungen in eigenen Worten formulieren.
  • Automatisierte Profilierung: Die KI erstellt detaillierte Anforderungsprofile.

• Schnelles Matching

  • KI-gestützte Suche: Passende Kandidaten werden innerhalb von Sekunden vorgeschlagen.
  • Vorqualifizierte Profile: Nur geeignete und vorqualifizierte Kandidaten werden präsentiert.

• Compliance und Transparenz

  • Integrierte Richtlinien: Compliance-Vorgaben sind im Prozess verankert.
  • Dokumentation: Alle Schritte sind nachvollziehbar und auditierbar dokumentiert.

• Vermeidung von Maverick Buying

  • Benutzerfreundlichkeit: Die intuitive Oberfläche motiviert zur Nutzung der offiziellen Beschaffungswege.
  • Automatisierte Freigaben: Integrierte Genehmigungsworkflows verhindern unautorisierte Einkäufe.

Vorteile für alle Beteiligten

Fachabteilungen und Hiring Manager

• Zeiteinsparung: Schnelle Beschaffung ohne tiefes Einkaufswissen.
• Unterstützung: Der Chatbot hilft bei der Bedarfserfassung.

Einkauf

• Kontrolle: Volle Transparenz über Ausgaben und Prozesse.
• Kostenersparnis: Bündelung und bessere Konditionen durch zentrale Beschaffung.

Recruiter

• Effizienz: Präzise Anforderungsprofile erleichtern die Kandidatensuche.
• Qualität: Zugang zu passenden und vorqualifizierten Kandidaten.

Optimierung der Ausgaben durch Daten und Analysen

Durch die erhöhte Transparenz mit FRATCH GPT können Unternehmen ihre Ausgaben besser steuern und optimieren. Die Vorteile von Datenanalyse im Einkauf sind eine klare Sicht auf alle Kosten und Transaktionen, wodurch Ausgabenübersichten erstellt werden können. Das Lieferantenmanagement wird verbessert, da die Leistung und Zuverlässigkeit von Dienstleistern bewertet werden können. Strategische Entscheidungen werden durch datenbasierte Verhandlungen und Risikoanalysen unterstützt, was zu effizienteren und kostengünstigeren Beschaffungen führt.

Reduzierung von Risiken und Verbesserung der Compliance

Ein transparenter Einkaufsprozess minimiert Risiken wie Lieferantenausfall, da die Bewertung und Diversifizierung von Dienstleistern ermöglicht wird. Compliance-Verstöße werden durch automatisierte Prüfungen und Standardverträge vermieden, die Rechtssicherheit gewährleisten. Betrug und Korruption werden durch nachvollziehbare Prozesse verhindert, die unautorisierte Transaktionen unterbinden und so die Integrität des Einkaufsprozesses sicherstellen.

Erleichterung von Audits durch nachvollziehbare Prozesse

Mit FRATCH GPT sind alle Beschaffungsvorgänge dokumentiert, was Audits vereinfacht und beschleunigt. Die Vorteile bei Audits liegen in der schnellen Bereitstellung von Informationen, da alle Daten zentral verfügbar sind. Die Transparenz ermöglicht eine vollständige Nachvollziehbarkeit jedes Schrittes, wodurch Risiken minimiert und Beanstandungen sowie Sanktionen vermieden werden.

Fazit: Effizientes und sicheres Freelancer-Sourcing mit FRATCH GPT

Guided Buying und Chatbots wie FRATCH GPT bieten eine zukunftsweisende Lösung für den indirekten Einkauf von Freelancern und Interim Managern. Durch erhöhte Transparenz, intuitive Prozesse und Compliance-Sicherheit profitieren Unternehmen von Effizienzsteigerungen, da Beschaffungsprozesse schneller und einfacher ablaufen. Kostensenkungen werden durch optimierte Ausgaben und bessere Konditionen erreicht. Risikominimierung erfolgt durch die Vermeidung von Maverick Buying und Compliance-Verstößen. Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, da benutzerfreundliche Systeme die Akzeptanz erhöhen.